Come progettare un ambiente di riunione inclusivo che coinvolga tutti

Introduzione

È molto utile sfruttare tutti i talenti del vostro team. Tuttavia, per farlo, è necessario creare un ambiente di riunione che incoraggi la partecipazione di tutti i membri del team. A tal fine, potete promuovere l'inclusività nelle vostre riunioni.

In questo articolo parleremo di come progettare un ambiente di riunione inclusivo che incoraggi la partecipazione di tutto il team. Verranno illustrate le basi delle riunioni inclusive e i motivi per cui si desidera creare uno spazio inclusivo. Da qui, ci immergeremo in alcuni suggerimenti praticabili per promuovere l'inclusività nel vostro ambiente di lavoro.

Ambienti di riunione inclusivi: Le basi

Gli ambienti di riunione inclusivi sono fondamentali per coinvolgere tutti i membri del team e incoraggiare la partecipazione attiva di tutti.

L'intero team deve sentirsi a proprio agio e incoraggiato a partecipare a un ambiente di riunione inclusivo. Le nuove idee devono essere prese in considerazione e le persone devono essere autorizzate a pensare fuori dagli schemi. Le idee non devono essere respinte, anche se non sono convenzionali.

Inoltre, gli ambienti di riunione inclusivi devono essere percepiti come spazi sicuri per tutti i partecipanti. Come minimo, i pronomi preferiti dalle persone vengono rispettati e non sono ammessi comportamenti discriminatori. I membri del team devono sentirsi a proprio agio, indipendentemente dalla loro identità.

L'inclusività nelle riunioni consiste anche nell'offrire sistemazioni per rendere l'ambiente adatto alle persone con disabilità o handicap.

Perché utilizzare un ambiente di riunione inclusivo

È possibile aumentare la produzione e la produttività dell'organizzazione consentendo a tutto il team di brillare con un ambiente di riunione inclusivo. Sfruttare i punti di forza di ognuno vi aiuterà a lavorare meglio come squadra.

Inoltre, la creazione di ambienti di riunione inclusivi contribuisce a creare una cultura dell'ambiente di lavoro generalmente più inclusiva e positiva. Questo è ottimo per mantenere alto il morale e motivare il team.

Come creare un ambiente di riunione inclusivo

Ora che avete capito il valore della progettazione di un'organizzazione di riunioni inclusiva, vediamo alcuni modi per metterla in pratica.

1. Stabilire le regole di base

È essenziale organizzare le riunioni in modo da consentire alle persone di contribuire. A tal fine, è necessario stabilire alcune regole di base che garantiscano la sicurezza psicologica.

Una regola fondamentale per creare una cultura positiva delle riunioni è quella di esigere il rispetto per ogni membro del team. Sviluppate una politica di tolleranza zero per la discriminazione o le molestie. Create un sistema di controlli e contrappesi che ritenga i leader e tutti gli altri membri del team responsabili delle loro azioni per garantire che le interazioni esclusivamente rispettose siano una norma culturale nel vostro ambiente di lavoro.

Quando si stabiliscono le regole di base, bisogna anche definire le aspettative. In molti tipi di riunioni, alcune persone possono sentirsi naturalmente osservatori quando non hanno nulla di specifico da presentare. Tuttavia, se volete che queste persone intervengano, fate sapere loro che volete che intervengano, sia che offrano un'opinione sia che presentino un piano d'azione.

2. Offrire ausili per l'accessibilità

Molti team includono persone con disabilità e handicap. Offrire ausili per l'accessibilità è molto importante per coltivare efficacemente i talenti e le idee di queste persone.

Ad esempio, se un membro del vostro team non ha l'udito, è fondamentale facilitare la comunicazione durante le riunioni in modo accessibile. In molti casi, ciò può essere ottenuto utilizzando un software per conferenze con sottotitoli in tempo reale. In questo modo, il membro del team con problemi di udito può leggere le parole degli altri in tempo reale.

Supponiamo di avere un membro del team ipovedente. In questo caso, potete rendere le riunioni più accessibili spiegando accuratamente i grafici delle presentazioni o utilizzando immagini ad alto contrasto che possano essere visibili.

Naturalmente, questi esempi non si applicano a tutte le squadre. In qualità di caposquadra, spetta a voi valutare le esigenze del vostro team e fornire l'aiuto necessario.

3. Invitare le persone a contribuire

Abbiamo parlato di definire le aspettative quando si vuole che le persone contribuiscano. Tenendo presente questo aspetto, dovreste andare oltre, creando attivamente opportunità per le persone di contribuire alla conversazione. Questo aspetto sarà diverso a seconda dei formati di riunione o delle discussioni.

Supponiamo che stiate prendendo una decisione importante che riguarda gran parte del vostro team. È opportuno fare il giro della stanza e chiedere esplicitamente l'opinione di ciascuno. Questo è il modo più diretto possibile.

Quando si discute di questioni meno importanti, si può aprire la porta a domande, commenti e preoccupazioni. In questo caso è utile avere una cultura aziendale forte, che dia alle persone la consapevolezza che la loro voce conta, in modo che si esprimano in un forum aperto come questo.

Per essere efficienti nelle riunioni con gruppi numerosi di persone, non è necessario che tutti i partecipanti alla chiamata intervengano a voce su un argomento. In una riunione virtuale, invece, si può chiedere alle persone di esprimere i loro pensieri nella chat, e i leader della telefonata possono esaminare rapidamente le risposte e riconoscerle di conseguenza.

