6 Cara Cerdas untuk Meningkatkan Efisiensi Operasional Perusahaan Anda

Intro

Menjalankan bisnis bukanlah untuk orang yang lemah. Sebagian besar dari kita pernah mengalami saat-saat ketika segala sesuatunya terasa sangat kacau: rangkaian email yang tak kunjung selesai, rapat yang seharusnya bisa dilakukan dengan email, atau tugas yang tampaknya menghabiskan waktu tanpa memberikan banyak manfaat.

Jika hal ini terdengar tidak asing, Anda tidak sendirian. Inefisiensi operasional seperti kebocoran tersembunyi di kapal-mungkin terlihat kecil pada awalnya, namun lama kelamaan, hal ini akan menenggelamkan produktivitas Anda.

Kabar baiknya, Anda tidak perlu merombak bisnis secara total untuk memperbaiki masalah ini. Berikut ini enam strategi untuk membuat perusahaan Anda berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik.

1. Rampingkan Alur Kerja Anda dengan Otomatisasi

Inilah kebenaran yang tidak menyenangkan: sebagian besar perusahaan membuang waktu berjam-jam setiap minggunya untuk tugas-tugas yang sebenarnya bisa diotomatisasi. Pikirkan tentang laporan yang Anda buat setiap hari Jumat atau balasan email berulang yang dikirimkan tim Anda. Bagaimana jika perangkat lunak dapat menangani hal tersebut untuk Anda?

Lihatlah alat seperti Zapier-inimenghubungkan aplikasi Anda dan mengotomatiskan alur kerja tanpa pengkodean apa pun. Sebagai contoh, Anda dapat membuat sistem di mana setiap kali klien mengisi formulir di situs web Anda, data mereka secara otomatis ditambahkan ke CRM Anda. Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi kemungkinan kesalahan manusia.

2. Memperbaiki Hambatan Komunikasi

Kita semua pernah mengalaminya: rapat yang berlarut-larut tanpa tujuan, pemberitahuan Slack yang tak ada habisnya, dan pembaruan penting yang terkubur di bawah tumpukan email.

Kunci untuk mengatasi hal ini adalah menetapkan aturan yang jelas untuk komunikasi. Menggunakan Slack sebagai pengganti WhatsApp untuk obrolan real-time. Apa pun yang membutuhkan pemikiran lebih dalam bisa dimasukkan ke dalam email. Pangkas rapat menjadi 15 menit dengan agenda yang sudah ditetapkan. Jika seseorang membutuhkan lebih banyak waktu, izinkan mereka untuk menjadwalkan tindak lanjut.

Alat komunikasi asinkron seperti Loom, yang memungkinkan Anda merekam pesan video alih-alih menjadwalkan pertemuan lain. Ketika orang memiliki waktu untuk mencerna informasi dengan cara mereka sendiri, mereka akan membuat keputusan yang lebih baik.

3. Biarkan Data Mendorong Keputusan Anda

Anda tahu bahwa firasat yang terkadang Anda andalkan saat mengambil keputusan? Hal ini berguna, namun hanya bisa membawa Anda sejauh ini. Jika Anda ingin meningkatkan efisiensi, data perlu mendukung pilihan Anda.

Mulailah dari yang sederhana. Jika Anda belum menggunakan alat seperti Google Data Studio atau Power BI, inilah saatnya untuk mempertimbangkannya. Bahkan melacak metrik kecil seperti waktu respons pelanggan atau rasio pentalan situs web dapat memberikan wawasan yang tidak Anda sadari bahwa Anda membutuhkannya.

4. Berinvestasi dalam Pertumbuhan Tim Anda

Mari kita beralih sejenak. Pernahkah Anda bekerja di suatu tempat yang tidak berinvestasi dalam pengembangan diri Anda? Rasanya stagnan, bukan? Hal yang sama berlaku untuk tim Anda. Jika karyawan Anda tidak merasa didukung atau tertantang, efisiensi operasional Anda akan menurun.

Meningkatkan keterampilan tidak harus mahal. Platform seperti Coursera atau Udemy menawarkan kursus yang terjangkau dalam segala hal, mulai dari manajemen proyek hingga pengkodean.

Pikirkan tentang hal ini: bagaimana jika Anda mendorong pelatihan lintas departemen? Seorang spesialis pemasaran yang memahami pengkodean dasar dapat berkomunikasi lebih baik dengan tim pengembangan, dan sebaliknya. Membangun budaya belajar selalu membuahkan hasil.

5. Mengadopsi Pemikiran Ramping

Istilah "ramping" sering digunakan, namun pada intinya, ini adalah tentang satu hal: memangkas pemborosan. Pemborosan tidak hanya berarti sumber daya fisik-ini juga berarti waktu dan tenaga yang terbuang.

Satu latihan sederhana yang bisa Anda coba besok adalah "audit limbah". Kumpulkan tim Anda dan petakan proses Anda selangkah demi selangkah. Tanyakan kepada mereka: di mana hal-hal yang terasa lambat atau tidak perlu? Beralih ke alat bantu berbasis cloud dapat menyelesaikan masalah dengan segera.

Prinsip-prinsip Lean tidak harus berlebihan. Mulailah dari yang kecil dengan mengidentifikasi satu proses yang tidak efisien, memperbaikinya, dan melanjutkan ke proses berikutnya. Seiring waktu, perubahan kecil ini akan menghasilkan keuntungan besar.

6. Tetap Terdepan dengan Kepatuhan dan Manajemen Risiko

Berikut ini adalah sesuatu yang tidak banyak orang pikirkan ketika membahas efisiensi: kepatuhan. Peraturan mungkin terlihat seperti birokrasi, tetapi mengabaikannya dapat menyebabkan denda yang mahal, kerusakan reputasi, dan kekacauan operasional.

Sebagai contoh, kepatuhan AML dan KYC (anti pencucian uang dan kenali pelanggan Anda) sangat penting dalam industri keuangan dan teknologi. Mengotomatiskan pemeriksaan kepatuhan melalui platform seperti Fenergo tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memastikan keakuratannya. Ini seperti memiliki jaring pengaman yang memungkinkan Anda fokus pada pertumbuhan tanpa khawatir melanggar peraturan.

Luangkan waktu untuk meninjau persyaratan kepatuhan industri Anda. Mengotomatiskan proses ini bukan hanya tentang menghindari risiko-ini juga tentang memberikan ketenangan bagi tim Anda untuk bekerja dengan lebih efisien.

Membungkusnya

Efisiensi operasional bukanlah tentang bekerja lebih keras, melainkan tentang bekerja lebih cerdas. Dengan berfokus pada otomatisasi, komunikasi yang lebih baik, keputusan berbasis data, pengembangan karyawan, praktik ramping, dan kepatuhan, Anda akan membangun perusahaan yang tidak hanya produktif, tetapi juga tangguh .

Ingat, perubahan ini tidak akan terjadi dalam semalam. Pilih satu strategi untuk difokuskan pada bulan ini, dan kembangkan dari sana. Efisiensi, bagaimanapun juga, adalah sebuah perjalanan-bukan tujuan.