Timesheet edut jokaisen yrityksen omistajan on tiedettävä

Intro

Nykyaikaisessa liiketoiminnassa työntekijöiden työajan seuraamisella on suuri merkitys. Se antaa tietoa siitä, miten resursseja käytetään ja miten heidän aikansa kuluu eri projekteissa.

Perinteisesti yritykset ovat tukeutuneet vahvasti tuntilomakkeisiin, joilla työaikaa koskevat tiedot on tallennettu taulukkomuodossa työtuntien seuraamiseksi. Teknologian myötä monet digitaalisesti kypsyneet organisaatiot ovat kuitenkin siirtyneet digitaalisiin työaikataulukirjoihin niiden välttämättömien toiminnallisuuksien vuoksi ja nähneet myös merkittävää parannusta tulokseensa ja projektitoimituksiinsa.

Tässä blogissa keskustelemme siis työntekijöiden työaikataulujen hyödyntämisen keskeisistä eduista ja siitä, miten se voi auttaa tehostamaan palkanlaskentaa, parantamaan tiimin tuottavuutta ja edistämään myönteistä suhdetta asiakkaisiin ja tiimeihin.

Mikä on työaikataulu?

Työaikataulu on työkalu, jota yritykset käyttävät työntekijöiden kokonaistyöajan seuraamiseen tietyn ajanjakson aikana. Yritykset voivat käyttää työaikataulusta saatavia työntekijöiden työaikaa koskevia tietoja palkanlaskennassa, asiakkaiden laskuttamisessa, projektitoimitusten arvioinnissa ja poissaolotapojen seurannassa. Yritykset käyttävät pääasiassa kolmenlaisia työaikatauluja:

Paperipohjainen

Paperiset työaikakirjanpito, kuten tulostettavat aikakortit, reikäkortit, rekisterit jne., ovat perinteisimpiä tapoja, joita käytetään työntekijöiden työtuntien kirjaamiseen. Nämä vanhanaikaiset tuntilistat edellyttivät kuitenkin manuaalisia aikamerkintöjä ja olivat alttiita inhimillisille virheille, tietoturvalle ja aikavarkauksille.

Taulukkolaskenta

Taulukkolaskentaohjelmat uudistivat työaikataulujen ulkoasua, jotta ajanottoprosessi olisi organisoidumpi, virtaviivaisempi ja vähemmän hektinen. Taulukkomuotoisuus, yksinkertaisuus ja helppokäyttöisyys tekevät taulukkolaskentaohjelmista, erityisesti Excel-muodossa, yhden yritysten halutuimmista työaikatauluratkaisuista. Itse asiassa yritykset voivat jopa käyttää Excelin työaikataulukkomalleja, joita on saatavilla useissa eri muodoissa, työntekijöiden työajan seuraamiseen päivittäin/viikoittain/kuukausittain.

Digitaaliset työaikataulut

Paperipohjaisilla järjestelmillä ja taulukkolaskentaohjelmilla oli useita rajoituksia toiminnallisuuden suhteen, ja ne olivat myös alttiita aikavarkauksille, tietoturvalle ja virheelliselle tietojen syöttämiselle, minkä vuoksi siirryttiin digitaalisiin työaikataulukirjoihin, kuten työajanseurantaohjelmistoihin, jotka eivät ainoastaan kerää aikatietoja tarkasti, vaan tarjoavat myös lukemattomia toimintoja, kuten yksityiskohtaisen raportoinnin, hyväksymispolut, validoinnit ja paljon muuta.

Kuvalähde

Jatkossa syvennymme syvemmin siihen, miksi yritysten tulisi hyödyntää työajanseurantaohjelmistoja, jotka tunnetaan myös nimellä online-työaikataulukirjat, ja miten ne voivat auttaa niitä parantamaan kannattavuuttaan ja osaamistaan.

10 työaikataulujen etua, jotka jokaisen yrityksen omistajan on tiedettävä {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* Tarkka laskutus asiakkaille

Olipa kyse kirjanpidosta, freelancereista tai mistä tahansa muusta yrityksestä, on erittäin tärkeää seurata useiden projektien työtunteja, jotta voit laskea laskut eri asiakkaille.

