Comment rationaliser l'entretien des complexes hôteliers et des immeubles locatifs grâce à des solutions de logistique et de stockage efficaces ?

Intro

La gestion et l'entretien d'un ensemble de biens immobiliers influencent directement trois domaines :

• Satisfaction des locataires et des résidents.
• Les coûts opérationnels. En d'autres termes, il s'agit de limiter les coûts.
• La valeur du bien.

Qu'il s'agisse de maisons individuelles, de propriétés résidentielles ou de propriétés commerciales telles que des centres de villégiature, une propriété bien entretenue crée un environnement sûr et accueillant pour les occupants.

Pourtant, il est plus facile à dire qu'à faire d'assurer la continuité de l'entretien des biens immobiliers !

Les gestionnaires immobiliers ont la lourde responsabilité de.. :

• Gestion des tâches routinières.
• Réussir les inspections de sécurité.
• Répondre de manière adéquate aux demandes de maintenance réactive.

Et comme si cela ne suffisait pas, ils doivent s'assurer que toutes les activités de maintenance sont gérables au niveau de la poche.

Si vous êtes gestionnaire ou propriétaire d'un bien immobilier et que vous avez un ou plusieurs maux de tête, vous êtes au bon endroit. Ce blog traite des stratégies permettant aux centres de villégiature et aux immeubles locatifs de rationaliser leurs opérations de maintenance grâce à des solutions de logistique et de stockage.

Qu'est-ce que l'entretien des biens immobiliers ?

L'entretien d'un bâtiment ou d'une installation consiste à réparer les fuites de plomberie, à résoudre les problèmes de lutte contre les parasites et à gérer les bosses et les fissures.

Il existe quatre types d'entretien des biens immobiliers :

• La maintenance préventive : Il s'agit d'inspections et d'entretiens réguliers visant à prévenir les problèmes avant qu'ils ne surviennent.
• La maintenance réactive : Il s'agit de résoudre les problèmes après qu'ils se soient produits, par exemple en réparant les dégâts des eaux ou en remplaçant les appareils sanitaires cassés.
• Maintenance conditionnelle : Il s'agit de surveiller l'état d'un équipement ou d'un bien pour décider quand une maintenance est nécessaire, ce qui permet d'éviter les travaux inutiles ou les pannes soudaines.
• Inspections d'entretien ou de sécurité. Ces inspections sont nécessaires pour les travaux d' amélioration de l'habitat, comme par exemple l'installation d'une cheminée électrique.

Une société de gestion immobilière équilibre ces quatre niveaux d'entretien tout en minimisant les coûts et en maximisant la satisfaction du locataire ou du client.

Les conséquences d'un mauvais entretien des biens immobiliers

De mauvaises pratiques d'entretien peuvent donner lieu à des critiques négatives, à des risques accrus en matière de sécurité, à l'échec des inspections sanitaires et à des dépenses à long terme plus élevées. Les domaines suivants sont particulièrement concernés.

Valeur de la propriété

La valeur du bien immobilier est réduite à néant. Le propriétaire n'est pas très bien vu s'il a l'habitude d'échouer aux contrôles de sécurité et de négliger l'entretien de routine. Ces biens attirent des loyers plus bas et sont difficiles à vendre.

Augmentation des coûts de réparation

Retarder les réparations peut transformer une montagne en une taupinière. En négligeant un problème aussi banal qu'une fuite d'eau, vous vous exposez à des dégâts importants et à la prolifération des taupes. Ce qui devait être une simple réparation entraîne des coûts trois ou quatre fois plus élevés.

Cela ne comprend pas les coûts cachés tels que la perte de revenus locatifs (si, par exemple, les locataires doivent déménager parce que le bien n'est plus sûr) et les coûts ultérieurs liés aux conseils juridiques et aux amendes pour violation du code.

Vous ne voulez pas vous retrouver dans cette situation ! Discutons donc des stratégies logistiques et de stockage pour maintenir les coûts d'entretien de votre portefeuille immobilier à un niveau aussi bas que possible.

Quelles sont les stratégies logistiques ?

Dans le contexte de la maintenance immobilière, une stratégie logistique couvre la planification, la coordination et la gestion des ressources de manière à garantir l'efficacité des activités de maintenance des bâtiments.

