Hogyan optimalizálhatja SaaS alkalmazásportfólióját?

Intro

A szervezetek nagymértékben támaszkodnak az SaaS-alkalmazásokra a műveletek racionalizálása, a termelékenység növelése és az ügyfélélmény javítása érdekében a mai versenypiacon. Ezen alkalmazások kezelését azonban gyakran figyelmen kívül hagyják.

A SaaS-alkalmazások elterjedése mostanra nyilvánvalóvá vált a vállalatoknál. A Productiv tanulmánya szerint 2023-ra a cégeknél használt SaaS-alkalmazások átlagos száma várhatóan eléri a 371-et.

Forrás

A kérdés azonban az, hogy mennyire jól kezelhetők ezek az alkalmazások?

Nem az számít, hogy egy szervezet hány SaaS-alkalmazást használ, hanem az, hogy ezek az alkalmazások hogyan befolyásolják a szervezet biztonságát, bevételeit és növekedését, ha nem megfelelően kezelik őket.

Hogyan tudja tehát hatékonyan kezelni és optimalizálni SaaS alkalmazásportfólióját a nagyobb üzleti siker érdekében? Ez a blog végigvezeti Önt az optimalizáláshoz szükséges lépéseken, kezdve a nem kezelt SaaS-alkalmazások kedvezőtlen hatásaival az Ön vállalkozására.

Nem felügyelt SaaS-alkalmazások: Mit tesz ez az Ön vállalkozásával?

A nem felügyelt SaaS-alkalmazások biztonsági és pénzügyi problémákat okozhatnak, ami károsíthatja vállalkozása eredményét és növekedését. A nem felügyelt SaaS akkor fordul elő, amikor a vállalkozások nem rendelkeznek következetes megközelítéssel vagy platformmal a SaaS-alkalmazások kezelésére.

Ez akkor fordul elő, amikor az alkalmazásokat egy belső csapat vagy egyetlen felhasználó vásárolja és használja az informatikai vagy pénzügyi csoportok felügyelete nélkül.

Ezeket a nem felügyelt alkalmazásokat gyakran hibás táblázatok segítségével követik nyomon. A SaaS-menedzsmentnek ez a manuális megközelítése sem nem hatékony, sem nem produktív. Bonyolultsághoz vezet, például a kiadások növekedéséhez, a megfelelés hiányához és a SaaS túlburjánzásához.

A manuális SaaS-alkalmazáskezelés elegendő volt, amikor kevesebb mint 50 alkalmazással foglalkoztunk, de nem megfelelő a több mint 200 alkalmazással rendelkező szervezetek számára.

A kézi irányítással lemaradsz a következőkről:

• A teljes SaaS portfólió átfogó áttekintése
• Értesítések a nem jóváhagyott alkalmazásvásárlásokról
• Osztályonkénti SaaS-kiadások
• Felhasználási minták elemzése
• Hatékony felhasználó-ellátás és -leépítés

A nem felügyelt SaaS kockázatainak megértése

1. Az árnyék IT miatt megnövekedett kiadások

A vállalati hitelkártyával vásárolt, jogosulatlanul használt SaaS-alkalmazások nem követhetők hatékonyan. Ez túlköltekezéshez és kihasználatlan licencekhez vezet, ami kihat a vállalat eredményére. \

2. A duplikált és kihasználatlan applikációk felemelkedése

A rossz SaaS-menedzsment és a központi átláthatóság hiánya növeli a duplikált, ingyenes és redundáns alkalmazások számát, ami gyenge megtérülést és biztonsági problémákat eredményez. \

3. Adatbiztonsági és megfelelőségi kockázatok

A nem felügyelt alkalmazások biztonsági résekhez és érzékeny információk elvesztéséhez vezetnek. Ha egy alkalmazás nem felel meg az előírásoknak, az kihatással lesz az üzleti működésére is. \

4. Automatikus megújítások

Mivel a nem menedzselt SaaS-t a pénzügyi vagy IT-csapatok nem követik nyomon, a szerződések automatikusan megújulhatnak, ami megnövekedett kiadásokat eredményezhet. \

5. A hatékonysággal és a termelékenységgel kapcsolatos problémák

A nem felügyelt alkalmazások silókat hoznak létre a kommunikációban, rossz együttműködéshez vezetnek, és akadályozzák a csapatok termelékenységét, ami végső soron kihat az üzleti működésre.

