チームに合わせた素敵な会議文化の実現

イントロ

平均的な従業員は、6時間を会議に費やしています。管理職は平均して週に23時間以上を会議に費やし、その数は増加傾向にあるという 調査結果が出ています。会議は、職場で非常に多くの時間とエネルギーを消費する活動です。しかし、文化的な観点からはあまり考慮されず、この問題に十分な労力が費やされていません。会議は、企業文化の中で最も重要でありながら見過ごされている分野の一つです。

このように注目されない理由は、さまざまです。効果的なものにするための明確なプロセスがない。情報共有が時に直前であり、非公式なものであること。会議に関する研究は幅広く、多様であるが、会議の性質が乱暴であることから、実行可能な収穫は少ない傾向にある。

ハイブリッドでは、この1年間、あらゆる種類の組織における会議を改善することに専念してきました。私たちは、何百もの実験と試行から、会議の流れについて学びました。以下は、私たちの重要な発見の一部です。

文化を優先した会議運営

文化は企業の魂であり、人々がどのように行動し、交流するかを指示する一連の信念と行動様式です。新メンバーを迎え入れるとき、ミーティングはチームが交流する方法です。ミーティングは、新しいチームメンバーが企業文化を知るための最良の手がかりとなるものです。新メンバーが本当にそれに気づくのはミーティングです。ミーティングはあなたの組織を見る窓なのです。

ミーティングはどのように文化を再強化するか？

• 会議に招待された人たちは、その会議が何であるかを知っているのでしょうか？
• その会議がどのような成果を目指しているのかを知っているか。
• ミーティングリーダーは、タイムリーに情報を共有しているか？
• 参加者は自分の考えを安心して話すことができますか？
• 会議の成果や決定事項は、会議に参加しなかった人でも見ることができますか？
• 一部の人しかアクセスできないのでしょうか？

ミーティングは、あなたが築きたい文化を強化します

会議のやり方によっては、望ましい文化から遠ざかってしまうものもありますが、逆にポジティブな文化を強化する会議やり方もあります。クライアントが私たちのところに来たのは、成果と企業文化の両方を向上させたいと思ったからです。企業はしばしば、新しい会議プロセス、トップリーダーを中心に構成された会議、会議の包括的なフレームワークを導入しました。問題は、これらのプロセスにチームを参加させることです。

より良い結果を得るための鍵は、チームメンバーがフレームワークを簡単に導入できるようにすることです。明確で、使い勝手がよく、必要なときにすぐに使えるものである必要があります。

ここでは、ミーティングヒーローになるためのベストプラクティスを紹介します。

• 目的を設定し、具体的で実行可能であることを確認する。
• 会議で見落としがないように、アジェンダを設定する。
• また、アジェンダは、ミーティング開始時にチーム全員が同じ見解を持つようにするものです。
• 会議開始までに埋めるべき知識のギャップがある場合の事前作業。
• メモやちょっとした注意書きでも、会社全体の情報共有に役立ちます。
• アクションにノートを割り当てることで、会議の合間の説明責任を果たし、プロジェクトを成功に導くことができます。

このシステムを使った最初の数回の会議で、成果と従業員エンゲージメントの両方における顕著な変化を見ることができます。目標の達成と説明責任は、どんな企業にも、そしてその企業文化にも役立つのです。

カルチャーは会議にどう影響するべきか？

会議のプロセスをどのように実施し、どのように会議を運営するかは、あなたの文化が指針となるはずです。ハイブリッドワークの新しい世界では、チームはしばしば混合モデルで仕事をします。文化に注意深く目を向けることはこれまで以上に重要なことです。チームが行うミーティングは、会社が持つ価値観や目標を表現するための多くの機会を提供します。

会議を通して企業文化を支えるには、全員の時間を尊重し、明確にコミュニケーションをとり、情報を容易に伝達することが必要です。明確な目標、アジェンダ、プレワークは、あなたの道を切り開くのに役立つ重要なツールのほんの一部です。