Panduan Singkat bagi Pemberi Kerja untuk Membayar Pajak Penggajian

Intro

Mempekerjakan karyawan untuk pertama kalinya membawa banyak tantangan, mulai dari orientasi dan kepatuhan hingga mengelola penggajian - tugas yang sangat rumit. Menghitung dan mengajukan pajak penggajian perusahaan dapat membingungkan bahkan bagi pemilik bisnis yang sudah berpengalaman sekalipun. Manajemen pajak penggajian yang akurat sangat penting, karena kesalahan dapat menyebabkan hukuman finansial yang berat dan bahkan konsekuensi pidana.

Di akhir artikel ini, Anda akan mengetahui langkah-langkah yang diperlukan untuk mengelola pajak penggajian secara efektif untuk tenaga kerja Anda dan memastikan kepatuhan.

Apa Itu Pajak Penggajian Pemberi Kerja?

Pajak penggajian adalah pungutan yang dipotong oleh pemberi kerja dari gaji karyawan dan dikirimkan langsung ke pemerintah. Pajak-pajak ini membantu mendanai berbagai program asuransi sosial, termasuk Jaminan Sosial dan Medicare. Meskipun karyawan dan pemberi kerja berkontribusi terhadap pajak penggajian, pemberi kerja bertanggung jawab untuk memotong dan meneruskan pajak ini kepada pemerintah.

Jenis-jenis Pajak Penggajian Pemberi Kerja

Di Amerika Serikat, pemberi kerja bertanggung jawab atas berbagai pajak dan potongan gaji. Berikut ini adalah ikhtisar penjelasan pajak penggajian yang harus Anda ketahui:

Pajak Penghasilan Federal

Pajak penghasilan federal dikenakan atas upah dan keuntungan dan dibayarkan kepada pemerintah AS. Menurut IRS, pajak ini berlaku untuk pendapatan yang diperoleh (gaji, upah, tip, komisi) dan pendapatan yang tidak diterima (bunga, dividen). Pajak ini dapat dikenakan kepada individu dan perusahaan.

AS menggunakan sistem pajak penghasilan federal progresif, yang berarti tarif pajak meningkat seiring dengan tingkat pendapatan yang lebih tinggi. Sebagai contoh, seorang karyawan yang berpenghasilan di bawah $44.725 per tahun membayar tarif pajak 12%, sementara seseorang yang berpenghasilan di atas $578.126 per tahun dikenai pajak 37%. Karyawan yang berpenghasilan kurang dari $11.000 tidak membayar pajak penghasilan federal. Meskipun secara teknis bukan merupakan pajak penggajian, pemotongan pajak penghasilan federal merupakan bagian penting dari pemrosesan penggajian.

Pajak Jaminan Sosial dan Medicare (FICA)

Pemberi kerja harus berkontribusi pada pajak Jaminan Sosial dan Medicare untuk karyawan mereka, yang secara kolektif dikenal sebagai pajak FICA (Undang-Undang Kontribusi Asuransi Federal). Tarif pajak FICA berkisar antara 10-37%, dibagi rata antara pemberi kerja dan karyawan.

• Jaminan sosial: Pajak ini mendukung Dana Perwalian Asuransi Hari Tua dan Korban (OASI) dan Dana Perwalian Asuransi Kecacatan (DI), yang memberikan manfaat bagi para pensiunan, korban, dan penyandang cacat.
• Medicare: Kontribusi diberikan kepada Dana Perwalian Asuransi Rumah Sakit dan Dana Perwalian Asuransi Kesehatan Tambahan, yang membantu menutupi biaya medis.

Pajak Pengangguran Federal (FUTA)

Federal Unemployment Tax Act (FUTA) adalah pajak yang dibayarkan oleh pemberi kerja yang mendanai kompensasi bagi pekerja yang menganggur. Tidak seperti pajak lainnya, FUTA tidak dipotong dari gaji karyawan, melainkan dibayarkan langsung oleh pemberi kerja.

Program Pensiun

Perusahaan juga dapat menawarkan program pensiun, dengan memotong sebagian gaji karyawan untuk membuat dana pensiun yang dapat diakses pada saat pensiun. Besarnya potongan ini bervariasi di antara perusahaan dan perorangan.

