Automatiser le provisionnement des communications unifiées : Ce que vous devez savoir

Intro

Dans différents secteurs, les entreprises s'appuient sur des plates-formes de communication unifiée (UC) dotées de différentes fonctionnalités. Celles-ci comprennent les appels vocaux, la vidéoconférence et la messagerie instantanée pour une collaboration transparente. Elles permettent également d'accroître la productivité de la main-d'œuvre et de mener des activités par le biais d'une interface simplifiée.

Pour les employés, l'expérience est sans effort car ils disposent des bons outils et appareils. Tout se met en place pour eux, mais on ne peut pas en dire autant de l'équipe chargée des communications unifiées. L'équipe UC est responsable de l'approvisionnement et du contrôle manuels de ces outils.

Le provisionnement manuel des communications unifiées est loin d'être sans effort et le personnel informatique y consacre d'innombrables heures. Ils doivent également déprovisionner et surveiller les outils et services de communications unifiées existants chaque fois qu'un employé est embauché. Ils le font lorsque l'employé change de rôle, quitte l'entreprise ou rencontre un problème de support.

Sans compter que depuis la mise en œuvre de modèles de travail hybrides, les équipes de communications unifiées sont soumises à une pression supplémentaire. C'est pourquoi les grandes entreprises se sont tournées vers les plates-formes d'automatisation afin d'offrir des avantages à leurs équipes de communications unifiées. Voyons comment les communications unifiées ont vu le jour et comment leur automatisation profite à toutes les parties concernées.

Qu'est-ce que le provisionnement des communications unifiées (UC) ?

Le provisionnement et le suivi des communications unifiées est un processus qui permet de s'assurer que les outils de communications unifiées fonctionnent à une capacité optimale. Le suivi de leur utilisation est souvent effectué par le personnel informatique ou les fournisseurs de services de communications unifiées. Ils contribuent à garantir que les applications de communications unifiées sont toujours disponibles et en pleine forme. Vu le nombre d'entreprises qui l'utilisent, vous pouvez imaginer à quel point le personnel informatique est devenu occupé dans les environnements de travail hybrides.

Le logiciel de provisionnement des utilisateurs aide les entreprises à gérer et à suivre les comptes utilisateurs dans le cadre de la gestion des communications unifiées. Utilisé avec d'autres logiciels, il comprend des systèmes de gestion d'identité et de contrôle d'accès. Le logiciel peut aider les entreprises à automatiser le processus d'audit des comptes utilisateurs.

Ce processus permet au personnel informatique d'économiser du temps et des efforts, ce qui augmente la productivité et le temps de fonctionnement. C'est pourquoi il est appelé provisionnement automatisé des utilisateurs, car il n'est pas nécessaire de vérifier manuellement les comptes individuels. Le personnel informatique reçoit des données précises sur ce qu'il doit résoudre, de sorte qu'il ne doit intervenir que pour les questions urgentes.

Le logiciel aide également les entreprises à améliorer la sécurité et à résoudre les problèmes liés aux utilisateurs. Les entreprises peuvent ainsi obtenir des informations précieuses sur l'activité des utilisateurs, ce qui les aide dans leurs stratégies de marketing.

Quelle est l'histoire des communications unifiées ?

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Comprendre l'histoire d'un produit vous aidera à en savoir plus sur sa signification et son étymologie. Même les outils ont leurs origines et la manière dont ils ont contribué au succès d'une industrie. On dit que les mots sont nés arbitrairement, alors comment le terme "communications unifiées" est-il apparu ?

Dans les années 80, la plupart des entreprises utilisaient un système téléphonique PBX (Private Branch Exchange). Les compagnies de téléphone locales offraient et géraient ces systèmes avec des lignes analogiques qui acheminaient les appels du central au client.

Dans les années 1990, le courrier électronique s'est répandu et les entreprises ont opté pour des réseaux basés sur le protocole Internet (IP). La technologie vocale s'est également développée, avec les systèmes téléphoniques VoIP (Voice over IP). Ils sont connus pour transmettre le trafic vocal sur les réseaux de données. Leur popularité et leur rentabilité ont entraîné le déclin des systèmes PBX traditionnels.

Les progrès de la téléphonie IP ont permis aux téléphones de vivre sur le même réseau que les ordinateurs, ce qui a ouvert de nouvelles possibilités. L'idée d'une intégration avancée entre ordinateurs et téléphones a donné naissance à la "messagerie unifiée". Celle-ci comprend la messagerie vocale, le courrier électronique et d'autres systèmes de messagerie textuelle simplifiés.

