UCプロビジョニングの自動化。知っておくべきこと

イントロ

さまざまな業界で、企業はさまざまな機能を持つユニファイド・コミュニケーション（UC）プラットフォームに依存しています。その中には、音声通話、ビデオ会議、シームレスなコラボレーションのためのインスタントメッセージングが含まれます。また、従業員の生産性を高め、合理的なインターフェイスでビジネスを行うことができます。

従業員にとっては、適切なツールやデバイスがあるため、苦労することなく利用することができます。しかし、UCチームはそうはいきません。UCチームは、これらのツールを手動でプロビジョニングし、監視する責任を負っています。

手動によるUCのプロビジョニングは決して楽な作業ではなく、IT担当者はこの作業に数え切れないほどの時間を費やしています。また、従業員が入社するたびに、従来のUCツールやサービスのデプロビジョンを行い、監視しています。また、従業員が職務を変更したとき、退職したとき、サポートに問題が発生したときにも、この作業を行います。

言うまでもなく、ハイブリッドワークモデルの導入以来、UCチームにはさらなる負担がかかっています。そのため、大企業はUCチームにもメリットをもたらす自動化プラットフォームにシフトしていった。ここでは、UCがどのように生まれ、その自動化がどのようにすべての関係者に利益をもたらすかを見ていきましょう。

ユニファイド・コミュニケーション（UC）プロビジョニングとは？

UCのプロビジョニングとトラッキングは、UCツールが最適な能力で機能していることを確認するためのプロセスである。使用状況の監視は、多くの場合、ITスタッフまたはUCサービス・プロバイダーによって行われます。彼らは、UCアプリが常に利用可能で、最高のショップの状態であることを保証するのに役立ちます。多くの企業がUCを利用していることから、ハイブリッドワーク環境においてITスタッフがいかに多忙になったかが想像できます。

ユーザープロビジョニングソフトウェアは、企業がUC管理におけるユーザアカウントを管理・追跡するのに役立ちます。他のソフトウェアと併用することで、ID管理システムやアクセス制御システムも含まれます。このソフトウェアは、企業がユーザーアカウントの監査プロセスを自動化するのに役立ちます。

このプロセスにより、ITスタッフは時間と労力を節約し、生産性とアップタイムを向上させることができます。したがって、個々のアカウントを手動でチェックする必要がないため、自動ユーザー・プロビジョニングと呼ばれています。ITスタッフは、トラブルシューティングに必要な正確なデータを与えられるので、緊急の問題だけをサポートすればよいのです。

また、セキュリティの向上や、ユーザーに関する問題のトラブルシューティングにも役立ちます。そのため、企業はマーケティング戦略に役立つユーザーの活動に関する貴重な洞察を得ることができます。

ユニファイド・コミュニケーションの歴史とは？

(出典：Pexels)

歴史を知ることで、その意味や語源をより深く知ることができます。道具にも起源があり、それがどのように業界の成功に役立ったかがわかります。言葉は恣意的に生まれたと言われますが、では「ユニファイド・コミュニケーション」という言葉はどのようにして生まれたのでしょうか。

1980年代、多くの企業が利用していた電話システムにPBX(Private Branch Exchange)があった。アナログ回線で、セントラルオフィスからお客さまに電話をかけるシステムで、地元の電話会社が提供し、管理していました。

1990年代になると、電子メールが普及し、企業ではIP（Internet Protocol）ベースのネットワークが採用されるようになりました。また、VoIP（Voice over IP）電話システムとして知られる音声技術の発展もありました。これは、データネットワーク上で音声トラフィックを伝送することで知られています。その人気と費用対効果から、従来のPBXシステムは衰退していきました。

IP電話の進化により、電話機もコンピューターと同じネットワーク上に存在するようになり、さらに可能性が広がりました。コンピュータと電話の高度な統合を考え、「ユニファイド・メッセージング」というアイデアが生まれました。ボイスメール、電子メール、テキストベースのメッセージングシステムなど、合理的なシステムです。

