Sosiaalisen median etäryhmät: Miten kommunikoida tehokkaasti

Intro

Vuonna 2023 monet sosiaalisen median tiimit työskentelevät etätyönä, joko osa- tai kokopäiväisesti. Monet yritykset eivät ainoastaan säilyttäneet hybridi- tai WFH-käytäntöä pandemian jälkeen. Täysin etätyön tarjoaminen antaa tiimeille myös mahdollisuuden houkutella parhaita kykyjä, joita työmarkkinoilla on tarjolla.

Sosiaalisen median etätyöryhmän koordinointi voi kuitenkin olla haastavaa. Etenkin viestinnän osalta.

Miten voit varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla? Että työnkulut toimivat sujuvasti? Miten voit minimoida kitkatappiot ja väärinkäsitykset?

Seuraavassa on seitsemän työkalua ja strategiaa, joita voit hyödyntää kommunikoidaksesi tehokkaasti sosiaalisen median etäryhmäsi kanssa.

Päädytään yhteen asiakirjayhteistyöjärjestelmään

(Lähde: Freepik)

Aluksi sinun on päätettävä yhdestä asiakirjojen yhteistyöalustasta, jota kaikki käyttävät. Kyllä, tämä on perusasia. Silti monet tiimit menettävät edelleen liikaa aikaa lähettämällä asiakirjoja edestakaisin ja muuntamalla niitä tiedostomuotojen välillä tarpeettomasti.

Valitse yksi pilvipohjainen asiakirjojen yhteistyöjärjestelmä, jonka avulla voit jakaa, luoda ja muokata yhdessä tekstiasiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä. Olipa kyse sitten toisen vuosineljänneksen yhteenvedosta, strategiaesityksestä tai vuosikertomuksesta, yhden keskusjärjestelmän avulla on paljon helpompaa luoda yhtenäinen asiakirja mahdollisimman vähällä turhautumisella.

Tällä hetkellä yleisimmät pilvipohjaiset ratkaisut ovat Google Workspace ja Microsoft 365. Molemmat tarjoavat erilaisia tiedostotyyppejä ja integroituvat lukuisiin muihin yrityssovelluksiin.

Aseta pilvipohjaiset ratkaisut etusijalle

Pilvipohjaisista ratkaisuista puheen ollen, sinun tulisi priorisoida niitä mahdollisimman moniin työnkulkuihin, ei vain asiakirjojen jakamiseen.

Tiedostojen tallennus, graafinen suunnittelu, videoeditointi. Kaikkia näitä varten on olemassa kehittyneitä pilvipohjaisia työkaluja. Ja ne tekevät etäryhmien elämästä paljon helpompaa.

Sanotaan esimerkiksi, että yksi tiimisi jäsenistä on laatimassa grafiikkaa Instagram-kiekkoa tai uusimman tuotteesi suosittelupostausta varten. Jos he tekevät sen Photoshopissa henkilökohtaisella kannettavalla tietokoneellaan, vain he voivat työskennellä sen parissa. Ja jos hän sairastuu tai ei ole muuten käytettävissä, jäät roikkumaan.

Tehokkaampi ratkaisu on käyttää pilvipohjaista suunnittelutyökalua, kuten Canvaa. Koko tiimilläsi on pääsy kaikkiin suunnitelmiin. Ja kunhan nimeät tiedostot ja projektit oikein, kaikki löytävät ja muokkaavat tarvitsemansa.

Kokeile asynkronisia kokouksia

Seuraavaksi kannattaa harkita siirtymistä asynkronisiin videopuheluihin, etenkin jos tiimin jäsenet ovat eri aikavyöhykkeillä.

Videopuhelut ovat loistava tapa tiimin jäsenille olla vuorovaikutuksessa, jakaa ideoita, esitellä uusimpia suunnitelmia, saada palautetta monimutkaisista konsepteista ja luoda yhteyksiä. Ne vievät kuitenkin myös valtavasti aikaa. Lisäksi niitä voi olla vaikea järjestää, varsinkin jos tiimisi on kansainvälinen.

Sen sijaan asynkronisissa kokouksissa voit nauhoittaa puheenvuorosi videoleikkeeksi - myös näytön osuudet - ja jakaa sen sitten yksinkertaisen linkin kautta. Muut tiimiläiset voivat sitten katsoa sen, kun heillä on aikaa. Lisäksi he voivat tarkistaa automaattisesta transkriptiosta kiinnostavimmat tiedot, nopeuttaa tai hidastaa videoleikkeesi nopeutta ja reagoida kommenttien tai oman videon avulla.

Näin voit viestiä tehokkaasti paljon enemmän ja monimutkaisempaa tietoa kuin sähköpostilla, mutta sinun ei tarvitse etsiä kaikille sopivaa aikaa videopuhelun järjestämiseksi.

