Teknologiapino asiantuntijapalveluyrityksille: Välttämättömät työkalut tehokkuuden lisäämiseksi

Intro

Asiantuntijapalveluiden maailmassa on paljon pelissä: kilpailun lisääntyessä yrityksillä on jatkuva paine tuottaa enemmän vähemmällä. Yritykset kamppailevat usein kannattavuutta heikentävän tehottomuuden kanssa, joka ulottuu useiden projektien hallinnoinnista tarkan laskutuksen varmistamiseen. Teknologia tarjoaa kuitenkin ulospääsyn.

Tehokas teknologiapaketti ja oikeat työkalut voivat auttaa asiantuntijayrityksiä ratkaisemaan monia näistä ongelmista. Laskutettavien tuntien kirjaamiseen liittyvät epäorganisoidut prosessit ja viestintäkatkokset aiheuttavat lähes 9,1 miljardin dollarin tappiot päivässä eri puolilla maailmaa, sillä lähes joka viides laskutettava tunti jää kirjaamatta. Kun tech stack otetaan käyttöön oikein, yritykset voivat parantaa viestintää, hallita projekteja tehokkaasti ja saavuttaa taloudellisen oikeellisuuden sekä tarjota samalla poikkeuksellista asiakaspalvelua.

Tässä blogissa perehdymme asiantuntijapalveluyrityksille tarkoitettuihin ohjelmistoihin, jotka:

• Yksinkertaistaa hankkeen valvontaa
• Yhteistyön edistäminen
• Ota seuranta käyttöön
• Luoda tarkkoja asiakasehdotuksia
• Vahvistetaan asiakassuhteita

Katsotaanpa, miten hyvin valittu teknologiapaketti voi muuttaa tehottomuuden kilpailueduksi.

Työnkulun hallintaohjelmisto

McKinsey arvioi, että jopa 60 prosenttia ammateista voisi säästää 30 prosenttia ajastaan automatisoimalla rutiiniprosesseja. Työnkulun hallintaohjelmistot auttavat toistuvien tehtävien ja toimintojen hallinnassa. Tilitoimistoille se varmistaa asiakkaiden, määräaikojen ja vaatimustenmukaisuustehtävien sujuvan hallinnan keskittämällä projektien työnkulkuja, vähentämällä manuaalista työtä ja minimoimalla määräaikojen laiminlyönnin riskin.

Miksi työnkulun hallintaohjelmisto?

• Automatisoi keskeiset ja toistuvat prosessit ja vapauta aikaa kriittisiin tehtäviin.
• työskennellä tehokkaasti useiden asiakkaiden ja projektien parissa samanaikaisesti
• Viestinnän ja vastuuvelvollisuuden parantaminen

Parhaat työkalut

Työnkulun hallinnan ihanteellinen teknologiapino ei ole vain tarkoituksenmukainen, vaan myös työkalu, joka virtaviivaistaa ja mullistaa työprosesseja. Markkinoiden parhaita ovat muun muassa Cone, Asana, Monday ja ClickUp.

Asana on tunnettu asiakasyhteistyöratkaisustaan, joka auttaa tiimejä suunnittelemaan ja seuraamaan projektejaan käyttäjäystävällisten käyttöliittymien ja lukuisten ominaisuuksien avulla. Sen projektien visualisointi, tehtävien hallinta ja reaaliaikainen edistymisen seuranta yhdistettynä saumattomaan integraatioon mahdollistavat virtaviivaistetut työnkulut.

Monday.comia pidetään visuaalisten ja helppokäyttöisten ilmoitustaulujen edelläkävijänä. Se tarjoaa ilmaisia suunnitelmia, joiden avulla voit kokeilla sen sopivuutta tiimillesi. ClickUp on myös varteenotettava kilpailija räätälöintimahdollisuuksiensa, tehokkaan integraationsa ja yhtenäisen ratkaisunsa ansiosta.

Cone-käytäntöjen hallintaohjelmistoa kannattaa harkita sen ominaisuuksien vuoksi, sillä se käsittelee useita tehtäviä ehdotusten, sähköpostien, tehtävien hallinnan ja laskutuksen avulla yhdellä alustalla. Sen huippuominaisuuksiin kuuluvat automaattinen asiakkaiden seuranta, keskitetty kirjeenvaihto, integroidut sähköpostipalvelut ja tehokas asiakasportaali, joka toimii sekä pienille että suurille tiimeille. Cone on myös huomattavasti halvempi kuin jotkut sen kilpailijat. Harkitse myös muita saatavilla olevia parhaita työnkulkuohjelmistoja kirjanpitäjille.

Viestintä- ja yhteistyövälineet

Kaikkien pitäminen samalla sivulla - olipa kyse sitten tiimistäsi tai asiakkaistasi - voi olla hankalaa. Viestintäohjelmistot voivat auttaa sinua organisoimaan keskustelun asianmukaisesti, järjestämään kokoukset sujuvasti ja auttamaan projekteja etenemään vaivattomasti.