Pajak Penghasilan Negara

Peraturan, tarif, dan kurung pajak penghasilan negara bagian sangat berbeda di setiap negara bagian. Beberapa negara bagian memiliki tarif tetap, sementara yang lain menggunakan sistem progresif. Beberapa negara bagian, seperti Florida dan Texas, tidak memberlakukan pajak penghasilan negara bagian. Pemberi kerja harus memotong pajak penghasilan negara bagian yang sesuai dari gaji karyawan dan mengirimkannya ke otoritas pajak negara bagian.

Pajak Pengangguran Negara Bagian (SUTA)

Juga dikenal sebagai Asuransi Pengangguran Negara Bagian (SUI) atau pajak pekerjaan, SUTA mendanai tunjangan pengangguran untuk pekerja yang kehilangan pekerjaan. Di sebagian besar negara bagian, hanya pemberi kerja yang berkontribusi pada SUTA. Tarif dan dasar upah kena pajak berbeda-beda di setiap negara bagian. Misalnya, di Florida, tarifnya berlaku untuk $7.000 pertama dari upah tahunan setiap karyawan.

Pajak Daerah

Pemberi kerja juga harus memeriksa pajak penggajian lokal yang diwajibkan oleh kota atau kotamadya. Baik pemberi kerja maupun karyawan dapat berkontribusi pada pajak ini, yang mendanai layanan dan infrastruktur lokal. Sebagai contoh, Philadelphia memberlakukan Pajak Upah bagi penduduk dan non-penduduk yang bekerja di kota tersebut. Pemberi kerja harus memotong pajak ini dari upah dan menyetorkannya ke kota. Tarif dan penggunaan pajak ini bervariasi di setiap lokasi, dan sering kali mendukung layanan kota seperti keamanan publik dan pemeliharaan taman.

Apa perbedaan antara pajak penggajian dan pajak penghasilan?

Meskipun pajak penggajian dan pajak penghasilan karyawan berhubungan dengan pekerjaan, namun keduanya memiliki sifat yang berbeda.

• Pajak penggajian: Pajak ini ditanggung bersama oleh pemberi kerja dan karyawan dan dihitung sebagai persentase dari gaji karyawan, dan pemberi kerja juga harus menanggung jumlahnya. Pajak ini terutama terdiri dari pajak Jaminan Sosial dan Medicare.
• Pajak penghasilan karyawan: Pajak progresif ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab karyawan. Tarif pajak meningkat seiring dengan meningkatnya pendapatan kena pajak individu. Berdasarkan formulir W-4 karyawan, pemberi kerja memotong pajak ini dari gaji karyawan dan menyetorkannya ke pemerintah.

Bagaimana Cara Menghitung Pajak Penggajian Pemberi Kerja?

Menghitung penggajian untuk pemula melibatkan penjumlahan semua pajak individual yang merupakan pajak. Ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Menetapkan penghasilan kotor: Tentukan total pendapatan karyawan sebelum potongan apa pun, termasuk upah reguler per jam atau gaji, lembur, bonus, komisi, dan tip.

2. Hitung pajak Jaminan Sosial: Kalikan penghasilan kotor dengan tarif pajak Jaminan Sosial bagian pemberi kerja, yaitu 6,2%.

3. Menghitung pajak Medicare: Kalikan upah kotor karyawan dengan bagian pemberi kerja dari tarif pajak Medicare, yaitu 1,45%.

4. Hitung Pajak Pengangguran Federal (FUTA): Kalikan $7.000 pertama dari gaji tahunan setiap karyawan dengan tarif pajak FUTA sebesar 6%. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin memenuhi syarat untuk mendapatkan kredit hingga 5,4%, yang dapat mengurangi tarif pajak FUTA hingga serendah 0,6%.

5. Menghitung Pajak Pengangguran Negara Bagian (SUTA): Penghitungan ini berbeda-beda di setiap negara bagian. Umumnya, Anda akan mengalikan sebagian upah karyawan dengan tarif pajak SUTA negara bagian Anda.

6. Total pajak penggajian pemberi kerja: Tambahkan semua pajak yang dihitung untuk menentukan jumlah total pajak penggajian pemberi kerja.

Kapan Jatuh Tempo Pajak Penggajian?

