A munkáltató gyors útmutatója a bérszámfejtési adókhoz

Intro

Az alkalmazottak első alkalommal történő felvétele számos kihívással jár, kezdve a beszállással és a megfeleléssel egészen a bérszámfejtésig - ami különösen bonyolult feladat. A bérszámfejtési adók kiszámítása és bevallása még a tapasztalt vállalkozókat is zavarba ejtheti. A pontos bérszámfejtési adatkezelés kulcsfontosságú, mivel a hibák súlyos pénzügyi szankciókhoz és akár büntetőjogi következményekhez is vezethetnek.

A cikk végére megismeri a szükséges lépéseket ahhoz, hogy hatékonyan kezelje a munkaerő bérszámfejtési adókat, és biztosítsa a megfelelőséget.

Mik a munkáltatói bérszámfejtési adók?

A bérszámfejtési adók olyan adók, amelyeket a munkáltatók a munkavállalók fizetéséből visszatartanak, és közvetlenül a kormánynak fizetnek be. Ezek az adók hozzájárulnak a különböző társadalombiztosítási programok, köztük a társadalombiztosítás és a Medicare finanszírozásához. Bár mind a munkavállalók, mind a munkáltatók hozzájárulnak a bérszámfejtési adókhoz, a munkáltató felelőssége, hogy ezeket az adókat levonja és továbbítsa a kormánynak.

A munkáltatói bérszámfejtési adók típusai

Az Egyesült Államokban a munkáltatók felelősek a különböző bérszámfejtési adókért és levonásokért. Az alábbiakban áttekintjük a bérszámfejtési adókat, amelyekkel tisztában kell lennie:

Szövetségi jövedelemadó

A szövetségi jövedelemadót a bérekre és a nyereségre vetik ki, és az amerikai kormánynak fizetik be. Az IRS szerint ez az adó mind a keresett jövedelemre (fizetés, bér, borravaló, jutalékok), mind a nem keresett jövedelemre (kamat, osztalék) vonatkozik. Magánszemélyekre és vállalkozásokra egyaránt kivethető.

Az Egyesült Államokban progresszív szövetségi jövedelemadó-rendszer működik, ami azt jelenti, hogy az adókulcs a magasabb jövedelemszintekkel növekszik. Például egy évi 44 725 dollár alatt kereső munkavállaló 12%-os adókulcsot fizet, míg egy évi 578 126 dollár felett kereső munkavállaló 37%-os adókulccsal adózik. A 11 000 dollárnál kevesebbet kereső munkavállalók nem fizetnek szövetségi jövedelemadót. Bár technikailag nem bérszámfejtési adó, a szövetségi jövedelemadó visszatartása a bérszámfejtés lényeges része.

Társadalombiztosítási és egészségügyi adók (FICA)

A munkáltatóknak hozzá kell járulniuk az alkalmazottaik után fizetendő társadalombiztosítási és Medicare-adókhoz, amelyeket együttesen FICA-adóként (Federal Insurance Contribution Act) ismerünk. A FICA adókulcsok 10-37% között mozognak, és egyenlő arányban oszlanak meg a munkáltatók és a munkavállalók között.

• Társadalombiztosítás: Ez az adó az öregségi és túlélő hozzátartozói biztosítási alapot (OASI) és a rokkantsági biztosítási alapot (DI) támogatja, amely ellátásokat nyújt a nyugdíjasoknak, túlélőknek és rokkantaknak.
• Medicare: A hozzájárulások a Kórházbiztosítási Alapba és a Kiegészítő Orvosi Biztosítási Alapba folynak be, segítve az orvosi költségek fedezését.

Szövetségi munkanélküliségi adó (FUTA)

A szövetségi munkanélküliségi adótörvény (FUTA) a munkáltató által fizetett adó, amely a munkanélküli munkavállalók kártalanítását finanszírozza. Más adókkal ellentétben a FUTA-t nem vonják le a munkavállalók fizetéséből, hanem közvetlenül a munkáltatók fizetik.

Nyugdíjprogramok

A munkáltatók nyugdíjprogramokat is kínálhatnak, a munkavállalók fizetésének egy részét levonva a nyugdíjazáskor elérhető nyugdíjalapok létrehozására. Ezeknek a levonásoknak a mértéke vállalatonként és egyénenként eltérő.

