Lo stack tecnologico per gli studi professionali: Strumenti essenziali per l'efficienza

Introduzione

Il mondo dei servizi professionali comporta una posta in gioco elevata: con l'aumento della concorrenza, le aziende sono sottoposte a una pressione costante per ottenere di più con meno. Dalla gestione di più progetti alla garanzia di una fatturazione accurata, le aziende spesso lottano contro le inefficienze che intaccano la redditività. Ma la tecnologia offre una via d'uscita.

Uno stack tecnologico efficiente con gli strumenti giusti può aiutare gli studi professionali ad affrontare molti di questi problemi. I processi disorganizzati e le interruzioni della comunicazione nella registrazione delle ore fatturabili causano perdite per quasi 9,1 miliardi di dollari al giorno in tutto il mondo, con quasi un'ora fatturabile su cinque non registrata. Quando lo stack tecnologico viene implementato correttamente, le aziende possono migliorare la comunicazione, gestire efficacemente i progetti e raggiungere la correttezza finanziaria, il tutto fornendo un servizio eccezionale ai clienti.

In questo blog, approfondiremo i software per gli studi professionali che:

• Semplificare la supervisione del progetto
• Promuovere la collaborazione
• Abilita il tracciamento
• Creare proposte accurate per i clienti
• Rafforzare le relazioni con i clienti

Vediamo come uno stack tecnologico ben scelto può trasformare le inefficienze in vantaggi competitivi.

Software di gestione del flusso di lavoro

McKinsey stima che fino al 60% delle professioni potrebbe risparmiare il 30% del proprio tempo automatizzando i processi di routine. Il software di gestione dei flussi di lavoro aiuta a gestire le attività e le operazioni ripetitive. Per gli studi contabili, assicura una gestione fluida dei clienti, delle scadenze e delle attività di conformità, centralizzando i flussi di lavoro dei progetti, riducendo lo sforzo manuale e minimizzando il rischio di scadenze non rispettate.

Perché un software di gestione dei flussi di lavoro?

• Automatizzare i processi principali e ricorrenti per liberare tempo per le attività più importanti.
• Lavorare in modo efficiente su più clienti e progetti contemporaneamente
• Migliorare la comunicazione e la responsabilità

I migliori strumenti

Lo stack tecnologico ideale per la gestione dei flussi di lavoro non è solo una questione di pertinenza, ma anche uno strumento che semplifica e rivoluziona i processi di lavoro. Tra i migliori sul mercato ci sono Cone, Asana, Monday e ClickUp.

Asana è nota per la sua soluzione di collaborazione con i clienti che aiuta i team a pianificare e monitorare i loro progetti attraverso interfacce facili da usare e un'ampia gamma di funzionalità. La visualizzazione dei progetti, la gestione delle attività e il monitoraggio dei progressi in tempo reale, uniti a un'integrazione perfetta, consentono di semplificare i flussi di lavoro.

Monday.com è considerato un pioniere delle lavagne visive e facili da usare. Offre piani gratuiti che consentono di sperimentare l'idoneità al proprio team. Anche ClickUp è un valido concorrente per la sua personalizzazione, la potente integrazione e la soluzione unificata.

Il software di gestione dello studio Cone merita di essere preso in considerazione per le sue caratteristiche, come la gestione di molteplici attività attraverso proposte, e-mail, gestione delle attività e fatturazione, tutto in un'unica piattaforma. Le sue caratteristiche principali includono il follow-up automatico dei clienti, la corrispondenza centralizzata, i servizi di posta elettronica integrati e un efficiente portale clienti che funziona sia per i piccoli che per i grandi team. Cone è anche molto più economico di alcuni dei suoi concorrenti. Considerate anche gli altri migliori software di flusso di lavoro per commercialisti disponibili.

Strumenti di comunicazione e collaborazione

Tenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda, che si tratti del vostro team o dei vostri clienti, può essere difficile. È qui che il software di comunicazione può aiutarvi a organizzare correttamente le conversazioni, a far sì che le riunioni si svolgano senza intoppi e a far progredire i vostri progetti senza problemi.