Yrityksissä, jotka laskuttavat asiakkaita tuntiveloituksella, tuntilaskelma toimii kirjauksena asiakkaille ja auttaa tarkkojen laskujen laatimisessa.

Digitaalinen työaikataulu auttaa yrityksiä saamaan tietoa eri projekteissa käytetystä työajasta ja varmistamaan, että asiakkaita laskutetaan oikein ja nopeasti. Tämä auttaa ylläpitämään terveitä suhteita asiakkaiden ja yritysten omistajien välillä.

Tällaisissa ajanseurantaohjelmistoissa on myös konfiguroitavia raportointiominaisuuksia, jotka paljastavat ajankäyttöä koskevia yksityiskohtia ja auttavat asiakkaita pysymään ajan tasalla siitä, missä heidän rahojaan käytetään ja onko ne käytetty hyvin.

Yksityiskohtaisten raporttien avulla asiakkaat voivat nähdä, kuinka paljon aikaa resurssit ovat käyttäneet projektin eri osien suorittamiseen, ja ne toimivat siten todisteena laskutuksen laskennasta ja tarkkuudesta.

* Virtaviivaistettu palkanlaskenta

Työaikataulut ovat hyödyllisiä organisaatioille, jotka palkkaavat tuntipohjaisia työntekijöitä, sillä ne auttavat organisaatioita seuraamaan työntekijöiden työtunteja.

Ajanseurantaohjelmisto seuraa kokonaistyöaikaa ja ylityötunteja, mikä auttaa yrityksiä maksamaan työntekijöille oikeudenmukaisen ja tarkan korvauksen tehtyjen työtuntien perusteella.

Tämä ohjelmisto pitää myös kirjaa työntekijöiden työtunneista, lomista, kertymistä, ylityöstä, lomarahoista jne., mikä auttaa yrityksiä hallinnoimaan työntekijöiden palkanlaskentaa tehokkaasti sekä korvauksia ja lisäpalkkoja.

Työnantajat voivat myös helposti täyttää palkanlaskentaan liittyvät määräykset, jotka koskevat esimerkiksi ylityötä ja vuorokohtaisia korvauksia, jotta pakollisia lakeja noudatetaan.

Jos palkanlaskennassa ilmenee ristiriitoja, työnantajat/johtajat voivat aina käyttää työaikatauluja tarkistaakseen työtunnit ja tiettyihin projekteihin käytetyt kokonaistunnit.

Näin digitaaliset työaikataulut vähentävät hallinnollisiin tehtäviin kuluvaa aikaa ja kustannuksia ja vapauttavat henkilöstön manuaalisesta työaikamerkintöjen käsittelystä, jotta he voivat keskittyä tuottavampaan työhön, joka voi tuottaa lisäarvoa organisaatiolle.

* Estää mikromanagerointia

Tiimipäälliköt tai esimiehet valvovat usein työntekijöiden toimintaa ja hallinnoivat, mitä työntekijät työstävät ja kuinka paljon aikaa heillä kuluu jonkin tehtävän suorittamiseen.

Kuvalähde

Työaikataulujen avulla johtajat voivat poistaa tarpeen valvoa työntekijöitä ja selvittää helposti, mitä he tekevät, kuinka paljon aikaa he ovat käyttäneet tehtäviensä suorittamiseen ja miten heidän resurssejaan on kaiken kaikkiaan hyödynnetty.

Työaikataulujen avulla johtajat säästyvät tiimiensä valvonnalta ja mikromanageroinnilta, mikä vähentää johtajien ja tiimin jäsenten välisten konfliktien todennäköisyyttä.

* Parempi ennustaminen ja arviointi

Yksi digitaalisten työaikataulujen käytön suurimmista eduista on se, että niiden tietoja voidaan käyttää resurssien, kuten ajan, työvoiman ja kustannusten, arvioimiseen tulevia projekteja varten.