Most, hogy ismeri a nem felügyelt SaaS következményeit és kockázatait, beszéljünk arról, hogy milyen egyszerű módon lehet hatékonyan kezelni és a lehető legtöbbet kihozni a SaaS-alkalmazásokból.

Forrás

5 módja a SaaS alkalmazásportfólió optimalizálásának

A SaaS gyors elfogadása további nehézségeket és korlátokat okozott az irányításban. E problémák megoldására íme öt módszer, amely segít a cégeknek optimalizálni SaaS-alkalmazásportfóliójukat, és a legtöbbet kihozni a SaaS-alkalmazásokból:

Teljes alkalmazási átláthatóság

"AMADX tanulmánya szerint az alkalmazások láthatóságának hiánya a SaaS-szervezeteknél a SaaS-alkalmazási licencek kihasználatlanságához vagy kihasználatlanságához vezet. ASaaS közel 1/3-a kárba veszhet; ez a vállalat méretétől függően több száz, több ezer vagy akár több millió dollárt is jelenthet."

A SaaS-alkalmazások hatékony kezeléséhez a szervezeteknek átfogó rálátást kell szerezniük az alkalmazáscsomagjukra. Ez az átláthatóság segít az IT- és pénzügyi csapatoknak meghatározni, hogy mely alkalmazásokat használják, ki használja őket, és mire használják.

Az ilyen átláthatósággal rendelkező vállalatok elkerülhetik az alkalmazások redundanciájából, az engedély nélküli szoftverhasználatból és a rossz erőforrás-elosztásból eredő negatív következményeket.

A döntéshozók képesek lesznek optimalizálni alkalmazáscsomagjukat, és a konszolidáció és az alkalmazások racionalizálása révén megszüntethetik a redundanciákat. Ennek eredményeképpen a SaaS stack optimalizálódik, növelve az üzleti termelékenységet és a működési hatékonyságot.

Az árnyék IT megelőzése

A Gartner jelentése szerint 2022-ben az alkalmazottak 41%-a szerzett be, módosított vagy hozott létre technológiát az informatika látókörén kívül, és a Gartner várakozásai szerint ez a szám 2027-re 75%-ra emelkedik.

A SaaS-alkalmazások megvásárlását és használatát az informatikai osztály tudta nélkül árnyék-IT-nek nevezik. Az árnyék IT-n keresztül beszerzett alkalmazások veszélyeztethetik az adatbiztonságot, akadályozhatják a megfelelőségi erőfeszítéseket, és töredezett munkafolyamatokat eredményezhetnek.

A 100%-os átláthatóság elérése a legegyszerűbb megoldás az árnyék IT elleni küzdelemre. A vállalkozások proaktív nyomon követéssel és a beszerzési folyamat központosításával megakadályozhatják, hogy a nem jóváhagyott vagy nem engedélyezett alkalmazások bekerüljenek a SaaS-portfóliójukba.

Az olyan eszközök, mint a CloudEagle, azonnali riasztásokat küldhetnek, ha jogosulatlan alkalmazásokat észlelnek a rendszerbe belépve, proaktív megközelítést kínálva a SaaS-kezeléshez.

Az alkalmazás használatának elemzése

AFlexera megállapította, hogy a SaaS-szoftverekre fordított kiadásokmintegy 33%-át a csapat nem használja ki kellőképpen, ami gyenge megtérüléshez vezet.

A SaaS-alkalmazások szervezeten belüli használatának elemzése jelentős optimalizálási betekintést nyújt. A felhasználói aktivitás és elkötelezettség mérésével a döntéshozók meghatározhatják, hogy mely alkalmazások nyújtják a legnagyobb értéket, és melyek azok, amelyek kihasználatlanok.

Ez az adatvezérelt módszer lehetővé teszi az informatikai és pénzügyi csapatok számára, hogy megalapozott licencelosztási döntéseket hozzanak, és így hatékonyabban oszthassák el az erőforrásokat.

Az alkalmazáshasználat elemzése segít megállapítani, hogy az alkalmazás valóban segíti-e őket a kívánt feladat elvégzésében. Ha nem, szabaduljon meg tőle, és keressen egy új alkalmazást, amelyet a csapata hasznosnak talál.

