Mikä on BLUF-menetelmä ja miksi se on hyödyllinen viestinnässä?

Intro

Termi ¨BLUF¨ on lyhenne sanoista ¨Bottom Line Up Front¨. Tämä ilmaisu tarkoittaa, että verkkosivun tai tekstin tärkein asia on alussa. Tämä rakenne edellyttää olennaisimman tiedon sijoittamista tekstin alkuun, ei sen loppuun. Tämän seurauksena lukija voi lukea nopeasti ja ymmärtää selvästi viestin pääkohdan.

Mielenkiintoista on, että tällaista tietojen syöttörakennetta käytetään laajalti sotilasviestinnässä Yhdysvalloissa. Sen päätavoitteena on tehdä viestistä tarkempi ja selkeämpi ymmärrettäväksi. BLUF-periaate eroaa perinteisemmästä tyylistä, jossa suositukset ja johtopäätökset sijoitetaan loppuun faktojen ja argumenttien jälkeen.

Mallinnetaan tilanne, jossa asiakas antaa suunnittelijalle tehtävän. Vasemmalla olevassa esimerkissä BLUF-periaatetta ei käytetä, kun taas oikealla olevassa esimerkissä sitä käytetään.

Ilman BLUF-periaatetta	BLUF-periaatteella
¨Viikon kuluttua avaamme verkkosivuston ja suunnittelemme toimintaa asiakkaille. Tähän mennessä olemme miettineet, minne sijoitamme olennaiset tiedot... (tässä ovat selitykset) Haluamme, että teet verkkosivuille bannerin, jossa on tietoa viikolla järjestettävästä toiminnasta.¨	¨Haluamme, että teet verkkosivuille bannerin, jossa kerrotaan viikon aikana toteutettavista toimista. Viikon kuluttua lanseeraamme verkkosivuston ja suunnittelemme toimintaa asiakkaille. Tähän mennessä olemme miettineet, mihin sijoitamme asiaankuuluvat tiedot... (tässä ovat selitykset).¨

Tämä on melko karkea esimerkki, mutta hyvin havainnollinen. Tunnetteko eron?

Ensimmäisessä tapauksessa annamme johdantotiedot alussa. Sen jälkeen puhumme tehtävästä. Toisessa tapauksessa kuvaamme tehtävän ja sen jälkeen käsittelemme yksityiskohtia. Tällöin kuviteltu suunnittelija ymmärtää, mitä hänen odotetaan tekevän, ja ymmärtää paremmin seuraavat tiedot. Näin ollen hänelle on alusta alkaen selvää, miksi kaikki kerrotaan tällä tavalla, koska hän tietää päätehtävänsä. Eikö se olekin loogista?

Missä BLUF-menetelmää käytetään?

BLUF:ia voidaan käyttää kirjaimellisesti kaikilla aloilla, joilla pääajatuksen välittäminen yleisölle nopeasti ja tehokkaasti on elintärkeää. Tutustu seuraaviin esimerkkeihin:

Liiketoiminnassa:

• liikekirjeissä ja esityksissä, jotta asiakas tai sijoittaja kiinnostuisi;
• raporteissa ja analyyttisissä aineistoissa, jotta lukijat saisivat pääkuvan sisällöstä;
• mainosmateriaaleissa potentiaalisten asiakkaiden huomion herättämiseksi.

Koulutuksessa:

• luennoilla ja seminaareissa, jotta opiskelijat ymmärtäisivät aihetta paremmin;
• kirjoissa ja käsikirjoissa, jotta aineisto olisi parempaa ja ymmärrettävämpää;
• teksteissä ja kokeissa, jotta opiskelijat voivat keskittyä tärkeämpiin kysymyksiin.

Journalistiikassa:

• uutisartikkeleissa, jotta lukijat saisivat selkeämmän käsityksen tärkeimmistä tapahtumista;
• analyyttinen materiaali auttaa löytämään ulospääsyn vaikeista tilanteista;
• haastatteluissa mielenkiintoisimpien ilmaisujen korostamiseksi.

Lisäksi BLUF-menetelmää hyödynnetään markkinoinnissa (mukaan lukien sähköpostimarkkinointi), sosiaalisissa verkostoissa, mainoksissa, esityksissä ja muissa materiaaleissa. Lisäksi BLUF-menetelmää voidaan käyttää tavallisessa kirjeenvaihdossa, jotta keskustelukumppanille voidaan antaa tärkeimpiä tietoja nopeammin ja tarkemmin. Säästät siis paljon aikaa.

Mitkä ovat BLUF-menetelmän tärkeimmät edut?