Il s'agit de s'assurer que les bons outils et les bonnes fournitures sont disponibles au moment et à l'endroit où ils sont nécessaires.

Il existe plusieurs façons de mettre en œuvre ces stratégies.

Système de gestion centralisée

La gestion de la maintenance nécessite de jongler avec plusieurs variables, telles que

• Emails
• Feuilles de calcul
• Appels téléphoniques
• Demandes et tâches de maintenance
• Horaires

La gestion de ces variables (souvent dynamiques et en constante évolution) dans différents systèmes expose les techniciens de maintenance à des erreurs et entraîne des retards dans l'exécution des tâches de maintenance.

La solution est un système de gestion centralisée comme SiteCapture.

En tant que solution de gestion de projet, elle permet d'automatiser les tâches, de suivre les calendriers de maintenance et de fournir des mises à jour en temps réel, afin que les équipes soient synchronisées et prêtes à s'attaquer rapidement aux problèmes. Ses outils de gestion de projets solaires offrent un soutien supplémentaire aux propriétés dotées d'installations solaires, en veillant à ce que les systèmes énergétiques restent efficaces. En combinant ces capacités, les centres de villégiature et les propriétés locatives peuvent rationaliser leurs opérations, améliorer leur logistique et optimiser leur consommation d'énergie.

Du point de vue de l'équipe de maintenance immobilière, elle sait exactement ce sur quoi elle doit travailler et ce à quoi elle doit donner la priorité. Cela signifie que les problèmes les plus urgents qui affectent la vie quotidienne sont réglés en premier, ce qui permet de satisfaire les locataires.

Lorsque vous démontrez votre compétence en matière d'entretien aux propriétaires, il devient plus facile de générer des contacts immobiliers par le biais du bouche à oreille.

Gestion des stocks et réapprovisionnement automatisé

Une gestion attentive et précise des stocks garantit que les fournitures et les équipements ne sont disponibles que lorsque vous en avez besoin et dans les bonnes quantités. Cela réduit la probabilité de dépenses inutiles et minimise les temps d'arrêt.

Par exemple, dans un scénario, vous pourriez suivre les fournitures telles que les accessoires de plomberie, les produits de nettoyage, les pièces électriques de rechange et les outils utilisés par le personnel d'entretien. Vous saurez exactement ce qui est en stock et où il est stocké, ce qui vous fera gagner du temps et réduira la nécessité de passer des commandes de dernière minute.

Vous pouvez combiner la gestion des stocks avec le réapprovisionnement automatisé. Dans ce cas, vous utilisez un système numérique pour contrôler les niveaux de stock. Lorsqu'un article en stock tombe en dessous d'une certaine quantité, le système déclenche un réapprovisionnement automatique.

Supposons que vous souhaitiez que les systèmes automatisés fonctionnent efficacement. Dans ce cas, vous devrez consulter l'historique de l'utilisation des stocks pour déterminer ce qui est le plus utilisé, le plus souvent commandé à nouveau et en quelles quantités. Vous pouvez configurer le système de manière à imiter les anciennes pratiques de gestion des stocks dirigées par l'homme.

Les propriétaires de complexes hôteliers et d'immeubles locatifs peuvent s'appuyer sur des solutions de veille stratégique pour analyser l'utilisation des équipements et les niveaux de stocks afin d'optimiser les opérations de maintenance. Grâce à cet outil, les propriétaires et les gestionnaires peuvent baser leurs opérations sur des données réelles et garantir ainsi une maintenance efficace des actifs.

Programmation de la maintenance préventive

Les capteurs de l'internet des objets (IdO) peuvent être installés sur des équipements tels que les chauffe-eau, les systèmes de CVC ou les appareils de plomberie afin de surveiller leurs performances en temps réel.

Ces dispositifs recueillent des données sur l'utilisation, la température ou les niveaux de pression et envoient des alertes lorsque les relevés suggèrent une usure ou une défaillance potentielle.

Un dispositif IdO extrait des données des appareils et les surveille en temps réel. (Image fournie par l'auteur)

Par exemple, un capteur placé sur un appareil de chauffage, de ventilation et de climatisation peut signaler au système que les filtres doivent être remplacés ou que l'appareil fonctionne de manière inefficace.

