Guide fiscal pour les freelances numériques

Intro

Si vous êtes un freelance qui travaille dans le numérique, vous passerez sans doute 99 % de votre journée de travail à accomplir les tâches liées à votre métier. Remplir une déclaration d'impôts ou même penser à gérer ses affaires fiscales n'est pas quelque chose que la plupart des professionnels envisagent au quotidien. Cela dit, le paiement de l'impôt est une obligation légale, ce qui signifie que tout le monde doit se tenir au courant de ses propres obligations fiscales, même si ce n'est pas quelque chose que l'on aime particulièrement faire. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pratiques pour alléger le fardeau que représente la gestion de vos affaires fiscales.

Conseils pour remplir votre déclaration d'impôts en toute simplicité

Remplir sa déclaration de revenus ne doit pas nécessairement être un processus pénible ou fastidieux. Il existe des moyens de faciliter le suivi de tout ce qui a été fait.

Suivez vos recettes et vos dépenses

Il est essentiel de suivre les revenus et les dépenses de l'entreprise tout au long de l'année afin de disposer de données précises et actualisées au moment de la déclaration. La meilleure façon d'enregistrer vos revenus et vos dépenses est d'utiliser un logiciel de comptabilité, car toutes les données sont conservées en ligne en toute sécurité. Cela dit, il peut arriver que vous ayez besoin d'utiliser des documents physiques en dehors du logiciel. Par exemple, si vous développez une petite entreprise, vous pouvez télécharger un modèle de compte de résultat, qui peut être édité et ouvert dans Excel plutôt que dans le logiciel.

Mettre de l'argent de côté pour payer les impôts

En ouvrant un compte séparé pour économiser de l'argent en vue de votre déclaration d'impôts, vous éviterez plus facilement de dépenser l'argent que vous devez économiser en vue de votre déclaration d'impôts. Il peut être utile d'utiliser périodiquement un calculateur d'impôts pour déterminer approximativement le montant de l'impôt que vous devrez probablement payer sur vos revenus après déduction des dépenses.

Pour vous simplifier encore plus la tâche, vous pouvez mettre en place des virements automatiques vers votre compte d'épargne, de sorte que vous n'aurez même pas à vous rappeler de le faire manuellement. Si vous le pouvez, vous pouvez ajouter un petit supplément pour couvrir davantage d'impôts les mois où vos revenus sont plus élevés. Le freelancing n'est pas une science exacte et il n'y a pas deux mois identiques. Il est donc préférable d'épargner plus que nécessaire, plutôt que d'épargner moins et de devoir ensuite trouver de l'argent supplémentaire pour couvrir votre facture d'impôts.

Quels sont les éléments que je peux déduire en tant que frais professionnels ?

L'exercice d'une activité indépendante ou la gestion d'une petite entreprise peut s'avérer coûteux, mais heureusement, il existe de nombreux éléments que vous pouvez ajouter à vos dépenses afin de réduire votre facture fiscale (en toute légalité).

Matériel et fournitures

Pour les freelances numériques, les dépenses initiales liées à l'achat d'équipements et de fournitures qui permettent de faire fonctionner l'entreprise peuvent être importantes. Il s'agit notamment des ordinateurs, des imprimantes, des logiciels et des locaux professionnels si vous louez un espace de bureau au lieu de travailler à domicile. C'est une excellente idée pour séparer votre vie professionnelle de votre vie privée, mais cela reste une dépense. Même les petits articles s'additionnent rapidement, comme la papeterie, les cartes de visite et l'encre d'imprimante. Il est essentiel de garder une trace de tous ces achats afin de pouvoir les ajouter aux dépenses et réduire ainsi le montant de l'impôt à payer.

L'éducation

Certains cours de formation, ateliers et webinaires peuvent également être considérés comme des frais professionnels. La principale condition est qu'ils soient liés à votre travail numérique en freelance. Par exemple, si vous proposez des services de conception graphique, vous devrez vous tenir au courant des avancées technologiques qui vous aideront à améliorer vos compétences en matière de conception graphique. Ces dernières évoluant fréquemment, vous pourrez assister à des webinaires et à des ateliers occasionnels plutôt qu'à des cours complets. Il s'agit d'une dépense viable. D'autres cours qui vous aident à améliorer vos compétences commerciales sont plus généraux, comme apprendre à travailler en réseau et améliorer vos compétences en marketing. Quels que soient les services que vous fournissez, l'apprentissage peut vous aider à acquérir et à conserver davantage de clients.

Voyages d'affaires

Si vous devez voyager pour une raison liée à votre activité, cela peut également constituer une dépense. Cela couvre les transports tels que les vols, le kilométrage et la location de voitures - à condition que le déplacement soit nécessaire pour rencontrer des clients, assister à des conférences liées à votre activité, ou qu'il puisse déboucher sur des opportunités commerciales, etc.

Frais de bureau à domicile

Ces dépenses peuvent être similaires à celles liées à l'équipement et aux fournitures. Certains free-lances numériques choisiront de travailler uniquement à domicile plutôt que de louer un bureau. Ils trouvent cela plus pratique et l'un des principaux attraits du travail en free-lance est de ne pas avoir à se rendre au bureau.