Keskitä yrityspuhelintoimintasi

Toinen erinomainen tapa lisätä viestinnän tehokkuutta on hankkia keskitetty yrityspuhelinpalvelu.

Kuten monet muutkin tämän luettelon työkalut, nykyaikaiset yrityspuhelinpalvelut ovat yleensä pilvipohjaisia. Tämä tarkoittaa, että tiimisi voi käyttää niitä mistä tahansa, sijainnista riippumatta.

Lisäksi niissä on paljon enemmän kanavia kuin pelkkiä äänipuheluita. Videopuhelut, pikaviestit, live-chat ja sähköposti ovat usein myös mukana.

Lisäksi monet palveluntarjoajat tarjoavat näppäriä, usein tekoälyyn perustuvia lisäominaisuuksia, jotka helpottavat elämääsi. Joissakin palveluissa on esimerkiksi automaattiset puhelujen puhtaaksikirjoitukset ja puhelujen yhteenvedot. Tämä tekee kokouspöytäkirjojen pitämisestä helppoa.

Hyödynnä viestipohjaista tiimityötä

(Lähde: Freepik)

Oletko kyllästynyt loputtomiin sähköpostiketjuihin? Ja tärkeiden viestien menettämiseen, koska joku unohti painaa "Vastaa kaikille"?

Silloin kannattaa ehkä siirtyä viestipohjaisiin tiimityövälineisiin. Viime vuosina erityisesti Slack ja Discord ovat nousseet vahvoiksi kilpailijoiksi tällä alalla. Ja hyvästä syystä.

Näiden työkalujen avulla voit jäsentää tehokkaasti tiimin jäsenten välistä viestintää. Vaikka voit lähettää jollekin henkilölle suoran viestin, useimmat viestit on jäsennelty kanaviin.

Oletetaan esimerkiksi, että tiimissäsi on työryhmä, jonka tehtävänä on laatia uusi strategia lyhytmuotoista videosisältöä varten vastauksena TikTokin mahdolliseen kieltoon Yhdysvalloissa. Sen sijaan, että työryhmän jäsenet lähettävät toisilleen sähköpostia, voit perustaa Slack-kanavan, jossa he voivat vaihtaa viestejä ja jakaa asiakirjoja. Näin kenenkään ei tarvitse pelätä jäävänsä paitsi tärkeistä tiedoista.

Valjastetaan projektinhallintasovellukset

Jos työskentelet isompien tai monimutkaisempien projektien parissa tai sinun on koordinoitava suurempaa tiimiä, harkitse projektinhallintatyökalun käyttöä.

Näissä on kehittyneempiä toimintoja kuin edellä mainituissa yhteistyövälineissä. Niiden avulla voit jakaa rooleja, määrittää määräaikoja, asettaa tehtävien välisiä riippuvuuksia ja selventää työnkulkuja.

Kukin tiimin jäsen näkee hänelle osoitetut tehtävät ja päivämäärän, johon mennessä ne on suoritettava. Lisäksi jos haluat tarkistaa projektin tilan, voit helposti visualisoida sen Kanban-tauluna tai Gantt-kaaviona.

Valitse paras sosiaalisen median etähallintatyökalu

Lopuksi on vielä käyttämäsi sosiaalisen median hallintatyökalu. Etätiimissä tarpeisiin parhaiten sopivan työkalun valitseminen voi olla hieman hankalaa. On olemassa erilaisia prioriteetteja.

Mieti, kuinka monta käyttäjää eri työkalut sallivat eri suunnitelmissa. Voitko määrittää työnkulkuja ja erilaisia oikeuksia eri rooleille. Onko mahdollista tallentaa ja muokata luonnoksia sekä jättää kommentteja ja ehdotuksia.

Tämä saattaa kuulostaa perusasialta, mutta monet hyvät sosiaalisen median hallintatyökalut eivät itse asiassa sisällä näitä toimintoja, ja siksi ne soveltuvat huonommin etäryhmille.

Päätelmä

Työskentely osana etäryhmää voi olla hieno kokemus motivoituneille sosiaalisen median asiantuntijoille. Voit koota upean, motivoituneen ja tuottavan tiimin, joka vie yrityksesi sosiaalisen median pelin seuraavalle tasolle.

Siis niin kauan kuin viestintä toimii sujuvasti.

Integroimalla edellä mainitut työkalut ja strategiat työnkulkuihisi voit varmistaa juuri tämän. Se auttaa sinua minimoimaan turhautumisen, väärinymmärryksen ja kitkatappiot. Ja varmistat, että koko tiimisi voi työskennellä synkronoidusti yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.