Cara Merancang Lingkungan Pertemuan Inklusif yang Melibatkan Semua Orang

Intro

Ada banyak manfaat dalam memanfaatkan semua bakat tim Anda. Namun, untuk melakukannya, Anda harus menciptakan lingkungan rapat yang mendorong setiap anggota tim untuk berpartisipasi. Anda bisa melakukan ini dengan mempromosikan inklusivitas dalam rapat Anda.

Dalam artikel ini, kita akan membahas cara merancang lingkungan pertemuan inklusif yang mendorong partisipasi seluruh tim Anda. Kami akan membahas dasar-dasar pertemuan inklusif dan mengapa Anda ingin menciptakan ruang yang inklusif. Setelah itu, kita akan membahas beberapa tips yang dapat ditindaklanjuti untuk mendorong inklusivitas di tempat kerja Anda.

Lingkungan pertemuan yang inklusif: Dasar-dasarnya

Lingkungan rapat yang inklusif sangat penting untuk melibatkan setiap anggota tim dan mendorong partisipasi langsung di seluruh jajaran.

Seluruh tim harus merasa nyaman dan terdorong untuk berpartisipasi dalam lingkungan rapat yang inklusif. Ide-ide baru harus dipertimbangkan, dan orang-orang harus diberdayakan untuk berpikir di luar kebiasaan. Ide-ide tidak boleh ditolak, meskipun ide tersebut tidak konvensional.

Selain itu, lingkungan pertemuan yang inklusif harus terasa seperti ruang yang aman bagi semua orang yang terlibat. Paling tidak, kata ganti pilihan orang dihormati, dan perilaku diskriminatif tidak diperbolehkan. Anggota tim Anda harus merasa nyaman, apa pun identitas mereka.

Inklusi dalam pertemuan juga terlihat seperti menawarkan akomodasi untuk membuat lingkungan yang sesuai bagi mereka yang memiliki disabilitas atau gangguan.

Mengapa menggunakan lingkungan pertemuan yang inklusif

Anda bisa meningkatkan hasil dan produktivitas organisasi Anda dengan membiarkan seluruh tim Anda bersinar dengan lingkungan rapat yang inklusif. Memanfaatkan kekuatan setiap orang akan membantu Anda bekerja lebih baik sebagai sebuah tim.

Selain itu, menciptakan lingkungan pertemuan yang inklusif membantu menciptakan budaya tempat kerja yang secara umum lebih inklusif dan positif. Hal ini sangat bagus untuk menjaga semangat kerja dan motivasi tim Anda.

Cara mengkurasi lingkungan pertemuan yang inklusif

Setelah Anda memahami nilai dari merancang pengaturan pertemuan yang inklusif, mari kita lihat beberapa cara untuk mempraktikkannya.

1. Menetapkan aturan dasar

Penting untuk memformat pertemuan Anda agar orang-orang dapat berkontribusi. Untuk melakukan hal ini, Anda harus menetapkan beberapa aturan dasar yang memastikan keamanan psikologis.

Aturan dasar yang penting untuk menciptakan budaya rapat yang positif adalah menuntut rasa hormat kepada setiap anggota tim. Kembangkan kebijakan yang tidak menoleransi diskriminasi atau pelecehan. Ciptakan sistem pemeriksaan dan keseimbangan yang meminta pertanggungjawaban pemimpin dan semua anggota tim lainnya atas tindakan mereka untuk memastikan bahwa interaksi yang saling menghormati merupakan norma budaya di tempat kerja Anda.

Saat menetapkan aturan dasar, Anda juga harus menetapkan ekspektasi. Dalam banyak jenis pertemuan, beberapa orang mungkin secara alami merasa seperti pengamat ketika mereka tidak memiliki sesuatu yang spesifik untuk disampaikan. Namun, jika Anda ingin orang-orang ini ikut serta, beri tahu mereka secara spesifik bahwa Anda ingin mereka ikut serta, baik dengan memberikan pendapat atau menyampaikan rencana tindakan.

2. Tawarkan alat bantu aksesibilitas

Banyak tim yang beranggotakan penyandang disabilitas dan keterbatasan. Menawarkan alat bantu aksesibilitas sangat penting untuk mengembangkan bakat dan ide orang-orang ini secara efektif.

