会社経営者のための重要書類：常に保管すべき11種類のビジネス文書

イントロ

書類作成が好きな経営者はほとんどいないでしょうし、机の上を行き交う書類をすべて把握したいと思う経営者はさらに少ないでしょう。残念ながら、ビジネス文書は組織の健全性にとって不可欠なものであり、それがなければ、恥をかいたり、業務に支障をきたしたり、さらには法的トラブルに巻き込まれたりする危険性がある。

ありがたいことに、このようなケースは一部のビジネス文書に限られます。そこでこの記事では、重要なものとそうでないものを区別する方法を教え、常に保管しておくべき11種類の重要なビジネス文書について説明し、それらがあなたの会社にもたらすメリットを探ります。

ビジネス文書とは何か？

一般的にビジネス文書とは、会社の業務に少しでも関連する紙片（またはそれに相当するデジタル文書）を指します。しかし、より具体的に言えば、ビジネス文書とは、組織内で情報を伝達、保管、整理するために使用される記録と考えることができる。

なぜビジネス文書が重要なのか？

すぐにわかるように、ビジネス文書にはさまざまな形、サイズ、そして最も重要なユースケースがある。しかし、そもそもなぜビジネス文書が重要なのか、そしてビジネス文書がビジネスにもたらすメリットとは何なのか。では、それに答えよう。

• 組織化と効率化：ビジネス文書によって業務が構造化され、明確になるため、効率性が向上し、ミスが減り、全体的な一貫性が保たれます。
• コミュニケーションとコラボレーション：ドキュメントはまた、効果的な社内外のコミュニケーションを促進し、より良い職場環境を作り、従業員や利害関係者が可能な限り最高の結果を達成できるようにします。
• 知識の共有と管理：従業員が退職する際、その知識はすべて持ち去られ、非効率の原因となります。ビジネス・ドキュメントを活用することで、このような情報をすべて保持し、将来のスタッフの努力に力を与えることができます。
• 法的保護残念ながら、紛争や訴訟、検査への対応は、ビジネスを運営する上で避けられないものです。しかし、関連するビジネス文書を保管することで、あらゆる基盤をカバーし、法的事故による悪影響を軽減することができる。
• プランニングと意思決定ビジネス・ドキュメントは、過去から学び、未来に適応するための貴重な洞察を提供します。これにより、常にデータに基づいた効果的な意思決定を行うことができます。
• パフォーマンス・モニタリングと評価ビジネスの内部で起こっていることを理解せずに、どうやって効果的な経営ができるでしょうか？簡単なことです。ありがたいことに、ビジネス・ドキュメントを使えば、重要な指標をすべて（ほぼ）リアルタイムで追跡することができます。
• 評判とブランドイメージ：ビジネス文書の価値は2つある。第一に、ブランディング文書によって、（コピー、メディア、デザインなどにおいて）認識可能なトーン・オブ・ボイスで一貫して理想的な顧客をターゲットにすることができる。しかし第二に、効果的な文書管理によって、より効率的に業務を進め、ブランドに対する信頼性を高めることができます。

常に保管すべき11種類の重要なビジネス文書

上に示したように、ビジネス文書を分類する標準的な方法は、社内でのユースケースによる。しかし、文書の最終的な行き先（ゴミ箱やオフィスの机の引き出しなど）を特定するには、陳腐化を調べる必要がある。

確かに、この概念はユースケースやコンテンツ、さらには対象部門を超越しているため、少し厄介だ。一般的に言って、最も重要なビジネス文書は財務、法務、マーケティングに分類される傾向があるが、そのすべてではない。

さらに、これらのカテゴリーに含まれる書類をすべて保管していたとしても、すぐにオフィスやコンピューターが（デジタルな）紙ゴミで溢れかえってしまうだろう。そこで、どの書類を残すべきかを見極めるのに最も効果的な方法は、その書類についてすべてお伝えすることです。

#1位 損益計算書

損益計算書とも呼ばれるこの書類は、特定の期間における企業の収益、費用、純損益をまとめたものです。ベンチマーク、プランニング、意思決定など、社内的な理由で重要です。

しかし、その真価が発揮されるのは、外部報告、具体的には、買収や投資模索の際の投資家・債権者分析、税務コンプライアンスなどである。

損益計算書は、事業の業績と財務の健全性を評価するために不可欠なものであり、その欠落は、あなたの行為に疑念を抱かせることになりかねません。最悪の場合、資金調達がうまくいかなくなったり、所轄の税務署と揉める可能性もある。

