Automaation tulevaisuuden maisemissa navigointi rahoitusalalla

Intro

Nykypäivän nopeatempoisessa liiketoimintaympäristössä kilpailukyvyn säilyttäminen edellyttää teknologian kehityksen omaksumista. Yksi alueista, joilla teknologia on kehittynyt merkittävästi, on talousprosessien automatisointi (Financial Process Automation, FPA).

Arvioiden mukaan noin 80 prosentissa rahoitusprosesseista on potentiaalia automatisointiin. Samaan aikaan vain noin kolmannes yrityksistä väittää, että osa niiden talousosaston toiminnoista on täysin automatisoitu.

Tässä postauksessa perehdymme siihen, mitä talousprosessien automatisointi tarkoittaa, mitä hyötyjä siitä on, mitä prosesseja voidaan automatisoida ja miten FPA:n käyttöönotto voidaan aloittaa yrityksessäsi.

Mitä ymmärretään nykyaikaisella talousprosessien automatisoinnilla?

Rahoitusprosessien automatisointi tarkoittaa teknologian käyttöä keskeisten rahoitukseen liittyvien tehtävien automatisoimiseksi. Siinä käytetään ohjelmistotyökaluja, jotka voivat hoitaa toistuvia ja aikaa vieviä tehtäviä ilman ihmisen puuttumista, mikä lisää tehokkuutta ja tarkkuutta.

Rahoituspalvelujen tavoitteena ei ole korvata rahoitusalan ammattilaisia vaan antaa heille mahdollisuus keskittyä strategisempiin tehtäviin vapauttamalla heidät rutiinityöstä. Tämän lähestymistavan edut on lueteltu jäljempänä.

Mitkä ovat taloushallinnon automatisoinnin hyödyt?

Automatisointi rahoituspalveluissa hyödyttää yritystä ja sen työntekijöitä monin tavoin. Tässä ovat tärkeimmät niistä:

• Lisääntynyt tehokkuus. Automatisointi nopeuttaa merkittävästi rahoitustapahtumia ja minimoi manuaalisen käsittelyn, mikä nopeuttaa laskutuksen, palkanlaskennan ja talousraportoinnin käsittelyä.
• Tarkkuus ja vaatimustenmukaisuus. Automatisoidut järjestelmät vähentävät inhimillisiä virheitä ja varmistavat luotettavamman kirjanpidon. Ne auttavat myös pysymään mukana monimutkaisissa varainhoitoa koskevissa säännöksissä.
• Kustannusten vähentäminen. Automatisointi taloushallinnossa vähentää tarvetta laajamittaiseen manuaaliseen käsittelyyn, mikä vähentää työvoimakustannuksia ja estää kalliita virheitä.
• Parempi päätöksenteko. Pääsy reaaliaikaisiin taloudellisiin tietoihin ja analyyseihin antaa yrityksille mahdollisuuden tehdä perusteltuja päätöksiä nopeasti.
• Skaalautuvuus. Automatisoidut järjestelmät pystyvät helposti mukautumaan lisääntyneeseen työmäärään, jolloin yritykset voivat kasvaa ilman, että taloushallinnon henkilöstöä tarvitsee lisätä.
• Työntekijöiden tyytyväisyys paranee. Itse asiassa harva työntekijä nauttii tylsistä tehtävistä, joissa hän ei voi ilmaista parasta osaamistaan tai luovuuttaan. Tällaisten prosessien poisjättäminen voi vaikuttaa myönteisesti työntekijöiden henkiseen tilaan.

Lyhyesti sanottuna rahoitusprosessien automatisointi ei ole vain toiminnallinen parannus vaan pikemminkin strateginen välttämättömyys, jotta pysytään kilpailukykyisinä nykypäivän liiketoimintaympäristössä.

