Cara Merampingkan Pemeliharaan Properti Resor dan Penyewaan dengan Solusi Logistik dan Penyimpanan yang Efisien

Intro

Mengelola dan memelihara rangkaian properti secara efektif secara langsung memengaruhi tiga area:

• Kepuasan penyewa dan penghuni.
• Biaya operasional. Yakni, menjaga biaya tetap rendah.
• Nilai properti.

Baik berurusan dengan rumah keluarga tunggal, properti residensial, atau properti komersial seperti resor, properti yang terawat dengan baik menciptakan lingkungan yang aman dan ramah bagi penghuninya.

Namun, mencapai pemeliharaan properti yang mulus lebih mudah diucapkan daripada dilakukan!

Manajer properti memiliki tanggung jawab yang berat:

• Mengelola tugas-tugas rutin.
• Lulus inspeksi keselamatan.
• Menanggapi permintaan pemeliharaan reaktif secara memadai.

Dan jika itu belum cukup, mereka harus memastikan semua aktivitas pemeliharaan dapat dikelola dengan biaya yang terjangkau.

Jika Anda seorang manajer atau pemilik properti yang memiliki masalah dengan properti, Anda datang ke tempat yang tepat. Blog ini akan membahas strategi tentang bagaimana resor dan properti sewaan dapat merampingkan operasi pemeliharaan mereka melalui solusi logistik dan penyimpanan.

Apa yang dimaksud dengan pemeliharaan properti?

Pemeliharaan properti mengacu pada perawatan berkelanjutan dari sebuah bangunan atau fasilitas, yang meliputi memperbaiki kebocoran pipa, menyelesaikan masalah pengendalian hama, dan mengelola penyok dan retakan.

Ada empat jenis pemeliharaan properti:

• Pemeliharaan preventif: Ini mencakup pemeriksaan dan servis rutin untuk mencegah masalah sebelum muncul.
• Pemeliharaan reaktif: Di sinilah masalah diselesaikan setelah terjadi, seperti memperbaiki kerusakan air atau mengganti perlengkapan yang rusak.
• Pemeliharaan berbasis kondisi: Ini adalah pemantauan kondisi peralatan atau properti untuk memutuskan kapan pemeliharaan diperlukan, menghindari pekerjaan yang tidak perlu atau kerusakan mendadak.
• Inspeksi pemeliharaan atau keselamatan. Ini diperlukan untuk kegiatan perbaikan rumah, seperti misalnya, saat memasang perapian listrik.

Perusahaan manajemen properti menyeimbangkan keempat lapisan pemeliharaan ini sambil meminimalkan biaya dan memaksimalkan kepuasan penyewa atau tamu.

Konsekuensi dari pemeliharaan properti yang buruk

Praktik pemeliharaan yang buruk dapat menyebabkan ulasan negatif, peningkatan risiko keselamatan, inspeksi kesehatan yang gagal, dan biaya jangka panjang yang lebih tinggi. Secara khusus, area-area berikut ini terpengaruh.

Nilai properti

Nilai properti akan turun drastis. Ini bukan pandangan yang baik bagi pemilik properti jika properti mereka memiliki sejarah kegagalan pemeriksaan keamanan dan mengabaikan pemeliharaan rutin. Properti seperti itu menarik harga sewa yang lebih rendah dan sulit dijual.

Meningkatnya biaya perbaikan

Menunda perbaikan dapat mengubah gunung menjadi tikus tanah. Anda berisiko mengalami kerusakan parah dan pertumbuhan tahi lalat ketika Anda mengabaikan sesuatu yang biasa terjadi seperti kebocoran air. Apa yang seharusnya menjadi perbaikan sederhana sekarang menjadi tiga atau empat kali lipat biayanya.

Ini tidak termasuk biaya tersembunyi seperti hilangnya pendapatan sewa (jika, misalnya, penyewa harus pindah karena properti menjadi tidak aman) dan biaya setelahnya untuk membayar nasihat hukum dan denda atas pelanggaran peraturan.

Anda tentu tidak ingin berada dalam situasi seperti ini! Jadi, mari kita bahas strategi logistik dan penyimpanan untuk menjaga biaya perawatan serendah mungkin untuk portofolio real estat Anda.

Apa yang dimaksud dengan strategi logistik?

Dalam konteks pemeliharaan properti, strategi logistik mencakup perencanaan, koordinasi, dan pengelolaan sumber daya sedemikian rupa untuk memastikan kegiatan pemeliharaan gedung dilakukan secara efisien.

Ini adalah tentang memastikan alat dan perlengkapan yang tepat tersedia kapan dan di mana saja.

