Mitä sinun on tiedettävä sähköpostin valkoisesta luetteloinnista

Intro

Kuinka usein tarkistat sähköpostisi? Todennäköisesti jonain päivänä lukemattomia kertoja. Sähköposti on olennainen osa nykyaikaista elämäämme, ja sillä on tärkeä rooli siinä, miten kommunikoimme kollegoiden, ystävien ja asiakkaiden kanssa. Jos kuitenkin sinä (tai tiimisi jäsenet) käytät sähköpostia osana markkinointistrategiaa tai myyntiprosessia, on otettava huomioon toinenkin tekijä: sähköpostin whitelisting.

Kun tiedät, mitä sähköpostien valkoluettelointi on, miksi se on tärkeää sekä markkinoijille että asiakkaille, ja varmistat, että se toimii oikein, se voi vaikuttaa merkittävästi asiakkaiden postilaatikoihin toimitettujen sähköpostien onnistumisprosenttiin. Tässä blogikirjoituksessa käyn läpi kaiken, mitä digitaalisten markkinoijien tulisi tietää sähköpostien valkoluetteloinnista - sen merkityksestä kampanjoita perustettaessa noudatettaviin parhaisiin käytäntöihin. Aloitetaanpa!

(Kuvalähde)

Mikä on sähköpostin valkoisen listan laatiminen

Sähköpostin valkoluettelo tarkoittaa toisen sähköpostiosoitteen tai verkkotunnuksen lisäämistä hyväksyttyjen lähettäjien luetteloon, jotta sähköpostit toimitetaan aina saapuneisiin sähköposteihin. Tämä tarkoittaa, että kaikki kyseiseltä lähettäjältä tulevat sähköpostit ohittavat kaikki suodattimet ja menevät suoraan käyttäjän postilaatikkoon, jolloin ne eivät päädy roskapostikansioon.

Miten se toimii?

Sähköpostien lisääminen niin sanottuun valkoiseen listaan vaatii muutoksia vastaanottajan puolelta. Kun joku vastaanottaa sähköpostiviestin, hän voi lisätä sen lähettäjän osoitteen tai verkkotunnuksen nimen valkoiseen listaansa. Tämä tapahtuu merkitsemällä saapuvat sähköpostiviestit "ei roskapostia" -merkinnällä ja lisäämällä ne sitten yhteystietoluetteloonsa. Joissakin tapauksissa käyttäjän on myös lisättävä osoite manuaalisesti valkoiselle listalleen sähköpostipalvelun asetuksista riippuen.

Miksi se on tärkeää?

Kuten olet luultavasti jo tiennytkin, käytössä on suodattimia, jotka määrittävät, tuleeko tietty sähköposti lähettää jonkun postilaatikkoon vai ei. Monet näistä suodattimista riippuvat suuresti siitä, onko sähköposti merkitty roskapostiksi vai ei, ja jos se on merkitty roskapostiksi, se lähetetään suoraan roskapostikansioon. Tämä tarkoittaa sitä, että sähköpostiviestien valkoisen listan käyttäminen on olennainen osa sen varmistamista, että ne saavuttavat aiotut vastaanottajat onnistuneesti.

Kenen pitäisi olla valkoisella listalla?

(Kuvalähde)

Nyrkkisääntönä valkoisen listan tekemisessä on, että varmistat vain, että näet sähköpostit, joita haluat lukea. Tässä ovat sähköpostit, jotka sinun pitäisi lisätä hyväksyttyjen lähettäjien luetteloon:

Suosikkimerkkisi ja -palvelusi

Kaikki mainossähköpostit eivät ansaitse joutua roskapostiin tai johonkin pimeään kansioon. Valkoisen luettelon avulla voit varmistaa, että kaikkien käyttämiesi jälleenmyyjien ja palveluiden sähköpostiviestit tulevat postilaatikkoosi.

Kaikki uutiskirjeet tai mainossähköpostit, jotka olet tilannut.

Ellet ole tilannut sähköpostilistaa vastoin tahtoasi, olet luultavasti odottanut saavasi sähköpostiviestejä tilaamistasi lähteistä. Valkoisen listan avulla varmistat, etteivät nämä arvokkaat tietolähteet ja kampanjat joudu sähköpostisuodattimesi uhreiksi.

Yhteystietosi ammatillisista verkostosivustoista, kuten LinkedInistä.

Ammattilaiskontaktit voivat olla arvokkaita, ja heidän lähettämiensä sähköpostiviestien valkoisen listan avulla voit varmistaa, ettet menetä mahdollisuuksia liikekumppanuuksiin, työtarjouksiin tai muihin tärkeisiin viesteihin.

