Miten kirjoittaa sähköpostia liiketoimintaehdotuksen kanssa

Intro

Jos olet freelancer ja haet töitä, ehdotuskirjeen tai -sähköpostin kirjoittaminen voi olla pelottava tehtävä. Sen lisäksi, että sen on sisällettävä kaikki olennaiset tiedot tarjouksestasi, sen on oltava myös vakuuttava ja mukaansatempaava. Sen on sisällettävä kaikki keskeiset seikat siitä, miksi olet heille paras ratkaisu ja miksi heidän pitäisi valita sinut muiden sijaan; siinä on kuvattava työkokemuksesi taustaa; siinä on myös tiedot maksuehdoistasi sekä tehtävä mahdollisista asiakkaistasi mukava olo.

Tässä Ranktrackerin artikkelissa esittelemme vakiintuneen ja testatun tyylin ehdotuksille ja kirjeille, jotka toimivat, sekä yksinkertaisia ehdotuksia onnistumismahdollisuuksien parantamiseksi. Tietojemme avulla studycrumb.com, voit kirjoittaa ehdotuksen kirjeen voit hyödyntää ja olla oikealla tiellä.

Mitä ehdotussähköposti tarkalleen ottaen on?

Myyntisuppilon alkuvaiheessa sinun pitäisi lähettää ehdotuksia potentiaalisille asiakkaille. Ehdotukset koostuvat tyypillisesti yksinkertaisesti tiivistelmästä tai toimeenpanosta tärkeistä liiketoimintasopimuksista, joista olet keskustellut potentiaalisten asiakkaiden kanssa, ja ne ovat tapa esitellä ideasi päätöksentekijälle kirjeen muodossa. Sähköpostiviestissä voidaan esitellä konsepti tai koko ehdotus sellaisenaan; tavoitteena on kuitenkin houkutella mahdollinen asiakas ja saada hänet käyttämään aikaa koko asiakirjan lukemiseen todisteiden tukemana ja valitsemaan sitten sinut tehtävään. Yrityssähköposti tai -kirje on loistava lähde liidien luomiseen, ja sitä on hyödynnettävä täysimääräisesti riippumatta siitä, onko se kokonainen ehdotus vai ei.

Jos mahdollinen asiakas hyväksyy liikekirjeesi tai sähköpostisi, siitä tulee ensisijainen sopimus asiakkaasi välillä tarjoamastasi palvelusta sekä kustannuksista, joita veloitat, ja tavasta, jolla he voivat maksaa. Se on olennainen osa myyntiputkeasi.

Sähköpostiehdotuksen lähettämiseen on kaksi tapaa. Pyydetty liike-ehdotus on sellainen, joka lähetetään asiakkaalle tai asiakkaalle ja jossa kerrotaan tarjoamiesi palvelujen yksityiskohdat, eikä se tule heille odottamattomana yllätyksenä, kun he saavat sen. Pyydetty liike-ehdotus menestyy todennäköisemmin.

Ei-toivottu ehdotus tai kylmä sähköposti on sähköpostiviesti, joka lähetetään potentiaaliselle asiakkaalle, joka ei ole sinun asiakkaasi ja johon et ole koskaan ollut yhteydessä. Kyseessä voi olla uusimman tarjouksesi tai tarjoamiesi palveluiden mainostaminen tai palkinnon pyytäminen. Tämän strategian tehokkuus ei yleensä ole yhtä vaikuttava kuin edellisen. Kun lähetät kylmiä sähköpostiviestejä, varmista, että teet jonkin verran tutkimusta yrityksestä, jota olet pyytämässä, jotta voit varmistaa, että tarjoat mahdollisimman tehokasta palvelua, sillä yleensä kylmää sähköpostia ei huomata.

Kirjoitatpa minkä tyyppisen ehdotuksen tahansa, sen on oltava samassa muodossa ja sisällettävä samat tiedot. Hyvä esimerkki kirjeen muodosta löytyy alla olevista ohjeista. Kirjeessä on aina korostettava sitä, mitä yritys voi tehdä asiakkaalleen.

