Bagaimana Cara Mengoptimalkan Portofolio Aplikasi SaaS Anda?

Intro

Organisasi sangat bergantung pada aplikasi SaaS untuk merampingkan operasi, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan pengalaman pelanggan di pasar yang kompetitif saat ini. Namun, pengelolaan aplikasi-aplikasi ini sering kali diabaikan.

Proliferasi aplikasi SaaS terlihat jelas di perusahaan-perusahaan saat ini. Menurut studi yang dilakukan oleh Productiv, jumlah rata-rata aplikasi SaaS yang digunakan di sebuah perusahaan diperkirakan akan mencapai 371 pada tahun 2023.

Sumber

Tetapi pertanyaannya adalah, Seberapa baik aplikasi ini dapat dikelola?

Jumlah aplikasi SaaS yang digunakan organisasi tidaklah penting; yang penting adalah bagaimana aplikasi-aplikasi ini memengaruhi keamanan, pendapatan, dan pertumbuhan organisasi jika tidak dikelola dengan baik.

Jadi, bagaimana cara mengelola dan mengoptimalkan portofolio aplikasi SaaS Anda secara efektif untuk kesuksesan bisnis yang lebih besar? Blog ini akan memandu Anda melalui langkah-langkah untuk mencapai pengoptimalan ini, dimulai dengan dampak buruk aplikasi SaaS yang tidak dikelola pada bisnis Anda.

Aplikasi SaaS yang tidak dikelola: Apa manfaatnya bagi bisnis Anda?

Aplikasi SaaS yang tidak dikelola dengan baik dapat menimbulkan masalah keamanan dan keuangan, sehingga merugikan keuntungan dan pertumbuhan bisnis Anda. SaaS yang tidak terkelola terjadi ketika perusahaan tidak memiliki pendekatan atau platform yang konsisten untuk mengelola aplikasi SaaS mereka.

Hal ini terjadi ketika aplikasi dibeli dan digunakan oleh tim internal atau pengguna tunggal tanpa pengawasan dari tim TI atau keuangan.

Sering kali, aplikasi yang tidak dikelola ini dilacak menggunakan spreadsheet yang rentan terhadap kesalahan. Pendekatan manual terhadap manajemen SaaS ini tidak efisien dan tidak produktif. Hal ini mengarah pada kompleksitas seperti peningkatan pengeluaran, ketidakpatuhan, dan perluasan SaaS.

Manajemen aplikasi SaaS secara manual cukup memadai saat menangani kurang dari 50 aplikasi, tetapi tidak cocok untuk organisasi dengan 200+ aplikasi.

Dengan manajemen manual, Anda akan kehilangan banyak hal:

• Tampilan komprehensif dari portofolio SaaS lengkap
• Pemberitahuan pembelian aplikasi yang tidak disetujui
• Wawasan pengeluaran SaaS departemen
• Analisis pola penggunaan
• Penyediaan dan penghentian penyediaan pengguna yang efisien

Memahami Risiko SaaS yang Tidak Terkelola

1. Meningkatnya Pengeluaran Karena Shadow IT

Aplikasi SaaS yang tidak sah yang dibeli menggunakan kartu kredit perusahaan tidak dapat dilacak secara efektif. Hal ini akan mengakibatkan pengeluaran yang berlebihan dan lisensi yang kurang dimanfaatkan, sehingga memengaruhi laba perusahaan. \

2. Munculnya Aplikasi Duplikat dan Kurang Dimanfaatkan

Manajemen SaaS yang buruk dan kurangnya visibilitas terpusat meningkatkan aplikasi duplikat, gratis, dan berlebihan, yang mengakibatkan ROI yang buruk dan masalah keamanan. \

3. Risiko Keamanan Data dan Kepatuhan

Aplikasi yang tidak dikelola dengan baik akan menyebabkan pelanggaran keamanan dan hilangnya informasi sensitif. Jika aplikasi tidak sesuai dengan peraturan, hal ini juga akan berdampak pada operasi bisnis Anda. \

4. Perpanjangan Otomatis

Karena SaaS yang tidak dikelola tidak akan dilacak oleh tim keuangan atau TI, kontrak mungkin akan diperpanjang secara otomatis, yang mengakibatkan peningkatan pengeluaran. \

5. Masalah dengan Efisiensi dan Produktivitas

Aplikasi yang tidak dikelola dengan baik akan menciptakan silo dalam komunikasi, menyebabkan kolaborasi yang buruk, dan menghambat produktivitas tim, yang pada akhirnya memengaruhi operasi bisnis.

