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ビジネス経営は、気の弱い人には向かない。Eメールのスレッドが終わらない、Eメールで済むはずの会議が終わらない、大した価値を提供することなく時間を食いつぶしているように見えるタスクがあるなど、不必要に物事が混沌としていると感じる瞬間は、ほとんどの人が経験したことがあるだろう。
このような状況に心当たりがあるのは、あなただけではありません。業務 の非効率性は、船に隠れた水漏れがあるようなもので、最初は小さく見えても、時間が経つにつれて生産性を低下させます。
良いニュースは、これらの問題を解決するためにビジネスを全面的に見直す必要はないということだ。ここでは、あなたの会社をオイルの行き届いた機械のように動かすための6つの戦略を紹介しよう。
1.自動化でワークフローを効率化
ほとんどの企業は、簡単に自動化できる仕事に毎週何時間も費やしている。毎週金曜日に作成するレポートや、チームが送信するメールの返信の繰り返しについて考えてみてください。もしソフトウェアがそれを処理してくれるとしたらどうだろう？
Zapierのようなツールを使えば、コーディングなしでアプリを接続し、ワークフローを自動化できる。例えば、顧客がウェブサイト上のフォームに入力するたびに、そのデータが自動的にCRMに追加されるようなシステムを構築できる。これは時間の節約になるだけでなく、人的ミスの可能性も減らすことができる。
2.通信ボトルネックの解消
目的もなく長引く会議、終わりのないSlackの通知、山のようなEメールに埋もれる重要なアップデート。
これを克服する鍵は、コミュニケーションに明確なルールを設けることだ。リアルタイムのチャットにはWhatsAppの代わりにSlackを使用。深く考える必要があることはメールに書く。ミーティングはアジェンダを決めて15分以内に切り上げる。もっと時間が必要な人がいれば、フォローアップの予定を入れられるようにする。
また、Loomのような非同期コミュニ ケーション・ツールも大きな変革をもたらしている。自分のペースで情報を消化する時間があれば、人はより良い決断を下すことができる。
3.データに意思決定を委ねる
何かを決断するとき、直感に頼ることがある。直感は便利だが、それだけでは限界がある。効率性を高めたいのであれば、あなたの選択を裏付けるデータが必要だ。
効果的なSEOのためのオールインワン・プラットフォーム
ビジネスが成功する背景には、強力なSEOキャンペーンがあります。しかし、数え切れないほどの最適化ツールやテクニックがあるため、どこから手をつければいいのかわからないこともあります。でも、もう心配はありません。効果的なSEOのためのオールインワンプラットフォーム「Ranktracker」を紹介します。
シンプルに始めよう。Google Data StudioやPower BIのようなツールをまだ使っていないのであれば、検討してみましょう。顧客のレスポンスタイムやウェブサイトの直帰率など、小さな指標を追跡するだけでも、必要だと知らなかった洞察を得ることができます。
4.チームの成長に投資する
少し話を変 えよう。自分の成長に投資してくれないところで働いたことがあるだろうか？停滞を感じませんか？あなたのチームも同じです。従業員がサポートされていると感じなかったり、やりがいを感じられなかったりすると、業務効率は落ちてしまいます。
スキルアップにお金をかける必要はない。CourseraやUdemyのようなプラットフォームは、プロジェクトマネジメントからコーディングまで、あらゆるコースを手頃な価格で提供している。
考えてみてほしい。部門横断的なトレーニングを奨励したらどうだろう？基本的なコーディングを理解しているマーケティングのスペシャリストは、開発チームとより良いコミュニケーションをとることができるし、その逆もしかりだ。学習文化の構築は、常に成果をもたらす。
5.リーン思考の採用
リーン」という言葉はよく使われるが、その核心は「無駄を省く」という一点にある。無駄とは物理的な資源だけでなく、無駄な時間や労力も意味する。
明日から試せる簡単なエクササイズに、"無駄の監査 "がある。チームを集め、プロセスを順を追って地図に書き出す。遅いと感じるところ、不必要だと感じるところはどこか？クラウドベースのツールに切り替えると、問題はすぐに解決した。
リーンの原則に圧倒される必要はない。非効率なプロセスを1つ特定し、それを改善し、次のプロセスに移ることから小さく始める。時間の経過とともに、こうした小さな変化が大きな利益に積み重なっていく。
6.コンプライアンスとリスクマネジメントで先手を打つ
効率化について議論するとき、多くの人が考えないことがある。規制はお役所仕事のように思えるかもしれないが、それを無視することは、高額な罰金や風評被害、業務の混乱につながる可能性がある。
例えば、AMLとKYCコンプライアンス（アンチマネーロンダリングと顧客情報）は、金融やハイテク業界では不可欠です。Fenergoのようなプラットフォームを通じてコンプライアンスチェックを自動化することは、時間を節約するだけでなく、正確性も保証します。それは、規制違反を心配することなく成長に集中できるセーフティネットを持つようなものです。
各業界のコンプライアンス要件を確認するのに時間をかけてください。これらのプロセスを自動化することは、単にリスクを回避するだけではありません。
まとめ
業務効率化とは、一生懸命働くことではなく、よりスマートに働くことです。自動化、より良いコミュニケーション、データ主導の意思決定、従業員の育成、リーン・プラクティス、コンプライアンスに重点を置くことで、生産性だけでなく回復力のある企業を構築することができます。
覚えておいてほしいのは、こうした変化は一夜にして起こるものではないということだ。今月重点的に取り組むべき戦略を1つ選び、そこから積み上げていこう。結局のところ、効率化は目的地ではなく旅路なのだ。