Misalnya, jika ada anggota tim Anda yang memiliki gangguan pendengaran, maka sangat penting untuk memfasilitasi komunikasi dalam rapat dengan cara yang mudah diakses. Dalam banyak kasus, hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak konferensi dengan subtitle langsung. Dengan cara ini, anggota tim yang mengalami kesulitan mendengar dapat membaca kata-kata orang lain secara langsung.

Misalkan Anda memiliki anggota tim yang memiliki gangguan penglihatan. Dalam hal ini, Anda dapat membuat rapat Anda lebih mudah diakses dengan menjelaskan secara menyeluruh setiap grafik dalam presentasi atau menggunakan gambar dengan kontras tinggi yang mungkin dapat mereka lihat.

Tentu saja, contoh-contoh ini tidak berlaku untuk setiap tim. Sebagai pemimpin tim, terserah kepada Anda untuk menilai kebutuhan tim Anda dan memberikan bantuan seperlunya.

3. Mengundang orang untuk berkontribusi

Kita telah membahas tentang menetapkan ekspektasi ketika Anda ingin orang lain berkontribusi. Dengan mengingat hal tersebut, Anda harus melakukan hal ini lebih jauh dengan secara aktif menciptakan peluang bagi orang-orang untuk berkontribusi dalam percakapan. Hal ini akan terlihat berbeda dalam format rapat atau diskusi yang berbeda.

Katakanlah Anda membuat keputusan penting yang mempengaruhi sebagian besar tim Anda. Sebaiknya Anda berkeliling ruangan dan secara eksplisit meminta pendapat setiap orang. Ini adalah cara yang paling langsung yang bisa Anda lakukan.

Saat membahas masalah yang lebih ringan, Anda dapat membuka ruang untuk pertanyaan, komentar, dan kekhawatiran. Di sinilah pentingnya memiliki budaya perusahaan yang kuat yang memberdayakan karyawan untuk mengetahui bahwa suara mereka penting sehingga mereka akan angkat bicara dalam forum terbuka seperti ini.

Untuk efisiensi dalam rapat dengan banyak orang, Anda tidak perlu meminta semua orang yang sedang menelepon untuk berbicara secara verbal tentang suatu masalah. Sebaliknya, dalam rapat virtual, Anda bisa meminta orang untuk menyampaikan pemikiran mereka dalam obrolan, dan kemudian para pemimpin yang sedang menelepon bisa dengan cepat membaca tanggapan dan memberikan tanggapan yang sesuai.

4. Biarkan satu orang berbicara pada satu waktu

Anda harus menciptakan budaya rapat yang mencegah terjadinya saling bicara. Ketika orang lain berbicara, mereka mungkin akan frustrasi, kehilangan arah, dan merasa enggan untuk berbicara.

Tentu saja, sangat mudah untuk memotong pembicaraan seseorang secara tidak sengaja, namun sebagai fasilitator rapat, peran Anda adalah untuk mencegah hal ini terjadi. Kedengarannya sederhana, namun jika seseorang sudah berbicara dan orang lain berbicara di atasnya, mintalah orang kedua untuk menunda sampai orang pertama selesai.

Dengan tetap memperhatikan hal ini, Anda dapat menciptakan budaya yang memprioritaskan untuk membiarkan orang lain berbicara tanpa gangguan.

5. Doronglah orang-orang untuk "angkat tangan"

(Gambar disediakan oleh penulis)

Terkadang, menemukan kesempatan untuk berbicara dalam panggilan konferensi bisa jadi sulit karena isyarat yang Anda gunakan untuk berbicara dalam rapat tatap muka tidak selalu terlihat jelas saat Anda berada di tempat yang jauh. Untungnya, alat konferensi video, seperti Zoom, memiliki opsi bagi para peserta untuk "mengangkat tangan" untuk menunjukkan bahwa mereka memiliki sesuatu untuk dikatakan.

Meskipun fitur ini tersedia, orang tidak selalu menggunakannya. Itulah mengapa penting untuk mengingatkan tim Anda di mana menemukan tombol ini dan mendorong mereka untuk menggunakannya ketika mereka ingin berkontribusi dalam percakapan.

