Laskujen merkitys verkkokaupassa

Intro

Jokainen verkkokauppayrittäjä ymmärtää, miten tärkeää on pitää asiakkaat tyytyväisinä ja liiketoiminta järjestyksessä - ja laskut ovat yksi varma ja lyhyt tapa osua molempiin tavoitteisiin yhdellä nuolella.

Uusille käyttäjille: lasku on lakisääteinen asiakirja, jonka myyjä antaa ostajille kirjatakseen myyntitapahtuman. Sitä käytetään moniin tarkoituksiin, kuten taloudelliseen kirjanpitoon, ostotodistukseen ja verojen noudattamiseen.

Laskuihin liittyy kuitenkin paljon muutakin - etenkin 16,6 biljoonan Yhdysvaltain dollarin sähköisen kaupankäynnin alalla.

Tässä oppaassa autamme sinua ymmärtämään tämän verkkokauppasi kannalta tärkeän talousasiakirjan keskeiset tehtävät ja hyödyt (sekä viisi parasta laskunhallintakäytäntöä lopussa).

Laskujen rooli verkkokaupoissa

Yritykset perustuvat rahaan, ja laskut tekevät rahaehdot selviksi. Mutta sen lisäksi, että laskut tarjoavat mukavuutta ja maksamisen joustavuutta, niillä on ratkaiseva rooli kahdella verkkokaupan avainalueella:

Tapahtumien helpottaminen

Laskujen avulla maksuprosessi on sinulle ja asiakkaillesi helppoa. Kun laskutuksesta tehdään vakio-osa ostoprosessia, voit seurata maksuja ja erottaa maksetut laskut maksamattomista laskuista.

Se edistää saumattomia liiketoimia toimimalla:

• Virallinen vahvistus ostoksesta (mukaan lukien yksityiskohdat, kuten tuotteen nimi, hinta ja toimitustiedot).
• välineet, joiden avulla asiakkaille voidaan välittää maksuohjeita, kuten maksuportaat ja eräpäivä.
• Tilauksen seurantatyökalu, jonka avulla asiakkaat voivat seurata lähetyksen reaaliaikaisia päivityksiä.

Oikeudellinen ja taloudellinen merkitys

Kaikki maat perivät jonkinlaista sähköisen kaupankäynnin liikevaihtoveroa veronalaisista tavaroista ja palveluista - arvonlisävero, GST, osavaltion tai maakunnan vero - vain muutamia mainitakseni.

Tässä tapauksessa lasku on oikeudellinen asiakirja, jossa liikevaihtovero jaetaan ja yksilöidään. Veroviranomaiset saattavat myös pyytää sinulta laskuja osana veroraportointivelvollisuuttasi.

Muista, että laskut voivat suojata sinua mahdollisilta oikeusjutuilta. Jos huijarit yrittävät huijata sinua - esimerkiksi kieltäytymällä maksamasta tilauksen vastaanottamisen jälkeen - lasku todistaa, että maksutapahtuma todella tapahtui.

Laskujen käytön edut verkkokaupassa

Laskujen hyödyt ovat suuremmat kuin laskutusta vastaan esitetyt perustelut sähköisessä kaupankäynnissä. Seuraavassa on kaksi tärkeintä, jotka mielestämme riittävät vakuuttamaan jokaisen kunnianhimoisen verkkokaupan omistajan:

Ammattitaito ja asiakkaiden luottamus

Laskut eivät ole vain maksun saamista varten. Ne ovat myös tärkeä osa asiakkaasi oston jälkeistä kokemusta. Fiksut yritykset käyttävät laskuja lisämahdollisuutena brändin luomiseen. Esimerkiksi CTA-koodin avulla, joka kehottaa käyttämään tarjouskoodia tai liittymään kanta-asiakasohjelmaan.

Sen viisas käyttö voi vaikuttaa asiakkaisiisi, mikä johtaa suurempaan asiakasmäärään ja parempaan suusanalliseen markkinointiin.

Lisäksi laskujen käyttäminen on hyvä tapa välttää tarpeetonta oston jälkeistä edestakaista yhteydenpitoa asiakkaiden ja tukiaikojen välillä.

Kun suunnittelet laskumallia, mieti seuraavia asioita:

• Tuotemerkin imago
• Äänensävy
• Typografia
• Logo

Kun olet tehnyt päätökset, varmista, että ne kulkevat kaikissa asiakaskosketuspisteissä, kuten verkkosivustolla, bannereissa, sosiaalisessa mediassa ja laskuissa.

Kirjanpito ja organisointi

Verkkolaskut ovat vaivaton tapa tehostaa maksuprosessia. Siirtyminen näihin verkkolaskuihin on avain verkkokauppa-yrityksesi tarkan kirjanpidon ylläpitämiseen.

Se auttaa sinua seuraamaan ja valvomaan tiiviisti paitsi myyntiäsi myös kulujasi ja tulojasi ja tukee sinua talousanalyyseissä, verkkokaupan voittolaskennassa ja tulevaisuuden suunnittelussa.