Miksi tarvitset viestintävälineitä?

• Kommunikoi nopeasti yhtenäisten ohjelmistojen avulla pikaviestien välityksellä kenen tahansa yrityksen työntekijän kanssa.
• Työskentele saman asiakirjan parissa tiimisi kanssa reaaliaikaisesti.
• Voit soittaa nopeita videopuheluita, jakaa päivityksiä välittömästi ja pitää asiakkaasi ajan tasalla.

Parhaat työkalut

Markkinoiden suosituimmat yhteistyövälineet ovat Slack, Microsoft ja Zoom.

Slackista on tullut suosittu tiimikanava, joka käyttää reaaliaikaista viestinvälitystä, jotta jäsenet voivat kommunikoida milloin tahansa. Se mahdollistaa suoran viestinvaihdon, tiedostojen jakamisen, ääni- ja videopuhelut, ja se tukee myös integraatioita Google Driven, Trellon ja Zoomin kaltaisten sovellusten kanssa, mikä tekee siitä suositun työkalun etätyöskentelyyn.

Microsoft Teamsin etuna on Microsoft Office 365 -integraatio. Sen chat- ja viestinvälitysominaisuudet, videoneuvottelut, helppo tiedostojen jakaminen ja kokousten aikataulutus tarjoavat keskitetyn keskuksen keskusteluille. \

Zoom sai kannatusta pandemian aikana, koska sen avulla voidaan järjestää laajamittaisia verkkokokouksia ja tehdä webinaareista ja verkkotapahtumista helppoja järjestää. Ominaisuudet, kuten taukotilat ja tallennus, tekevät siitä hyödyllisen yritystapahtumissa. Valinta näistä riippuu ensisijaisista viestintätarpeistasi ja skaalautuvuusvaatimuksistasi.

Kirjanpito- ja taloushallinto-ohjelmistot

Yrityksesi taloudenhoidon ei tarvitse aiheuttaa päänvaivaa. Tutkimusten mukaan pilvipalveluna toimivan kirjanpito-ohjelmiston käyttö on vähentänyt käyttökustannuksia jopa 50 % Oikean kirjanpito-ohjelmiston avulla voit seurata tuloja, menoja, laskuja ja veroja ilman, että taulukkolaskenta tekee sinut hulluksi.

Miksi tarvitset kirjanpito- ja taloushallinnon ohjelmistoja?

• Hyödynnä natiiviraportointi- ja analysointiominaisuuksia kassavirran ennustamiseen ja oikeiden päätösten tekemiseen tulevaa taloudellista tilannetta varten.
• Kirjanpito pidetään aina siistinä, ja kaikki verotuksessa tarvittavat kuitit on järjestetty hyvin.
• Luo laskuja ja lähetä ne heti, aseta automaattisia hälytyksiä, jos haluat saada maksun nopeammin, tai tee maksut jopa verkossa.

Parhaat työkalut

QuickBooks on suosittu kirjanpito-ohjelmisto, jota käyttävät sekä pienet että keskisuuret yritykset. Sen intuitiivinen muotoilu ja helppo käyttö yhdistettynä ominaisuuksiin, kuten laskutukseen, kulukirjauksiin, palkkahallintoon ja verovalmisteluihin, tekevät siitä tehokkaan. Lisäetuna on mobiilisovellus.

Xero on läheinen kilpailija, joka tarjoaa pilviratkaisuja, joiden avulla yritysten omistajat ja kirjanpitäjät voivat yhdessä seurata kirjanpitoa. QuickBookin ominaisuuksien lisäksi se tarjoaa virtaviivaisempia ratkaisuja, jolloin yritys voi keskittyä enemmän kasvuunsa.

FreshBooks on myös suosittu valinta freelancereiden, asiantuntijayritysten ja pienyrittäjien keskuudessa, joilla on ongelmia laskutuksen ja ajan kirjaamisen kanssa. Se tarjoaa nopeiden maksuratkaisujen lisäksi ehdotusten ja projektien hallinnan. Cone toimii myös tällä alalla ja tarjoaa useimmat näistä ominaisuuksista, ja sen lisäetuna on optimaalinen kustannuslaskenta.

Ehdotusohjelmisto

Täydellinen ehdotus voi tehdä tai rikkoa sopimuksen. Raporttien mukaan vain 36 prosenttia myyntiajasta käytetään myyntiin, kun taas loput 65 prosenttia käytetään vastaamiseen ehdotusten laatimiseen. Tällaisissa tapauksissa ehdotusohjelmiston käyttö vähentää paljon ehdotusten laatimiseen liittyvää stressiä ja lisää konversiolukuja. Nämä työkalut auttavat ehdotusten laatimisessa, lähettämisessä ja seurannassa, jotta voit taata, että tarjouksesi ovat optimaalisia asiakkaille.

Miksi tarvitset ehdotusohjelmistoa?

