Vantaggi del timesheet che ogni imprenditore deve conoscere

Introduzione

Nel panorama aziendale moderno, tenere traccia del tempo di lavoro dei dipendenti ha un significato profondo. Fornisce informazioni su come vengono utilizzate le risorse e su come viene impiegato il loro tempo nei vari progetti.

Tradizionalmente, le aziende si sono affidate ai timesheet per acquisire i dati relativi alle ore di lavoro in formato tabellare. Tuttavia, con l'avvento della tecnologia, molte organizzazioni mature dal punto di vista digitale sono passate ai timesheet digitali grazie alle loro indispensabili funzionalità e hanno assistito a un significativo miglioramento dei risultati e delle consegne dei progetti.

In questo blog, quindi, discuteremo dei principali vantaggi dell'utilizzo dei timesheet per i dipendenti e di come questo possa contribuire a snellire l'elaborazione delle buste paga, a migliorare la produttività del team e a favorire un rapporto positivo con i clienti e i team.

Che cos'è un foglio di presenza?

Il timesheet è uno strumento che le aziende utilizzano per tenere traccia del tempo di lavoro totale dei dipendenti durante un determinato periodo. Le aziende possono utilizzare i dati relativi al tempo di lavoro dei dipendenti ricavati dal timesheet per elaborare le buste paga, fatturare ai clienti, stimare le consegne dei progetti e monitorare i modelli di assenteismo. Le aziende utilizzano principalmente tre tipi di fogli di presenza:

Cartaceo

I fogli di presenza cartacei, tra cui cartellini stampabili, schede perforate, registri e così via, sono i più tradizionali utilizzati per registrare le ore di lavoro dei dipendenti. Tuttavia, questi fogli di presenza arcaici richiedono l'inserimento manuale delle ore e sono soggetti a errori umani, sicurezza dei dati e furto di tempo.

Fogli di calcolo

I fogli elettronici hanno riformato il layout dei timesheet per rendere il processo di rilevazione delle presenze più organizzato, snello e meno frenetico. La natura tabellare, la semplicità e la facilità d'uso rendono i fogli di calcolo, soprattutto nei formati Excel, una delle soluzioni di timesheet più richieste dalle aziende. In effetti, le aziende possono anche utilizzare modelli di timesheet in Excel disponibili in diversi formati per tenere traccia del tempo dei dipendenti su base giornaliera/settimanale/mensile.

Fogli di presenza digitali

I sistemi cartacei e i fogli di calcolo presentavano diverse limitazioni in termini di funzionalità ed erano inoltre soggetti a furti di tempo, sicurezza dei dati e inserimento di dati errati.

Fonte immagine

In seguito, approfondiremo i motivi per cui le aziende dovrebbero utilizzare un software per la rilevazione delle presenze, noto anche come timesheet online, e come questo possa aiutarle a migliorare la loro redditività e competenza.

10 vantaggi del timesheet che ogni imprenditore deve conoscere {#10-timesheet-benefici-che-ogni-imprenditore-deve-sapere}

* Fatturazione accurata per i clienti

Che si tratti di contabilità, freelance o di qualsiasi altro studio, è fondamentale tenere traccia delle ore lavorate su diversi progetti per calcolare le fatture per i vari clienti.

Per le aziende che fatturano ai clienti su base oraria, il foglio di presenza serve come registro per i clienti e aiuta a generare fatture accurate.

Un timesheet digitale aiuta le aziende a conoscere i dati contestuali relativi al tempo di lavoro impiegato nei diversi progetti, assicurando ai clienti una fatturazione corretta e tempestiva. Ciò contribuisce a mantenere relazioni sane tra i clienti e i proprietari dell'azienda.

Questi software di tracciamento del tempo sono dotati anche di funzioni di reporting configurabili che rivelano i dettagli relativi all'utilizzo del tempo e aiutano i clienti a tenersi aggiornati sull'utilizzo del loro denaro e se è stato fatto un buon uso.

I rapporti dettagliati consentono ai clienti di vedere quanto tempo le risorse hanno dedicato al completamento delle diverse parti del progetto, fungendo così da prova del calcolo e dell'accuratezza della fatturazione.

* Calcolo semplificato delle buste paga

I fogli di presenza sono utili per le organizzazioni che assumono lavoratori a ore, in quanto aiutano le organizzazioni a tenere traccia delle ore di lavoro dei dipendenti.