Lisäksi laskumallin käyttäminen yhdenmukaistaa laskuja. Tämä tarkoittaa vain muutamaa klikkausta, ja kaikki maksutiedot ovat mahdollisimman järjestyksessä.

Varmista kuitenkin, että laskut sisältävät kaikki olennaiset tiedot, kuten asiakkaan nimen, yhteystiedot ja tuotekuvauksen. Näiden mainitseminen auttaa sekä sinua että asiakkaitasi saamaan kattavat tiedot liiketoimista.

Käytä laskujen numerointijärjestelmää vielä parempaa organisointia varten. Anna jokaiselle laskulle yksilöllinen numero, jotta voit helposti täsmäyttää maksut ja seurata maksamattomia saldoja.

Ammattilaisten vinkki: Monet pätevät yritykset haluavat tehdä työn puolestasi. Nämä yritykset ovat kirjanpito- ja tilitoimistoja, pienyritysten palveluntarjoajia ja ammatillisia verkostoitumisryhmiä, ja ne kaikki miettivät, miten saada kaltaisiasi kirjanpitoasiakkaita. Ne ovat valmiita auttamaan. Ota siis ylimääräinen taakka hartioiltasi ja ulkoista tarvittaessa arkipäiväiset tehtävät, kuten kirjanpito ja laskujen laatiminen.

Tietoa mainonnan suorituskyvystä

Verkkokaupan kulujen yksityiskohtaisena tallenteena laskut antavat sinulle yksityiskohtaisen kuvan markkinointikampanjoiden taloudellisesta näkökulmasta - erityisesti mainonnan suorituskyvystä. Laskujen avulla saat arvokasta tietoa mainonnan suorituskyvystäsi, kuten esimerkiksi seuraavat:

• Kustannusten kohdentaminen (mainosten sijoittelu, luova tuotanto, toimistopalkkiot jne.).
• Suorituskykyanalyysi (laskutietojen ja mainonnan suorituskykymittareiden, kuten näyttökertojen ja konversioiden, välinen korrelaatio).
• Talousarvion suunnittelu
• ROI-arviointi (laskun kustannusten vertaaminen mainosmyynnistä saatuihin tuloihin).

Näin ollen laskutietoja hyödyntämällä voit optimoida mainonnan suorituskykystrategioita. Erinomainen tapa saavuttaa tämä on integroida mainonnan seurantatyökalusi verkkokaupan laskutusjärjestelmään - linkittämällä myynnit suoraan kohdennettuihin mainoskampanjoihin.

Integrointi auttaa sinua tekemään parempia mainosinvestointeja, mittaamaan mainoskulujen tuottoa ja arvioimaan myyjiä.

5 parasta käytäntöä laskujen hallintaan verkkokaupassa

Puhutaanpa parhaista käytännöistämme verkkokaupan laskujen hallintaan, jotka voivat antaa sinulle etulyöntiaseman kilpailijoihin nähden. Sovella näitä ja pidä liiketoimintasi tapahtumat, brändäys ja hallinta oikealla tiellä:

Automatisoi laskutusjärjestelmät

Useimmilla verkkokauppayrityksillä on vain vähän henkilökuntaa, ja maksullisen kirjanpidon osasto voi tehdä vain rajallisesti. Ylityöllistetyt työntekijät aiheuttavat myös virheitä ja viivästyksiä, jotka lisäävät kustannuksia ja pahimmillaan vaikuttavat brändisi imagoon.

Tässä kohtaa automaatio on lupaavaa. Laskutusjärjestelmien automatisoinnin avulla voit:

• Quicken laskujen hyväksyntä
• Manuaalisen tietojen syöttämisen poistaminen
• Vähentää petosten mahdollisuutta
• Laskujen käsittelykustannusten vähentäminen
• Taloudellisten asiakirjojen helppo tallentaminen verkossa

Keskity erityisesti laskujen laadinnan, toimituksen ja maksumuistutusten automatisointiin.

Huijauskoodi: Laskuautomaatiojärjestelmäsi on arvokkaiden asiakaskäyttäytymis- ja ostotapatietojen kultakaivos. Integroimalla järjestelmän Google ads for eCommerce -kampanjoihisi voit siis räätälöidä mainokset ja kohdentamisen lasertarkasti.

Jos esimerkiksi laskutusjärjestelmäsi osoittaa, että tietyn tuotteen tilaukset ovat kasvaneet, voit helposti käynnistää kohdennetun mainoskampanjan, jolla voit hyödyntää trendin. Jos taas laskut paljastavat, että joidenkin tuotteiden myynti on laskussa, voit muokata mainosstrategiaa kysynnän stimuloimiseksi.

Esitä eritelty lasku

Varmista, että verkkokauppalaskuissasi mainitaan kaikki tuotteet/palvelut ja toimitusajat. Se on olennainen osa edustavaa ja luettavaa laskua, joka kertoo asiakkaille _tarkasti_ mistä he maksavat.