(出典: Zervant)

#2 貸借対照表

貸借対照表は、損益計算書と同様、特定の時点における企業の財務状況のスナップショットを提供するものであり、上記の理由から重要である。しかし、貸借対照表は、企業の資産、負債、株主資本に焦点を当てる点で異なります。

（出典：bdc.ca）

#3位 確定申告

タックスリターンは、その名の通り、税務署（米国ではIRS）に提出するビジネス文書で、各期の収入、控除、納税義務などを報告し、ビジネスの財務活動の記録として機能します。

ご想像の通り、現地の法律を確実に遵守するためには、法律が最も重要である。法律を破れば、良くて罰金、悪ければ裁判か独房行きとなる可能性があるからだ。

(出典: AbbyMarketplace)

#4位 請求書と領収書

請求書や領収書の存在をご存じであることは間違いないでしょうが、誰一人取り残さないために、これらの書類はビジネス上の取引を確認するものです。そのため、会計、顧客との紛争、税務など、いくつかの理由で非常に重要なものとなります。請求書発行ソフトウェアの導入は、請求書の作成と管理に最適なソリューションです。

(出典：ビルドゥ）

#5 銀行取引明細書

銀行やその他の金融機関から発行される「銀行取引明細書」は、入出金や振込など、特定の期間における企業の取引をまとめたものです。他の財務書類と同様に、内部帳簿管理、予算管理、税務コンプライアンスにおいても重要な役割を果たします。

しかし、あなたの会社が不正を発見するのにも役立ち、**融資を申し込んだり**他の事業体から**資金を調達したり**するのに不可欠です。このため、引き出しに保管しておく価値は十二分にある。

(出典：パトリオット・ソフトウェア）

#6 給与記録

主に社内の記録管理に使用される給与記録は、従業員の報酬、控除、その他の関連情報を追跡します。支出を監視し、労働法や税法を遵守 し、従業員の賃金に関する紛争を解決し、監査で潔白を証明するために不可欠です。

(出典：アワーリー）

#7 営業許可証

財務から話を移し、そろそろ法的なビジネス文書について説明しましょう。ライセンスや許可証は、特殊な業界へのアクセスを許可したり、特定の政府プログラムを利用できるようにしたり、あなたの**専門性**や信頼性を アピールしたりするなど、明らかな用途がいくつかあります。

これだけでも、許認可を保持する価値はある。しかし、最も重要な理由は、その性質や携わる活動により、特定の法律行為やビジネス行為について、その資格を提示しなければならないことが多いからです。

(出典：SignNow）

#8 契約と合意

B2Bビジネス、B2Cビジネスに関わらず、契約書や合意書はあなたの糧となります。これらには、ソフトウェアアウトソーシング会社のような外部組織との合意書も含まれ、技術に特化したビジネスには特に重要です。契約書や合意書は、（顧客、パートナー、委託先などとの）関係の**法的拘束力のある条件を詳述し、潜在的な訴訟からあなたを守るのに役立ちます。さらに、契約上の義務を追跡できるため、すべての責任を確実に果たすことができます。

(出典：ジョットフォーム）

#9 知的財産文書

IPとは、記録、登録、特許など、ビジネスの知的財産権を確立し保護するビジネス文書の総称です。実際には、これらを保持することで、ビジネスの無形資産の所有権の証明、潜在的な盗難や不正使用の抑止、収益化、ライセンシング、ブランド認知など、多くのメリットが得られます。

(出典: Signaturely)

#10 保険記録

保険記録は、会社の保険加入状況を追跡し、関連情報を詳細に記録し、保険金請求の際の証拠となるものです。保険記録は、適切なリスク管理を維持し、事業継続と災害復旧を成功させるために不可欠です。さらに、職場で起こりうるあらゆる事故から会社と従業員を守ります。

(出典: SampleForms)

#11 マーケティング記録

最後に、マーケティング記録とは、ビジネスのマーケティング活動や戦略に関連する文書やデータを指す。市場調査、広告キャンペーン、顧客データ、分析、マーケティング計画、販促資料などが含まれる。

特に、効果的なパフォーマンスと競合分析を維持し、顧客インサイトとターゲティングを追跡し、ブランド・マーケティングの一貫性を確保し、長期的なプランニングを可能にする。