Ehdotuksen kirjoittamisen vaiheet

Ehdotuskirjeen muoto voi vaihdella hankekohtaisesti. Sen tulisi kuitenkin olla sopimus, joka sisältää useita keskeisiä kohtia, jotta se houkuttelisi lisää asiakkaita.

Useimmissa tapauksissa olet luultavasti käynyt puhelin- tai keskustelupuhelun mahdollisen asiakkaasi kanssa aiemmin. Lähettämäsi sähköposti on ylimääräinen jatkotoimenpide, jolla vahvistat keskustelemasi tiedot, mukaan lukien projektisi lyhyt kuvaus ja tarjoamasi palvelut, mitä tarjoat arvona sekä veloittamasi kustannukset ja maksutapa.

Yksinkertainen sähköpostiviesti, jossa esitetään yhteenveto keskustelusta, ei kuitenkaan ole ammattimainen, eikä se vakuuta mahdollista asiakasta ottamaan tarjoustasi vakavasti. Se ei tee vaikutusta mihinkään myynnin ammattilaisiin. Siksi liiketoimintaehdotussähköpostisi tulisi noudattaa tätä muotoa - ehdotusmallia.

Mennään nyt syvemmälle käyttämällä erinomaista esimerkkiä, jotta saat ymmärrystä siitä, miten laatia liiketoimintasuunnitelman sähköpostiviesti, joka auttaa sinua saamaan lisää asiakkaita ja etenemään alkuun!

Lyhyt johdanto ja taustatiedot

Ehdotussähköpostin kahdesta kappaleesta ensimmäinen on suunniteltava niin, että se kiinnittää lukijan huomion. Jotta sähköpostisi tarkoitus ja sähköpostin aihe kävisi selväksi, kappaleen (kappaleiden) on sisällettävä perustiedot sinusta ja/tai yrityksestäsi - muista, että jos olet freelancer, sinulla ei välttämättä ole yritystä; kaikilla freelancereilla ei ole toiminimeä, koska heidän maineensa on heidän omansa, sekä yleiskatsaus ongelmaan. Sähköpostia lähettäessäsi on oltava selvää, että olet tutkinut mahdollisen asiakkaasi liiketoimintaa ja tuotteita sekä heidän palveluitaan ja että sinulla on parempi käsitys heidän liiketoiminnastaan kuin heidän yhteystietonsa. Tulevien suhteidesi kannalta tulevaan asiakkaaseesi on ratkaisevan tärkeää tuntea heidän liiketoimintansa perusperiaatteet ja heidän kilpailijansa sekä markkinat, joille he suuntautuvat, ja tarkastella myös heidän sosiaalisen median alustojaan.

Tehokkaimmat sosiaalisen median kanavat, joiden kautta voit oppia, miten yritys näkee itsensä, ovat Facebook, Instagram, Twitter ja LinkedIn, mutta sinun on myös tarkistettava yrityksen verkkosivut ja hakemistot verkossa ja luettava sen blogeja. Määrittele ero heidän käsityksensä itsestään ja sen välillä, miten muut ihmiset näkevät heidät. Se johtuu siitä, että juuri sosiaalisessa mediassa he esittelevät jatkuvasti uutta itseään. Lisäksi, jos aiot jatkaa haastattelua, mainitse siitä lyhyesti avausriveissäsi tunnelman luomiseksi. Mieti, onko yritykselläsi jo suhteita henkilöön, joka saa ehdotuksesi kirjeen, kun laadit ehdotusta.

Kerro syy, miksi jätät ehdotuksen.

Suunnitelmasi tavoitteena on esittää asiakkaan haaste tai projekti, jonka hän haluaisi toteuttaa, tavoitteet, jotka hän haluaa saavuttaa, tai ehdotettu ratkaisu, jota hän tarvitsee, sekä myönteinen vaikutus, jonka se voi tuoda hänen liiketoiminnalleen, kun se on onnistuneesti toteutettu. Muista sisällyttää ehdotukseesi kaikki selkeät tosiasiat ja peruslauseet sekä ratkaisevat seikat. Muista sisällyttää sähköpostin tekstiin sanat "ehdotus", jotta tuleva asiakkaasi tietää, mistä viestissä on kyse.