2000年代に入ると、IP電話の需要に伴い、従来のPBX電話システムの改造が行われるようになった。電話システムをIPネットワークに接続できるサーキットパックを作ったのだ。また、企業ネットワーク内の音声通話を複数の拠点に接続できる機器を作ったところもありました。ある時期から、UCソリューションはリアルタイム通信サービスを統合して進化した。

2010年代に入ると、マイクロソフトはビジネスコミュニケーションの分野でメジャーな存在であるLyncをリリースしました。多くの選択肢がありましたが、Lyncは多くの企業が利用している環境と最もよく統合されていました。

クラウド技術が進化し、UCaaS（Unified Communications as a Service）と呼ばれる新しいモデルが登場した。UCaaSは主流となり、UCサービスの提供はクラウドに移行した。クラウドベースのUCaaSは、従来のVoIPシステムの展開に伴う資本支出を削減します。

この時点で、UCシステムは自動化され、ITスタッフはすべてを手動で管理する必要がなくなりました。ほとんどのコア・タスクはシステムで処理され、在宅勤務の社員はスムーズに仕事をこなせるようになります。また、ITスタッフはシステム内で発生した問題のトラブルシューティングを行うだけでよいのです。

6 自動化されたユニファイドコミュニケーションの利点

(出典：Pexels)

1.自動化は費用対効果に優れている

企業は常にコスト削減の方法を見つけ、そのチャンスに飛びつくものです。そのひとつが、UCシステムの自動化です。UCシステムのプロビジョニングとトラッキングを自動化することで、より多くのコストを削減することができます。人為的なミスの可能性を排除し、手動プロセスの必要性を排除することができます。

先に、労働環境の変化から、ITスタッフがUCシステムの管理に過重労働を強いられていることを述べました。企業としては、ITスタッフに給料を払い、福利厚生を充実させなければならない。そうすることで、彼らはあなたのために管理しているすべてのトラブルに対して適切な報酬を得ることができます。しかし、UCのプロビジョニングを自動化することで、彼らの作業負担を軽減し、コスト削減を図ることができます。

2.会社の効率と生産性を向上させることができる

最近、様々な産業で自動化が話題になっていますが、それにはいくつかの疑問が伴います。自動化は労働者に取って代わるのか、それとも仕事量を軽くするだけなのか。SEOの領域では、キーワード検索や SERPチェッカーが彼らの仕事をサポートしています。そして、バックリンクを扱う場合には、バックリンクチェッカーや モニターがある。

ひとつ確かなことは、ツールや自動化は職場の効率と生産性を向上させるということです。 本来、自動化は企業の収益向上に貢献するものであり、魅力的なものです。

プロセスを自動化することで、企業は貴重なリソースを解放し、他に割り当てることができます。そうすれば、自社の製品やサービスの改善に集中することができます。例えば、時間に余裕があるため、スタッフがミーティングを行い、改善点を提案することができます。そして、そのプロセスを達成するまでのスケジュールを合わせることができるのです。

ともかく、自動化はあなたの会社のコスト削減と市場競争に貢献する、実績のあるソリューションなのです。自動化は、さまざまな業界の企業で実施されているので、あなたも試してみて損はないでしょう。

3.ネットワークへの可視性を高めることができる

従来の UC モニタリングは、アプリケーションのサイロ化したビューを提供していましたが、最新のモニタリングは違います。そのプラットフォームは、ITスタッフがUC環境の全体像を把握することを可能にします。そうすることで、システムの全体的な健全性をよりよく理解することができます。もし、あなたの会社のSEO の健全性をチェックする必要があるなら、Ranktracker は、そのためのツールを提供しています。

そこから、さまざまなアプリケーション、オフィスの場所、特定の従業員について掘り下げることができます。そして、レポートを自動化し、そのデータに基づいて傾向を特定することができます。この機能は、キャパシティプランニングやソフトウェアライセンスの適正化を行う際に役立ちます。

