5 típusú beszerzési megbízás, amit 2023-ban ismernie kell

Intro

A jól strukturált beszerzési folyamat elengedhetetlen a zavartalan üzleti működéshez. A beszerzések minden egyes lépésének dokumentálása növeli a láthatóságot, és kritikus fontosságú a pufferek fenntartása és a döntéshozatal optimalizálása szempontjából.

A mai digitális üzleti környezetben a beszerzési megrendelések új jelentőséget kaptak. Kulcsszerepet játszanak a kínálat és a kereslet kordában tartásában, a számlák nyomon követésében és az egyeztetésben, biztosítva, hogy minden zökkenőmentesen működjön.

Ebben a helyzetben fontos, hogy a megrendelési folyamat a lehető leghatékonyabb legyen. Nemcsak a működési hatékonyságot javítja és a feldolgozási időt csökkenti, hanem növeli a dolgozók elégedettségét is.

Ezt a blogot azért hoztuk létre, hogy öt gyakori beszerzési rendeléstípust lebontsunk az Ön számára. Megmutatjuk, hogy az egyes típusok hogyan tehetik zökkenőmentessé és sikeressé a beszerzési folyamatot.

Mi az a beszerzési rendelés?

A megrendelés olyan jogi dokumentum, amelyet a vevő állít ki a szállítónak a vásárláshoz. Részletesen leírja a teljes tranzakciót, amely tartalmazza a tételek leírását, a mennyiségeket, az árakat, a fizetési feltételeket, a szállítási határidőket és egyéb vonatkozó információkat.

Ez egy jogilag kötelező érvényű szerződés, amely rögzíti a megállapított feltételeket, és mindkét fél számára referenciaként szolgál a beszerzési folyamat során.

Segít biztosítani, hogy a megfelelő termékeket kapja meg, és az időben történő szállítás leegyszerűsíti a beszerzést, egyértelművé és elszámoltathatóvá téve üzleti tevékenységét.

Forrás

Beszerzési megbízások kezelése: Gyors áttekintés

Egy vállalkozás megrendelési folyamatának szervezett adminisztrációját nevezzük megrendeléskezelésnek. Ez olyan kialakított elvek és eljárások gyűjteménye, amelyek garantálják, hogy egy vagy több beszerzési rendelésre vonatkozóan teljes körű, naprakész információk állnak rendelkezésre.

Ez magában foglalja a beszerzési megrendelések létrehozását, felülvizsgálatát, engedélyezését és nyomon követését az elejétől a végéig.

Ez a belső beszerzési eljárás garantálja az összes beszerzés megfelelő átláthatóságát és dokumentálását, ami megkönnyíti a jövőbeli ellenőrzéseket.

A beszerzési megrendelések kezelése a beszerzési útvonal útiterveként szolgál. Minden fontos részletet megad arról, hogy mit, hol és mennyit kell vásárolni. Ez a folyamat segíti a dolgok zökkenőmentes lebonyolítását, és pontos nyilvántartást vezet a tranzakciókról, ami felbecsülhetetlenül fontos a megalapozott döntések meghozatalához.

Mi a célja a megrendelésnek?

Ne terheljük túl Önt információkkal. A megrendelés alapvető célja, hogy hivatalos dokumentumként szolgáljon a vevő és az eladó között. Minden fontos beszerzési részletet rögzít, ami a későbbi ellenőrzések és nyilvántartások során hasznos.

Kezdetben a megrendelés nem jogilag kötelező érvényű. Ha azonban az eladó beleegyezik a feltételekbe, a megrendelés mind a vevő, mind az eladó számára jogilag kötelező érvényű dokumentummá válik.

A SaaS-vásárlóknak ismerniük kell a beszerzési megrendelések típusait

A beszerzési megrendelések esetében nem minden méret megfelelő. Bár eddig talán azt feltételezte, hogy minden beszerzési rendelés egyforma, ez nem igaz. Valójában ötféle beszerzési rendelés létezik, mindegyik más-más információtartalommal.

Ha tehát készen állsz arra, hogy megismerd őket, nézzük meg őket;

1. Szabványos beszerzési rendelés

A legtöbb vevő a szabványos megrendelésre támaszkodik a leginkább. Ez mutatja meg a szándékot, hogy egyetlen tranzakciót hajtsanak végre meghatározott terméktípusokkal, tételminőséggel és mennyiséggel. A beszerzési rendelés tartalmazza a tranzakció lebonyolításához szükséges összes információt.

Vásárlási rendelés példa 1:

Forrás

A szabványos megrendelés egyszerű és gyakori megoldás az egyszeri beszerzésekre. Olyan helyzetekben megfelelő, amikor a vevő érti a vásárlás részleteit, és meg tudja határozni a terméket vagy szolgáltatást, az összeget, a szállítási ütemtervet és a fizetési feltételeket.