Setelah Anda mengetahui implikasi dan risiko SaaS yang tidak dikelola dengan baik, mari kita bahas cara-cara sederhana untuk mengelola dan memanfaatkan aplikasi SaaS Anda secara efektif.

Sumber

5 Cara untuk mengoptimalkan portofolio aplikasi SaaS Anda

Adopsi SaaS yang cepat telah menambah kesulitan dan kendala manajemen. Untuk mengatasi masalah ini, berikut adalah lima cara untuk membantu perusahaan mengoptimalkan portofolio aplikasi SaaS mereka dan mendapatkan hasil maksimal dari aplikasi SaaS mereka:

Dapatkan visibilitas aplikasi yang lengkap

"Studi MADX melaporkan bahwa kurangnya visibilitas aplikasi dalam organisasi SaaS menyebabkan lisensi aplikasi SaaS yang kurang dimanfaatkan atau tidak terpakai. Hampir 1/3 dari SaaS Anda bisa terbuang percuma; ini bisa berarti ratusan, ribuan, atau bahkan jutaan dolar, tergantung pada ukuran perusahaan Anda."

Organisasi harus mendapatkan visibilitas yang komprehensif ke dalam tumpukan aplikasi mereka untuk mengelola aplikasi SaaS secara efektif. Visibilitas ini membantu tim TI dan keuangan menentukan aplikasi mana yang digunakan, siapa yang menggunakannya, dan untuk apa aplikasi tersebut digunakan.

Perusahaan dengan visibilitas seperti itu dapat menghindari implikasi negatif dari redundansi aplikasi, penggunaan perangkat lunak yang tidak disetujui, dan alokasi sumber daya yang buruk.

Para pengambil keputusan akan dapat mengoptimalkan tumpukan aplikasi mereka, menghilangkan redundansi melalui konsolidasi dan rasionalisasi aplikasi. Hasilnya, tumpukan SaaS akan dioptimalkan, meningkatkan produktivitas bisnis dan efisiensi operasional.

Mencegah bayangan TI

Sesuai laporan dari Gartner, 41% karyawan mengakuisisi, memodifikasi, atau menciptakan teknologi di luar visibilitas TI pada tahun 2022, dan Gartner memperkirakan angka tersebut akan naik menjadi 75% pada tahun 2027.

Aktivitas pembelian dan penggunaan aplikasi SaaS tanpa sepengetahuan departemen TI disebut shadow IT. Aplikasi yang diperoleh melalui shadow IT dapat berisiko terhadap keamanan data, menghambat upaya kepatuhan, dan menghasilkan alur kerja yang terfragmentasi.

Mendapatkan visibilitas 100% adalah solusi termudah untuk memerangi TI bayangan. Bisnis dapat mencegah aplikasi yang tidak disetujui atau tidak disetujui memasuki portofolio SaaS mereka dengan memantaunya secara proaktif dan memusatkan proses pengadaan.

Alat bantu seperti CloudEagle dapat mengirimkan peringatan langsung ketika menemukan aplikasi yang tidak sah memasuki sistem Anda, menawarkan pendekatan proaktif untuk manajemen SaaS.

Menganalisis penggunaan aplikasi

Flexera menyatakan bahwa sekitar 33% dari pengeluaran perangkat lunak SaaS kurang dimanfaatkan oleh tim, yang menyebabkan ROI yang buruk.

Menganalisis bagaimana aplikasi SaaS digunakan dalam sebuah organisasi memberikan wawasan pengoptimalan yang signifikan. Dengan mengukur aktivitas dan keterlibatan pengguna, pengambil keputusan dapat menentukan aplikasi mana yang memberikan nilai paling besar dan mana yang kurang dimanfaatkan.

Metode berbasis data ini memungkinkan tim TI dan keuangan untuk membuat keputusan alokasi lisensi yang tepat, sehingga mereka dapat mendistribusikan sumber daya secara lebih efektif.

Menganalisis penggunaan aplikasi akan membantu Anda mengidentifikasi apakah aplikasi tersebut benar-benar membantu mereka menyelesaikan tugas yang diperlukan. Jika tidak, singkirkan aplikasi tersebut dan temukan aplikasi baru yang akan berguna bagi tim Anda.

