5 Jenis Pesanan Pembelian yang Harus Anda Ketahui di Tahun 2023

Intro

Proses pengadaan yang terstruktur dengan baik sangat penting untuk operasi bisnis yang tidak terganggu. Mendokumentasikan setiap langkah pembelian Anda akan meningkatkan visibilitas dan sangat penting untuk mempertahankan buffer dan mengoptimalkan pengambilan keputusan.

Dalam lanskap bisnis digital saat ini, pesanan pembelian telah mencapai tingkat kepentingan yang baru. Pesanan pembelian memainkan peran penting dalam menjaga pasokan dan permintaan, melacak faktur, dan merekonsiliasi semuanya, sehingga memastikan semuanya berjalan dengan lancar.

Mengingat situasi ini, membuat proses pesanan pembelian seefisien mungkin adalah penting. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi waktu pemrosesan, tetapi juga meningkatkan kepuasan karyawan.

Blog ini dibuat untuk menjabarkan lima jenis pesanan pembelian yang umum untuk Anda. Kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana setiap jenis dapat membuat proses pengadaan Anda lancar dan sukses.

Apa yang dimaksud dengan pesanan pembelian?

Pesanan pembelian adalah dokumen legal yang dikeluarkan pembeli kepada pemasok untuk pembelian. Dokumen ini menjelaskan seluruh transaksi secara terperinci, yang terdiri dari deskripsi barang, jumlah, harga, syarat pembayaran, tanggal pengiriman, dan informasi terkait lainnya.

Ini adalah kontrak yang mengikat secara hukum yang mencatat persyaratan yang telah disepakati dan berfungsi sebagai referensi bagi kedua belah pihak selama proses pengadaan.

Ini membantu memastikan Anda mendapatkan produk yang tepat, dan pengiriman tepat waktu menyederhanakan pembelian, memberikan kejelasan dan akuntabilitas pada operasi bisnis Anda.

Sumber

Manajemen pesanan pembelian: Tinjauan singkat

Administrasi yang terorganisir dari proses pesanan pembelian bisnis dikenal sebagai manajemen pesanan pembelian. Ini adalah kumpulan prinsip dan prosedur yang telah ditetapkan yang menjamin ketersediaan informasi yang lengkap dan terkini tentang satu atau lebih pesanan pembelian.

Ini mencakup pembuatan, peninjauan, otorisasi, dan pelacakan pesanan pembelian dari awal hingga akhir.

Prosedur pengadaan internal ini menjamin visibilitas dan dokumentasi yang tepat untuk semua pembelian, sehingga memudahkan audit di masa mendatang.

Manajemen pesanan pembelian berfungsi sebagai peta jalan untuk perjalanan pembelian. Proses ini menyediakan semua detail penting tentang apa, di mana, dan berapa banyak yang harus dibeli. Proses ini membantu segala sesuatunya berjalan dengan lancar dan menyimpan catatan transaksi yang tepat, yang sangat berharga untuk membuat keputusan yang tepat.

Apa tujuan dari pesanan pembelian?

Jangan membebani Anda dengan informasi yang berlebihan. Tujuan utama dari pesanan pembelian adalah sebagai dokumen formal antara pembeli dan penjual. Dokumen ini menjabarkan semua detail pembelian yang penting, yang berguna untuk audit dan pencatatan di masa mendatang.

Pada awalnya, pesanan pembelian tidak mengikat secara hukum. Namun, setelah vendor menyetujui syarat dan ketentuan, ini menjadi dokumen yang mengikat secara hukum bagi pembeli dan vendor.

Jenis-jenis pesanan pembelian yang harus diketahui pembeli SaaS

Dalam hal pesanan pembelian, satu ukuran tidak cocok untuk semua. Meskipun Anda mungkin berasumsi bahwa semua pesanan pembelian adalah sama, hal ini tidak benar. Pada kenyataannya, ada lima jenis pesanan pembelian, masing-masing dengan tingkat informasi yang berbeda.

Jadi, jika Anda siap untuk mengetahuinya, mari kita lihat;

1. Pesanan pembelian standar

Pesanan pembelian standar adalah pesanan yang paling diandalkan oleh sebagian besar pembeli. Pesanan pembelian standar menunjukkan niat untuk melakukan satu transaksi dengan jenis produk, kualitas dan kuantitas barang tertentu. Pesanan pembelian berisi semua informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan transaksi.

Contoh pesanan pembelian 1:

Sumber

Pesanan pembelian standar adalah solusi sederhana dan umum untuk pembelian satu kali. Solusi ini sesuai untuk situasi di mana pembeli memahami detail pembelian dan dapat mengidentifikasi barang atau layanan, jumlah, jadwal pengiriman, dan ketentuan pembayaran.

