3 consigli per rendere più efficace l'outsourcing dell'inserimento dati

Introduzione

Anche se l'inserimento dei dati può sembrare un'attività di poco conto, l'efficienza operativa della vostra organizzazione dipende da questo. Vi aiuta a mantenere le informazioni sulle operazioni dell'organizzazione, consentendovi di prendere decisioni informate, pianificare strategie e consentire la crescita dell'azienda.

L'inserimento dei dati è davvero importante per il successo dell'azienda e ogni organizzazione deve concentrarsi sull'inserimento accurato dei dati. Tuttavia, si tratta di un compito noioso e lungo, e il vostro team attuale potrebbe non avere la larghezza di banda necessaria per gestirlo. In questo caso, i servizi di gestione dei dati in outsourcing possono aiutarvi a togliere il peso dalle vostre spalle. Ma con così tante opzioni disponibili, come scegliere quella giusta? L'articolo che segue illustra tre strategie che renderanno più efficace l'outsourcing dell'inserimento dati.

Cosa è incluso nei servizi di inserimento dati in outsourcing?

Esternalizzare le attività di inserimento dati significa assumere un fornitore di servizi terzo per gestire l'inserimento dei dati della vostra organizzazione. Questi professionisti conservano le informazioni essenziali sulle attività della vostra organizzazione e semplificano la gestione dei dati.

Anche se non fanno parte del team interno dell'organizzazione, svolgono tutte le attività di inserimento dati. I loro servizi includono i seguenti:

• Inserire le informazioni dell'organizzazione nel database, nei fogli di calcolo o nei sistemi CRM.
• Trascrizione di file audio in formati di testo.
• Elaborazione di fatture, ordini, moduli o richieste.
• Convertire le copie cartacee di diversi documenti in copie morbide.

Quando chiedete l'assistenza di un'azienda di outsourcing, questa impiegherà un team di esperti di inserimento dati per la vostra organizzazione. Il team è altamente esperto e dotato degli strumenti necessari per gestire grandi quantità di dati.

Esternalizzando le attività di inserimento dati, potete mettere insieme diversi talenti da tutto il mondo per gestire alcune delle operazioni essenziali della vostra organizzazione, e la cosa migliore è che non dovete fornire loro alcun benefit per i dipendenti.

Strategie per rendere più efficace l'outsourcing dell'inserimento dati

L'outsourcing dell'inserimento dei dati comporta molti vantaggi. Ma come si può renderlo più efficace? Scopriamolo nella sezione seguente:

1. Esaminare la sicurezza dei dati

La sicurezza dei dati è un must per ogni organizzazione. Se esternalizzate la vostra attività di inserimento dati, molto probabilmente temete che una terza parte possa accedere ed elaborare i vostri dati privati e sensibili. Se non vi informate sulle specifiche esigenze di sicurezza del fornitore di servizi, potreste mettere a rischio le vostre informazioni sensibili e la riservatezza dei dati.

Identificate il livello di sicurezza dei dati richiesto dalla vostra organizzazione e discutetene con il fornitore di servizi. Inoltre, analizzate la loro attuale configurazione di sicurezza. Se intendete fornire loro i vostri strumenti interni, assicuratevi di valutare le loro capacità di gestione dei dati e delle informazioni sensibili.

2. Implementare un contratto chiaro

Quando implementate un contratto trasparente con il vostro fornitore di servizi, specificando le regole di protezione dei dati e di conformità che deve seguire, garantite una comunicazione chiara sugli standard di sicurezza della vostra organizzazione.

Per ridurre i rischi di cybersicurezza, è necessario includere nel contratto una clausola di protezione dei dati. L'accordo deve essere il più completo possibile, menzionando le procedure da seguire per garantire la sicurezza dei dati.

3. Calcolare attentamente il ROI

La maggior parte delle organizzazioni sceglie di esternalizzare le attività di inserimento dati perché vuole ridurre i costi operativi. Per questo motivo, quando assumete un team di professionisti, quantificate i vantaggi che essi vi offrono. I vantaggi comprenderanno sia quelli monetari che quelli non monetari, che vanno dall'aumento della soddisfazione dei clienti, al miglioramento del flusso di cassa, alla riduzione delle entrate e molto altro ancora.

Confrontate i vantaggi con l'investimento per determinare il ROI. Se il processo di outsourcing produce un ROI soddisfacente, siete nella direzione giusta. In caso contrario, è necessario approfondire le ricerche per trovare un servizio che fornisca un ritorno sull'investimento soddisfacente.

Conclusione

L'inserimento dei dati è un'attività essenziale che comporta la gestione di informazioni sensibili sulle attività della vostra organizzazione e la loro organizzazione sistematica. Tuttavia, è anche noioso e richiede molto tempo. Per questo motivo, l'outsourcing è la soluzione migliore per la vostra azienda.

Ma ricordate, se volete trarre il massimo vantaggio dall'esternalizzazione del vostro compito di inserimento dati, dovete assumere un fornitore di servizi affidabile e in grado di rispettare le norme di sicurezza della vostra organizzazione.