Työkaverit, ystävät, perhe jne.

Läheiset kumppanit ja perheenjäsenet ovat tärkeitä ihmisiä elämässäsi, eikä heidän pitäisi koskaan jäädä paitsi lähettämistäsi sähköposteista. Heidän sähköpostiosoitteidensa lisääminen valkoiseen luetteloon on tässä tapauksessa helppo ratkaisu.

Luotettavat kumppanit tai myyjät yrityksellesi.

Jos sinä ja tiimisi pyöritätte verkkomyyntialustaa, joka vaihtaa sähköpostiviestejä myyjien, kumppaneiden tai toimittajien kanssa, valkoisen luettelon laatiminen voi auttaa varmistamaan, ettei yksikään viesti joudu väärään kansioon.

Oma verkkotunnuksesi.

Yrityksesi verkkotunnuksen pitäisi olla valkoisella listalla. Verkkotunnuksestasi vastaanotetut sähköpostiviestit ovat tärkeää liikekirjeenvaihtoa, joten niitä on käsiteltävä sen mukaisesti.

Palveluntarjoajien sähköpostit.

Tähän kuuluvat muun muassa sähkö- ja vesilaitosten sekä Internet-palveluntarjoajien lähettämät viestit. Laita nämä sähköpostit valkoiselle listalle, jotta et jää paitsi tärkeistä päivityksistä ja laskuista.

Kuinka lisätä sähköpostiosoite valkoiselle listalle?

(Kuvalähde)

Sähköpostiosoitteen valkoisen listan tekeminen riippuu käyttämästäsi sähköpostipalvelusta. Seuraavassa on joitakin ohjeita suosituimpien palveluiden osalta:

Outlook

1. Avaa Outlookin asetukset napsauttamalla hammasratas-kuvaketta.
2. Valitse valikosta Mail.
3. Valitse alavalikosta Roskapostit.
4. Valitse Turvalliset lähettäjät ja verkkotunnukset -välilehti ja valitse sitten Lisää.
5. Kirjoita vaadittu sähköpostiosoite tai verkkotunnus.
6. Lopeta valitsemalla Tallenna.

Gmail

1. Avaa Gmailin asetukset.
2. Valitse Suodattimet ja estetyt osoitteet -välilehti.
3. Valitse Luo uusi suodatin.
4. Kirjoita vaadittu sähköpostiosoite tai verkkotunnus Lähettäjä-kenttään.
5. Merkitse Älä koskaan lähetä sitä roskapostiin -valintaruutu.
6. Lopeta valitsemalla Luo suodatin.

Yahoo Mail

1. Avaa Yahoo Mailin asetukset.
2. Laajenna valikkoa valitsemalla Lisää asetuksia.
3. Valitse Suodattimet-välilehti ja valitse sitten Lisää.
4. Anna suodattimelle nimi ja syötä sitten vaadittu sähköpostiosoite tai verkkotunnus.
5. Valitse kansio, johon haluat määritetyn sähköpostiosoitteen tai verkkotunnuksen viestien menevän, tai jätä kansio ennalleen, jolloin sähköpostit menevät saapuneisiin postilaatikkoosi.
6. Lopeta valitsemalla Tallenna.

Apple Mail

1. Avaa Applen laitteessa Mail-sovellus.
2. Siirry Postilaatikot-näyttöön.
3. Valitse roskapostikansio.
4. Etsi sähköpostiosoite tai sähköpostiosoitealue, jonka haluat merkitä valkoiselle listalle, ja pyyhkäise sitten vasemmalle nähdäksesi vaihtoehdot.
5. Kun sähköpostiosoite on valittu, napsauta tai napauta Lisää.
6. Napsauta tai napauta Mark.
7. Napsauta tai napauta Mark as Not Junk -painiketta, jos haluat merkitä sähköpostiosoitteen valkoiselle listalle.

Seuraamalla näitä ohjeita voit helposti lisätä sähköpostiosoitteet valkoiselle listalle ja varmistaa, että sähköpostiviestit eivät ainoastaan saavuta vastaanottajia, vaan että ne asetetaan etusijalle muihin roskapostiksi merkittyihin viesteihin nähden. Tämä auttaa suojaamaan sähköpostiviestejä roskapostiksi merkitsemisen riskiltä ja estää sinua lopulta jäämästä paitsi tärkeistä viesteistä.