Sebagaicontoh, sebuah perusahaan SaaS mungkin membutuhkan printer baru untuk tempat kerjanya. Mereka membuat pesanan pembelian standar yang menentukan jumlah dan spesifikasi printer yang dibutuhkan, serta tanggal pengiriman dan harga yang disepakati.

Pesanan Pembelian Standar harus menyertakan hal-hal berikut:

• Informasi vendor dan deskripsi barang
• Tanggal dan lokasi pengiriman yang diharapkan
• Pembayaran yang telah disepakati, tanggal jatuh tempo, dan denda keterlambatan.
• Rincian harga setiap produk.

2. Pesanan pembelian yang direncanakan

Pesanan pembelian terencana (PPO) memungkinkan pembeli untuk merencanakan kebutuhan di masa depan dengan mengirimkan pesanan pembelian sebelumnya. Meskipun barang, harga, dan syarat pembayaran sudah diketahui, namun kuantitas dan tanggal pengiriman didasarkan pada perkiraan yang sudah diketahui sebelumnya. PPO sesuai untuk pengeluaran semi reguler, seperti perlengkapan kantor.

Contoh pesanan pembelian 2:

Sumber

Sebagaicontoh, sebuah organisasi memesan perlengkapan kantor secara teratur, seperti kertas printer dan alat tulis. Departemen pembelian mengevaluasi pola konsumsi sebelumnya sebelum membuat pesanan pembelian dengan jumlah yang diantisipasi dan tanggal pengiriman yang bervariasi. Mereka mengeluarkan PPO ke vendor sesuai kebutuhan untuk memenuhi persyaratan.

Pesanan pembelian yang terencana mencakup informasi yang lebih luas daripada pesanan standar, sehingga menghasilkan pengadaan yang lebih efisien untuk kebutuhan yang diharapkan. Perusahaan dapat mengoptimalkan manajemen inventaris dan mempertahankan pasokan barang penting secara konsisten dengan memberikan gambaran terperinci tentang pembelian yang diharapkan.

Pesanan Pembelian Terencana harus mencakup hal-hal berikut;

• Informasi yang jelas dan spesifik tentang barang atau jasa
• Rincian pengiriman dan pajak
• Instruksi pengiriman dan ketentuan harga
• Harga setiap item.

3. Pesanan pembelian selimut

Blanket Purchase Order (BPO) adalah di mana pembeli melakukan banyak pesanan secara bersamaan untuk menegosiasikan harga diskon dengan vendor. Aspek yang menarik dari vendor adalah mereka lebih terbuka untuk menawarkan diskon untuk pesanan dalam jumlah besar. Bisnis dapat membeli produk dengan lebih efisien melalui BPO, meminimalkan redundansi dan merampingkan pengadaan.

Contoh pesanan pembelian 3:

Sumber

Misalnya, sebuah bisnis perlu membeli kartrid printer dan kertas secara teratur. Alih-alih melakukan pemesanan satu per satu, mereka membuat kesepakatan dengan satu vendor untuk pembelian dalam jumlah besar selama satu periode. BPO menentukan jumlah, biaya, dan diskon yang disepakati untuk setiap item, sehingga memastikan bahwa pengadaan barang terjangkau.

Ketika berbicara tentang pesanan pembelian bisnis (BPO), mereka seperti jendela yang sangat jelas tentang bagaimana produk dan layanan bergerak. BPO membantu organisasi membuat pembelian barang menjadi efisien dan ramah di dompet.

Dengan BPO, pembeli dapat memastikan bahwa mereka memiliki persediaan yang cukup dan menghindari saat-saat canggung ketika stok habis. Yang perlu mereka lakukan hanyalah menyebutkan berapa banyak yang mereka inginkan dan memanfaatkan diskon.

Blanket Purchase Order harus menyertakan hal-hal berikut:

• Tentukan jumlah produk yang akan dikirim dari waktu ke waktu
• Menguraikan harga satuan yang dinegosiasikan, diskon atau penyesuaian tambahan apa pun
• Mencantumkan syarat pembayaran, standar kualitas, kebijakan pengembalian atau denda
• Informasi harga yang telah dikonfirmasi untuk setiap item

4. Pesanan pembelian kontrak

Contract Purchase Order (CPO) adalah pesanan pembelian yang paling resmi dan sah secara hukum. CPO mengharuskan pembeli dan penjual menandatangani kontrak yang menjelaskan persyaratan pembelian sebelum mengeluarkan pesanan pembelian. Perjanjian ini secara hukum melindungi kedua belah pihak.