Például egy_ SaaS-vállalatnak új nyomtatóra lehet szüksége a munkahelyére. Létrehoznak egy szabványos megrendelést, amely meghatározza a szükséges nyomtató mennyiségét és specifikációit, valamint a szállítási határidőt és a megállapított árat.

A szabványos megrendelésnek a következőket kell tartalmaznia:

• Forgalmazói információk és tételleírás
• A szállítás várható időpontja és helye
• Megegyezés szerinti fizetés, esedékesség és késedelmi kötbérek.
• Az egyes termékek árképzési részletei.

2. Tervezett rendelés

A tervezett beszerzési rendelés (PPO) lehetővé teszi a vevők számára, hogy a jövőbeni igényeket a beszerzési rendelés előzetes benyújtásával tervezzék meg. Míg a tétel, az ár és a fizetési feltételek ismertek, a mennyiség és a szállítási határidő tájékozott becsléseken alapul. A PPO-k alkalmasak a félig rendszeres kiadásokra, mint például az irodaszerek.

Vásárlási rendelés példa 2:

Forrás

Egy szervezet például rendszeresen rendel irodaszereket, például nyomtatópapírt és írószereket. A beszerzési osztály értékeli a korábbi fogyasztási szokásokat, mielőtt egy várt mennyiséget és változó szállítási dátumokat tartalmazó beszerzési rendelést készít. A PPO-kat szükség szerint kiadják a szállítóknak, hogy teljesíteni tudják a követelményeket.

A tervezett beszerzési rendelések a szabványos rendeléseknél részletesebb információkat tartalmaznak, ami a várható igényeknek megfelelő hatékonyabb beszerzést eredményez. A vállalatok a várható beszerzések részletes áttekintésével optimalizálhatják a készletgazdálkodást, és fenntarthatják az alapvető áruk folyamatos ellátását.

A tervezett beszerzési rendelésnek a következőket kell tartalmaznia;

• Egyértelmű és konkrét információk a termékekről vagy szolgáltatásokról
• Szállítási és adózási adatok
• Szállítási utasítások és árképzési feltételek
• Az egyes tételek ára.

3. Keretmegrendelés

A Blanket Purchase Order (BPO) az, amikor a vevő egyszerre több megrendelést ad le, hogy kedvezményes árakat alkudjon ki a szállítóval. A szállítók érdekessége, hogy a tömeges megrendelések esetén nyitottabbak a kedvezmények felajánlására. A vállalkozások a BPO révén hatékonyabban vásárolhatnak termékeket, minimalizálva a redundanciát és racionalizálva a beszerzést.

Példa a beszerzési rendelésre 3:

Forrás

Egy vállalkozásnak például rendszeresen kell nyomtatópatronokat és papírt vásárolnia. Ahelyett, hogy egyedi megrendeléseket adnának le, megállapodnak egyetlen szállítóval egy időszakon keresztül történő nagybevásárlásról. A BPO minden egyes tételre meghatározza a mennyiséget, a költségeket és a megállapított kedvezményeket, így biztosítva, hogy a beszerzés megfizethető legyen.

Az üzleti beszerzési megrendelések (BPO) olyanok, mint egy szuper tiszta ablak a termékek és szolgáltatások mozgására. Segítenek a szervezeteknek abban, hogy a beszerzés hatékony és pénztárcabarát legyen.

A BPO-kkal a vásárlók biztosíthatják, hogy elegendő készlettel rendelkezzenek, és elkerülhetik azokat a kellemetlen pillanatokat, amikor a készletek elfogynak. Mindössze annyit kell tenniük, hogy megemlítik, mennyit szeretnének, és kihasználják az árengedményeket.

A keretmegrendelésnek a következőket kell tartalmaznia:

• Adja meg az idővel szállítandó termékek mennyiségét.
• Vázolja fel a kialkudott egységárakat, minden további kedvezményt vagy kiigazítást.
• Fizetési feltételek, minőségi előírások, visszaküldési szabályok vagy szankciók.
• Megerősített árinformáció minden tételhez

4. Szerződéses megrendelés

A szerződéses beszerzési megrendelés (CPO) a leghivatalosabb és jogilag végrehajtható beszerzési megrendelés. Ez azt jelenti, hogy a vevő és az eladó a vételi megrendelés kiadása előtt szerződést köt, amelyben leírja a vásárlási feltételeket. Ez a megállapodás mindkét felet jogilag védi.

