3 Tips untuk Membuat Entri Data Outsourcing Lebih Efektif

Intro

Meskipun entri data mungkin terlihat seperti tugas kecil, efisiensi operasional organisasi Anda bergantung padanya. Sistem ini membantu Anda mengelola informasi mengenai operasional organisasi, yang memungkinkan Anda membuat keputusan yang tepat, merencanakan strategi, dan memungkinkan pertumbuhan bisnis.

Entri data sangat penting untuk kesuksesan bisnis, dan setiap organisasi harus fokus pada entri data yang akurat. Namun, ini adalah tugas yang membosankan dan memakan waktu, dan tim Anda saat ini mungkin tidak memiliki bandwidth untuk menanganinya. Dalam hal ini, layanan manajemen data outsourcing dapat membantu meringankan beban Anda. Namun dengan begitu banyak pilihan yang tersedia, bagaimana Anda memilih yang tepat? Artikel berikut ini membahas tentang tiga strategi yang akan membuat entri data outsourcing menjadi lebih efektif.

Apa Saja yang Termasuk dalam Layanan Entri Data Outsourcing?

Mengalihdayakan tugas entri data Anda berarti menyewa penyedia layanan pihak ketiga untuk menangani entri data organisasi Anda. Para profesional ini menjaga informasi penting tentang operasi organisasi Anda dan merampingkan manajemen data.

Meskipun mereka bukan bagian dari tim internal organisasi Anda, mereka melakukan setiap tugas yang berkaitan dengan entri data. Layanan mereka meliputi yang berikut ini:

• Memasukkan informasi organisasi ke dalam database, spreadsheet, atau sistem CRM.
• Mentranskripsikan file audio ke dalam format teks.
• Memproses faktur, pesanan, formulir, atau permintaan.
• Mengonversi salinan cetak berbagai dokumen menjadi salinan lunak.

Ketika Anda mencari bantuan dari perusahaan outsourcing, mereka akan mempekerjakan tim ahli entri data untuk organisasi Anda. Tim ini sangat berpengalaman dan dilengkapi dengan alat untuk menangani data dalam jumlah besar.

Dengan mengalihdayakan tugas entri data, Anda bisa mengumpulkan talenta yang berbeda dari seluruh dunia untuk menangani beberapa operasi penting dalam organisasi Anda, dan bagian terbaiknya adalah Anda tidak perlu memberikan tunjangan karyawan apa pun kepada mereka.

Strategi untuk Membuat Entri Data Outsourcing Lebih Efektif

Mengalihdayakan entri data memiliki banyak manfaat. Tetapi bagaimana cara membuatnya lebih efektif? Mari kita cari tahu di bagian di bawah ini:

1. Periksa Keamanan Data Mereka

Keamanan data adalah suatu keharusan bagi setiap organisasi. Jika Anda mengalihdayakan tugas entri data Anda, kemungkinan besar Anda khawatir bahwa pihak ketiga akan mengakses dan memproses data pribadi dan sensitif Anda. Jika Anda tidak menanyakan tentang kebutuhan keamanan spesifik penyedia layanan, Anda mungkin berisiko terhadap informasi sensitif dan kerahasiaan data Anda.

Identifikasi tingkat keamanan data yang diperlukan untuk organisasi Anda dan diskusikan dengan penyedia layanan. Juga, analisis pengaturan keamanan mereka saat ini. Jika Anda berencana untuk menyediakan alat bantu internal, pastikan untuk menilai kemampuan manajemen data mereka dalam menangani data dan informasi sensitif.

2. Menerapkan Kontrak yang Jelas

Ketika Anda menerapkan kontrak yang transparan dengan penyedia layanan Anda, yang menetapkan aturan perlindungan data dan kepatuhan yang harus mereka patuhi, Anda memastikan komunikasi yang jelas tentang standar keamanan organisasi Anda.

Untuk mengurangi risiko keamanan siber, Anda juga harus menyertakan klausul perlindungan data dalam kontrak Anda. Perjanjian tersebut harus selengkap mungkin, dengan menyebutkan prosedur yang harus mereka ikuti untuk memastikan keselamatan dan keamanan data.

3. Hitung ROI Anda dengan Cermat

Sebagian besar organisasi memilih untuk mengalihdayakan tugas entri data mereka karena mereka ingin mengurangi biaya operasional. Oleh karena itu, ketika Anda menyewa tim profesional, ukurlah manfaat yang mereka berikan. Manfaatnya akan mencakup keuntungan moneter dan non-moneter, mulai dari peningkatan kepuasan pelanggan, peningkatan arus kas, pengurangan pendapatan, dan masih banyak lagi.

Bandingkan manfaatnya dengan investasi Anda untuk menentukan ROI. Jika proses outsourcing menghasilkan ROI yang memuaskan, Anda berada di jalur yang benar. Namun, jika tidak, Anda perlu melakukan penelitian lebih lanjut untuk menemukan layanan yang akan memberikan pengembalian investasi yang memuaskan.

Kesimpulan

Entri data adalah tugas penting yang memerlukan penanganan informasi sensitif tentang operasi organisasi Anda dan mengaturnya secara sistematis. Namun, hal ini juga membosankan dan memakan waktu. Oleh karena itu, outsourcing adalah rute terbaik yang bisa diambil oleh bisnis Anda.

Namun ingat, jika Anda ingin memanfaatkan outsourcing tugas entri data, Anda harus menyewa penyedia layanan yang memiliki reputasi baik yang dilengkapi dengan peraturan keselamatan organisasi Anda.