Dans les années 2000, la demande de téléphonie IP a conduit à la modification des systèmes téléphoniques PBX traditionnels. Ils ont créé des packs de circuits qui pouvaient connecter le système téléphonique à un réseau IP. D'autres ont fabriqué des équipements qui permettaient aux appels vocaux dans les réseaux d'entreprise de se connecter à plusieurs sites. À un moment donné, les solutions de communications unifiées ont évolué avec l'intégration de services de communication en temps réel.

Dans les années 2010, Microsoft a lancé le principal acteur dans le domaine des communications professionnelles, Lync. Il existait de nombreuses options, mais Lync s'intégrait le mieux à l'environnement utilisé par la plupart des entreprises.

Les technologies du cloud ont évolué et un nouveau modèle appelé "Unified Communications as a Service" (UCaaS) est apparu. L'UCaaS s'est généralisé et la fourniture de services de communications unifiées s'est déplacée vers le cloud. L'UCaaS basé sur le Cloud réduit les dépenses d'investissement associées au déploiement de systèmes VoIP traditionnels.

À ce stade, les systèmes de communications unifiées sont devenus automatisés, ce qui signifie que le personnel informatique n'a pas besoin de tout gérer manuellement. Le système peut prendre en charge la plupart des tâches essentielles et garantir que vos employés travaillant à domicile vivent une expérience agréable. Le personnel informatique n'est plus nécessaire que pour résoudre les problèmes qui surviennent dans le système.

6 Avantages des communications unifiées automatisées

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1. L'automatisation est rentable

Une entreprise trouvera toujours des moyens de réduire ses coûts et saisira toutes les occasions de le faire. L'un de ces moyens est l'automatisation de leurs systèmes de communications unifiées. En automatisant l'approvisionnement et le suivi de leurs systèmes de communications unifiées, elles peuvent économiser davantage d'argent. Elle élimine les risques d'erreur humaine et la nécessité de recourir à des processus manuels.

Plus tôt, nous avons mentionné comment le personnel informatique était surchargé de travail pour gérer les systèmes de communications unifiées depuis le changement des environnements de travail. En tant qu'entreprise, vous devez payer le personnel informatique et augmenter ses avantages. Ainsi, ils sont correctement rémunérés pour tous les problèmes qu'ils gèrent pour vous. Cependant, l'automatisation du provisionnement des communications unifiées allège leur charge de travail et vous permet de réaliser des économies.

2. Il améliore l'efficacité et la productivité de l'entreprise.

L'automatisation a été un sujet brûlant pour diverses industries récemment, accompagné de plusieurs questions. L'automatisation remplacera-t-elle les travailleurs ou ne fera-t-elle qu'alléger la charge de travail ? Dans le domaine de l'optimisation des moteurs de recherche, il y a des chercheurs de mots clés et des vérificateurs de SERP qui les aident dans leur travail. Et lorsqu'il s'agit de backlinks, ils disposent de vérificateurs et de contrôleurs de backlinks.

Une chose est sûre, les outils et l'automatisation vont améliorer l'efficacité et la productivité sur le lieu de travail. Essentiellement, l'automatisation est attrayante parce qu'elle aide les entreprises à améliorer leurs résultats.

En automatisant les processus, les entreprises peuvent libérer des ressources précieuses qui peuvent être allouées ailleurs. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur l'amélioration des produits et services de votre entreprise. Par exemple, parce qu'ils disposent de plus de temps, vos collaborateurs peuvent se réunir et suggérer des améliorations. Et vous pouvez intégrer le processus jusqu'à sa réalisation dans vos horaires.

Quoi qu'il en soit, l'automatisation est une solution éprouvée qui peut aider votre entreprise à faire des économies et à être compétitive sur le marché. Elle a été mise en œuvre par des entreprises de différents secteurs d'activité, il n'y a donc aucun mal à l'essayer aussi.

3. Vous obtiendrez une plus grande visibilité au sein de votre réseau.

La surveillance traditionnelle des communications unifiées offre des vues cloisonnées des applications, mais la surveillance moderne est différente. Ses plateformes permettent au personnel informatique d'avoir une vue globale de leur environnement de communications unifiées. Ainsi, ils ont une meilleure compréhension de la santé globale de leurs systèmes. Si vous avez besoin de vérifier la santé du référencement de votre entreprise, Ranktracker a l'outil qu'il vous faut.