Beszerzési megbízás példa 4:

Forrás

A szerződéses megrendelés (CPO) nagyobb rugalmasságot kínál, és részletesebb specifikációkat tartalmaz, mint a szabványos megrendelés (SPO). Irányelveket határoz meg a beszállítóknak szóló beszerzési rendelések kiadására, a többletköltségek kezelésére, a hibák kezelésére és az üzleti partnerség egyéb fontos szempontjaira vonatkozóan.

A szerződéses beszerzési megrendelések biztonságos és hatékony keretet biztosítanak az üzleti tranzakciókhoz, különösen a viszonteladókkal való együttműködés vagy bonyolult beszerzési környezetben.

A szerződéses megrendelésnek a következőket kell tartalmaznia:

• Az elfogadott szerződés hivatkozása
• A szerződés hatálya és módosításai
• Felmondási és kilépési záradékok

5. Digitális megrendelés

A digitális beszerzési megrendelés a beszerzési megrendelések elektronikus kezelésének modern és racionalizált technikája, amely javítja a termelékenységet és a csapatmunkát a beszerzési folyamatban. A vállalkozások időt takaríthatnak meg, minimalizálhatják a papírmunkát, és pontos nyilvántartást biztosíthatnak a beszerzési rendelési eljárás digitalizálásával.

Példa a beszerzési rendelésre 5:

Forrás

A digitális beszerzési rendelés elkészítésének és megosztásának egyik egyszerű módja a Microsoft Excel vagy az Open Office használata. Ezek a rendszerek tartalmaznak előre elkészített sablonokat, amelyek könnyen módosíthatók, hogy tartalmazzák az egyes beszerzési rendelésekhez szükséges konkrét elemeket.

Például egy_ irodaszereket beszerző vállalkozás használhat egy Excel digitális beszerzési rendeléssablont a mennyiség, a tétel leírása és az elfogadott árképzés_ közlésére.

A digitális megrendelésnek a szállítóval való cseréje révén mindkét félnek világos rálátása van a beszerzési információkra, ami jobb kommunikációt és gyorsabb szállítást eredményez.

A digitális beszerzési rendelések nagyobb nyomon követési és jelentéstételi lehetőségeket is biztosítanak, lehetővé téve a cégek számára, hogy jobban kezeljék a költségvetésüket és értékeljék a beszerzési szokásokat. Az átláthatóság a vevők és a beszállítók számára egyaránt előnyös, mivel kölcsönösen előnyös és hatékony beszerzési folyamatot tesz lehetővé.

Hogyan működik a megrendelés?

A beszerzési rendelés működésének összetettségének megértése kritikus fontosságú a folyamatok optimalizálására törekvő szervezetek számára.

A termékek iránti igény megértése

A folyamat akkor kezdődik, amikor a vevő felismeri, hogy szüksége van egy bizonyos termékre vagy szolgáltatásra, amelyet az eladó tud nyújtani. A vevő meghatározza a terméket, a szükséges mennyiséget és a kívánt szállítási határidőt.

Például egy feldolgozóipari vállalkozásnak az ünnepek alatt hatalmas mennyiségű nyersanyagra lehet szüksége, hogy kielégítse a termékei iránti megnövekedett keresletet. A vevőnek pontosan meg kell határoznia a szükséges anyagok típusát és mennyiségét, valamint a szállítási határidőt, hogy biztosítsa, hogy megfelelő nyersanyagokkal rendelkezik a termelési célok eléréséhez.

A vevő megrendelést hoz létre

A meghatározott igények alapján a vevő megrendelést készít, amely tartalmazza az összes vonatkozó tényt, például a termék leírását, mennyiségét, árát, szállítási dátumát és a további feltételeket. A megrendelést hivatalos kérésként küldik el a szállítónak a meghatározott termékekre vagy szolgáltatásokra vonatkozóan.

A beszerzési folyamat szabálytalanságainak vagy késedelmeinek elkerülése érdekében a vevőnek biztosítania kell, hogy a beszerzési rendelés adatai pontosak és teljes körűek legyenek az eladó számára.

A vevő például meghatározhatja a szükséges nyersanyagok konkrét fajtáit és mennyiségét, a megállapított egységköltségeket és a szállítási határidőt.

A vételi rendelést az eladó felülvizsgálja

Miután a megrendelést elküldték az eladónak, az gondosan megvizsgálja, hogy az megfelel-e a készletüknek és képes-e teljesíteni a vevő kérését.

Az eladónak például biztosítania kell, hogy a kívánt tételek raktáron vannak, és azokat a megbeszélt időpontra szállítani tudja. A készletellenőrzés figyelmen kívül hagyása a termék leszállításával járó gondokhoz vezet; vásárlóként előzetesen ellenőriznie kell a termék elérhetőségét.

Az eladó elemzi és jóváhagyja a megrendelést.