例えば、あなたの会社がオフィスの通信回線数を減らせることがわかったとします。在宅勤務を選択する社員が増えたからですが、そのためにはライセンスを増やす必要があります。また、この設定では、外部からのアクセスのための容量も増やさなければならないでしょう。

4.自動化で規模を拡大できる

ビジネスの世界で成長するためには、スケーラビリティが不可欠です。そして、自動化はそのための最も効果的な方法の1つです。前述したように、プロセスを自動化することで、企業はリソースを解放することができます。そして、そのリソースを別の場所に割り当て、改善の余地を与えることができるのです。

プロビジョニングオートメーションは、企業がビジネスに最適なプロセスを平準化するのにも役立ちます。単純な仕事から、データ入力やマーケティングなどの複雑なプロセスまで、幅広く対応することができます。今ではほとんど何でも自動化できるため、ビジネスの分野はほとんど関係ありません。つまり、目標達成を支援する方法が増えているのです。

5.自動化によるリスクの低減とエラーの最小化

従来のプロビジョニングでは、ITスタッフが手作業で設定ミスをする可能性が高くなります。また、複雑なプラットフォームで多くのステップがある場合、誤って間違った設定を選択してしまう可能性もあります。

しかし、UCチームは、UCを自動化することで、この経験を簡素化し、標準化されたポリシーを作成することができます。これらのポリシーは、ヒューマンエラーを防止し、従業員の役割に応じた一貫性を維持するのに役立ちます。また、デバイスに適切なアプリケーションやツールが正しくプロビジョニングされるようにします。

公共部門や規制の厳しい業界では、リスクを軽減することが重要です。例えば、金融サービスやヘルスケアは、厳格なコンプライアンス基準を満たす必要があります。これらの業界では、従業員や元従業員に間違ったアクセスを提供すると、悲惨なことになりかねません。

6.オートメーションによる従業員体験の向上

ハイブリッドワークの台頭は、より多くの従業員がオフィスを離れて仕事をすることを意味し、UCツールが必要となります。そうでなければ、リモート・コラボレーションはシームレスに行われず、従業員は質の低い経験をすることになります。しかし、可視性の向上と自動化されたレポートにより、ITスタッフはこれらのツールを監視することができます。

ハードウェアやハイパーバイザーを監視し、音声やビデオ通話の品質が一定であることを確認することができます。これにより、デジタル従業員のタスクとエクスペリエンスに支障が出るのを防ぐことができます。しかし、何か問題が発生した場合、最新の UC 監視プラットフォームによって、チームはトラブルシューティングを容易に行うことができます。

例えば、ITスタッフは、社員の活動をシミュレートするために合成トラフィックテストを行うことができます。そうすれば、帯域幅やレイテンシーなど、問題の原因を特定することができます。このほかにも、さまざまな問題を特定することができます。

結論

ユニファイド・コミュニケーション（UC）の考え方は古く、現在のような形に進化してきました。技術的な発展は、ツールをより良いものにし、従業員の生活をより便利なものにし続けています。ハイブリッド・ワークスペースが一般的になる以前は、ITスタッフはUCの規定をマニュアルで管理することに問題はありませんでした。しかし現在では、すべてを手動で管理するのは非常にストレスがかかるため、自動化の幕開けとなったのです。

自動化されたユーザープロビジョニングとプロビジョニングソフトウェア全体から、多くの利点が得られます。例えば、費用対効果が高く、仕事の効率と生産性を高めることができます。また、ネットワークに対する洞察力が高まるため、エラーのリスクを低減することができます。そして、これらのすべてが、デジタル従業員の体験を向上させ、彼らの仕事を円滑に進めるのに役立ちます。さらに、自動化によって企業の成長規模が拡大し、競合他社に遅れをとらないようにすることができます。