(出典：SlideTeam）

ビジネス文書はどのように分類されるか？

ビジネス文書の定義が多岐にわたるため、その分類も多岐にわたる。一般的には、内容や機能によって以下のタイプに分類される：

• 事務用：社内の管理目的で使用され、企業内のコミュニケーション、調整、組織化を促進する文書。メモ、社内メール、会議の議題、従業員のスケジュールなどが含まれる。
• 法規制：法的および規制上の義務を遵守するために必要なこれらの文書は、ビジネスが法的枠組みの中で運営され、その権利と利益を保護するのに役立ちます。契約書、合意書、ライセンス、許可書、利用規約、プライバシーポリシーなどが含まれます。
• 財務：取引やその他の財務活動に関連し、効果的な会計、税務、財務分析に必要な文書。財務諸表、請求書、領収書、発注書、経費報告書などが含まれる。
• マーケティングとセールス：リードを惹きつけ、顧客へと転換させ、ビジネスの製品やサービスを宣伝するために使用されるこれらの文書は、販売を促進し、収益を生み出します。パンフレット、チラシ、広告、製品・サービスの説明、マーケティング計画、顧客の声などが含まれます。
• 人事人事関連文書は、従業員の適切な管理、労働法の遵守、会社と従業員間の効果的なコミュニケーションの確保に役立ちます。雇用契約書、職務記述書、人事考課、研修資料、懲戒記録、人事プロセスを合理化するための人事ソフトウェア開発などが含まれます。
• オペレーション：日常業務をサポートするために使用され、効率性、一貫性、および品質を確保するために、従業員にガイドラインや指示を提供する文書。標準作業手順書（SOP）、工程フローチャート、在庫記録、メンテナンス記録などが含まれる。
• プロジェクト：プロジェクトマネジメントに特化したこれらの文書は、マイルストーンの追跡、リソースの割り当て、慎重な計画、監視、実行によるプロジェクトの成功に役立ちます。プロジェクト計画、スケジュール、作業内訳構造（WBS）、進捗報告、リスク評価などが含まれます。
• 社外対応：顧客、サプライヤー、パートナーのような社外の利害関係者とのコミュニケーションに関わるこれらの文書は、ビジネス関係を確立し、円滑な交流や協力を促進するのに役立つ。手紙、電子メール、提案書、見積書、注文書、契約書などが含まれる。

この分類について理解を深めることは、会社におけるビジネス文書の重要性と用途を理解する上で重要である。しかし、最初にここに来た理由である「どの書類は捨てても大丈夫で、どの書類は取っておくべきなのか」という疑問には答えられないだろう。では、今すぐ答えよう。

ビジネス文書の最適な管理方法とは？

今日、私たちは幸運なことに、かさばるフォルダーや溢れかえる机の引き出しに頼ることなく、重要なビジネス文書を保管することができるようになりました。文書管理ソフトウェア(DMS)は、あなたの神経をすり減らすだけでなく、環境にもペーパーワークの影響を減らすので、あなたのビジネスに搭載する最高のツールの一つです。

DMSは、1つの便利なインターフェイスでリソースを保存、整理、共有できるため、ビジネス文書を管理する方法としては圧倒的に優れています。とはいえ、手間がまったくかからないというわけではありません。最も合理的なエクスペリエンスを享受し、効率を最大化したいのであれば、DMSの運用を強化するためにいくつかの戦略を採用する必要があります。

これらには以下が含まれる：

• 明確なネーミングと表示方針の確立
• 文書保管の一元化
• アクセス階層の作成
• バックアップとディザスタリカバリの導入
• ドキュメントワークフローとコラボレーションの実現

まとめ

これまでご紹介してきたように、ビジネス文書は、法務、財務、マーケティングなど、部門を超えたビジネスとそのすべての業務にとって不可欠なリソースです。そして、それらを最大限に活用するための最初の鍵は、長期的な価値を持つものとそうでないものを分けることができるようになることだ。

この記事では、常に保管しておくべき11のビジネス文書と、その理由について見てきた。しかし、あなたの仕事はまだ終わっていません。現在の社内文書管理ポリシーを再評価し、チームの努力を可能にするか、無効にするかを判断する必要があります。

最終的な結論がどうであれ、常に改善の余地があることを忘れてはならない。そしてそれは、すべての文書をクラウドに移行することで、オフィスの机の引き出しに空けることができるスペースかもしれない。