Hahmottele selkeästi kunkin tuotteen kuvaus, jotta saat paremman käsityksen. Jaottele suuremmat hankkeet pienempiin välitavoitteisiin ja niiden kustannuksiin asiakkaillesi. Vielä parempaa on se, että voit muokata laskuja lisäämällä linkkejä fläppikirjoihin, jolloin tuotteiden esittelyä voidaan tehostaa entisestään.

Kun asiakkaat ymmärtävät laskun, he suorittavat maksun nopeasti ilman lisäselvityksiä tai viivästyksiä. Ja mitä nopeammin maksu tapahtuu, sitä parempi kassavirta yrityksellesi.

Integroi kirjanpito-ohjelmiston kanssa

AIA:n Tech Culture Report -raportin mukaan 59 prosenttia yrityksistä käyttää asiakaslaskutukseen pelkästään kirjanpito-ohjelmistoja. Toivomme, että olet näiden 59 prosentin joukossa. Jos et ole, aloita sellaisen ohjelmistoratkaisun etsiminen, jonka avulla voit hallita laskuja saumattomasti.

Seuraavassa on joitakin tärkeimpiä ominaisuuksia, joita kannattaa etsiä, kun valitset oikeaa ohjelmistoa verkkokauppaan:

• Alustan integrointi (esim. varastotasot, kerätyt maksut, verot ja muut).
• Myyntiveron konfigurointi
• Kattavat raportit
• Taloudellisten tietojen turvallisuus
• Lisäominaisuus, jolla voit mukauttaa palvelun yrityksellesi sopivaksi
• Tuki ja päivitykset

Ohjelmiston on myös annettava sinulle ja asiakkaille mahdollisuus seurata laskuja ja maksuja. Tämä parantaa käyttäjien oston jälkeisiä kokemuksia (ja luo näin asiakasuskollisuutta) ja helpottaa laskutuksen seurantaa.

Kun olet tehnyt päätöksen, integroi laskuautomaatio ja kasvata liiketoimintaasi. Muista, että hyvä kirjanpito-ohjelmisto on investointi yrityksesi taloushallintoon, tehokkuuteen ja skaalautuvuuteen.

Valitse oikea ohjelmisto, automatisoi prosessi ja kasvata yritystäsi ilman kirjanpidollisia rajoituksia.

Ammattilaisten vinkki: CDN:t ovat parhaita parantamaan sivuston nopeutta verkkokaupoissa orgaanisesti, ja ne voivat olla arvokas työkalu suorituskyvyn turvallisuuden ja käyttäjäkokemuksen parantamisessa laskunhallinnassa. Varmista siis, että CDN:t on integroitu laskutusohjelmistoosi.

Maksamattomien laskujen seuranta

Toisinaan asiakkaat saattavat unohtaa maksaa laskun tai jopa kohdata komplikaatioita laskun maksamisessa. Tällöin kohteliaalla ja oikea-aikaisella seurannalla voidaan varovasti muistuttaa asiakkaita erääntyneistä laskuista.

Voit asettaa kirjanpito-ohjelmistossasi maksumuistutuksia varten automaattisia sähköpostiviestejä, joiden avulla voit lähettää ammattimaisia ja asiakasystävällisiä seurantatiedotteita. Lisäksi sinun on tarjottava asiakkaille useita maksuvaihtoehtoja, kuten pankkisiirto, luottokortti tai PayPal, jotta nopean maksamisen todennäköisyys kasvaa.

Kunnioittavan ja tehokkaan viestinnän tulisi olla laskun seurannan ytimessä. Pidä yllä avointa viestintäkanavaa sellaisten huolenaiheiden tai ongelmien käsittelemiseksi, jotka saattavat estää asiakasta suorittamasta maksua.

Aseta turvallisuus ja tietosuoja etusijalle.

Nyt kriittisin osa on turvallisuus ja yksityisyys. Asiakkaasi luottavat sinuun taloudelliset tietonsa, joten niiden suojaamisen pitäisi olla ensisijainen tavoitteesi.

Varmista siis, että valitset korkean tietoturvan ohjelmiston, jossa on monitasoiset todennukset luvattoman käytön estämiseksi.

Lopulliset ajatukset

Laskutus voi tuntua arkipäiväiseltä tehtävältä, mutta se on tärkeä tehtävä.

Hyvä laskujen käsittelyjärjestelmä voi muuttaa laskujen luomisen ja käsittelyn tapaa, mikä lisää tehokkuutta, vaikuttavuutta ja tuottavuutta.

Luo siis vaikuttavia ja sääntöjenmukaisia laskuja kukoistavaan verkkokauppaan yllä olevien vinkkien avulla. Käytä huippuluokan ohjelmistoja ja päivitä jatkuvasti laskujenhallintajärjestelmääsi, jotta työntekijäsi ja asiakkaasi saavat parhaan mahdollisen kokemuksen - sillä he eivät ansaitse vähempää!