Come semplificare la manutenzione dei resort e degli immobili in affitto con soluzioni logistiche e di stoccaggio efficienti

Introduzione

La gestione e la manutenzione efficace di una serie di immobili influisce direttamente su tre aree:

• Soddisfazione degli inquilini e dei residenti.
• Costi operativi. Vale a dire, mantenere i costi bassi.
• Il valore dell'immobile.

Sia che si tratti di case unifamiliari, di immobili residenziali o di immobili commerciali come i resort, una proprietà ben tenuta crea un ambiente sicuro e accogliente per gli occupanti.

Tuttavia, ottenere una manutenzione perfetta della proprietà è più facile a dirsi che a farsi!

I gestori di immobili hanno l'ardua responsabilità di:

• Gestione delle attività di routine.
• Superare le ispezioni di sicurezza.
• Rispondere adeguatamente alle richieste di manutenzione reattiva.

E come se non bastasse, devono assicurarsi che tutte le attività di manutenzione siano gestibili dal portafoglio.

Se siete gestori o proprietari di una proprietà con problemi di testa, siete nel posto giusto. Questo blog illustra le strategie con cui i resort e le proprietà in affitto possono semplificare le operazioni di manutenzione attraverso soluzioni logistiche e di stoccaggio.

Che cos'è la manutenzione degli immobili?

Per manutenzione immobiliare si intende la cura continua di un edificio o di una struttura, che comprende la riparazione di perdite idrauliche, la risoluzione di problemi di disinfestazione e la gestione di ammaccature e crepe.

Esistono quattro tipi di manutenzione degli immobili:

• Manutenzione preventiva: Si tratta di ispezioni e interventi di manutenzione regolari per prevenire i problemi prima che si presentino.
• Manutenzione reattiva: È quella in cui i problemi vengono risolti dopo che si sono verificati, come ad esempio la riparazione dei danni causati dall'acqua o la sostituzione degli infissi rotti.
• Manutenzione basata sulle condizioni: Si tratta di monitorare le condizioni delle apparecchiature o dei beni per decidere quando è necessaria la manutenzione, evitando interventi inutili o guasti improvvisi.
• Ispezioni di manutenzione o di sicurezza. Sono necessarie per le attività di miglioramento della casa, come ad esempio l'installazione di un caminetto elettrico.

Una società di gestione immobiliare bilancia questi quattro livelli di manutenzione minimizzando i costi e massimizzando la soddisfazione degli inquilini o degli ospiti.

Le conseguenze di una cattiva manutenzione degli immobili

Pratiche di manutenzione inadeguate possono portare a recensioni negative, maggiori rischi per la sicurezza, ispezioni sanitarie fallite e spese più elevate a lungo termine. In particolare, sono interessate le seguenti aree.

Valore della proprietà

Il valore dell'immobile subisce un'impennata. Non è una buona impressione per il proprietario se la sua proprietà ha una storia di mancati controlli di sicurezza e trascuratezza nella manutenzione ordinaria. Tali proprietà attirano affitti più bassi e sono difficili da vendere.

Aumento dei costi di riparazione

Ritardare le riparazioni può trasformare una montagna in una collina di talpe. Quando si trascura una cosa così comune come una perdita d'acqua, si rischiano danni ingenti e la crescita di talpe. Quello che doveva essere un intervento semplice ora comporta costi tripli o quadrupli.

Questo non include i costi nascosti, come la perdita di reddito da locazione (se, ad esempio, gli inquilini devono trasferirsi perché l'immobile è diventato insicuro) e i costi successivi per la consulenza legale e le sanzioni per le violazioni del codice.

Non volete trovarvi in questa situazione! Parliamo quindi di strategie logistiche e di stoccaggio per mantenere i costi di manutenzione il più bassi possibile per il vostro portafoglio immobiliare.

Quali sono le strategie logistiche?

Nel contesto della manutenzione degli immobili, una strategia logistica comprende la pianificazione, il coordinamento e la gestione delle risorse in modo da garantire che le attività di manutenzione degli edifici siano svolte in modo efficiente.

Si tratta di garantire che gli strumenti e le forniture giuste siano disponibili quando e dove servono.

Esistono diversi modi per attuare tali strategie.