Ennen kuin tiimi esimerkiksi aloittaa uuden projektin, sen on arvioitava sen yksityiskohdat, kuten aikataulut, välitavoitteet ja tarvittavat resurssit. Tässä tapauksessa johtaja voi hyödyntää aiemmin toteutettujen projektien työaikatauluja, joissa tehtävien luonne on samanlainen kuin nyt toteutettavassa projektissa.

Aiemmin toteutettujen projektien historiatietojen avulla yritykset voivat näin ollen parantaa tulevien projektien työvoiman, kustannusten ja aikataulujen arviointia, estää kustannusten ylittymisen ja varmistaa projektin oikea-aikaisen toimituksen.

* Tehtävien hallinta ja priorisointi

"Työaikataulujen avulla organisaatiot voivat hallita työnkulkua paremmin, tunnistaa parannusalueita ja kohdentaa resursseja strategisesti, mikä edistää onnistuneita projektitoimituksia ja vaikuttaa myönteisesti tulokseen."

Työaikataulut ovat arvokas väline, jonka avulla voidaan selvittää tehtävien luonne ja niiden suorittamiseen yleensä kuluva aika.

Esimiehet voivat tarkistaa työaikakirjanpidon tiedot havaitakseen, mitkä projektit ja tehtävät vievät enemmän ja mitkä vähemmän työntekijän kaistanleveyttä. Tämän analyysin avulla johtajat voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä tehtävien priorisoinnista, jakamisesta ja hallinnasta.

Esimiehet ja työnantajat voivat esimerkiksi luopua hankkeista, jotka eivät tuota suurta lisäarvoa ja kuluttavat enemmän resurssien kaistanleveyttä.

Lisäksi johtajat voivat ymmärtää, mitkä tehtävät vievät paljon aikaa ja mitkä vähemmän. Tämä analyysi auttaa heitä parantamaan työnkulkua asettamalla tehtävät tärkeysjärjestykseen siten, että kiireelliset tehtävät voidaan käsitellä ensin ja myöhässä olevat tehtävät myöhemmin. Jos esimerkiksi myyntitiimi työskentelee hallinto- ja tavoittamistehtävien parissa, jotka vievät paljon heidän kaistanleveyttä, mutta jos heidän on kuitenkin työskenneltävä henkilökohtaisten kylmien sähköpostiviestien parissa asiakkaille, jotka vievät suhteellisen vähän aikaa ja ovat erittäin tärkeitä, heitä voidaan pyytää työskentelemään sähköpostiviestien parissa ensin.

Kuvalähde

* Oivalluksia tuottavuustrendeistä

Työntekijöiden työaikatietojen seurannan lisäksi työaikakirjanpito auttaa esimiehiä selvittämään tuottavuussuuntauksia ja tunnistamaan alat, joilla työntekijät jäävät jälkeen.

Esimiehet voivat esimerkiksi tarkastella työntekijöiden työaikataulujen tietoja selvittääkseen, mitkä tehtävät vievät eniten kaistanleveyttä ja mitkä tehtävät he voivat hoitaa verrattain nopeasti.

Nämä tiedot auttavat esimiehiä löytämään, missä työntekijät ovat jääneet jälkeen ja millä aloilla he ovat loistavia. Työn suorittamiseen kuluvan ajan mukaan johtajat voivat käyttää heitä erilaisiin projekteihin, joilla on erityistarpeita.

Esimiehet voivat myös tunnistaa resurssit, jotka käyttävät liikaa aikaa yleisiin tehtäviin verrattuna muihin työntekijöihin, ja antaa heille koulutusta ja ohjausta, jotta he voivat parantaa suoritustaan.

Kun käytössä on ajanseurantaohjelmisto, johtajat voivat luoda raportteja tietyille aloille, jotta he voivat paremmin arvioida työntekijöiden suorituskykyä, tuottavuussuuntauksia ja työmäärää. Tämä yksityiskohtainen näkemys voi auttaa heitä jakamaan resurssejaan paremmin, jakamaan tehtäviä tehokkaasti ja optimoimaan työnkulkuja yleisen tuottavuuden ja tehokkuuden parantamiseksi.

* Resurssien optimaalinen käyttö

Yksi yritysten suurimmista huolenaiheista on se, tekevätkö työntekijät yhtä paljon töitä kuin muutkin ja käyttävätkö he työajan ulkopuoliseen toimintaan.