Contoh pesanan pembelian 4:

Sumber

Contract Purchase Order (CPO) menawarkan fleksibilitas yang lebih besar dan mengakomodasi spesifikasi yang lebih rinci daripada Standard Purchase Order (SPO). CPO menetapkan panduan untuk menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok, mengelola biaya tambahan, mengatasi kesalahan, dan aspek penting lainnya dalam kemitraan bisnis.

Contract Purchase Orders menyediakan kerangka kerja yang aman dan efisien untuk transaksi bisnis, terutama ketika bekerja dengan pengecer atau dalam pengaturan pengadaan yang rumit.

Pesanan Pembelian Kontrak harus mencakup hal-hal berikut:

• Referensi kontrak yang telah disepakati
• Ruang Lingkup Kontrak dan Amandemen
• Klausul pengakhiran dan keluar

5. Pesanan pembelian digital

Pesanan Pembelian Digital adalah teknik modern dan efisien untuk mengelola pesanan pembelian secara elektronik yang meningkatkan produktivitas dan kerja sama tim dalam proses pengadaan. Bisnis dapat menghemat waktu, meminimalkan dokumen, dan memastikan pencatatan yang akurat dengan mendigitalkan prosedur pesanan pembelian.

Contoh pesanan pembelian 5:

Sumber

Salah satu cara mudah untuk membuat dan membagikan pesanan pembelian digital adalah dengan menggunakan Microsoft Excel atau Open Office. Sistem ini memiliki templat yang sudah tersedia yang dapat dengan mudah dimodifikasi untuk memuat elemen spesifik yang diperlukan untuk setiap pesanan pembelian.

Sebagaicontoh, bisnis yang membeli perlengkapan kantor dapat menggunakan templat pesanan pembelian digital Excel untuk menyampaikan kuantitas, deskripsi barang, dan harga yang disepakati.

Dengan bertukar pesanan pembelian digital dengan vendor, kedua belah pihak dapat memiliki pandangan yang jelas tentang informasi pembelian, sehingga menghasilkan komunikasi yang lebih baik dan pengiriman yang lebih cepat.

Pesanan pembelian digital juga memberikan kemampuan pelacakan dan pelaporan yang lebih baik, sehingga perusahaan dapat mengelola anggaran dan mengevaluasi pola pembelian dengan lebih baik. Transparansi menguntungkan pembeli dan pemasok, memungkinkan proses pengadaan yang saling menguntungkan dan efisien.

Bagaimana cara kerja pesanan pembelian?

Memahami kompleksitas cara kerja pesanan pembelian sangat penting bagi organisasi yang ingin mengoptimalkan proses mereka.

Memahami kebutuhan akan produk

Prosesnya dimulai ketika pembeli mengenali kebutuhan akan produk atau layanan tertentu yang dapat disediakan oleh vendor. Pembeli menentukan barang, jumlah yang diperlukan, dan tanggal pengiriman yang diinginkan.

Sebagai contoh, bisnis manufaktur dapat membutuhkan bahan baku dalam jumlah besar selama liburan untuk memenuhi peningkatan permintaan produknya. Pembeli harus menentukan jenis dan jumlah bahan yang dibutuhkan serta jangka waktu pengiriman untuk memastikan bahwa mereka memiliki bahan baku yang memadai untuk mencapai tujuan produksi mereka.

Pembeli membuat pesanan pembelian

Berdasarkan kebutuhan yang telah ditentukan, pembeli membuat pesanan pembelian yang mencakup semua fakta terkait, seperti deskripsi produk, jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan syarat dan ketentuan tambahan. Pesanan pembelian dikirim sebagai permintaan resmi kepada vendor untuk produk atau layanan yang ditentukan.

Untuk menghindari penyimpangan atau penundaan dalam proses pengadaan, pembeli harus memastikan detail pesanan pembelian tepat dan komprehensif untuk vendor.

Misalnya, pembeli dapat menentukan jenis dan jumlah bahan baku tertentu yang dibutuhkan, biaya unit yang disepakati, dan tanggal pengiriman.

Pesanan pembelian ditinjau oleh penjual

Setelah pesanan pembelian dikirim ke vendor, mereka akan memeriksanya dengan cermat untuk memastikan bahwa pesanan tersebut sesuai dengan inventaris dan kemampuan mereka untuk memenuhi permintaan pembeli.

Misalnya, vendor harus memastikan bahwa mereka memiliki stok barang yang diinginkan dan dapat memasoknya pada tanggal yang telah disepakati. Mengabaikan pemeriksaan inventaris akan menyebabkan kerepotan dalam pengiriman produk; sebagai pembeli, Anda harus memverifikasi ketersediaan produk terlebih dahulu.

Penjual menganalisis pesanan pembelian dan menyetujuinya

Setelah peninjauan, penjual akan mengesahkan pesanan pembelian jika memenuhi spesifikasi pembeli. Persetujuan pesanan pembelian menunjukkan janji penjual untuk menyediakan produk spesifik yang disebutkan dalam pesanan tanpa penundaan.