Sistema di gestione centralizzato

La gestione della manutenzione richiede di destreggiarsi tra diverse variabili, quali:

• Email
• Fogli di calcolo
• Telefonate
• Richieste e attività di manutenzione
• Orari

La gestione di queste variabili (spesso dinamiche e in continua evoluzione) tra diversi sistemi lascia i tecnici della manutenzione esposti a errori e provoca ritardi nell'esecuzione delle attività di manutenzione.

La soluzione è un sistema di gestione centralizzato come SiteCapture.

Come soluzione di gestione dei progetti, aiuta ad automatizzare le attività, a tenere traccia dei programmi di manutenzione e a fornire aggiornamenti in tempo reale, mantenendo i team sincronizzati e pronti ad affrontare rapidamente i problemi. Gli strumenti di gestione dei progetti solari offrono un ulteriore supporto alle strutture con impianti solari, garantendo l'efficienza dei sistemi energetici. Combinando queste funzionalità, i resort e le proprietà in affitto possono snellire le operazioni, migliorare la logistica e ottimizzare l'uso dell'energia.

Dal punto di vista del team di manutenzione immobiliare, sanno esattamente su cosa lavorare e a cosa dare priorità. Ciò significa che le cose più urgenti che riguardano la vita quotidiana vengono risolte per prime, rendendo felici gli inquilini.

Quando dimostrate ai proprietari di immobili la vostra competenza in materia di manutenzione, diventa più facile generare più contatti immobiliari attraverso il passaparola.

Gestione dell'inventario e riordino automatico

Una gestione attenta e precisa dell'inventario assicura che le forniture e le attrezzature siano disponibili solo quando ne avete bisogno e nelle giuste quantità. In questo modo si riduce la probabilità di spese inutili e si riducono al minimo i tempi di inattività.

Ad esempio, in uno scenario, è possibile tenere traccia di forniture come impianti idraulici, prodotti per la pulizia, parti elettriche di ricambio e strumenti utilizzati dal personale addetto alla manutenzione. Saprete esattamente cosa c'è in magazzino e dove è conservato, risparmiando tempo e riducendo la necessità di fare ordini all'ultimo minuto.

È possibile combinare la gestione delle scorte con il riordino automatico. In questo caso, si utilizza un sistema digitale per monitorare i livelli delle scorte. Quando un articolo del magazzino scende al di sotto di una quantità specifica, il sistema attiva un riordino automatico.

Supponiamo che vogliate che i sistemi automatizzati funzionino in modo efficace. In questo caso, dovrete analizzare lo storico dell'utilizzo delle scorte per determinare cosa viene utilizzato di più, riordinato di più e in quali quantità. È possibile configurare il sistema in modo da imitare le pratiche di gestione dell'inventario seguite in passato dall'uomo.

I proprietari di resort e strutture in affitto possono sfruttare le soluzioni di business intelligence per hotel per analizzare l'utilizzo delle attrezzature e i livelli di inventario e ottimizzare le operazioni di manutenzione. Grazie a questo strumento, i proprietari e i gestori di strutture ricettive possono basare le loro operazioni su dati reali, garantendo così una manutenzione efficiente degli asset.

Programmazione della manutenzione preventiva

I sensori dell'Internet of Things (IoT) possono essere installati su apparecchiature come scaldabagni, sistemi HVAC o impianti idraulici per monitorarne le prestazioni in tempo reale.

Questi dispositivi raccolgono dati sull'utilizzo, la temperatura o i livelli di pressione e inviano avvisi quando le letture suggeriscono un'usura o un potenziale guasto.

Un dispositivo IoT raccoglie dati dai dispositivi e li monitora in tempo reale. (Immagine fornita dall'autore).

Ad esempio, un sensore su un'unità HVAC può segnalare al sistema quando i filtri devono essere sostituiti o quando l'unità funziona in modo inefficiente.

Il software per la manutenzione degli immobili può raccogliere questi dati e programmare automaticamente la manutenzione in base alle condizioni effettive piuttosto che a intervalli prestabiliti. Di conseguenza, la manutenzione viene effettuata quando è più necessaria, evitando guasti improvvisi e prolungando la vita di un bene.