Kun sijoitat tärkeimmät tiedot tekstin alkuun, joko kirjoittaja tai lukija hyötyy niistä:

1. Edut kirjoittajalle: BLUF-menetelmä auttaa jäsentämään ajatuksia ja keskittymään tärkeimpiin asioihin. Sen ansiosta kirjoitustyylistä tulee lyhyempi ja tehokkaampi, jotta lukijan huomio säilyy. Lisäksi BLUF-menetelmän avulla voit ilmaista näkemyksesi tai suosituksesi heti alussa. Näin väärinkäsityksille tai epäilyille ei jää sijaa.
2. Edut lukijalle: BLUF-menetelmä helpottaa ymmärtämistä ja ymmärtämistä. Se ei myöskään koskaan pakota lukijaa lukemaan ylimääräisiä asioita tai etsimään vastauksia tekstin lopusta. Lisäksi BLUF-menetelmä antaa lukijalle mahdollisuuden päättää, opiskeleeko hän aineistoa lisää vai ei. Siinä otetaan siis huomioon lukijan tavoitteet ja kiinnostuksen kohteet.

Miten BLUF-menetelmä toimii?

1. Määrität viestisi kohderyhmän ja yleisön (mitä ja kenelle haluat kertoa).
2. Muotoile pääajatus ja johtopäätös (mitä haluat lukijan tietävän ja tekevän viestisi luettuaan).
3. Sijoita tämä pääajatus ja johtopäätös tekstisi alkuun. Varmista, että se on enintään 1-2 virkettä pitkä. Voit käyttää BLUF-merkintää tämän tekstin osan korostamiseen.
4. Tue pääajatustasi ja johtopäätöstäsi tosiasioilla, argumenteilla ja yksityiskohdilla, jotka on asetettava tärkeysjärjestykseen. Vältä ylimääräistä tietoa tai toistoja.
5. Viimeistele tekstisi toimintakutsulla tai ansioluettelolla, jos se on välttämätöntä.

Yhteenvetona voidaan todeta, että BLUF-menetelmässä keskeisin ajatus sijoitetaan alkuun, jolloin seuraavat tiedot on sijoitettava alenevassa tärkeysjärjestyksessä.

Missä tapauksissa BLUF:ia ei pitäisi käyttää?

BLUF-menetelmä ei ole yleispätevä sen eduista huolimatta. On useita tapauksia, joissa se voi olla melko haitallinen, esimerkiksi silloin, kun:

1. Sinun on avattava viestin ydin vaiheittain: Näissä tapauksissa lukija ei saa kirjoittajan ohjeita, jos käytetään BLUF-menetelmää.
2. On tärkeää kiehtoa lukijaa. Viesti ei kiehdo ja siitä tulee vähemmän kiinnostava, jos käytetään BLUF-menetelmää.
3. Viestisi on monimutkainen ja vaatii selvennystä. Lukija ei välttämättä saa kaikkea tietoa, jos käytät BLUF-menetelmää.

Nämä ovat tärkeimmät syyt siihen, miksi BLUF-menetelmää ei käytetä kaunokirjallisuudessa, tieteellisissä artikkeleissa ja oikeudellisissa asiakirjoissa. Poikkeuksia voi kuitenkin olla. Näissä tapauksissa tiedon vaiheittainen syöttäminen ja systemaattinen ajatteluun johtaminen ovat parempia.

Lopulliset ajatukset

BLUF on hyödyllinen väline, joka auttaa parantamaan viestintää ja välittämään tärkeimmät ideat ja ajatukset tehokkaammin. Se tekee kaikista viesteistä selkeämpiä, lyhyempiä ja johdonmukaisempia. Lisäksi se kunnioittaa ja arvostaa lukijoiden aikaa. Lisäksi sitä käytetään viestinnän eri aloilla, joilla tiedonsiirron selkeys ja nopeus ovat olennaisen tärkeitä.

Lopuksi haluaisimme antaa sinulle muutamia perusneuvoja:

1. Käytä BLUF-menetelmää vain silloin, kun se on tarpeen.
2. Tee pääajatuksesta selkeä ja ymmärrettävä.
3. Älä unohda antaa lisätietoja, jotka ovat tarpeen viestin ymmärtämiseksi.
4. Tarkista, onko BLUF-menetelmä ristiriidassa viestin kohteen kanssa vai ei.

On erittäin tärkeää ottaa huomioon viestin konteksti ja kohde ennen kuin päätät, käytätkö BLUF-menetelmää vai et. Harjoittelemalla voit kuitenkin helposti ymmärtää, onko se tarpeen.

Kiitos huomiostanne!