Miért létfontosságú a folyamatfejlesztés az ügynökség növekedéséhez

Intro

Egy SEO-ügynökség felvirágoztatása nem könnyű. De ha a vállalkozásodnál nincsenek áramvonalas munkafolyamatok, akkor nem csak az árral szemben úszol, hanem ólomsúlyok vannak rád szíjazva.

A folyamatfejlesztés minden vállalkozás növekedése szempontjából létfontosságú. A SEO szempontjából azonban még fontosabb.

Szakmai szolgáltató szervezetként az Ön csapata a legnagyobb erőforrás (és költség). És ha nem rendelkezik a SEO-munkafolyamatok racionalizálására szolgáló rendszerekkel, akkor az ügyfelek számára történő eszközgyártás során felemészti az alsó határait.

Ez a bejegyzés a SEO-ügynökségnél a nem hatékony folyamatok valódi költségeit mutatja be, és azt, hogy mit tehet a munkafolyamatok racionalizálása érdekében.

A nem hatékony folyamatok valódi költségei a SEO ügynökségnél

A nem hatékony folyamatok költségei alattomosan jelentkeznek.

A munkavállalók átlagosan:

• 1,8 óra naponta dokumentumok keresése
• havi 30 óra ülésezés (vagy napi 1,2 óra)
• 4,1 órát töltenek naponta a postaládájukban

Jujj.

Így nem lehet megdöbbentő, hogy az átlagos irodai dolgozó napi 2 óra 53 perc produktivitással rendelkezik.

Itt az ideje egy gyors, hátsó számításnak, hogy megnézzük, mennyibe kerül ez az ügynökségének.

Az Indeed szerint a SEO-specialisták átlagfizetése 54 579 dollár. Feltételezve, hogy napi 8 órából csak 3 órában (37,5%) produktívak, akkor évente körülbelül 34 111,87 USD-t veszítesz termelékenységben alkalmazottanként.

Alkalmazottak helyett vállalkozókkal dolgozik?

Tegyük fel, hogy a vállalkozói heti 30 órát dolgoznak 50 $/óra (a SEO-díjak alsó határa). De csak az idő 37,5%-ában produktívak.

Akkor évente 45 000 dollárt veszít (heti 30 óra X 50 dollár óránként X 48 hét, ami 72 000 dollár X .625 az elvesztegetett idő százalékos aránya).

Igaz, ezek durva becslések.

Ez mégis azt mutatja, hogy mennyi időt és pénzt fordítanak adminisztrációs munkára és egyéb olyan feladatokra, amelyek nem hoznak közvetlen eredményeket az ügyfeleknek. Más szóval, olyan munkára, amely nem tartozik a hatáskörébe.

A nem hatékony folyamatok kiégetik a személyzetet

A költségek más szempontból is magasabbak. A nem hatékony folyamatok eredményeként a munkatársai kevésbé produktívak és stresszesebbek.

Ez negatívan hat az Ön vállalkozására. A stresszes alkalmazottaknak, akiket az adminisztratív feladatok hegye alá temetnek, nincs idejük arra, hogy az ügyfeleiknek nyújtott eredményekre összpontosítsanak.

Ami még rosszabb, hogy a csapata általában a szerződés szerinti munkaidején kívül dolgozik, hogy a feladatokat megoldja és bepótolja a lemaradást.

Bár így visszanyerheti a nem hatékony folyamatokon elvesztett pénz egy részét, hosszú távon többe fog kerülni. Az alkalmazottai neheztelni fognak önre. A munkájuk minősége csökkenni fog. És kevésbé fognak örömmel dolgozni az ügynökségednél.

Végül elhagyják a szervezetét egy hatékonyabb ügynökségért.

Ez károsítja a munkahelyi kultúrát. A kiégett alkalmazottak hajlamosak a többi alkalmazottat is magukkal rántani. Ennek eredményeképpen a munkahelye mérgezővé válhat.

A dolgozók elvándorlásának kezelése szintén nagyon költséges. Általában az alkalmazott fizetésének körülbelül 1,5x-2x-szeresébe kerül egy alkalmazott lecserélése.

Ne feledje, hogy ez figyelmen kívül hagyja a munkahelyi kultúrára, a meglévő ügyfelekre és az általános márkára gyakorolt negatív hatások költségeit.

Az igazi ok, amiért az ügynökségnél magas az alkalmazottak elvándorlása

A "Nagy lemondás", az "infláció" és a "csendes felmondás" címszavakban a hírekben, könnyen megállapíthatjuk, hogy mindenki mindenhol elégedetlen a munkájával.