4. Lasciare parlare una persona alla volta

È necessario creare una cultura di riunione che impedisca di parlare sopra gli altri. Quando si parla sopra le persone, queste possono sentirsi frustrate, perdere il filo del discorso e scoraggiarsi a parlare.

Naturalmente è facile parlare sopra qualcuno per sbaglio, ma il vostro ruolo di facilitatori di riunioni è quello di impedire che ciò accada. Sembra semplice, ma se qualcuno sta già parlando e un altro parla sopra di lui, chiedete al secondo di aspettare che il primo finisca.

Tenendo sotto controllo questo aspetto, è possibile creare una cultura che dia la priorità al lasciare che le persone parlino senza interruzioni.

5. Incoraggiare le persone ad "alzare le mani".

(Immagine fornita dall'autore)

A volte può essere difficile trovare l'occasione di parlare durante una teleconferenza, perché gli indizi che si usano per parlare in una riunione di persona non sono sempre così evidenti quando si è a distanza. Fortunatamente, gli strumenti di videoconferenza, come Zoom, consentono ai partecipanti di "alzare la mano" per indicare che hanno qualcosa da dire.

Sebbene questa funzione sia disponibile, le persone non la usano sempre. Per questo è importante ricordare al team dove trovare questo pulsante e incoraggiarlo a usarlo quando vuole contribuire alla conversazione.

6. Registrazione dei verbali delle riunioni

Tenere un registro dettagliato delle riunioni è una tattica eccellente per tenere tutti impegnati e incoraggiare l'inclusione durante le riunioni. Aiuta a garantire che tutti abbiano la possibilità di parlare e che le loro parole siano accuratamente registrate. Ciò incoraggia la collaborazione, aumenta la partecipazione e migliora la responsabilità.

Inoltre, avere una chiara registrazione dei verbali delle riunioni è un ottimo modo per tenere traccia di chi di solito partecipa e contribuisce. Questo permette anche di identificare chi tende a rimanere in silenzio durante le riunioni, in modo da poter dare priorità alla creazione di spazi per far parlare queste persone.

Le app per i verbali delle riunioni offrono un ottimo modo per semplificare questo processo. Questa tecnologia consente di organizzare tutti i dettagli e di renderli accessibili a tutto il team.

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7. Diventare intelligenti con le riunioni ibride

Se offrite orari di lavoro ibridi o a distanza, la creazione di una configurazione ibrida per le riunioni è essenziale per facilitare una comunicazione efficace tra chi è in ufficio e chi è a casa.

A questo proposito, è necessario assicurarsi che i partecipanti remoti abbiano la possibilità di intervenire, poiché può essere difficile intervenire quando la parte del team che lavora di persona sta parlando.

A questo proposito, se attualmente non offrite opzioni di lavoro ibrido o a distanza, dovreste prenderle in considerazione. Il lavoro ibrido è un'opzione più accessibile per molte persone, poiché consente loro di lavorare in un ambiente più comodo e adatto alle loro esigenze.

8. Sfruttare i follow-up one-to-one

Alcune persone sono naturalmente timide e potrebbero essere meno inclini a esprimere i loro pensieri in un contesto di gruppo. Per questo motivo, è possibile utilizzare incontri di follow-up individuali per offrire a queste persone un ambiente più confortevole per esprimere il proprio parere su un argomento.

Se l'incontro avviene in un ambiente più riservato, le persone più riservate possono sentirsi più a loro agio nel parlare e condividere le proprie idee. Una volta che le loro idee sono state convalidate o approfondite da soli, possono sentirsi abbastanza sicuri da condividerle in un contesto di gruppo più ampio.

9. Creare un'agenda

La creazione di un ambiente di riunione inclusivo richiede una preparazione accurata e materiali accessibili per garantire che ogni partecipante si senta coinvolto e valorizzato. I leader inclusivi sono saggi nel creare un ordine del giorno, in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi e possano preparare i propri pensieri e appunti di conseguenza.

L'uso di un editor PDF di Smallpdf può contribuire a questo obiettivo. Ad esempio, prima delle riunioni, i facilitatori possono utilizzare questo strumento per modificare i PDF aggiungendo annotazioni, commenti o evidenziazioni per sottolineare i punti chiave, rendendo più facile per i partecipanti seguirli.

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Inoltre, fornire ai partecipanti PDF compilabili o consentire loro di aggiungere le proprie note direttamente all'interno del documento incoraggia il coinvolgimento attivo, soprattutto per coloro che elaborano meglio le informazioni a livello visivo o che preferiscono formati interattivi.

Supponiamo che un membro del team abbia problemi di vista. Potreste usare questo strumento per ingrandire il testo, regolare il contrasto o aggiungere descrizioni in linea con le linee guida sull'accessibilità, creando un'esperienza più inclusiva.

Conclusione

Si possono adottare diversi approcci per creare un ambiente inclusivo per le riunioni del team. In questo modo è possibile coinvolgere maggiormente i dipendenti e migliorare le operazioni. Inoltre, si contribuisce a promuovere una cultura dell'inclusività in tutta l'organizzazione.

Come farete a rendere le vostre riunioni inclusive?