Állami jövedelemadó

Az egyes államok jövedelemadó-szabályai, adókulcsai és -tartományai nagymértékben eltérnek egymástól. Egyes államokban átalányadó van, míg mások progresszív rendszert alkalmaznak. Néhány állam, például Florida és Texas, nem vet ki állami jövedelemadót. A munkáltatóknak a megfelelő állami jövedelemadót le kell vonniuk a munkavállalók fizetéséből, és azt az állami adóhatóságnak kell átutalniuk.

Állami munkanélküliségi adó (SUTA)

Az SUTA, amelyet állami munkanélküliségi biztosításként (SUI) vagy újrafoglalkoztatási adóként is ismerünk, a munkanélküli segélyeket finanszírozza a munkanélkülivé vált munkavállalók számára. A legtöbb államban csak a munkáltatók fizetnek SUTA-hoz. Az adókulcsok és az adóalapok államonként változnak. Floridában például az adó mértéke minden munkavállaló éves bérének első 7000 dollárjára vonatkozik.

Helyi adók

A munkáltatóknak ellenőrizniük kell a városok vagy települések által előírt helyi bérszámfejtési adókat is. Mind a munkáltatók, mind a munkavállalók hozzájárulhatnak ezekhez az adókhoz, amelyek a helyi szolgáltatásokat és infrastruktúrát finanszírozzák. Philadelphia például béradót vet ki a városban dolgozó lakosokra és nem lakosokra egyaránt. A munkáltatóknak ezt az adót a bérekből kell visszatartaniuk és a városnak kell befizetniük. Ezen adók mértéke és felhasználása helyenként változik, és gyakran olyan városi szolgáltatásokat támogatnak, mint a közbiztonság és a parkfenntartás.

Mi a különbség a bér- és a jövedelemadó között?

Bár mind a bérszámfejtési adó, mind a munkavállalói jövedelemadó a foglalkoztatáshoz kapcsolódik, jellegükben mégis különböznek egymástól.

• Bérszámfejtési adók: A munkáltató és a munkavállaló egyaránt osztozik ezen az adón, és a munkavállaló fizetésének százalékában kerül kiszámításra, a munkáltató pedig az összeggel megegyezően. Elsősorban a társadalombiztosítási és a Medicare-adókból állnak.
• Munkavállalói jövedelemadó: Ez a progresszív adó kizárólag a munkavállalót terheli. Az adókulcs a magánszemély adóköteles jövedelmének növekedésével növekszik. A munkavállaló W-4 nyomtatványa alapján a munkáltatók visszatartják ezt az adót a munkavállaló fizetéséből, és átutalják a kormánynak.

Hogyan számítsam ki a munkáltatói bérszámfejtési adót?

A bérszámfejtés kezdők számára a bérszámfejtés az adókat képező összes egyes adó összegzéséből áll. Kövesse az alábbi lépéseket:

1. A bruttó jövedelem megállapítása: Határozza meg a munkavállaló teljes jövedelmét minden levonás előtt, beleértve a rendszeres órabért vagy bérbért, túlórát, bónuszokat, jutalékokat és borravalót.

2. A társadalombiztosítási adó kiszámítása: Szorozza meg a bruttó keresetet a társadalombiztosítási adó munkáltatói részével, amely 6,2%.

3. A Medicare-adó kiszámítása: Szorozza meg a munkavállaló bruttó bérét a Medicare adó munkáltatói részének 1,45%-ával.

4. A szövetségi munkanélküliségi adó (FUTA) kiszámítása: Szorozza meg az egyes alkalmazottak éves bérének első 7000 $-át a 6 %-os FUTA adókulccsal. Bizonyos esetekben akár 5,4%-os jóváírásra is jogosult lehet, ami akár 0,6%-ra is csökkentheti a FUTA adókulcsot.

5. Állami munkanélküliségi adó (SUTA) kiszámítása: Ez a számítás államonként változik. Általában a munkavállaló bérének egy részét meg kell szoroznia az állam SUTA adókulcsával.

6. Összes munkáltatói bérjárulék: Adja össze az összes kiszámított adót a munkáltatói bérszámfejtési adók teljes összegének meghatározásához.

Mikor esedékes a bérszámfejtési adó?