Jos sinulla ei ole fintech-ohjelmistokehittäjien tiimiä, tarvitset todennäköisesti ulkopuolista apua, jotta voit hyödyntää kaikki automaation edut. Luotettava fintech-ohjelmistojen räätälöityjen ohjelmistojen kehittämisen tarjoaja voi antaa neuvoja ja toteuttaa tarvittavat tutkimukset, suunnittelun ja toteutuksen. Fintech-kehityspalvelujen ulkoistaminen on oikea ratkaisu useimmille yrityksille, jotka etsivät skaalautuvaa ja investointitehokasta rahoitusalan ohjelmistokehitystä, joka ei häiritse nykyisiä prosesseja vaan pikemminkin tehostaa niitä.

Seuraavaksi tarkastellaan, mitä prosesseja voit automatisoida pitkälle käyttämällä rahoituksen automatisointitekniikoita ja -työkaluja. On tärkeää huomata, että ihmisen osallistumista kaikkiin näihin toimintoihin ei välttämättä ole mahdollista poistaa kokonaan. Kuitenkin jo työläiden ja inhimillisille virheille alttiiden prosessien määrän vähentäminen voi tuoda merkittäviä etuja. ~~ ~~

Mitä rahoitusalalla voidaan automatisoida?

Rahoitusalalla on useita keskeisiä aloja, joilla automatisoinnista voi olla suurta hyötyä. Näitä ovat mm:

• Laskujen käsittely. Automaatio voi auttaa hallitsemaan koko laskun elinkaaren vastaanotosta maksuun, lyhentää käsittelyaikaa ja minimoida virheet.
• Kulujen hallinta. Automatisoidut järjestelmät voivat virtaviivaistaa kuluraportoinnin, hyväksymisen ja korvaamisen prosesseja, varmistaa käytäntöjen noudattamisen ja nopeuttaa käsittelyaikoja.
• Budjetointi ja ennustaminen. Automaatiotyökalut voivat kerätä tietoja useista eri lähteistä tarkempaa ja oikea-aikaista budjetointia ja ennustamista varten. Tähän sisältyy ennakoiva analyysi, jolla voidaan ennakoida tulevia taloudellisia olosuhteita ja suuntauksia.
• Taloudellinen raportointi. Automaation avulla voidaan luoda nopeasti kattavia tilinpäätöksiä ja raportteja, jotka tarjoavat ratkaisevan tärkeää tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta.
• Verotuksen noudattaminen. Automaatio varmistaa tarkat verolaskelmat ja oikea-aikaiset veroilmoitukset, mikä vähentää seuraamusten riskiä. Se voi auttaa kirjanpitäjiä suuresti heidän päivittäisissä rutiineissaan.
• Palkanlaskenta. Palkanlaskennan automatisoinnilla varmistetaan, että työntekijöille maksetaan oikeat ja oikea-aikaiset korvaukset sekä asianmukaiset verovähennykset ja työlainsäädännön noudattaminen.
• Omaisuuden hallinta: Automaatio tehostaa omaisuuden seurantaa ja hallintaa, sillä sen tiedot on tallennettu useisiin asiakirjoihin, mikä takaa optimaalisen käytön ja kustannussäästöt.
• Riskienhallinta ja sääntöjen noudattaminen: Automatisoidut järjestelmät voivat seurata ja raportoida riskejä liiketoimintaprosessien historiatietojen perusteella ja varmistaa erilaisten sääntelyvaatimusten noudattamisen.

Näiden ja mahdollisesti muidenkin prosessien automatisointi voi virtaviivaistaa ja tehostaa talousosaston työtä huomattavasti.

Alla olevassa kuvassa on esimerkkejä ohjelmistoratkaisuista, joita voidaan käyttää rahoituksen työnkulun automatisointiin:

Kuvalähde: https://www.scnsoft.com/financial-management/automation

Jos olet kiinnostunut tutkimaan nykyaikaisia ohjelmistoratkaisuja SEO-tiimeille, lue toinen blogikirjoituksemme.

Miten aloittaa taloushallinnon automatisointi?