Les logiciels de maintenance immobilière peuvent collecter ces données et programmer automatiquement la maintenance en fonction des conditions réelles plutôt qu'à des intervalles prédéterminés. Ainsi, la maintenance est effectuée au moment où elle est le plus nécessaire, ce qui permet d'éviter les pannes soudaines et de prolonger la durée de vie d'un bien.

Utiliser l'optimisation des itinéraires

L'optimisation des itinéraires est pratique pour les équipes qui gèrent plusieurs sites, comme les centres de villégiature ou les appartements.

Un logiciel d'optimisation des itinéraires comme Badger Mapping aide les équipes à planifier les trajets les plus efficaces lorsqu'elles commencent une journée de travail pour répondre aux demandes d'entretien. Le logiciel propose le meilleur itinéraire en fonction de plusieurs variables, telles que les conditions de circulation, les travaux routiers et l'adresse de la propriété.

Le logiciel d'optimisation des itinéraires fournit une vue d'ensemble de toutes les demandes de maintenance pour une période donnée.

Il aide en outre les gestionnaires immobiliers à répartir les tâches de manière logique. Par exemple, ils peuvent répartir leurs techniciens de maintenance par zone spécifique ou par type de demande de maintenance.

En conséquence :

• Le temps de trajet est réduit au minimum.
• Le coût du carburant est optimisé.
• Les clients restent satisfaits.

Optimiser les solutions de stockage

Les solutions de stockage sont l'art de stocker et d'accéder aux équipements et fournitures nécessaires aux tâches de maintenance.

Des solutions de stockage efficaces favorisent la fluidité des flux de travail en réduisant le temps consacré à la recherche de ressources, en conservant les articles stockés en toute sécurité et en veillant à ce que les fournitures essentielles soient toujours disponibles en cas de besoin.

Examinons plusieurs solutions de stockage.

Bâtiments métalliques

Une excellente stratégie pour protéger l'équipement et les fournitures de valeur de votre centre de villégiature consiste à les entreposer dans un bâtiment métallique. Ces structures personnalisables offrent une solution rentable et durable qui protège vos biens des intempéries et réduit les coûts d'entretien.

Par extension, l'ensemble d'un bâtiment métallique peut résister à l'épreuve du temps et de la nature.

Les prix des bâtiments métalliques peuvent varier en fonction de vos besoins, mais vous pouvez trouver une solution adaptée à votre budget et à vos exigences spécifiques.

Optimisation du stockage vertical

L'optimisation du stockage vertical permet de maximiser l'utilisation de l'espace disponible en utilisant les murs, les étagères et les rayonnages à plusieurs niveaux pour stocker les outils, les équipements et les fournitures.

Les articles sont organisés de manière à ce que les articles fréquemment utilisés soient faciles à atteindre, tandis que les articles moins utilisés sont rangés plus haut.

Optimisation du stockage vertical :

• Réduit l'encombrement.
• Améliore l'accessibilité.
• Permet de gagner du temps en extrayant les outils nécessaires, en particulier lors de réparations urgentes.
• Crée un environnement de stockage mieux organisé grâce à des étiquettes clairement visibles et classées par catégories.
• Permet d'utiliser au mieux un espace limité.

Systèmes de gestion d'entrepôts

Un système de gestion d'entrepôt (WMS) permet de suivre les stocks, d'organiser le stockage et de rationaliser le mouvement des marchandises, en veillant à ce que les articles soient stockés, prélevés et distribués de manière efficace.

Un WMS fournit des informations en temps réel sur les niveaux de stock, les emplacements et les schémas d'utilisation, ce qui facilite le maintien de l'exactitude des stocks et permet d'éviter les surstocks ou les pénuries.

Il automatise également des processus tels que la réception des expéditions, l'affectation des emplacements de stockage et la génération d'alertes de réapprovisionnement, améliorant ainsi la productivité et réduisant les erreurs dans les opérations d'entreposage.

Dernières réflexions

La gestion immobilière ne doit pas être une source de stress.

En modifiant le mode de stockage des actifs nécessaires pour répondre aux demandes et en rationalisant le processus d'exécution des tâches de maintenance, un gestionnaire immobilier peut créer un flux de travail de maintenance plus productif qui profite aux propriétaires, aux techniciens et aux occupants.

Envisagez de mettre en œuvre les stratégies suggérées dans ce blog pour construire un écosystème de maintenance immobilière bien entretenu et fiable qui reflète le professionnalisme et l'attention.