Il software di tracciamento del tempo tiene traccia del totale delle ore di lavoro e delle ore di straordinario, aiutando le aziende a compensare i dipendenti in modo equo e preciso in base al numero di ore lavorate.

Questo software tiene anche sotto controllo le ore di lavoro dei dipendenti, i permessi, i ratei, gli straordinari, le indennità per le ferie, eccetera, aiutando le aziende a gestire in modo efficiente le buste paga dei dipendenti insieme alle indennità e alle retribuzioni aggiuntive.

Inoltre, con i fogli di presenza, i datori di lavoro possono facilmente soddisfare le normative relative alle retribuzioni in materia di straordinari, indennità basate sui turni e così via, per rispettare le leggi obbligatorie.

Inoltre, in caso di conflitti nell'elaborazione delle buste paga, i datori di lavoro/dirigenti possono sempre fare riferimento ai dati del timesheet per verificare le ore di lavoro e le ore totali dedicate a progetti specifici.

In questo modo, i timesheet digitali riducono i tempi e i costi delle attività amministrative, liberando il personale dall'elaborazione manuale dei dati temporali e consentendogli di dedicarsi a un lavoro più produttivo, in grado di apportare valore all'organizzazione.

* Previene la microgestione

I team manager o i supervisori spesso controllano le attività dei dipendenti per gestire ciò che i dipendenti stanno lavorando e quanto tempo stanno impiegando per completare un compito.

Fonte immagine

Con l'aiuto dei timesheet, i manager possono eliminare la necessità di controllare i dipendenti e scoprire facilmente a cosa stanno lavorando, quanto tempo hanno impiegato per completare i loro compiti e come vengono utilizzate le loro risorse in generale.

In questo modo, i timesheet evitano ai manager di supervisionare e microgestire i loro team, riducendo la probabilità di conflitti tra manager e membri del team.

* Migliori previsioni e stime

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di fogli di presenza digitali è che i loro dati possono essere utilizzati per stimare risorse come tempo, manodopera e costi per progetti futuri.

Ad esempio, prima che un team si imbarchi in un nuovo progetto, deve stimare le specifiche, come le tempistiche, le milestone e le risorse necessarie. In questo caso, il manager può utilizzare i dati dei timesheet di progetti precedenti, la cui natura è simile a quella del progetto in corso.

In questo modo, con l'aiuto dei dati storici dei progetti realizzati in precedenza, le aziende possono migliorare la stima della manodopera, dei costi e delle tempistiche per i progetti futuri, evitare il superamento dei costi e garantire la consegna puntuale dei progetti.

* Gestione dei compiti e definizione delle priorità

"I timesheet consentono alle organizzazioni di gestire meglio il flusso di lavoro, di identificare le aree di miglioramento e di allocare le risorse in modo strategico, contribuendo al successo dei progetti e incidendo positivamente sui profitti."

I fogli di presenza sono uno strumento prezioso per discernere la natura dei compiti e il tempo che solitamente richiedono per essere completati.

I manager possono controllare i dati dei timesheet per capire quali progetti e attività occupano più banda dei dipendenti e quali meno. Con l'aiuto di questa analisi, i manager possono prendere decisioni informate sulla prioritizzazione, l'assegnazione e la gestione delle attività.

Ad esempio, i manager e i datori di lavoro possono eliminare i progetti che non hanno un grande valore e che consumano più risorse.

Inoltre, i manager possono capire quali attività richiedono molto tempo e quali meno. Quest'analisi li aiuta a migliorare il flusso di lavoro dando priorità alle attività, in modo che quelle urgenti possano essere svolte per prime e quelle con tempistiche tardive possano essere svolte in un secondo momento. Ad esempio, se un team di vendita lavora su attività amministrative e di outreach che consumano molta della loro larghezza di banda, se invece deve lavorare su e-mail personalizzate per i clienti, che richiedono relativamente meno tempo e sono di alta priorità, allora gli si può chiedere di lavorare prima sulle e-mail.

Fonte immagine

* Approfondimenti sulle tendenze della produttività

I timesheet non solo tracciano i dati relativi alle ore di lavoro dei dipendenti, ma aiutano anche i manager ad accertare le tendenze della produttività e a identificare le aree in cui i dipendenti sono in ritardo.

Ad esempio, i manager possono esaminare i dati dei timesheet dei dipendenti per scoprire quali attività consumano la massima larghezza di banda e quali possono essere svolte in tempi relativamente brevi.

