Vero-opas digitaalisille freelancereille

Intro

Jos olet digitaalisella alalla työskentelevä freelancer, vietät epäilemättä 99 prosenttia työpäivästäsi työhösi liittyvien tehtävien parissa. Veroilmoituksen tekeminen tai edes veroasioiden hoitamisen miettiminen ei ole asia, jota useimmat ammattilaiset harkitsevat päivittäin. Verojen maksaminen on kuitenkin lakisääteinen vaatimus, mikä tarkoittaa, että kaikkien pitäisi pysyä verovelvollisuuksiensa yläpuolella, vaikka se ei olekaan asia, jonka tekemisestä kukaan erityisesti nauttii. Seuraavassa on joitakin hyödyllisiä neuvoja, joiden avulla voit keventää veroasioiden hoitamiseen liittyvää taakkaa.

Vinkkejä verojen suorittamiseen mahdollisimman vaivattomasti

Verotuksen suorittamisen ei aina tarvitse olla kivulias tai aikaa vievä prosessi. On olemassa keinoja, joilla kaiken seuraaminen on helpompaa.

Seuraa tuloja ja menoja

On tärkeää seurata yrityksen tuloja ja menoja koko vuoden ajan, jotta voit tehdä veroilmoituksen oikeilla ja ajantasaisilla tiedoilla. Tulojen ja menojen kirjaaminen onnistuu parhaiten kirjanpito-ohjelmistolla, sillä kaikki tiedot ovat turvallisesti verkossa. Tästä huolimatta saatat silti joutua käyttämään fyysisiä asiakirjoja ohjelmiston ulkopuolella aika ajoin. Jos esimerkiksi laajennat toimintaasi pieneksi yritykseksi, saatat haluta ladata tuloslaskelmamallin, jota voi muokata ja avata Excelissä eikä ohjelmiston sisällä.

Varaa rahaa sivuun verojen maksamista varten

Avaamalla erillinen tili, jolle säästät rahaa verolaskua varten, vältät veroilmoitusta varten säästettävien varojen tuhlaamisen. Kannattaa käyttää säännöllisesti verolaskuria, jotta voit laskea, kuinka paljon veroa todennäköisesti joudut maksamaan tuloistasi kulujen vähentämisen jälkeen.

Voit yksinkertaistaa tätä tehtävää entisestään tekemällä automaattisia siirtoja säästötilillesi, jolloin sinun ei tarvitse edes muistaa tehdä tätä manuaalisesti. Jos voit, pieni lisäys voi auttaa kattamaan enemmän veroja kuukausina, jolloin tulosi ovat suuremmat. Freelancer-työ ei ole täsmällistä tiedettä, eikä mikään kuukausi ole samanlainen. Siksi on parempi säästää enemmän kuin on tarpeen, kuin säästää vähemmän ja joutua sitten etsimään ylimääräistä rahaa verolaskun kattamiseen.

Mitä asioita voin vähentää liikekuluina?

Freelancerina toimiminen tai pienyrityksen pyörittäminen voi olla kallista, mutta onneksi on monia asioita, joita voit lisätä kuluihisi vähentääkseen verolaskua (laillisesti).

Laitteet ja tarvikkeet

Digitaalisille freelancereille liiketoiminnan harjoittamisen mahdollistavien laitteiden ja tarvikkeiden hankkiminen voi olla suuri kustannus. Näihin kuuluvat tietokoneet, tulostimet, ohjelmistot ja toimitilat, jos vuokraat toimistotilaa sen sijaan, että työskentelisit kotona. Tämä on hyvä ajatus työ- ja kotielämän erottamiseksi toisistaan, mutta se on silti kuluerä. Pienetkin kulut, kuten paperitavarat, käyntikortit ja tulostinmuste, kasvavat nopeasti. Kaikkien näiden ostosten seuraaminen on tärkeää, jotta voit lisätä ne kuluiksi ja vähentää maksamiesi verojen määrää.