A felülvizsgálat után az eladó engedélyezi a megrendelést, ha az megfelel a vevő előírásainak. A megrendelés jóváhagyása az eladó ígéretét mutatja, hogy késedelem nélkül biztosítja a megrendelésben szereplő konkrét terméket.

Beszerzési megbízások teljesítése

A jóváhagyott megrendeléssel az eladó teljesíti a megrendelést azáltal, hogy a vevő rendelkezésére bocsátja a megadott termékeket vagy szolgáltatásokat. Ez a szakasz magában foglalja a termékek leszállítását vagy a megállapodás szerinti szolgáltatások nyújtását.

A számla kifizetésre került

Ez utóbbi szakaszban a vevő felel a számla kifizetéséért az eladó fizetési feltételeinek megfelelően. A kifizetést a kapott termékekért vagy szolgáltatásokért hagyják jóvá, ahogyan az a számlán szerepel.

Például a vevő a leszállított nyersanyagok számláját a megállapodás szerinti fizetési határidőn belül kifizeti.

Így működik egy tipikus beszerzési megrendelési folyamat. A megrendelés létrehozásával kezdődik, és a vevő és a szállító által kiállított számla jóváhagyásával végződik.

Minden szervezetnek megvan a saját beszerzési rendelési beállítása; egyesek a számlázási folyamatot megelőzően minőségellenőrzéseket is tartalmaznak, de a magas szintű szempontok ugyanazok maradnak.

Hogyan racionalizálhatja a SaaS menedzsment platform a beszerzési megrendelések kezelését?

Beszerzési munkafolyamat

A beszerzési munkafolyamatok segítségével egyszerűsítheti a beszerzési megrendelés létrehozását a SaaS menedzsment platformok, például a CloudEagle segítségével. A munkafolyamat elindul, amint a felhasználó felveti a beszerzési kérelmet, és az érintett érdekeltek e-mailben és Slacken keresztül értesítést kapnak a jóváhagyási folyamat felgyorsítása érdekében.

A beszerzési kérelem jóváhagyása után létrehozhatja a beszerzési rendelést, és megadhatja az árképzési feltételeket.

Támogatott vásárlás

A megfelelő árképzési feltételek megtárgyalása a szállítókkal megterhelő lehet, ha egyedül végzi. Ebben az esetben bízza a nehéz munkát a SaaS-vásárlási szakértőkre. Ők ügyesen kezelik az Ön nevében az árképzési feltételek, SLA-k és egyéb lényeges záradékok megtárgyalását, biztosítva, hogy a megfelelő termékeket a megfelelő áron szerezze be.

Szerződéskezelés

A termék leszállítása után fejezze be a számlázási folyamatot, és használja a SaaS menedzsment platform szerződéskezelő modulját az összes lényeges dokumentum egy helyen történő tárolására. Így a következő alkalommal, amikor a vásárlást vagy a szerződést szeretné felülvizsgálni, néhány kattintással könnyedén hozzáférhet a vonatkozó dokumentumokhoz.

Következtetés

Tessék; ezek a vevők és a szállítók által bármilyen termék vagy szolgáltatás megvásárlására használt általános megrendelési típusok.

Minden egyes beszerzési megbízás meghatározott célt szolgál, és megvannak az előnyei és hátrányai. Végső soron a SaaS-vásárló felelőssége eldönteni, hogy milyen típusú megrendelést kíván küldeni.

Vonja be a pénzügyi és a beszerzési csapatok érintettjeit a beszerzési megrendelések felülvizsgálatába, mielőtt elküldi azokat, hogy mindenki egyetértésben legyen, és Ön megalapozott döntést hozzon.

Merítsen ihletet az általunk hozzáadott példákból, használja a SaaS beszerzési szoftvert, és kezdje el a beszerzési megrendelések létrehozását a zökkenőmentes beszerzési műveletek érdekében.

Sok szerencsét.

GYIK

1. Mi a különbség a megrendelés és a számla között?

A beszerzési folyamat nyomon követése és ellenőrzése érdekében a vevők rendeléseket állítanak ki a szállítóknak, míg a számlákat a szállítók állítják ki a vevőknek, miután a megrendelés teljesült.

2. Szerződésként kezelik-e a megrendelést?

A megrendelés meghatározza a szállítást, a számlázást, a megvásárolt konkrét termékeket vagy szolgáltatásokat, a jogi feltételeket és a fizetést. Amikor a szállító elfogadja a megrendelést, az jogilag kötelező erejű szerződéssé válik a vevő és a szállító között.

3. Milyen előnyei vannak a beszerzési rendeléseknek?

A beszerzési utalványok használatának előnyei

• Nyomon követni a beérkező megrendeléseket.
• Kerülje a duplikációt
• A rendelési hibák minimalizálása.
• Jogi papírmunka
• A hatékonyság növelése
• Méretezési támogatás