Ez azonban nem egészen így van.

Bár számos módja van a munkahelyi kultúra javításának (jobb kommunikáció, több dicséret, magasabb fizetés, jobb juttatások), ezek mindegyike figyelmen kívül hagyja az elégedetlenség valódi okát. Az emberek elhagyják a szükségtelenül stresszes munkahelyeket, ahol a struktúra és az útmutatás hiánya sokkal bonyolultabbá teszi az egyszerű munkát.

A SEO időigényes.

Időre van szüksége a kutatáshoz, az eszközök létrehozásához és optimalizálásához. Az eredmények és a csapat erőfeszítéseinek összekapcsolása az analitika segítségével szintén rendkívül egyszerű. Ez a nyomás, hogy az eredményeket a nem hatékony működés akadálypályáján keresztül hajtsa végre, gyorsan kiégetheti a csapatát.

Ezért a munkafolyamatok jelentik az üzleti siker alapját.

Világosan meghatározott, sablonokkal, eszközökkel és szabványos működési eljárásokkal (SOP) támogatott folyamatok nélkül a csapata nehezen fog gyorsan elkészülni a teljesítményekkel.

Ehelyett alantas feladatok kaleidoszkópjába keverednek, amelyek felemésztik a napjaikat, miközben a határidők és az eredménykényszer stresszelik őket.

Végül elegük lesz, és elmennek.

Hogyan javíthatod a folyamatokat a SEO ügynökségednél (5 lépés)

Ha a problémát a nem hatékony folyamatok jelentik, a megoldás a folyamatfejlesztés.

Legyen felkészülve. A változás nehéz.

És mint egy SEO ügynökség tulajdonosa, önnek kell plusz időt és munkát fektetnie a fejlesztésbe. Ez nem lesz könnyű. De megéri.

Kövesse az alábbi öt lépést, hogy racionalizálja az ügynökségénél zajló folyamatokat.

1. Térképezze fel a munkafolyamatokat

Addig nem tudsz folyamatokat javítani, amíg nem vázolod fel, hogy milyen folyamatok vannak már.

Használhat táblát, post-it jegyzeteket, jegyzetfüzetpapírt, vagy olyan alkalmazásokat, mint a LucidChart vagy a Creately. Nincs szükség díszes technikára. De az alkalmazások jobbak a távoli ügynökségek számára, mert megkönnyítik az együttműködést.

Példa a Lucid Charts-ban leképezett ügyfélfelvételi munkafolyamatra

Válasszon ki egy problémás területet a vállalkozásában, és kezdje el feltérképezni a munkafolyamatokat. A lehető legrészletesebb legyen.

Ez lehet valami apróság is, például a meglévő bejegyzések optimalizálási folyamatának hibáinak felfedezése. Vagy lehet egy összetettebb munkafolyamat, például az új ügyfelek beillesztési folyamatának optimalizálása.

Miután kiemelte az egyes folyamatok lépéseit, hívja fel a csapatát együttműködésre és felülvizsgálatra. Ők gondoskodnak arról, hogy ne hagyjon ki semmit.

2. Hatékonysági hiányosságok azonosítása

Nagyon könnyű észrevenni a problémákat, ha egyszer mindent feltérképezel.

Észre fogja venni a szűk keresztmetszeteket, redundanciákat és egyéb lassulásokat. Emelje ki ezeket a területeket, és beszélje meg, hogy szükség van-e rájuk a csapata számára.

3. Megoldások keresése

A munkafolyamatok javítása érdekében három út áll rendelkezésére:

• Megszüntetni: Távolítson el minden felesleges folyamatot.
• Konszolidálás: Kombinálja a felesleges folyamatokat.
• Javítani: Használjon eszközöket, képzéseket és sablonokat a folyamatok racionalizálása érdekében.

Az időd nagy részét a folyamatok javításával fogod tölteni. Van azonban néhány fontos pont, amelyet érdemes figyelembe venni, mielőtt bármilyen megoldást elfogadna.

Először is beszéljen a csapatával, mielőtt bármilyen új eszközt bevezetne. Lehet, hogy más ajánlásaik is vannak. Vagy lehet, hogy nem tetszik nekik az Ön által választott eszköz. Azt szeretné, ha ők is részt vennének az új platformokban. Ellenkező esetben olyan eszközökre pazarolja a pénzt, amelyeket senki sem használ.