Továbbá lehetőséget biztosít a munkavállalók képzésére vagy a továbbfejlesztett folyamatokra a már meglévő alkalmazásokban rejlő lehetőségek maximalizálása érdekében.

Fel nem használt licencek vagy alkalmazások megszüntetése

A licencek kihasználatlansága komoly gondot jelent a vállalatok számára, ami pazarló kiadásokat eredményez. A vállalkozások az alkalmazások láthatóságának és a használati kutatási adatok felhasználásával tárgyalhatnak a szállítókkal.

A tényleges felhasználási szokások ismeretében a vállalkozások olyan licencfeltételekről tárgyalhatnak, amelyek biztosítják, hogy a licencek száma megfeleljen a tényleges keresletnek. Csak a kereslet alapján vásároljon licenceket; a többletvásárlás elvesztegetett beruházáshoz és gyenge megtérüléshez vezet.

Egy másik okos módja a verem optimalizálásának, ha két vagy több alkalmazást egybefoglal. Ha például a marketingcsapata az OptinMonstert használja a felugró ablakokhoz, az értékesítési csapat pedig a Mailchimpre támaszkodik az e-mailekhez, akkor ezeket a funkciókat összevonhatja a HubSpotba, amely mindkét feladatot képes kezelni.

Ahelyett, hogy két különböző alkalmazást használna különböző felhasználási esetekre, csak egyet használhat, ami megkönnyíti a szoftverkiadások nyomon követését és csökkentését.

Ez az eljárás csökkenti a pazarlást, és elősegíti a szoftvervásárlás költséghatékonyabb és stratégiai megközelítését.

SaaS menedzsment platform használata

A fent említett stratégiák végrehajtásához megbízható , megfelelő funkciókkal rendelkező SaaS menedzsment szoftverre lesz szüksége. Ezek a platformok 100%-os átláthatóságot és központosított ellenőrzést biztosítanak az alkalmazások kezelése felett, megkönnyítve az olyan folyamatokat, mint a szerződéskezelés, a licencek elosztása és a megújítás nyomon követése.

A SaaS menedzsment platformok integrálhatók a belső SSO, HRIS és pénzügyi rendszerekkel. Ezek az integrációk lehetővé teszik, hogy a platform egy helyen lássa a teljes SaaS-csomagját, és a kiadásokkal együtt rendszerezze azt.

Miért hagyatkozna a táblázatokra az alkalmazások nyomon követésében, amikor olyan fejlett eszközök állnak rendelkezésére, amelyekkel az informatikai árnyékot már akkor észreveheti, amikor az történik? Ezek az eszközök a SaaS-alkalmazások optimalizálásában is segíthetnek anélkül, hogy sok kézi munkát igényelnének.

Nemcsak átláthatóságot biztosít, hanem költségoptimalizálási lehetőségeket is, mivel feltárja a duplikált és felesleges alkalmazásokat. Elemezheti a használatot, megszüntetheti azt, és optimalizálhatja portfólióját.

Következtetés

A SaaS-alkalmazások széles körét használó szervezetek számára elengedhetetlen a SaaS-alkalmazások portfóliójának optimalizálása, mivel ez az egekbe szökhet a szoftverkiadásokban.

ASaaS-alkalmazásportfólió hatékonykezelése kritikus fontosságú a növekedés növelése, a kockázatok csökkentése és a működési kiválóság biztosítása szempontjából. A megfelelő menedzsment elhanyagolása pazarolt erőforrásokhoz, biztonsági problémákhoz, a kiadások eszkalálódásához és töredezett munkafolyamatokhoz vezethet.

Ez a cikk az alkalmazásportfólió optimalizálásának öt egyszerű módját tárgyalta: az alkalmazások láthatóságától az árnyék IT megelőzéséig, a fogyasztás nyomon követéséig, a licencelés optimalizálásáig és a SaaS-kezelési platform kiválasztásáig. Ezek olyan bevált megközelítések, amelyeket a szervezetek portfóliójuk optimalizálására használnak.

A jól optimalizált SaaS alkalmazásportfólió a vállalati növekedés, az innováció és a hosszú távú siker motorja.