• Mallien ja vedä ja pudota -ominaisuuksien avulla voit laatia upeita ehdotuksia, mikä säästää arvokkaita työtunteja.
• Näet, milloin asiakkaat avaavat ehdotuksesi ja kuinka kauan he viipyvät kussakin osiossa, ja voit seurata niitä tehokkaasti.
• Ehdotusohjelmisto voi olla yhteydessä CRM- ja projektinhallintatyökaluihisi, jolloin kaikki pysyy synkronoituna ja työnkulut sujuvat.

Parhaat työkalut

Conen yhtenäinen ratkaisu ehdotusten, laskujen ja laskujen hallintaan, jossa on ominaisuuksia, kuten muokattavia malleja, kuten kirjanpito-ehdotusmalli, puhdas asiakasportaali ja sähköisen allekirjoituksen integrointi, joiden avulla voit luoda parhaat ehdotukset asiakkaille, mukaan lukien laskutus ja maksut, yhdellä alustalla.

Proposify yksinkertaistaa ehdotusten tekemistä pudota ja vedä -käyttöliittymällä sekä ehdotuspohjilla. Proposify tehostaa ehdotusten tekoprosessia antamalla tiimeille mahdollisuuden luoda nopeasti visuaalisesti houkuttelevia asiakirjoja.

PandaDoc on toinen vaihtoehto, joka tehostaa ehdotusten luomista, jakelua ja hallintaa. PandaDocin intuitiiviset ominaisuudet yhdistettynä analyysityökaluihin helpottavat ehdotusten luomista.

Tiesitkö, että markkinointi ja hakukoneoptimointi ovat monille ammattimaisille palveluntarjoajille ratkaisevia tekijöitä asiakkaiden säilyttämisessä ja houkuttelemisessa? Markkinointimainonnan SEO-työkaluista voi olla valtavasti hyötyä. Ne auttavat yrityksiä lisäämään verkkosivujensa näkyvyyttä Hankkimaan potentiaalisia asiakkaita Olla uskottavia tuotemerkkejä Yksi erottuva työkalu, joka voi auttaa sinua tässä, on Rank Tracker. Sen avulla voit seurata verkkosivustosi suorituskykyä, seurata avainsanojen sijoituksia ja analysoida kilpailijoiden strategioita. Tutustu heidän erilaisiin työkaluihinsa, kuten Rank Trackeriin, Web Auditiin ja SEO Checklistiin, jotta voit muuttaa liidit uskollisiksi asiakkaiksi.

CRM-ohjelmisto

CRM-ohjelmiston avulla voit hallita asiakkaidesi tietoja ja olla vuorovaikutuksessa heidän kanssaan tavalla, joka on sekä sinulle että heille kätevä.

Miksi tarvitset CRM-ohjelmistoa?

• Hae nopeasti asiakastiedot, kuten yhteystiedot, katso aiemmat vuorovaikutustilanteet ja ymmärrä heidän mieltymyksiään.
• Parannetaan viestien lähettämistä ja seurantaa koskevaa viestintäprosessia.
• CRM on hyödyllinen väline, jonka avulla voit seurata, mitä liidiä sinulla on nyt, kuinka laadukkaita ne ovat ja mitä todennäköisesti saat tulevaisuudessa.

Parhaat työkalut

Salesforce on nykyään CRM-markkinoilla keskeisellä sijalla, sillä se tunnetaan laajoista räätälöintimahdollisuuksistaan ja monipuolisista toiminnoista. Sen ominaisuuksiin kuuluvat liidien ja tilaisuuksien hallinta, kontaktien ja tilien hallinta, myynnin ennustaminen sekä työnkulku- ja markkinoinnin automaatio.

HubSpot CRM antaa yrityksille mahdollisuuden tehdä tietoon perustuvia päätöksiä reaaliaikaisen näkemyksen ja raportoinnin avulla. Ominaisuuksiin kuuluvat yhteystietojen hallinta, putkenhallinta, Hubspot-sovellukset, sähköpostiseuranta ja myynnin raportointi. Monet pk-yritykset käyttävät HubSpot CRM:ää, koska sen oppimiskäyrä on lyhyt ja alusta tarjoaa ilmaisen kokeilujakson.

Pinoudu nyt

Investointi oikeaan teknologiapakettiin on viisasta ja kasvun kannalta välttämätöntä. Jos yritykset parantavat teknologiapinoaan työkaluilla, jotka helpottavat projektien seurantaa ja yhteistyötä, ammatilliset palveluorganisaatiot voivat menestyä. Loppujen lopuksi virtaviivaistetut työnkulut eivät ainoastaan paranna tuottavuutta vaan myös asiakaskokemusten laatua. Teknologiatyökalujen merkityksestä tehokkuudelle ei ole epäilystäkään nykypäivänä. Jos haluat ammatillisia palveluja tarjoavana yrityksenä tehdä vaikutuksen, sinun on löydettävä teknologinen sopivuutesi heti.