Utilizzare l'ottimizzazione del percorso

L'ottimizzazione dei percorsi è utile per i team che gestiscono più sedi, come i resort o le unità abitative.

Un software per l'ottimizzazione dei percorsi come Badger Mapping aiuta i team a pianificare i percorsi più efficienti quando iniziano una giornata di richieste di manutenzione. Il software offre il percorso migliore in base a diverse variabili, come le condizioni del traffico, i lavori stradali e l'indirizzo della proprietà.

Il software di ottimizzazione dei percorsi fornisce una visione olistica di tutte le richieste di manutenzione per un determinato periodo di tempo.

Inoltre, aiuta i gestori di immobili ad assegnare i compiti in modo logico. Ad esempio, possono suddividere i tecnici della manutenzione per aree specifiche o per tipo di richiesta di manutenzione.

Come risultato:

• I tempi di viaggio sono ridotti al minimo.
• Il costo del carburante è ottimizzato.
• Gli ospiti rimangono soddisfatti.

Ottimizzazione delle soluzioni di archiviazione

Le soluzioni di stoccaggio sono l'arte di conservare e accedere alle attrezzature e ai materiali necessari per le attività di manutenzione.

Soluzioni di stoccaggio efficaci supportano flussi di lavoro fluidi riducendo il tempo di ricerca delle risorse, mantenendo gli articoli in modo sicuro e protetto e assicurando che le forniture critiche siano sempre disponibili quando necessario.

Esaminiamo diverse soluzioni di stoccaggio.

Edifici in metallo

Una strategia eccellente per proteggere le attrezzature e le forniture di valore del vostro resort è quella di conservarle in un edificio metallico. Queste strutture personalizzabili offrono una soluzione economica e duratura che protegge i beni dalle intemperie e riduce i costi di manutenzione.

Per estensione, un intero edificio in metallo può resistere alla prova del tempo e di madre natura.

I prezzi delle costruzioni metalliche possono variare a seconda delle esigenze, ma è possibile trovare una soluzione adatta al proprio budget e ai propri requisiti specifici.

Ottimizzazione dello stoccaggio verticale

L'ottimizzazione dell'immagazzinamento verticale massimizza l'uso dello spazio disponibile utilizzando pareti, scaffalature e rack a più livelli per immagazzinare strumenti, attrezzature e forniture.

Gli articoli sono organizzati in modo da garantire che gli articoli di uso frequente siano facilmente raggiungibili, mentre gli articoli meno utilizzati si trovano più in alto.

Ottimizzazione dello stoccaggio verticale:

• Riduce il disordine.
• Migliora l'accessibilità.
• Si risparmia tempo nell'estrazione degli strumenti necessari, soprattutto in caso di riparazioni urgenti.
• Crea un ambiente di stoccaggio più organizzato grazie a etichette ben visibili e categorizzate.
• Utilizza al meglio lo spazio limitato.

Sistemi di gestione del magazzino

Un sistema di gestione del magazzino (WMS) aiuta a tenere traccia dell'inventario, a organizzare lo stoccaggio e a ottimizzare la movimentazione delle merci, assicurando che gli articoli siano immagazzinati, prelevati e distribuiti in modo efficiente.

Un WMS fornisce informazioni in tempo reale sui livelli delle scorte, sulle ubicazioni e sui modelli di utilizzo, rendendo più facile mantenere l'accuratezza dell'inventario ed evitare eccedenze o carenze.

Inoltre, automatizza processi come la ricezione delle spedizioni, l'assegnazione delle posizioni di stoccaggio e la generazione di avvisi di rifornimento, migliorando la produttività e riducendo gli errori nelle operazioni di magazzino.

Riflessioni finali

La gestione degli immobili non deve essere necessariamente stressante.

Modificando l'archiviazione dei beni necessari per soddisfare le richieste e snellendo il processo di esecuzione delle attività di manutenzione, il gestore di un immobile può creare un flusso di lavoro di manutenzione più produttivo, a vantaggio dei proprietari, dei tecnici e degli inquilini.

Prendete in considerazione l'implementazione delle strategie suggerite in questo blog per costruire un ecosistema di manutenzione immobiliare ben curato e affidabile che rifletta professionalità e attenzione.