6 okos módja a vállalat működési hatékonyságának javítására

Intro

Egy vállalkozás működtetése nem a gyengéknek való. A legtöbben átéltünk már olyan pillanatokat, amikor a dolgok szükségtelenül kaotikusnak tűnnek: soha véget nem érő e-maileket, megbeszéléseket, amelyek akár egy e-mail is lehetnének, vagy olyan feladatokat, amelyek úgy tűnik, hogy felemésztik az időt anélkül, hogy sok értéket hoznának.

Ha ez ismerősen hangzik, nem vagy egyedül. A működési hiányosságok olyanok, mint a rejtett szivárgások a hajón - elsőre aprónak tűnhetnek, de idővel elsüllyesztik a termelékenységét.

A jó hír az, hogy nincs szükség teljes üzleti átalakításra ahhoz, hogy ezeket a problémákat megoldja. Íme, hat stratégia, amelyekkel úgy működhet a cége, mint egy olajozottan működő gépezet.

1. Automatizálással egyszerűsítse munkafolyamatát

Íme egy kellemetlen igazság: a legtöbb vállalat hetente órákat pazarol el olyan feladatokra, amelyek könnyen automatizálhatók lennének. Gondoljon csak a péntekenként elkészített jelentésekre, vagy azokra az ismétlődő e-mail válaszokra, amelyeket a csapata küldözget. Mi lenne, ha ezeket egy szoftver el tudná intézni Ön helyett?

Vessen egy pillantást az olyan eszközökre, mint a Zapier - ezösszekapcsolja az alkalmazásokat és automatizálja a munkafolyamatokat kódolás nélkül. Beállíthat például egy olyan rendszert, amelyben minden alkalommal, amikor egy ügyfél kitölt egy űrlapot a weboldalán, az adatai automatikusan bekerülnek a CRM rendszerébe. Ez nem csak időt takarít meg, de csökkenti az emberi hiba valószínűségét is.

2. Kommunikációs szűk keresztmetszetek javítása

Mindannyian jártunk már így: céltalanul elhúzódó megbeszélések, végtelen Slack-értesítések, és fontos frissítések, amelyek az e-mailek hegye alatt vannak eltemetve.

Ennek leküzdéséhez az a kulcs, hogy világos szabályokat határozzunk meg a kommunikációra vonatkozóan. A WhatsApp helyett a Slacket használta a valós idejű csevegéshez. Bármi, ami mélyebb átgondolást igényel, e-mailben is elintézhető. Rövidítse le a megbeszéléseket 15 percre, meghatározott napirenddel. Ha valakinek több időre van szüksége, engedje meg neki, hogy ütemezze a nyomon követést.

Egy másik változást jelentenek az olyan aszinkron kommunikációs eszközök, mint a Loom, amelyekkel videoüzeneteket rögzíthetünk, ahelyett, hogy újabb megbeszéléseket kellene szerveznünk. Ha az embereknek van idejük arra, hogy a saját feltételeik szerint emésszék meg az információkat, jobb döntéseket hoznak.

3. Hagyja, hogy az adatok vezéreljék döntéseit

Ismered azt a megérzést, amire néha hagyatkozol, amikor döntést hozol? Hasznos, de csak egy bizonyos határig vezethet. Ha javítani akarja a hatékonyságot, a döntéseket adatokkal kell alátámasztania.

Kezdje egyszerűen. Ha még nem használ olyan eszközt, mint a Google Data Studio vagy a Power BI, itt az ideje, hogy fontolóra vegye. Még az olyan apró mérőszámok, mint az ügyfelek válaszideje vagy a weboldal visszalépési aránya is olyan betekintést nyújthat, amiről nem is tudta, hogy szüksége van rá.

4. Fektessen be csapata fejlődésébe

Váltsunk egy pillanatra sebességet. Dolgoztál már valaha olyan helyen, ahol nem fektettek be a fejlődésedbe? Stagnáló érzés, ugye? Ugyanez vonatkozik a csapatodra is. Ha az alkalmazottai nem érzik úgy, hogy támogatják őket, vagy nem érzik, hogy kihívások elé állítják őket, akkor a működési hatékonyságuk is csorbát szenved.

A továbbképzésnek nem kell drágának lennie. Az olyan platformok, mint a Coursera vagy az Udemy megfizethető tanfolyamokat kínálnak a projektmenedzsmenttől kezdve a kódolásig.

Gondoljon bele: mi lenne, ha ösztönözné a részlegek közötti képzést? Egy marketingszakember, aki ért az alapvető kódoláshoz, jobban tudna kommunikálni a fejlesztőcsapattal, és fordítva. A tanulási kultúra kialakítása mindig kifizetődő.

5. A Lean gondolkodás átvétele

A "lean" kifejezéssel sokat dobálóznak, de a lényege egy dologról szól: a pazarlás csökkentéséről. A pazarlás nem csak fizikai erőforrásokat jelent, hanem az elpazarolt időt és erőfeszítést is.

Az egyik egyszerű gyakorlat, amit holnap kipróbálhat, a "hulladékaudit". Gyűjtse össze a csapatát, és lépésről lépésre térképezze fel a folyamatait. Kérdezze meg őket: hol érzik a dolgokat lassúnak vagy feleslegesnek? A felhőalapú eszközre való átállás azonnal megoldotta a problémát.

A Lean-elveknek nem kell nyomasztónak lenniük. Kezdje kicsiben, azonosítson egy nem hatékony folyamatot, javítsa azt, és lépjen tovább a következőre. Idővel ezek az apró változtatások jelentős előnyökkel járnak.

6. Maradjon az élen a megfelelőség és a kockázatkezelés terén

Van itt valami, amire nem sokan gondolnak, amikor a hatékonyságról beszélnek: a megfelelés. Az előírások talán csak bürokráciának tűnnek, de figyelmen kívül hagyásuk költséges bírságokhoz, hírnévkárosodáshoz és működési káoszhoz vezethet.

Például az AML és KYC megfelelés (pénzmosás elleni és ügyfélismeret) alapvető fontosságú a pénzügyi és technológiai iparágakban. A megfelelőségi ellenőrzések automatizálása az olyan platformokon keresztül, mint a Fenergo, nemcsak időt takarít meg, hanem a pontosságot is biztosítja. Ez olyan, mint egy biztonsági háló, amely lehetővé teszi, hogy a növekedésre összpontosítson anélkül, hogy aggódnia kellene a szabályzatokkal való ütközés miatt.

Szánjon időt arra, hogy áttekintse az iparág megfelelőségi követelményeit. Ezeknek a folyamatoknak az automatizálása nem csak a kockázatok elkerülését jelenti - hanem azt is, hogy csapata nyugodtabban és hatékonyabban dolgozhasson.

Befejezés

A működési hatékonyság nem a keményebb munkáról szól, hanem az okosabb munkáról. Ha az automatizálásra, a jobb kommunikációra, az adatvezérelt döntésekre, az alkalmazottak fejlesztésére, a lean gyakorlatokra és a megfelelésre összpontosít, olyan vállalatot építhet, amely nemcsak termelékeny, hanem rugalmas is.

Ne feledje, hogy ezek a változások nem egyik napról a másikra történnek. Válasszon ki egy stratégiát, amelyre ebben a hónapban összpontosítani fog, és onnan építkezzen. A hatékonyság végül is egy út, nem pedig egy cél.