Ada beberapa cara untuk menerapkan strategi tersebut.

Sistem manajemen terpusat

Manajemen pemeliharaan membutuhkan penyatuan beberapa variabel, seperti:

• Email
• Spreadsheet
• Panggilan telepon
• Permintaan dan tugas pemeliharaan
• Jadwal

Mengelola variabel-variabel ini (yang sering kali dinamis dan selalu berubah) di berbagai sistem yang berbeda membuat teknisi pemeliharaan rentan melakukan kesalahan dan menyebabkan penundaan dalam memenuhi tugas pemeliharaan.

Solusinya adalah sistem manajemen terpusat seperti SiteCapture.

Sebagai solusi manajemen proyek, solusi ini membantu mengotomatiskan tugas, melacak jadwal pemeliharaan, dan memberikan pembaruan waktu nyata, menjaga tim tetap sinkron dan siap mengatasi masalah dengan cepat. Alat manajemen proyek tenaga surya menawarkan dukungan tambahan untuk properti dengan instalasi tenaga surya, memastikan sistem energi tetap efisien. Dengan menggabungkan kemampuan ini, resor dan properti sewaan dapat merampingkan operasi, meningkatkan logistik, dan mengoptimalkan penggunaan energi.

Dari sudut pandang tim pemeliharaan properti, mereka tahu persis apa yang harus dikerjakan dan apa yang harus diprioritaskan. Ini berarti hal-hal yang paling mendesak yang memengaruhi kehidupan sehari-hari diselesaikan terlebih dahulu, sehingga penyewa tetap senang.

Ketika Anda menunjukkan kompetensi pemeliharaan Anda kepada pemilik properti, menghasilkan lebih banyak prospek real estat dari mulut ke mulut menjadi lebih mudah.

Manajemen inventaris dan pemesanan ulang otomatis

Manajemen inventaris yang cermat dan tepat memastikan persediaan dan peralatan tersedia hanya ketika Anda membutuhkannya dan dalam jumlah yang tepat. Hal ini mengurangi kemungkinan pengeluaran yang tidak perlu dan meminimalkan waktu henti.

Sebagai contoh, dalam satu skenario, Anda dapat melacak persediaan seperti perlengkapan pipa, produk pembersih, suku cadang listrik, dan peralatan yang digunakan oleh staf pemeliharaan. Anda akan mengetahui dengan pasti apa yang tersedia dan di mana penyimpanannya, sehingga menghemat waktu dan mengurangi kebutuhan untuk melakukan pemesanan di menit-menit terakhir.

Anda dapat menggabungkan manajemen inventaris dengan pemesanan ulang otomatis. Dalam hal ini, Anda menggunakan sistem digital untuk memantau tingkat stok. Ketika item inventaris turun di bawah jumlah tertentu, sistem akan memicu pemesanan ulang otomatis.

Misalkan Anda ingin sistem otomatis bekerja secara efektif. Dalam hal ini, Anda harus menyelami penggunaan inventaris historis untuk menentukan apa yang paling sering digunakan, paling sering dipesan ulang, dan dalam jumlah berapa. Anda dapat mengatur sistem untuk meniru praktik manajemen inventaris yang dipimpin oleh manusia di masa lalu.

Pemilik properti resor dan penyewaan dapat memanfaatkan solusi intelijen bisnis hotel untuk menganalisis penggunaan peralatan dan tingkat inventaris untuk mengoptimalkan operasi pemeliharaan. Dengan alat ini, pemilik dan manajer properti dapat mendasarkan operasi mereka pada data nyata dan dengan demikian memastikan pemeliharaan aset yang efisien.

Penjadwalan pemeliharaan preventif

Sensor Internet of Things (IoT) dapat dipasang pada peralatan seperti pemanas air, sistem HVAC, atau perlengkapan pipa untuk memantau kinerja waktu nyata.

Perangkat ini mengumpulkan data tentang penggunaan, suhu, atau tingkat tekanan dan mengirimkan peringatan ketika pembacaan menunjukkan keausan atau potensi kegagalan.

Perangkat IoT menarik data dari perangkat dan memantaunya secara real time. (Gambar disediakan oleh penulis.)

Misalnya, sensor pada unit HVAC dapat memberi tahu sistem ketika filter perlu diganti atau ketika unit berjalan tidak efisien.

Perangkat lunak pemeliharaan properti dapat mengumpulkan data ini dan secara otomatis menjadwalkan pemeliharaan berdasarkan kondisi aktual, bukan interval yang telah ditentukan sebelumnya. Hasilnya, pemeliharaan dilakukan pada saat yang paling dibutuhkan, mencegah kerusakan mendadak dan memperpanjang usia aset.