6. Mencatat notulen rapat

Menyimpan catatan rapat secara rinci adalah taktik yang sangat baik untuk menjaga agar semua orang tetap terlibat dan mendorong inklusi selama rapat. Hal ini membantu memastikan setiap orang memiliki kesempatan untuk berbicara dan kata-kata mereka dicatat secara akurat. Hal ini mendorong kolaborasi, meningkatkan partisipasi, dan meningkatkan akuntabilitas.

Selain itu, memiliki catatan notulen rapat yang jelas merupakan cara yang bagus untuk melacak siapa saja yang biasanya berpartisipasi dan berkontribusi. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi siapa yang cenderung diam selama rapat sehingga Anda bisa memprioritaskan untuk memberikan ruang bagi mereka untuk berbicara.

Aplikasi notulen rapat menawarkan cara terbaik untuk menyederhanakan proses ini. Teknologi ini membuat semua detail terorganisir dan dapat diakses oleh seluruh tim Anda.

(Sumber Gambar)

7. Menjadi cerdas dengan rapat hybrid

Jika Anda menawarkan jadwal kerja hibrida atau jarak jauh, membuat pengaturan rapat hibrida sangat penting untuk memfasilitasi komunikasi yang efektif antara mereka yang berada di kantor dan di rumah.

Dengan demikian, Anda harus memastikan peserta jarak jauh diizinkan untuk memberikan pendapat karena bisa jadi sulit untuk menyahut ketika bagian tim yang hadir sedang berbicara.

Dalam catatan ini, jika saat ini Anda tidak menawarkan opsi kerja hibrida atau kerja jarak jauh, Anda harus mempertimbangkannya. Kerja hybrid adalah opsi yang lebih mudah diakses oleh banyak orang karena memungkinkan mereka untuk bekerja di lingkungan yang lebih nyaman dan sesuai dengan kebutuhan mereka.

8. Memanfaatkan tindak lanjut satu per satu

Beberapa orang secara alami memiliki sifat pemalu, dan mereka mungkin cenderung tidak mau mengungkapkan pemikiran mereka dalam suasana kelompok. Dengan mengingat hal tersebut, Anda dapat menggunakan pertemuan tindak lanjut empat mata untuk memberikan lingkungan yang lebih nyaman bagi mereka untuk mempertimbangkan suatu topik.

Dengan bertemu dalam suasana yang lebih privat, orang-orang yang lebih pendiam mungkin merasa lebih nyaman untuk berbicara dan berbagi ide. Setelah ide-ide mereka divalidasi atau disempurnakan secara empat mata, mereka mungkin merasa cukup percaya diri untuk berbagi dalam suasana kelompok yang lebih besar.

9. Membuat Agenda

Menciptakan lingkungan pertemuan yang inklusif membutuhkan persiapan yang matang dan materi yang mudah diakses untuk memastikan setiap peserta merasa terlibat dan dihargai. Pemimpin yang inklusif akan lebih bijaksana jika membuat agenda sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan dan dapat mempersiapkan pemikiran dan catatan mereka masing-masing.

Menggunakan editor PDF dari Smallpdf dapat membantu mencapai tujuan ini. Misalnya, sebelum rapat, fasilitator dapat menggunakan alat ini untuk memodifikasi PDF dengan menambahkan anotasi, komentar, atau sorotan untuk menekankan poin-poin penting, sehingga memudahkan peserta untuk mengikutinya.

(Sumber Gambar)

Selain itu, menyediakan PDF yang dapat diisi oleh peserta atau memungkinkan mereka untuk menambahkan catatan mereka secara langsung di dalam dokumen mendorong keterlibatan aktif, terutama bagi mereka yang memproses informasi lebih baik secara visual atau lebih menyukai format interaktif.

Misalkan ada anggota tim yang memiliki gangguan penglihatan. Anda dapat menggunakan alat bantu ini untuk memperbesar teks, menyesuaikan kontras, atau menambahkan deskripsi yang sesuai dengan pedoman aksesibilitas, sehingga menciptakan pengalaman yang lebih inklusif.

Kesimpulan

Anda bisa melakukan banyak pendekatan untuk menciptakan lingkungan yang inklusif untuk rapat tim Anda. Dengan demikian, Anda dapat lebih melibatkan karyawan Anda dan meningkatkan operasi Anda. Selain itu, hal ini juga membantu menumbuhkan budaya inklusivitas di seluruh organisasi.

Bagaimana Anda akan membuat pertemuan Anda menjadi inklusif?