Perché avete bisogno di strumenti di comunicazione?

• Comunicare rapidamente su un software unificato con chiunque in azienda tramite messaggi istantanei.
• Lavorate sullo stesso documento con il vostro team in tempo reale.
• Effettuate rapide videochiamate, condividete istantaneamente gli aggiornamenti e tenete i vostri clienti al corrente.

I migliori strumenti

I nomi più importanti per gli strumenti di collaborazione sul mercato sono Slack, Microsoft e Zoom.

Slack è diventato un popolare canale di team che utilizza la messaggistica in tempo reale per consentire ai membri di comunicare in qualsiasi momento. Permette la messaggistica diretta, la condivisione di file, le chiamate audio e video e supporta anche le integrazioni con app come Google Drive, Trello e Zoom, rendendolo uno strumento popolare per il lavoro a distanza.

Nel frattempo, Microsoft Teams ha il vantaggio dell'integrazione con Microsoft Office 365. Le sue funzioni di chat e messaggistica, videoconferenza, facile condivisione di file e programmazione di riunioni forniscono un centro centralizzato per le discussioni. \

Zoom ha guadagnato terreno durante la pandemia per la sua capacità di ospitare riunioni online su scala e di semplificare la conduzione di webinar ed eventi online. Funzionalità come le sale di breakout su schermo e la registrazione lo rendono utile per gli eventi aziendali. La scelta tra questi dipende dalle esigenze primarie di comunicazione e dai requisiti di scalabilità.

Software di contabilità e gestione finanziaria

La gestione delle finanze della vostra azienda non deve essere un grattacapo. Secondo alcune ricerche, l'uso di un software di contabilità ospitato nel cloud ha ridotto i costi operativi fino al 50%. Con il software di contabilità giusto, potete tenere traccia di entrate, uscite, fatture e tasse senza dover impazzire per i fogli di calcolo.

Perché vi serve un software di gestione contabile e finanziaria?

• Utilizzate le funzioni native di reporting e analisi per prevedere il flusso di cassa e prendere le decisioni giuste per la situazione finanziaria futura.
• I registri sono sempre ordinati e tutte le ricevute necessarie per la tassazione sono ben organizzate.
• Create fatture e inviatele all'istante, impostate avvisi automatici se volete essere pagati più velocemente o addirittura effettuate pagamenti online.

I migliori strumenti

QuickBooks è un popolare software di contabilità utilizzato da piccole e medie imprese. Il suo design intuitivo e la facilità di interazione, insieme a funzioni come la fatturazione, la registrazione delle spese, la gestione delle buste paga e la preparazione delle imposte, lo rendono efficiente. Il vantaggio aggiuntivo è un'applicazione mobile.

Xero è un concorrente molto vicino alle soluzioni cloud che consentono a imprenditori e commercialisti di lavorare insieme per tenere sotto controllo la propria contabilità. Oltre alle funzioni di QuickBook, offre soluzioni più snelle, consentendo all'azienda di concentrarsi maggiormente sulla propria crescita.

FreshBooks è anche una scelta popolare tra i freelance, gli studi professionali e le piccole imprese con problemi di fatturazione e registrazione del tempo. Offre la gestione di proposte e progetti, oltre a soluzioni di pagamento rapide. Anche Cone opera in questo spazio, offrendo la maggior parte di queste funzioni con il vantaggio di un calcolo ottimale dei costi.

Software di proposta

Una proposta perfetta può far saltare un accordo. I rapporti dimostrano che solo il 36% del tempo dedicato alle vendite è dedicato alla vendita, mentre il restante 65% viene impiegato per rispondere alla stesura delle proposte. In questi casi, l'uso di un software per le proposte riduce molto dello stress legato alla creazione delle proposte e aumenta i tassi di conversione. Questi strumenti aiutano a creare, trasmettere e monitorare le proposte per garantire che le vostre proposte siano ottimali per i clienti.