10 parasta käytäntöä sähköpostin valkoisen listan laatimiseen

Tehokkaan sähköpostimarkkinointistrategian ylläpitäminen edellyttää, että tiedät, mitkä sähköpostiviestit säilytetään ja mitkä menevät roskapostiin. Seuraavassa on 10 parasta käytäntöä, joita kannattaa noudattaa sähköpostien valkoisen listan laatimisessa:

1. Lisää valkoiseen listaan vain luotettavia lähettäjiä. On tärkeää lisätä sähköpostin valittuun luetteloon vain luotettavia lähteitä, sillä et halua, että haitallisia tai epäilyttäviä sähköposteja livahtaa ohi.
2. Varmista, että vain tärkeimmät sähköpostit ovat valkoisella listalla ja että et suosi roskapostittajia tai häikäilemättömiä lähettäjiä. Kiinnitä huomiota kunkin lähettäjän lähettämien viestien sisältöön ja varmista, että he lähettävät sisältöä, josta olet kiinnostunut.
3. Tarkista ajoittain valkoisen listan tiedot ja varmista, että se on ajan tasalla ja että siinä on kaikki viimeisimmät muutokset haluamiesi yhteyshenkilöiden, tuotemerkkien ja palveluiden luettelossa. Tarkkaile, onko yhteyshenkilöidesi sähköpostiosoitteissa tapahtunut muutoksia ja onko luetteloon lisätty uusia myyjiä tai yrityksiä, jotka haluat lisätä.
4. Jos huomaat saavasi liikaa ei-toivottuja sähköpostiviestejä tietystä lähteestä, harkitse mustalle listalle asettamista valkoisen listan sijasta. Näin varmistat, etteivät kyseiset viestit päädy enää postilaatikkoosi.
5. Päivitä roskapostinesto-ohjelmistosi säännöllisesti, jotta saat mahdolliset uhat varmasti kiinni ennen kuin ne pääsevät postilaatikkoosi. Voit myös ottaa käyttöön sen automaattisen päivitysominaisuuden, jotta ohjelmistosi on aina ajan tasalla ja turvallinen.
6. Seuraa sähköpostikampanjiesi suorituskykyä ja varmista, että lähettämäsi viestit tavoittavat aiotut vastaanottajat ja että ne avataan ja niihin vastataan. Näin varmistat, että sähköpostiviestisi pysyvät poissa roskapostikansiosta ja että vastaanottajat saavat ne odotetulla tavalla.
7. Harkitse sähköpostin todennuspalvelun, kuten DMARC:n, käyttämistä, jotta voit varmistaa sähköpostiviestien aitouden ja varmistaa, etteivät pahansuovat toimijat vääristä tai vääristä niiden henkilöllisyyttä.
8. Käytä hyvämaineista sähköpostimarkkinoinnin tarjoajaa, joka tarjoaa whitelisting-palveluja. Näin varmistat, etteivät sähköpostisi joudu roskapostisuodattimiin, ja helpotat yhteystietojesi vastaanottamista odotetulla tavalla.
9. Investoi sähköpostin todentamistyökaluihin ja -palveluihin, jotka auttavat suojaamaan sähköpostiviestejäsi roskapostiksi merkitsemiseltä. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos pyörität yritystä, joka käyttää paljon sähköpostia.
10. Hyödynnä sähköpostivarmennustyökaluja varmistaaksesi, että kaikki listallasi olevat osoitteet ovat kelvollisia ja toimitettavissa. Näin voit varmistaa, että viestisi todella saavuttavat aiotut vastaanottajat eivätkä ne merkity roskapostiksi.

Parannetaan yleistä verkkokokemusta sähköpostin valkoisen luettelon avulla.

Kun noudatat juuri esittämiämme vinkkejä ja parhaita käytäntöjä, voit varmistaa, että sähköpostiviestit tulevat perille niille tarkoitetuille vastaanottajille eikä niitä merkitä roskapostiksi. Näin voit parantaa yleistä verkkokokemustasi varmistamalla, että viestisi näkevät oikeat ihmiset ja että ne asetetaan etusijalle muihin roskapostiksi merkittyihin viesteihin nähden. On myös tärkeää muistaa tarkistaa säännöllisin väliajoin valkoisen ja mustan listan sekä sähköpostin todennustekniikat varmistaaksesi, että ne ovat ajan tasalla ja että ne ovat ajan tasalla, kun haluamiesi yhteystietojen ja palveluiden luetteloon on tehty muutoksia. Näin suojaudut pahansuovilta toimijoilta ja varmistat, että sähköpostiviestisi päätyvät vastaanottajille mahdollisimman nopeasti.