Gunakan pengoptimalan rute

Pengoptimalan rute sangat berguna bagi tim yang mengelola beberapa lokasi seperti resor atau unit apartemen.

Perangkat lunak pengoptimalan rute seperti Badger Mapping membantu tim merencanakan jalur yang paling efisien saat mereka memulai hari untuk memenuhi permintaan pemeliharaan. Perangkat lunak ini menawarkan rute terbaik berdasarkan beberapa variabel, seperti kondisi lalu lintas, pekerjaan jalan, dan alamat properti.

Perangkat lunak pengoptimalan rute memberikan pandangan holistik dari semua permintaan pemeliharaan untuk jangka waktu tertentu.

Hal ini semakin membantu manajer properti untuk menetapkan tugas secara logis. Misalnya, mereka dapat membagi teknisi pemeliharaan berdasarkan area atau jenis permintaan pemeliharaan tertentu.

Hasilnya:

• Waktu perjalanan diminimalkan.
• Biaya bahan bakar dioptimalkan.
• Para tamu tetap merasa puas.

Mengoptimalkan solusi penyimpanan

Solusi penyimpanan adalah seni menyimpan dan mengakses peralatan dan perlengkapan yang diperlukan untuk tugas pemeliharaan.

Solusi penyimpanan yang efektif mendukung kelancaran alur kerja dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari sumber daya, menjaga barang tetap tersimpan dengan aman dan terlindungi, dan memastikan persediaan penting selalu tersedia saat dibutuhkan.

Mari kita periksa beberapa solusi penyimpanan.

Bangunan logam

Strategi yang sangat baik untuk melindungi peralatan dan perlengkapan resor Anda yang berharga adalah dengan menyimpannya di dalam bangunan logam. Struktur yang dapat disesuaikan ini menawarkan solusi hemat biaya dan tahan lama yang melindungi aset Anda dari berbagai elemen dan mengurangi biaya perawatan.

Dengan demikian, seluruh bangunan yang terbuat dari logam dapat bertahan dalam ujian waktu dan alam.

Harga bangunan logam dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan Anda, tetapi Anda dapat menemukan solusi yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan spesifik Anda.

Optimalisasi penyimpanan vertikal

Optimalisasi penyimpanan vertikal memaksimalkan penggunaan ruang yang tersedia dengan memanfaatkan dinding, unit rak, dan rak bertingkat untuk menyimpan perkakas, peralatan, dan perlengkapan.

Barang-barang diatur untuk memastikan barang-barang yang sering digunakan mudah dijangkau sementara menyimpan barang-barang yang jarang digunakan di tempat yang lebih tinggi.

Optimalisasi penyimpanan vertikal:

• Mengurangi kekacauan.
• Meningkatkan aksesibilitas.
• Menghemat waktu dalam mengambil alat yang diperlukan-terutama selama perbaikan yang mendesak.
• Menciptakan lingkungan penyimpanan yang lebih terorganisir melalui label yang terlihat jelas dan dikategorikan.
• Memanfaatkan ruang yang terbatas dengan sebaik-baiknya.

Sistem manajemen gudang

Sistem manajemen gudang (WMS) membantu melacak inventaris, mengatur penyimpanan, dan merampingkan pergerakan barang, memastikan bahwa barang disimpan, diambil, dan didistribusikan secara efisien.

WMS memberikan wawasan real-time tentang tingkat stok, lokasi, dan pola penggunaan, sehingga lebih mudah untuk menjaga akurasi inventaris dan menghindari kelebihan atau kekurangan stok.

Sistem ini juga mengotomatiskan proses seperti menerima pengiriman, menetapkan lokasi penyimpanan, dan menghasilkan peringatan pengisian ulang, meningkatkan produktivitas dan mengurangi kesalahan dalam operasi gudang.

Pikiran terakhir

Manajemen properti tidak perlu membuat stres.

Dengan mengubah cara penyimpanan aset yang diperlukan untuk memenuhi permintaan dan merampingkan proses pelaksanaan tugas pemeliharaan, manajer properti dapat menciptakan alur kerja pemeliharaan yang lebih produktif yang bermanfaat bagi pemilik, teknisi, dan penghuni.

Pertimbangkan untuk menerapkan strategi yang disarankan dalam blog ini untuk membangun ekosistem pemeliharaan properti yang terpelihara dengan baik dan dapat diandalkan yang mencerminkan profesionalisme dan kepedulian.