Työaikataulussa seurataan, mitä työntekijät tekivät, kuinka kauan ja minkä projektien parissa. Tämä selkeä näkyvyys resurssien aikatietoihin varmistaa, että resursseja ei käytetä liian vähän eikä liikaa, ja tarvittaessa heidän tehtäviään voidaan delegoida työntekijöiden loppuunpalamisen estämiseksi.

Lisäksi jos esimiehet huomaavat, että resurssien kaistanleveys on hyödynnetty täysimääräisesti ja että työn jakamiseen tarvitaan lisää resursseja, he voivat merkitä, että tarvitaan tilapäistä henkilöstöä tai suuren volyymin rekrytointia, ja pyytää johtoa rekrytoimaan lisäresursseja vastaavasti.

* Asiakkaiden pitäminen ajan tasalla hankkeen edistymisestä

Asiakaskohtaisissa projekteissa työaikataulu voi tehdä ihmeitä, sillä sen avulla asiakkaat näkevät yksityiskohtaisen erittelyn siitä, kuinka paljon aikaa kuluu useisiin tehtäviin, ja voivat päätellä projektin edistymisen.

Tämä analyysi ei ainoastaan auta asiakkaita projektin monimutkaisissa yksityiskohdissa, vaan sen avulla tiimi voi myös ottaa asiakkaat mukaan projektin etenemiseen, varmistaa, että heidän odotuksensa aikataulujen suhteen ovat linjassa tiimin kanssa, ja tehdä mukautuksia aina tarvittaessa.

* Parempi projektinhallinta ja oikea-aikainen toimitus

Työaikataulu antaa kokonaisvaltaisen kuvan useisiin eri tehtäviin käytetystä ajasta ja lieventää projektin laajuuden leviämistä.

Työaikataulujen tietojen avulla johtajat voivat puuttua projektin pullonkauloihin, ottaa tarvittaessa lisää resursseja käyttöön, verrata todellisia ja toteutuneita aikatauluja ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä sen varmistamiseksi, että projekti ei suistu raiteiltaan.

Tämä reaaliaikainen näkyvyys työaikataulujen tietoihin auttaa johtajia optimoimaan työnkulun ja tekemään ennakoivia päätöksiä aika ajoin, jotta projekti pysyy aikataulussa ja varmistetaan oikea-aikainen toimitus.

* Suunnittelemattomien poissaolojen väheneminen

Kun työntekijän poissaoloja ei kirjata luotettavasti tai kirjaat ne manuaalisesti, poissaolot saattavat jäädä huomaamatta, jolloin työntekijät eivät ole varmoja siitä, mitä heiltä odotetaan.

Digitaaliset työaikataulut pitävät kirjaa suunnittelemattomista poissaoloista ja merkitsevät, jos poissaoloista on tullut trendi. Löytämällä poissaolomalleja joiltakin työntekijöiltä johtajat voivat ryhtyä ennakoiviin toimiin niiden esiintymisen minimoimiseksi, sitoutumisen parantamiseksi ja auttaa työntekijöitä noudattamaan organisaation tarpeellisia sääntöjä ja määräyksiä.

Bottom Line

Yritysmaailmassa jokainen hetki on tärkeä, ja tuntilaskelmat tasoittavat yritysten tietä kerätä tietoja työntekijöiden työajasta ja analysoida niitä tietoon perustuvien päätösten tekemistä varten. Yritykset voivat käyttää mitä tahansa työaikatauluja, olivatpa ne sitten paperi- tai taulukkolaskentaohjelmia. Alttius virheille, aikavarkauksille ja manuaaliselle käsittelylle tekee niistä kuitenkin epäpäteviä nykyaikaiseen käyttöön ja raivaa tietä työajanseurantaohjelmistoille. Kuten aiemmin mainittiin, nämä nykyaikaiset työaikataulukot eivät ainoastaan paranna yritysten resurssien käyttöä, vaan auttavat niitä myös saamaan reaaliaikaista tietoa liiketoiminnan keskeisistä mittareista parempaa päätöksentekoa varten.