Selain itu, hal ini memberikan kesempatan untuk pelatihan karyawan atau proses yang ditingkatkan untuk memaksimalkan potensi aplikasi yang sudah ada.

Menghilangkan lisensi atau aplikasi yang tidak digunakan

Penggunaan lisensi yang tidak tepat adalah masalah besar bagi perusahaan, yang mengakibatkan pemborosan. Bisnis dapat bernegosiasi dengan vendor menggunakan visibilitas aplikasi dan data penelitian penggunaan.

Dengan pengetahuan tentang pola penggunaan aktual, bisnis dapat menegosiasikan persyaratan lisensi yang memastikan jumlah lisensi sesuai dengan permintaan aktual. Hanya membeli lisensi berdasarkan permintaan; pembelian yang berlebihan akan menyebabkan investasi yang sia-sia dan ROI yang buruk.

Cara cerdas lain untuk mengoptimalkan stack Anda adalah dengan mengkonsolidasikan dua atau lebih aplikasi menjadi satu. Misalnya, jika tim pemasaran Anda menggunakan OptinMonster untuk pop-up dan tim penjualan mengandalkan Mailchimp untuk email, Anda bisa mengkonsolidasikan fungsi-fungsi ini ke dalam HubSpot, yang bisa menangani kedua tugas tersebut.

Alih-alih menggunakan dua aplikasi yang berbeda untuk kasus penggunaan yang berbeda, Anda bisa menggunakan satu aplikasi saja, sehingga pelacakan dan pengurangan pengeluaran perangkat lunak menjadi lebih mudah.

Prosedur ini mengurangi pemborosan dan mendorong pendekatan yang lebih hemat biaya dan strategis dalam pembelian perangkat lunak.

Gunakan platform manajemen SaaS

Anda memerlukan perangkat lunak manajemen SaaS yang tangguh dengan fitur-fitur yang relevan untuk menjalankan semua strategi yang disebutkan di atas. Platform ini memberikan visibilitas 100% dan kontrol terpusat atas manajemen aplikasi, sehingga proses seperti manajemen kontrak, distribusi lisensi, dan pelacakan pembaruan menjadi lebih mudah.

Platform manajemen SaaS dapat berintegrasi dengan sistem SSO, HRIS, dan Keuangan internal Anda. Integrasi ini memungkinkan platform untuk melihat kumpulan SaaS Anda secara lengkap dan mengaturnya bersama dengan pengeluaran Anda di satu tempat.

Mengapa harus mengandalkan spreadsheet untuk melacak aplikasi jika Anda memiliki alat canggih yang dapat melihat bayangannya saat terjadi? Alat-alat ini juga dapat membantu mengoptimalkan aplikasi SaaS Anda tanpa memerlukan banyak pekerjaan manual.

Tidak hanya memberikan visibilitas, namun juga memberikan peluang pengoptimalan biaya dengan mengungkapkan aplikasi yang duplikat dan berlebihan. Anda bisa menganalisis penggunaan, mengeliminasi, dan mengoptimalkan portofolio Anda.

Kesimpulan

Mengoptimalkan portofolio aplikasi SaaS Anda sangat penting bagi organisasi yang menggunakan berbagai macam aplikasi SaaS, karena hal ini dapat meningkatkan pengeluaran perangkat lunak Anda.

Mengelola portofolio aplikasi SaaS Anda secara efektif sangat penting untuk meningkatkan pertumbuhan, mengurangi risiko, dan memastikan keunggulan operasional. Mengabaikan pengelolaan yang memadai dapat mengakibatkan pemborosan sumber daya, masalah keamanan, eskalasi pengeluaran, dan alur kerja yang terfragmentasi.

Artikel ini membahas lima cara sederhana untuk mengoptimalkan portofolio aplikasi Anda: mulai dari visibilitas aplikasi hingga mencegah IT bayangan, memantau konsumsi, mengoptimalkan lisensi, dan memilih platform manajemen SaaS. Ini adalah pendekatan yang sudah teruji dan benar yang digunakan organisasi untuk mengoptimalkan portofolio mereka.

Portofolio aplikasi SaaS yang dioptimalkan dengan baik berfungsi sebagai pendorong pertumbuhan perusahaan, inovasi, dan kesuksesan jangka panjang.