Pemenuhan pesanan pembelian

Dengan pesanan pembelian yang telah disetujui, penjual menyelesaikan pesanan dengan menyediakan produk atau layanan yang ditentukan kepada pelanggan. Tahap ini meliputi pengiriman produk atau penyediaan layanan yang telah disepakati.

Faktur dibayar

Pada tahap terakhir ini, pembeli bertanggung jawab untuk membayar faktur sesuai dengan ketentuan pembayaran penjual. Pembayaran disetujui untuk produk atau layanan yang diterima, sesuai dengan yang tertera pada faktur.

Misalnya, pembeli membayar faktur untuk bahan baku yang dikirim dalam jangka waktu pembayaran yang telah disepakati.

Beginilah cara kerja proses pesanan pembelian pada umumnya. Dimulai dengan membuat pesanan dan diakhiri dengan persetujuan faktur dari pembeli dan vendor.

Setiap organisasi memiliki pengaturan pesanan pembeliannya sendiri; beberapa di antaranya menyertakan kontrol kualitas sebelum proses faktur, tetapi aspek tingkat tingginya tetap sama.

Bagaimana platform manajemen SaaS dapat merampingkan manajemen pesanan pembelian?

Alur kerja pengadaan

Anda bisa menyederhanakan pembuatan pesanan pembelian menggunakan alur kerja pengadaan dari platform manajemen SaaS seperti CloudEagle. Alur kerja akan dipicu setelah pengguna mengajukan permintaan pembelian, dan pemangku kepentingan yang relevan akan diberitahu melalui email dan Slack untuk mempercepat proses persetujuan.

Setelah permintaan pembelian disetujui, Anda dapat membuat pesanan pembelian, dan menyertakan ketentuan harga.

Pembelian yang dibantu

Menegosiasikan ketentuan harga yang tepat dengan vendor bisa jadi sangat melelahkan jika Anda melakukannya sendiri. Dalam hal ini, Anda bisa menyerahkan tugas berat tersebut kepada pakar pembelian SaaS. Mereka dengan mahir menangani negosiasi persyaratan harga, SLA, dan klausul penting lainnya atas nama Anda, memastikan Anda memperoleh produk yang tepat dengan harga yang tepat.

Manajemen kontrak

Setelah produk dikirim, selesaikan proses faktur dan gunakan modul manajemen kontrak platform manajemen SaaS untuk menyimpan semua dokumen penting di satu lokasi. Jadi, saat berikutnya Anda ingin meninjau pembelian atau kontrak, Anda bisa dengan mudah mengakses dokumen yang relevan dengan beberapa klik saja.

Kesimpulan

Ini dia; ini adalah jenis pesanan pembelian yang umum digunakan antara pembeli dan vendor untuk membeli semua jenis produk atau layanan.

Setiap pesanan pembelian memiliki tujuan tertentu dan memiliki kelebihan dan kekurangan. Pada akhirnya, adalah tanggung jawab pembeli SaaS untuk memutuskan jenis pesanan pembelian yang ingin mereka kirim.

Libatkan pemangku kepentingan dari tim keuangan dan pengadaan untuk meninjau pesanan pembelian sebelum mengirimkannya untuk memastikan bahwa semua orang selaras dan Anda membuat keputusan yang tepat.

Ambil inspirasi dari contoh-contoh yang kami tambahkan, gunakan perangkat lunak pengadaan SaaS, dan mulailah membuat pesanan pembelian Anda untuk operasi pembelian yang lancar.

Semoga beruntung.

Pertanyaan Umum

1. Apa perbedaan antara pesanan pembelian dan faktur?

Pesanan pembelian dikeluarkan oleh pembeli kepada vendor untuk memantau dan melacak proses pembelian, sedangkan faktur dikeluarkan oleh vendor kepada pelanggan setelah pesanan dipenuhi.

2. Apakah Pesanan Pembelian Diperlakukan sebagai Kontrak?

Pesanan pembelian menentukan pengiriman, penagihan, produk atau layanan tertentu yang dibeli, ketentuan hukum, dan pembayaran. Ketika pesanan pembelian diterima oleh vendor, pesanan tersebut menjadi kontrak yang mengikat secara hukum antara pelanggan dan pemasok.

3. Apa saja manfaat dari Pesanan Pembelian?

Keuntungan Menggunakan Pesanan Pembelian

• Melacak pesanan yang masuk.
• Hindari duplikasi
• Meminimalkan kesalahan pemesanan.
• Dokumen hukum
• Meningkatkan efisiensi
• Bantuan penskalaan