Koulutus

Jotkin koulutuskurssit, työpajat ja webinaarit voidaan myös luetella liiketoimintakuluina. Päävaatimuksena on, että ne liittyvät digitaaliseen freelance-työhösi. Jos esimerkiksi tarjoat graafisen suunnittelun palveluita, sinun on pysyttävä ajan tasalla tekniikan kehityksestä, joka auttaa sinua parantamaan graafisen suunnittelun taitojasi. Nämä muuttuvat usein, joten saatat osallistua satunnaisiin webinaareihin ja työpajoihin kokonaisten kurssien sijaan. Nämä ovat kannattavia kuluja. Muita kursseja, jotka auttavat sinua parantamaan liiketoimintataitojasi, jotka ovat yleisempiä, kuten verkostoitumisen opettelu ja markkinointitaitojesi parantaminen. Riippumatta siitä, mitä palveluja tarjoat, oppiminen voi auttaa sinua hankkimaan ja pitämään enemmän asiakkaita.

Työmatkat

Jos sinun on matkustettava jostain liiketoimintaasi liittyvästä syystä, myös tämä voi olla kuluerä. Tämä kattaa kuljetukset, kuten lennot, kilometrikorvaukset ja autonvuokraukset, edellyttäen, että matkat ovat välttämättömiä, jotta voit tavata asiakkaita, osallistua yritykseesi liittyviin konferensseihin, tai ne voivat johtaa liiketoimintamahdollisuuksiin jne.

Kotitoimiston kustannukset

Nämä voivat olla samankaltaisia kuin laite- ja tarvikekulut. Jotkut digitaaliset freelancerit päättävät työskennellä pelkästään kotoa käsin sen sijaan, että he vuokraisivat toimistotilaa. Se on heidän mielestään kätevämpää, ja yksi freelancerin suurista houkutuksista on se, ettei hänen tarvitse matkustaa toimistolle.

Jos sinulla on kotona oma työtila, voit jo mainittujen toimistoon liittyvien tavaroiden lisäksi kirjata sen kuluksi työtilan koon ja käyttötiheyden perusteella. Kannattaa kysyä neuvoa, jotta voit varmistaa, että luetteloit kuluksi oikean määrän. Ohjeena voi olla, että voit saada 5 dollarin verovähennyksen yritystoimintaan käytettyä neliöjalkaa kohti. Enimmäismäärä on kuitenkin 300 jalkaa, mutta se on kohtuullinen määrä tilaa digitaaliselle freelancerille.

Ajoneuvokulut

Matkustamisen lisäksi voit saada verovähennyksiä myös, jos sinulla on ajoneuvo, jota käytät työtehtäviisi. Luetteloimiisi kustannuksiin voivat sisältyä bensiini, öljy, korjaukset, vakuutukset ja poistot. Jotta ajoneuvoa voidaan pitää liikekuluna, sinun on käytettävä sitä ajamiseen asiakastapaamisiin, tavaroiden toimittamiseen (tarvittaessa), yritystapahtumiin osallistumiseen ja muihin työtehtäviin.

Mainonta ja markkinointi

Digitaalisena freelancerina voit joko palkata ulkopuolisia markkinointipalveluita tai tehdä tämän itse. Kummassakin tapauksessa syntyy kustannuksia, jotka luokitellaan liiketoimintakuluiksi. Näitä voivat olla online- tai offline-mainonta, verkkosivuston kehittäminen ja ylläpito, esitteet/lehtiset ja maksulliset sosiaalisen median kampanjat.

Asiantuntijapalvelut

Vaikka olisit freelance-yrityksessäsi ainoa henkilö, sinun on jossain vaiheessa käytettävä ulkopuolisia palveluja. Näitä voivat olla esimerkiksi lakimiehet, kirjanpitäjät tai rahoitusneuvojat. Jokainen näistä ammattilaisista voi auttaa varmistamaan, että liiketoimintasi sujuu moitteettomasti, joten ne ovat kaikki kannattavia kuluja, jotka voivat auttaa alentamaan maksamiesi verojen määrää.