Riippumatta siitä, minkä prosessin aiot automatisoida tai minkä ohjelmistoratkaisun otat käyttöön rahoituksen automatisointia varten, sinun on noudatettava tiettyä menettelyä, jotta voit käsitellä tämän toimenpiteen oikein. Tässä on vaiheittainen prosessi, jolla automatisointi otetaan käyttöön rahoitusosastolla:

1. Tunnista nykyiset prosessisi. Aloita arvioimalla nykyisiä talousprosessejasi, jotta löydät alat, joilla on taipumusta tehottomuuteen tai virheisiin. Arvioinnin avulla voit määrittää ne toiminnot, jotka hyötyvät eniten automatisoinnista.
2. Määrittele selkeät tavoitteet aiotulle rahoituksen automatisoinnille. Aseta tarkat tavoitteet sille, mitä haluat saavuttaa automaatiolla, olipa kyse sitten kustannusten vähentämisestä, tarkkuuden parantamisesta tai vaatimustenmukaisuuden parantamisesta.
3. Valitse sopivat ohjelmistoratkaisut. Tutki ja valitse talousprosessien automatisointityökalut, jotka vastaavat liiketoimintasi tarpeita. Tärkeimpiä näkökohtia ovat skaalautuvuus, yhteensopivuus olemassa olevien järjestelmien kanssa, käyttäjäystävällisyys ja myyjän tuki.
4. Investoi koulutukseen. Kouluta tiimiäsi uusista järjestelmistä. Henkilökunnan yksilöllinen digitaalinen koulutus on ratkaisevan tärkeää sujuvan siirtymisen ja automaation hyötyjen täysimääräisen hyödyntämisen kannalta. Tämä hankevaihe kulkee todennäköisesti rinnakkain toteutuksen kanssa.
5. Suunnittele integrointi ja toteuta se vaiheittain. Varmista, että automaatiotyökalut voidaan integroida saumattomasti nykyisiin järjestelmiin, kuten ERP- tai kirjanpitoautomaatio-ohjelmistoihin, jotta vältytään käyttökatkoksilta. Aloita sitten muutaman prosessin automatisoinnilla ja laajenna vähitellen. Tämä vaiheittainen lähestymistapa antaa tiimillesi mahdollisuuden sopeutua uuteen teknologiaan mukavasti.
6. Seuraa ja sopeudu. Arvioi jatkuvasti automaattisten järjestelmiesi suorituskykyä ja tee tarvittavat muutokset. Näin voit räätälöidä käyttöön otetun ohjelmiston toiminnan paremmin prosesseihisi ja varmistaa sen kanssa työskentelevien tiimien korkean suorituskyvyn.

Voit tutustua yhteen räätälöidyn, pitkälle integroidun rahoitussovelluksen ohjelmistomalliin automaatiota varten alla olevissa infografiikoissa:

Kuvalähde: https://www.scnsoft.com/financial-management/automation

Rahoitusautomaation käyttöönottoon digitaalisessa infrastruktuurissa on monia muita mahdollisia lähestymistapoja. Jos sinulla ei ole sisäistä asiantuntemusta, sinun on todennäköisesti otettava yhteyttä fintech-kehityspalveluiden tarjoajiin, jotta kaikki voidaan ottaa käyttöön.

Lopullinen näkemys

Talousprosessien automatisointi on lähes strateginen välttämättömyys yrityksille, jotka pyrkivät tehokkuuteen, tarkkuuteen ja kasvuun. Automatisoimalla rutiininomaisia taloushallinnon tehtäviä yritykset voivat suunnata huomionsa ja resurssinsa strategiseen suunnitteluun ja kasvualoitteisiin.

Määrittelemällä keskeiset automatisoitavat prosessit, kehittämällä ja integroimalla vastaava ohjelmistoratkaisu sekä kouluttamalla tiimejä työskentelemään sen kanssa yritykset voivat saavuttaa uudenlaisen tehokkuuden talousosastoillaan.