Outre les éléments déjà mentionnés pour un bureau, si vous disposez d'un espace de travail dédié à votre domicile, vous pouvez peut-être inscrire cette dépense, en fonction de la taille de votre espace de travail et de la fréquence d'utilisation. Il vaut la peine de se faire conseiller pour s'assurer que vous inscrivez le bon montant en tant que dépense. À titre indicatif, vous pouvez bénéficier d'une réduction d'impôt de 5 $ par mètre carré de votre logement utilisé à des fins professionnelles. Toutefois, la superficie maximale est de 300 pieds, ce qui est raisonnable pour un freelance numérique.

Frais de véhicule

Outre les déplacements, vous pouvez également bénéficier de réductions d'impôts si vous disposez d'un véhicule que vous utilisez à des fins professionnelles. Les coûts que vous indiquez peuvent inclure l'essence, l'huile, les réparations, l'assurance et la dépréciation. Pour que le véhicule soit considéré comme une dépense professionnelle, vous devez l'utiliser pour rencontrer des clients, livrer des marchandises (le cas échéant), assister à des événements liés à l'entreprise et effectuer d'autres tâches professionnelles.

Publicité et marketing

En tant que freelance numérique, vous pouvez choisir de faire appel à des services de marketing externes ou de vous en charger vous-même. Dans les deux cas, il y aura des coûts qui seront considérés comme des dépenses professionnelles. Il peut s'agir de publicités en ligne ou hors ligne, du développement et de la maintenance d'un site web, de brochures ou de dépliants et de campagnes payantes sur les médias sociaux.

Services professionnels

Même si vous êtes la seule personne à exercer votre activité de freelance, vous devrez à un moment ou à un autre faire appel à des services extérieurs. Il peut s'agir de conseillers juridiques, de comptables ou de conseillers financiers. Chacun de ces professionnels peut contribuer à la bonne marche de votre entreprise, et ce sont donc des dépenses viables qui peuvent contribuer à réduire le montant de l'impôt à payer.

Ce que vous ne pouvez pas déclarer comme dépenses

Tout ne peut pas être considéré comme une dépense professionnelle légitime. Toutefois, certains freelances peuvent considérer certaines dépenses comme une zone grise. Pour vous aider à y voir plus clair, voici des exemples d'achats qui ne sont généralement pas déductibles en tant que frais professionnels.

Voyage personnel ou nourriture

Le statut de free-lance numérique peut vous donner la liberté de travailler de n'importe où pour une partie ou la totalité de votre travail. Certains free-lances aiment prendre des vacances de travail où ils passent du temps à l'étranger tout en travaillant, mais le lieu n'a aucun rapport avec leurs activités professionnelles. Les voyages effectués pour cette raison (et les repas que vous achetez pendant votre séjour) ne sont pas des frais professionnels.

Articles à usage personnel

Les articles tels qu'un ordinateur portable ou un téléphone ne peuvent être considérés comme des dépenses que s'ils sont utilisés exclusivement pour votre activité d'indépendant. Si vous achetez un contrat de téléphone qui n'est que rarement ou jamais utilisé pour des appels professionnels, il s'agit d'un usage personnel. Toutefois, si vous utilisez ce téléphone régulièrement pour le travail, mais aussi pour des raisons personnelles, vous pouvez en déclarer une partie comme dépense.

Abonnements non professionnels

Bien que les abonnements tels que les outils de marketing, les logiciels antivirus, les programmes qui vous aident dans votre travail d'indépendant et les logiciels de comptabilité soient tous des dépenses raisonnables, d'autres ne le sont pas. D'autres abonnements ne le sont pas. Par exemple, vous aimez écouter de la musique pendant que vous travaillez et vous êtes distrait par les publicités entre les chansons. Vous souscrivez alors un abonnement payant pour supprimer les publicités. Cet abonnement n'est pas considéré comme une dépense parce qu'il n'a pas de lien direct et évident avec votre travail et qu'il serait difficile de prouver qu'il vous rend plus productif.

Vêtements

Les vêtements sont rarement considérés comme des dépenses, sauf si vous avez un uniforme spécifique ou si vous devez porter des vêtements de sécurité pour effectuer votre travail. Comme il est peu probable que cela s'applique aux freelances numériques, vous ne pourrez pas en faire état. Les vêtements que vous achetez pour rencontrer des clients ou assister à des événements peuvent également être portés pendant votre temps libre.

Divertissement

Si vous rencontrez un client ou un client potentiel, vous pouvez inclure les repas dans vos dépenses, mais les divertissements tels qu'un concert ou un événement sportif ne sont pas admissibles. Bien qu'il s'agisse d'un bon moyen d'impressionner un client et de briser la glace, ces divertissements ne sont pas admis comme dépenses car il est impossible de prouver le lien entre les frais de divertissement et le fait qu'ils vous apportent plus de travail.

Contributions politiques

Contrairement aux dons de charité, les contributions politiques ne donnent pas droit à des déductions fiscales. Elles ne sont pas nécessaires à la gestion de votre activité indépendante et les bénéficiaires ne sont pas des organisations caritatives. Par conséquent, si vous décidez de contribuer à une cause politique qui vous tient à cœur, cela ne réduira pas le montant de vos impôts.

En sachant ce qui est ou n'est pas une dépense professionnelle, vous pouvez vous assurer de payer le montant d'impôt le plus bas possible sans enfreindre aucune règle. En gardant une trace de tout, en vous préparant et en ne laissant pas vos impôts à la dernière minute, vous rendrez les choses plus faciles à gérer.