Asiat, joita et voi vaatia kuluina

Kaikkea ei voi ilmoittaa lailliseksi liikekuluksi. Jotkut freelancerit saattavat kuitenkin pitää tiettyjä menoja harmaana alueena. Selvyyden vuoksi tässä on esimerkkejä hankinnoista, joita ei yleensä voi vähentää liikekuluina.

Henkilökohtaiset matkat tai ruoka

Digitaalisena freelancerina toimiminen voi antaa sinulle vapauden työskennellä mistä tahansa, ja voit tehdä osan tai kaiken työstäsi. Jotkut freelancerit viettävät mielellään työlomia, jolloin he viettävät aikaa ulkomailla työskennellessään, mutta sijainnilla ei ole merkitystä heidän liiketoimintansa kannalta. Tästä syystä tehdyt matkat (ja siellä ollessasi ostamasi ateriat) eivät ole liikekuluja.

Henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitetut tuotteet

Kannettavan tietokoneen tai puhelimen kaltaiset tavarat voivat olla kuluja vain, jos niitä käytetään vain freelancerina toimimiseen. Jos ostat puhelinsopimuksen, jota käytetään harvoin tai ei koskaan työpuheluihin, se on henkilökohtaiseen käyttöön. Jos kuitenkin käytät tätä puhelinta säännöllisesti työhön, mutta käytät sitä myös henkilökohtaisiin tarkoituksiin, voit vaatia osan siitä kuluksi.

Muut kuin yritystilaukset

Tosin tilaukset, kuten markkinointityökalut, virusohjelmat, freelance-työtäsi helpottavat ohjelmat ja kirjanpito-ohjelmat, ovat kaikki kohtuullisia kuluja. Jotkin muut tilaukset eivät ole. Saatat esimerkiksi kuunnella mielelläsi musiikkia työskennellessäsi, mutta kappaleiden välissä olevat mainokset häiritsevät sinua. Niinpä otat maksullisen tilauksen mainosten poistamiseksi. Tätä ei pidetä kuluna, koska sillä ei ole suoraa ja ilmeistä yhteyttä työhösi ja koska olisi vaikea todistaa, että se lisää tuottavuuttasi.

Vaatteet

Vaatteet luokitellaan harvoin kuluksi, ellei sinulla ole erityistä työasua tai ellei sinun tarvitse käyttää turvavaatteita työsi suorittamiseksi. Koska tämä ei todennäköisesti koske digitaalisia freelancereita, et voi luetella niitä. Vaatteita, jotka ostat tavataksesi asiakkaita tai osallistuaksesi tapahtumiin, voit käyttää myös vapaa-ajallasi.

Viihde

Jos tapaat asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan, voit ehkä kirjata ateriat kuluksi, mutta konsertin tai urheilutapahtuman kaltainen viihde ei ole tukikelpoinen. Vaikka nämä voivat olla hyvä tapa tehdä vaikutuksen asiakkaaseen ja murtaa jää, niitä ei hyväksytä kuluiksi, koska on mahdotonta todistaa, että viihdekulut ja niiden tuottama lisäansioiden lisäys olisivat yhteydessä toisiinsa.

Poliittiset avustukset

Toisin kuin hyväntekeväisyyslahjoitukset, poliittiset lahjoitukset eivät ole verovähennyskelpoisia. Ne eivät ole välttämättömiä freelance-yrityksesi toiminnan kannalta, eivätkä vastaanottajat ole hyväntekeväisyysjärjestöjä. Jos siis päätät antaa lahjoituksen poliittiseen tarkoitukseen, jota kannatat voimakkaasti, se ei vähennä maksamiesi verojen määrää.

Kun olet tietoinen siitä, mikä on ja mikä ei ole liikekuluja, voit varmistaa, että maksat mahdollisimman vähän veroja sääntöjä rikkomatta. Kun pidät kirjaa kaikesta, olet valmistautunut ja et jätä veroja viime hetkeen, asiat hoituvat helpommin.