Perché vi serve un software per le proposte?

• Grazie ai modelli e alle funzioni di trascinamento, è possibile creare proposte straordinarie, risparmiando ore preziose.
• Scoprite quando i clienti aprono le vostre proposte e quanto tempo dedicano a ciascuna sezione, e seguiteli in modo efficace.
• Il software per le proposte può connettersi con il CRM e gli strumenti di gestione dei progetti, mantenendo tutto sincronizzato per flussi di lavoro fluidi.

I migliori strumenti

La soluzione unificata di Cone per la gestione di proposte, fatture e bollette, con funzionalità quali modelli personalizzabili, ad esempio il modello di proposta per la contabilità, un portale clienti pulito e l'integrazione della firma elettronica, consente di creare le migliori proposte per i clienti, compresa la fatturazione e i pagamenti in un'unica piattaforma.

Proposify semplifica le proposte grazie all'interfaccia drop-and-drag e ai modelli di proposta. Proposify migliora il processo di proposta consentendo ai team di creare rapidamente documenti visivamente accattivanti.

PandaDoc è un'altra opzione che semplifica la creazione, la distribuzione e la gestione delle proposte. Le funzioni intuitive di PandaDoc, unite agli strumenti di analisi, facilitano la creazione di proposte.

Per molti fornitori di servizi professionali, il marketing e la SEO sono fondamentali per mantenere e attirare i clienti. Gli strumenti di marketing e SEO possono essere immensamente utili. Aiutano le aziende ad aumentare la visibilità del loro sito web a ottenere potenziali clienti a essere marchi credibili. Uno strumento di spicco che può aiutarvi in questo senso è Rank Tracker. Vi permette di monitorare le prestazioni del vostro sito web, di tenere traccia delle classifiche delle parole chiave e di analizzare le strategie dei concorrenti. Consultate i loro vari strumenti, come Rank Tracker, Web Audit e SEO Checklist, per trasformare i contatti in clienti fedeli.

Software CRM

Utilizzando un software CRM, potete gestire i dati dei vostri clienti e interagire con loro in modo conveniente sia per voi che per loro.

Perché vi serve un software CRM?

• È possibile recuperare rapidamente i dati dei clienti, come i dettagli dei contatti, vedere le interazioni passate e capire le loro preferenze.
• Migliorare il processo di comunicazione per l'invio di messaggi e il follow-up.
• I CRM sono utili per tracciare la vostra pipeline e capire quali lead avete ora, di che qualità sono, e quali probabilmente avrete in futuro.

I migliori strumenti

Salesforce occupa oggi un posto fondamentale nel mercato dei CRM, noto per le sue vaste possibilità di personalizzazione e la disponibilità di ricche funzionalità. Le sue caratteristiche includono la gestione dei lead e delle opportunità, la gestione dei contatti e degli account, le previsioni di vendita, il flusso di lavoro e l'automazione del marketing.

HubSpot CRM consente alle aziende di prendere decisioni basate sui dati grazie a informazioni e report in tempo reale. Le funzionalità includono la gestione dei contatti, la gestione delle pipeline, le app Hubspot, il monitoraggio delle e-mail e la reportistica sulle vendite. Molte PMI utilizzano HubSpot CRM perché la curva di apprendimento è breve e la piattaforma offre una prova gratuita.

Impilate ora

Investire nel giusto stack tecnologico è una mossa intelligente ed è essenziale per la crescita. Se le aziende migliorano il loro stack tecnologico con strumenti che facilitano il monitoraggio dei progetti e la cooperazione, le organizzazioni di servizi professionali possono prosperare. Alla fine, i flussi di lavoro semplificati non solo aumentano la produttività, ma migliorano anche la qualità dell'esperienza dei clienti. Non c'è dubbio sull'importanza degli strumenti tecnologici per l'efficienza ai giorni nostri. In qualità di società di servizi professionali, se volete fare centro, dovete trovare subito la vostra soluzione tecnologica.