Määritä päämäärät ja tavoitteet

Tässä osiossa määritellään, mitkä ovat vastuualueesi projektissa, eli työsuunnitelmasi ja menetelmä, jota käytät tehtävän suorittamiseen, sekä tavoitteesi ja miten ne ovat linjassa asiakkaan tavoitteiden kanssa - ja miten aiot saavuttaa asiakkaan tavoitteet.

Kirjoituksessa on parasta olla mahdollisimman tarkka ja täsmällinen, ja siinä on esitettävä tehtävän jokainen vaihe, varsinkin jos kyseessä on pitkäaikainen tehtävä, joka kestää pitkään. Kerro myös, miten aiot seurata edistymistä ja raportoida siitä asiakkaallesi.

Korosta ainutlaatuisia ominaisuuksiasi

Tässä osiossa on kyse vakuuttavasta argumentoinnista eli siitä, miksi mahdollisen asiakkaasi pitäisi valita sinut toisen ehdokkaan sijaan. Kerro esimerkkejä työasiantuntemuksestasi, kokemuksestasi ja taidoistasi, jotka liittyvät projektiin, ja selitä sitten, miksi olet paras ehdokas tehtävään.

Aiempien asiakkaiden suosittelut ja tapaustutkimukset ovat ihanteellinen tapa näyttää mahdolliselle asiakkaalle, miten olet onnistunut vastaavissa hankkeissa, ja kertoa käyttämästäsi menetelmästä, jolla on saatu erinomaisia tuloksia. Jos ehdotuksesi on yritykseen liittyvä hanke, sinun tulisi korostaa seikkoja, jotka erottavat ehdotuksesi muista ehdotuksista. Bullet points -muoto tekee niistä helpompia mahdolliselle ostajalle ja korostaa myös sitä, mitä uskot olevan USP:si (ainutlaatuiset ominaisuudet, jotka tekevät ehdotuksestasi erottuvan).

Tarkastele ehdotettua talousarviota ja tapaa, jolla aiot käyttää varat. Useimpien päätöksentekijöiden silmissä hinta on tärkeä tekijä; se ei kuitenkaan tarkoita, että asiakas valitsee halvimman vaihtoehdon. Ehdotussähköpostin tekemisen syyn perusteella sinun on ehkä sisällytettävä tarkennuksia siihen, miten aiot hakea lainaa, esimerkiksi kuinka paljon yrityksesi maksaa sijoittajille. Loppujen lopuksi sinun ei tarvitse antaa kattavaa kustannuserittelyä, mutta jos annat sijoittajille yleiskuvan budjetista, se voi auttaa heitä esimerkiksi hankkeen arvioinnissa.

Jos yritys tai asiakas on pyytänyt hinnoittelua hankkeelle, jonka olet sisällyttämässä ehdotukseesi, tähän kohtaan on sisällytettävä nämä tiedot sekä päivämäärä ja maksutapa. Yksi tai kaksi lausetta riittää tähän.

Päätelmä

Istunnon lopussa kehotetaan toimimaan ja esitetään jatkokysymyksiä.

Toimintakehotus on tehokas myyntityökalu, joka kannattaa lisätä ehdotussähköpostiin. Se kannustaa potentiaalista asiakasta tai yritystä ryhtymään toimiin mahdollisimman pian eikä myöhemmin. Se voi lisätä mahdollisuuksia, että he ryhtyvät toimiin tarjouksesi perusteella. Toimintakehotus voi olla yksinkertainen pyyntö ottaa yhteyttä yritykseesi saadakseen lisätietoja tai käydä sivustollasi katsomassa tapaustutkimuksia. Mitä ikinä valitsetkin, varmista, että se on tarpeeksi houkutteleva, jotta he ryhtyvät toimiin, ja sisällytä siihen henkilökohtainen kosketus, esimerkiksi toivottamalla heidät lämpimästi tervetulleeksi viikonloppuna.

Kokeile sitä ja kerro meille mielipiteesi!