A képzés és a sablonok létrehozása is időt és erőforrásokat igényel. De a végén megéri megtérülni. Ahelyett, hogy minden alkalommal a nulláról kezdené a munkát, csapata néhány kattintással ki tudja ütni a munkát.

A legfontosabb, hogy az összetett folyamatokhoz készítsen videós ismertetőt. Az írásos SOP-ok hasznosak, de a videók világosan felvázolják a csapatának a szükséges lépéseket. Ez mindenkinek időt és frusztrációt takarít meg.

4. Frissítse a folyamatokat

Kezdje először a legproblémásabb (nem hatékony) munkafolyamatokkal. Az első lépések során gyűjtött adatokat használja fel a folyamatok javítására.

A SEO egy sor folyamatot foglal magában, amelyek minden egyes lépésnél részletes utasításokat tartalmaznak. Világosan meghatározott SOP-okat és videós ismertetőket szeretne az összetett lépésekhez. Az egyszerű feladatokhoz részletes utasításokra lesz szüksége.

Az emberek mind másképp dolgozzák fel az információkat. Minél több részletet, kommunikációt és útmutatást biztosít, annál könnyebb lesz a csapatnak gyorsan és pontosan elvégezni a feladatokat.

Ha pedig új platformokat vesz fel, akkor folyamatokat kell kialakítania a csapatának ezekkel az eszközökkel kapcsolatos képzéséhez.

A legjobb eredmény elérése érdekében fontos, hogy legyen valaki, aki közvetlenül kapcsolódik a munkafolyamatokhoz, és a folyamatokat konkretizálja. Ez maximalizálja a hatékonyságot, és biztosítja, hogy a csapat követi a folyamatot.

Ez egy idő- és erőforrás-igényes folyamat. Frusztráló lehet, és egy kicsit fejfájást okozhat. De Ön befektet vállalkozásának jövőbeli sikerébe. Megéri.

5. Az eredmények nyomon követése és reflexió

Amint az új folyamat a helyén van, nyomon kell követnie az eredményeket és reflektálnia kell a munkafolyamatra. A feladat elvégzése után minden csapattagot meg kell kérnie, hogy reflektáljon a munkafolyamatra.

Tegye fel csapatának ezeket a folyamatfejlesztési kérdéseket:

• Mi működött?
• Mi nem működött?
• Mit lehetne javítani?
• És javítanál rajta?
• Van még valami, amit szeretnél megosztani ezzel a folyamattal kapcsolatban?

Ha még nem teszi meg, érdemes nyomon követnie a csapatának a feladatokra fordított idejét.

Ezzel óvatosnak kell lenned, hogy ne tűnjön úgy, mintha mikromenedzselés lenne. Ehelyett inkább magyarázza el a csapatának, hogy az időkövetés egy módja annak, hogy azonosítsa, hol vannak az "időhiányok". Így prioritásként tudja meghatározni, hogy mely munkafolyamatokat kell legközelebb optimalizálni.

Időkövetés nélkül nem lehet biztos abban, hogy a változtatások javítják-e a munkafolyamatokat.

Végül pedig rendszeres megbeszéléseket kell szerveznie a folyamatok felülvizsgálatára és a csapat új javaslatainak végrehajtására. Ez biztosítja, hogy a SEO-ügynöksége ésszerűsített maradjon.

Ne felejtse el ezt a kritikus folyamatfejlesztési feladatot

A vezetőség támogatása nélkül semmit sem tudsz javítani a SEO-ügynökségedben. Létfontosságú, hogy a folyamatfejlesztést a szervezetébe való befektetésnek tekintse.

Okosabb munkamódszereket dolgoz ki, hogy jobb eredményeket nyújtson ügyfeleinek, csökkentse a csapat stresszét, és mindenkinek több kompenzációt adjon. Végül is nem tud új ügyfeleket fogadni és növelni az árrést, ha belefullad az adminisztratív munkába.

Mégis, a vezetés általi követés nélkül szét fog esni.

Támogatnia kell a változást, és ösztönöznie kell azt. Hallgassa meg csapata és ügyfelei frusztrációját. Mindenkit lelkesítsen fel. Hangsúlyozza, hogy ezek a folyamatfejlesztések hogyan teszik majd kevésbé stresszessé és élvezetesebbé a munkát.

A megfelelő gondolkodásmóddal, megközelítéssel és nyomon követéssel kellemesebb munkahelyet és egy racionalizált, jövedelmezőbb SEO ügynökséget hozhat létre.