Itt találja a különböző bérszámfejtési adóformanyomtatványok benyújtásának esedékességi időpontjait:

1. 940-es nyomtatvány: Ezt a nyomtatványt, amelyet az éves szövetségi munkanélküli adóról szóló törvény (FUTA) szerinti adó bejelentésére használnak, a következő év január 31-ig kell benyújtani.
2. 941-es nyomtatvány: Ezt a nyomtatványt a munkavállalói fizetésből visszatartott jövedelemadó, társadalombiztosítási adó és Medicare-adó, valamint a társadalombiztosítási és Medicare-adó munkáltatói részének bejelentésére használják. Az esedékességi időpontok a következők:

• április 30. az első negyedévre (január 1. - március 31.) vonatkozóan
• július 31. a második negyedévre (április 1-jétől június 30-ig)
• október 31. a harmadik negyedévre (július 1-jétől szeptember 30-ig)
• január 31. a negyedik negyedévre (október 1. és december 31. között)

3. 944-es nyomtatvány: Ez a nyomtatvány a következő év január 31-én esedékes azoknak a munkáltatóknak, akiknek az adott évben legfeljebb 1000 dollár béradóval tartoznak.
4. Töltse ki a W-3 nyomtatványt: Ezt az átutalási nyomtatványt az év során kiadott összes W-2 nyomtatvány "A" példányával együtt kell elküldeni a társadalombiztosítási hivatalnak (SSA). Ez jelenti a teljes keresetet, a társadalombiztosítási béreket, a Medicare-béreket és a forráslevonásokat az összes alkalmazottra vonatkozóan. Ezt a nyomtatványt a következő év január 31-ig kell benyújtani.

Milyen szankciókkal jár, ha valaki nem fizeti meg a béradót?

A bérszámfejtési adókötelezettségek elmulasztása jelentős bírságokat vonhat maga után az IRS által kiszabott büntetésekkel:

• A befizetés elmulasztása: Ha a béradót nem fizetik be időben, a bírságok mértéke a be nem fizetett adó 2%-tól 15%-ig terjed, a késedelmes napok számától függően.
• A bejelentés elmulasztása: A késedelmes benyújtásért kiszabott bírságok általában a be nem fizetett adó 5% és 25%-a között mozognak minden olyan hónap vagy hónaprész után, amikor a bevallás késik.
• A vagyonkezelői alap visszaszerzésének büntetése: Ha Ön visszatartja a munkavállalóitól a béradót, de nem fizeti be azt az adóhatóságnak, akkor a be nem fizetett béradó teljes összegével megegyező büntetést szabhat ki, ami gyakorlatilag megduplázza a kötelezettséget.
• Büntetés a munkavállalók téves besorolásáért: Az alkalmazottak téves besorolása független vállalkozóként büntetést vonhat maga után, beleértve a munkabér 1,5%-át, a munkavállalótól vissza nem tartott FICA-adó 40%-át, valamint a munkáltató által fizetendő FICA-adó 100%-át.

Hogyan nyújthatom be elektronikusan a bérszámfejtési adóbevallásomat?

Az IRS két lehetőséget kínál a béradót tartalmazó nyomtatványok elektronikus benyújtására:

1. A nyomtatványokat saját maga nyújtja be: A nyomtatványokat közvetlenül az IRS e-file rendszerén keresztül is benyújthatja.

2. Használjon egy felhatalmazott IRS e-file szolgáltatót: A felhatalmazott IRS e-file szolgáltató kereső szolgáltatáson keresztül találhat egy adószakértőt, aki az Ön nevében benyújtja a bérszámfejtési adónyomtatványokat.

Következtetés

A bérszámfejtési adók megértése olyan kritikus felelősség, amely a részletekre való aprólékos odafigyelést igényel. Az egyes bérszámfejtési adótípusok kiszámításától a megfelelő bejelentési határidők betartásáig a folyamat ijesztőnek tűnhet, különösen az új munkáltatók számára.

Ne feledje, hogy tájékozódjon a szövetségi, állami és helyi adótörvényekről, és soha ne habozzon konzultálni adószakértőkkel a megfelelőség és pontosság biztosítása érdekében. A bérszámfejtési adókötelezettségek megértésével és a legjobb gyakorlatok betartásával hatékonyabbá teheti a bérszámfejtést, és csökkentheti a nem kívánt pénzügyi következmények kockázatát.