À partir de là, ils peuvent se plonger dans les différentes applications, les emplacements de bureau et les employés spécifiques. Ils peuvent ensuite automatiser la création de rapports et identifier les tendances à partir de ces données. Cette capacité est utile pour la planification des capacités et le dimensionnement des licences logicielles.

Par exemple, votre entreprise a découvert qu'elle pouvait réduire le nombre de lignes de télécommunication dans ses bureaux. C'est parce que davantage d'employés ont choisi de travailler à domicile, mais cela signifie que vous devez augmenter le nombre de licences. Vous devrez également augmenter la capacité d'accès externe dans cette configuration.

4. L'automatisation peut vous aider à changer d'échelle

Dans le monde des affaires, il est essentiel de pouvoir évoluer pour se développer. Et l'automatisation est l'un des moyens les plus efficaces d'y parvenir. Comme indiqué précédemment, l'automatisation des processus aide les entreprises à libérer des ressources. Et cela leur permet d'affecter ces ressources à d'autres tâches, en laissant la place à l'amélioration.

L'automatisation des approvisionnements aide également les entreprises à mettre en place les processus les mieux adaptés à leur activité. Cela peut aller de simples tâches à des processus complexes, comme la saisie de données et le marketing. Le domaine d'activité n'a guère d'importance, car presque tout peut être automatisé aujourd'hui. Et cela signifie qu'il existe davantage de moyens de vous aider à atteindre vos objectifs.

5. L'automatisation réduit les risques et minimise les erreurs

Avec le provisionnement traditionnel, il y a de fortes chances que le personnel informatique commette des erreurs de configuration manuelle. Il peut également sélectionner accidentellement les mauvais paramètres lorsque les plateformes complexes comportent de nombreuses étapes.

Mais les équipes UC peuvent simplifier cette expérience et créer des politiques standardisées en automatisant les UC. Ces politiques permettent d'éviter les erreurs humaines et de favoriser la cohérence entre les rôles des employés. Elles garantissent également que les appareils sont correctement approvisionnés avec les applications et les outils adéquats.

Il est important de pouvoir atténuer les risques dans le secteur public et dans d'autres secteurs fortement réglementés. Par exemple, les services financiers et les soins de santé doivent respecter des normes de conformité strictes. Après tout, fournir un mauvais accès à un employé ou un ex-employé dans ces secteurs peut être désastreux.

6. L'automatisation améliore l'expérience des employés

L'essor du travail hybride signifie que de plus en plus d'employés travaillent en dehors du bureau, ce qui nécessite des outils de communications unifiées. Sinon, la collaboration à distance ne sera pas transparente et les employés auront une expérience de mauvaise qualité. Mais avec une visibilité accrue et des rapports automatisés, le personnel informatique peut surveiller ces outils.

Ils peuvent garder un œil sur le matériel et les hyperviseurs pour s'assurer que la qualité des appels vocaux et vidéo est constante. Cela évitera de perturber les tâches et l'expérience de l'employé numérique. Mais si quelque chose ne va pas, les plateformes modernes de surveillance des communications unifiées facilitent le dépannage par l'équipe.

Par exemple, le personnel informatique peut effectuer un test de trafic synthétique pour simuler l'activité des employés. De cette façon, ils peuvent déterminer la source du problème, qu'il s'agisse de la bande passante ou de la latence. Il existe de nombreux problèmes qu'ils peuvent identifier en dehors des exemples donnés.

Conclusion

L'idée d'un système de communications unifiées remonte à loin et a évolué pour devenir ce qu'elle est aujourd'hui. Les développements technologiques ne cessent d'améliorer les outils et de rendre la vie plus pratique pour les employés. Avant que les espaces de travail hybrides ne deviennent la norme, le personnel informatique n'avait aucun problème à maintenir des dispositions de communications unifiées manuelles. Mais aujourd'hui, il est extrêmement stressant de tout gérer manuellement, d'où l'apparition de l'automatisation.

Le provisionnement automatisé des utilisateurs et les logiciels de provisionnement dans leur ensemble présentent de nombreux avantages. Par exemple, il est rentable et augmente l'efficacité et la productivité au travail. Vous aurez également un meilleur aperçu de votre réseau, ce qui contribue à réduire le risque d'erreurs. Et tout cela contribue à améliorer l'expérience numérique des employés afin que leur travail se déroule sans heurts. Dans le même temps, l'automatisation favorise la croissance de votre entreprise et vous permet de rester dans la course.