Berikut ini adalah tanggal jatuh tempo untuk mengajukan berbagai panduan formulir pajak penggajian:

1. Formulir 940: Formulir ini, yang digunakan untuk melaporkan pajak tahunan Federal Unemployment Tax Act (FUTA), jatuh tempo pada tanggal 31 Januari tahun berikutnya.
2. Formulir 941:Formulir ini digunakan untuk melaporkan pajak penghasilan, pajak Jaminan Sosial dan pajak Medicare yang dipotong dari gaji karyawan, bersama dengan bagian pemberi kerja atas pajak Jaminan Sosial dan Medicare. Tanggal jatuh temponya adalah:

• 30 April untuk kuartal pertama (1 Januari hingga 31 Maret)
• 31 Juli untuk kuartal kedua (1 April hingga 30 Juni)
• 31 Oktober untuk kuartal ketiga (1 Juli hingga 30 September)
• 31 Januari untuk kuartal keempat (1 Oktober hingga 31 Desember)

3. Formulir 944: Untuk pemberi kerja yang berutang pajak gaji sebesar $1.000 atau kurang untuk tahun tersebut, formulir ini jatuh tempo pada tanggal 31 Januari tahun berikutnya.
4. Mengisi Formulir W-3: Formulir pengiriman ini dikirim ke Administrasi Jaminan Sosial (SSA) bersama dengan Salinan A dari semua Formulir W-2 yang diterbitkan untuk tahun tersebut. Formulir ini melaporkan total pendapatan, upah Jaminan Sosial, upah Medicare, dan pemotongan untuk semua karyawan. Formulir ini harus diserahkan paling lambat tanggal 31 Januari tahun berikutnya.

Apa Saja Hukuman Jika Tidak Membayar Pajak Gaji?

Kegagalan dalam memenuhi kewajiban pajak penggajian dapat mengakibatkan hukuman yang signifikan dari IRS:

• Kegagalan menyetor: Jika pajak gaji tidak disetor tepat waktu, denda berkisar antara 2% hingga 15% dari pajak yang belum dibayar, tergantung pada jumlah hari keterlambatan.
• Kegagalan untuk mengajukan: Denda atas keterlambatan pelaporan formulir pajak penggajian biasanya berkisar antara 5% hingga 25% dari pajak yang belum dibayar untuk setiap bulan atau bagian dari bulan keterlambatan pelaporan.
• Denda pemulihan dana perwalian: Jika Anda memotong pajak gaji dari karyawan namun tidak menyetorkannya ke otoritas pajak, Anda dapat dikenakan denda sebesar jumlah penuh pajak gaji yang belum dibayarkan, yang secara efektif menggandakan kewajiban.
• Penalti untuk kesalahan klasifikasi karyawan: Salah mengklasifikasikan karyawan sebagai kontraktor independen dapat mengakibatkan denda, termasuk 1,5% dari upah, 40% dari pajak FICA yang tidak dipotong dari karyawan, serta 100% dari bagian pemberi kerja atas pajak FICA yang seharusnya dibayarkan.

Bagaimana Cara Mengajukan Pajak Penggajian Saya Secara Elektronik?

IRS menawarkan dua opsi untuk mengajukan formulir pajak penggajian secara elektronik:

1. Kirimkan formulir sendiri: Anda dapat mengajukan formulir secara langsung melalui sistem e-file IRS.

2. Gunakan penyedia e-file IRS resmi: Anda dapat menemukan seorang profesional pajak melalui layanan pencari penyedia e-file IRS resmi untuk menyerahkan formulir pajak penggajian atas nama Anda.

Kesimpulan

Memahami pajak penggajian adalah tanggung jawab penting yang membutuhkan perhatian yang cermat terhadap detail. Mulai dari menghitung setiap jenis pajak penggajian hingga memenuhi tenggat waktu pengajuan, prosesnya bisa jadi menakutkan, terutama bagi pemberi kerja baru.

Ingatlah untuk selalu mendapatkan informasi terbaru mengenai undang-undang pajak federal, negara bagian, dan lokal, dan jangan pernah ragu untuk berkonsultasi dengan para profesional pajak untuk memastikan kepatuhan dan keakuratannya. Dengan memahami kewajiban pajak penggajian Anda dan mengikuti praktik terbaik, Anda dapat membuat pemrosesan penggajian menjadi lebih efisien dan mengurangi risiko konsekuensi keuangan yang tidak diinginkan.