Questi dati aiutano i manager a scoprire dove i dipendenti sono in ritardo e quali sono le aree in cui eccellono. In base al tempo impiegato per realizzare un lavoro, i manager possono utilizzarli per vari progetti con esigenze specifiche.

Inoltre, i manager possono identificare le risorse che impiegano troppo tempo su compiti generici rispetto ad altri dipendenti e fornire loro la formazione e l'orientamento necessari per migliorare le loro prestazioni.

Infatti, con il software di tracciamento del tempo, i manager possono generare report relativi ad aree specifiche per valutare meglio le prestazioni dei dipendenti, le tendenze della produttività e i livelli di carico di lavoro. Questa visione dettagliata può aiutarli ad allocare meglio le risorse, a distribuire efficacemente i compiti e a ottimizzare il flusso di lavoro per migliorare la produttività e l'efficienza complessive.

* Utilizzo ottimale delle risorse

Una delle maggiori preoccupazioni per le aziende è se i loro dipendenti stiano facendo la loro parte e non stiano falsificando il loro tempo in attività non lavorative.

Il timesheet tiene traccia di ciò che i dipendenti hanno lavorato, per quale durata e su quali progetti. Questa chiara visibilità sui dati relativi al tempo delle risorse assicura che queste non siano né sottoutilizzate né sovrautilizzate e che, se necessario, i loro compiti possano essere delegati per evitare il burnout dei dipendenti.

Inoltre, se i manager si accorgono che la larghezza di banda delle risorse è stata utilizzata al massimo e sono necessarie altre risorse per distribuire il lavoro, possono segnalare la necessità di personale temporaneo o di assunzioni ad alto volume e chiedere alla direzione di reclutare risorse aggiuntive di conseguenza.

* Mantenere i clienti aggiornati sull'avanzamento del progetto

Per i progetti rivolti ai clienti, il timesheet può fare miracoli, in quanto consente ai clienti di vedere una ripartizione dettagliata del tempo dedicato a diverse attività e di dedurre lo stato di avanzamento del progetto.

Questa analisi non solo aiuta i clienti a conoscere gli intricati dettagli del progetto, ma consente anche al team di coinvolgere i clienti nel percorso del progetto, assicurandosi che le loro aspettative sulle tempistiche siano allineate con il team e apportando modifiche quando necessario.

* Migliore gestione dei progetti e consegna tempestiva

Il timesheet fornisce una visione olistica del tempo trascorso tra le varie attività e attenua lo scope creep nel progetto.

In questo modo, grazie ai dati dei timesheet, i manager possono affrontare i colli di bottiglia del progetto, assumere altre risorse se necessario, confrontare le tempistiche reali rispetto a quelle effettive e prendere decisioni informate per garantire che il progetto non deragli dal suo percorso.

Questa visibilità in tempo reale sui dati dei timesheet aiuta i manager a ottimizzare il flusso di lavoro e a prendere decisioni proattive di volta in volta per mantenere il progetto in carreggiata e garantire una consegna puntuale.

* Riduzione delle assenze non programmate

Quando non si dispone di un solido registro delle assenze dei dipendenti o si utilizza un processo manuale per registrarle, è probabile che il modello di assenteismo passi inosservato, lasciando i dipendenti nell'incertezza di ciò che ci si aspetta da loro.

I timesheet digitali tengono traccia delle assenze non pianificate e segnalano se queste assenze sono diventate una tendenza. Individuando i modelli di assenteismo di alcuni dipendenti, i manager possono intraprendere azioni proattive per ridurre al minimo il loro verificarsi, migliorare il coinvolgimento e aiutare i dipendenti a rispettare le norme e i regolamenti dell'organizzazione.

Linea di fondo

Nel panorama aziendale, ogni momento è importante e i timesheet aprono la strada alle aziende per raccogliere dati sul tempo di lavoro dei dipendenti e analizzarli per prendere decisioni informate. Le aziende possono utilizzare qualsiasi tipo di timesheet, sia cartaceo che su fogli di calcolo. Tuttavia, la suscettibilità agli errori, al furto di tempo e all'elaborazione manuale li rende inadeguati all'uso moderno e apre la strada al software di rilevazione delle presenze. Come già accennato, questi moderni fogli di presenza non solo migliorano l'utilizzo delle risorse per le aziende, ma le aiutano anche a ottenere informazioni in tempo reale sulle principali metriche aziendali per migliorare il processo decisionale.