Intro
Kuten tiedämme, hankintojen rooli on laajentunut huomattavasti viime vuosina. Hankintaorganisaatiot ovat perinteisesti keskittyneet kustannusten, laadun ja toimitusten tasapainottamiseen, mutta nyt ne ovat vastuussa paljon laajemmista tavoitteista, kuten riskien vähentämisestä, innovoinnista, kestävyydestä ja monimuotoisuudesta, tasa-arvosta ja osallisuudesta.
Tämä kehitys korostaa tarvetta strategiseen lähestymistapaan organisaatiomuotoilussa ja tiimin jäsentämiseen siten, että nämä uudet painopisteet voidaan saavuttaa tehokkaasti.
Mitä haasteita hankintojen muutoksessa on?
Hankintojen laajuuden kasvaessa johtajat kohtaavat useita haasteita, kuten osaajapulan ja tarpeen asettaa pitkän aikavälin kehittäminen etusijalle. Gartnerin Procurement Competencies Survey -tutkimuksen mukaan yli 75 prosenttia hankinta- ja hankintatoimen johtajista ottaa käyttöön ulkoisia kursseja ja interaktiivista sisäistä koulutusta henkilöstön osaamisen kehittämiseksi. Keskittyminen lahjakkuuden kehittämiseen on ratkaisevan tärkeää, jotta osaamisvajeet voidaan poistaa ja tiimit sovittaa yhteen organisaation tavoitteiden kanssa.
3 Keskeiset toimet organisaatiomuotoilun optimoimiseksi
Jotta hankintaorganisaatio vastaisi yrityksen prioriteetteja, Gartner suosittelee keskittymään kolmeen kriittiseen osa-alueeseen:
1. Vertailuanalyysi raportointilinjoista ja valvonta-alueista
Tehokas organisaatiosuunnittelu alkaa raportointirakenteiden ymmärtämisestä. Gartnerin budjetin esikuva-analyysin mukaan hankintajohtajat raportoivat useimmiten seuraaville tahoille:
- Talousjohtajat (38 %)
- Toimitusketjun johtajat (20 %)
- Operatiiviset päälliköt (19 %)
Valvonnan laajuus vaihtelee myös organisaation suorituskyvyn mukaan. Hyvin suoriutuvat CPO:t johtavat keskimäärin kahdeksaa työntekijää, kun taas keskinkertaisesti suoriutuvissa yrityksissä heidän kollegansa johtavat kuutta ja heikosti suoriutuvissa organisaatioissa keskimäärin neljää. Nämä vertailuarvot tarjoavat puitteet raportointilinjojen ja tiimien koon optimoinnille tehokkuuden ja vastuullisuuden lisäämiseksi.
2. Määritä ihanteellinen keskittämistaso
Keskittämisen aste vaikuttaa merkittävästi hankintojen tehokkuuteen. Hankintojen organisaatiorakennetta koskevassa tutkimuksessa tunnistetaan kolme ensisijaista mallia:
- **Keskitetyt rakenteet: **Hyödyntävät mittakaavaetuja ja standardoivat prosesseja, mutta saattavat haitata reagointiaikaa ja toimittajasuhteiden hallintaa.
- **Depentralisoidut rakenteet: **Mahdollistavat suuremman joustavuuden ja reagointikyvyn, mutta standardointi puuttuu.
- Keskuksen johtamat rakenteet: Yhdistävät keskitetyn valvonnan ja paikallisen toteutuksen, mikä tarjoaa tasapainoisen lähestymistavan.
Viimeaikaiset suuntaukset osoittavat, että keskusjohtoiset rakenteet ovat nousemassa uudelleen esiin: 51 prosenttia organisaatioista on ottanut tämän mallin käyttöön, kun taas 39 prosenttia suosii keskitettyjä rakenteita. Tämä muutos johtuu toimitusketjun häiriöiden lisääntymisestä, mikä edellyttää suurempaa sopeutumiskykyä ja strategista mukautumista. Johtajien on arvioitava organisaationsa tarpeet sopivimman rakenteen määrittämiseksi.
3. Kohdista arvoa ohjaavat tekijät organisaation suunnittelupäätöksiin
Hankintaorganisaatioiden suunnittelun olisi heijastettava niiden strategisia painopisteitä. Esimerkiksi:
- Toimintoperusteiset rakenteet: Keskitytään tehokkuuteen ja nopeuteen.
- Luokkiin perustuvat rakenteet: Kokonaisarvon ja kustannussäästöjen priorisointi.
Organisaatiokaavion ulkopuolella johtajien on puututtava rakenteellisiin puutteisiin hiomalla toimintamalleja ja hallintokehyksiä. Näin varmistetaan, että organisaatio pysyy ketteränä ja reagoi muuttuviin prioriteetteihin.
Mikä on osaamisen suunnittelun merkitys?
Tiimivalmiuksien kehittäminen on olennainen osa hankintojen muutosta. Yli 75 prosenttia hankinta- ja hankintatoimen johtajista investoi ulkoisiin kursseihin ja sisäiseen koulutukseen tiimitaitojen parantamiseksi sekä hankintaohjelmistojen tehokkaaseen käyttöön. Osaamissuunnittelu auttaa organisaatioita korjaamaan osaamisvajeita, jolloin hankintatiimit pystyvät vastaamaan tehokkaasti erilaisiin haasteisiin.
Organisaatiot tekevät myös merkittäviä muutoksia rakenteisiinsa, ja 82 prosenttia niistä suunnittelee kohtalaisia tai merkittäviä organisaatiomuutoksia seuraavan vuoden aikana. Tällä ennakoivalla lähestymistavalla varmistetaan, että hankintatiimit ovat valmiita käsittelemään kilpailevia prioriteetteja ja jatkuvia muutoksia.
4 Tehokkaan organisaatiomuotoilun strategiat
Johtajien tulisi optimoida hankintaorganisaatioiden keskeiset osa-alueet:
- * Vertailualan standardeihin: *Käytä tietoon perustuvaa tietoa raportointilinjojen, valvonta-alueiden ja organisaatiorakenteiden arvioimiseksi.
- Arvioi keskittämistä vs. hajauttamista: Harkitse tehokkuuden ja reagointikyvyn välisiä kompromisseja ihanteellisen tasapainon määrittämiseksi.
- Aseta osaamisen kehittäminen etusijalle: Investoi koulutus- ja kehittämisohjelmiin ammattitaitoisen ja ketterän työvoiman rakentamiseksi.
- **Rakenteellisten puutteiden korjaaminen: **Hallinto- ja toimintamallien tarkentaminen organisaation tavoitteiden mukaisiksi.
Päätelmä
Liiketoiminnan prioriteettien mukaisten hankintaorganisaatioiden suunnittelu on dynaaminen prosessi, joka edellyttää jatkuvaa arviointia ja mukauttamista.
Hankintapäälliköille suositellaan, että he keskittyvät raportointilinjoihin, keskittämiseen ja arvoperusteiseen suunnitteluun, jotta he voivat luoda rakenteita, jotka tukevat heidän laajentuneita vastuualueitaan. Yhdessä vankan osaamissuunnittelun ja rakenteellisen hiomisen kanssa nämä strategiat antavat hankintatiimille valmiudet tuottaa poikkeuksellista arvoa monimutkaisessa ja nopeasti kehittyvässä liiketoimintaympäristössä.
