Intro

Viimeisten viiden vuoden aikana yhä useammat työnantajat ovat alkaneet tarjota työntekijöilleen mahdollisuutta työskennellä kotoa käsin, ja viime aikoina nämä vaihtoehdot ovat kasvattaneet suosiotaan. Kotona työskentelyssä on monia etuja, kuten joustava aikataulutus ja vapaa ajankäyttö.

Kotona työskentelyssä on kuitenkin tietysti myös joitakin kielteisiä seikkoja, jotka on otettava huomioon.

Kotoa käsin työskennellessä voi olla vaikea keskittyä työtehtäviin, ja tuottavuuden puute vaikuttaa päivittäisiin tehtäviin.

Mitä tuottavuushakkeja voit käyttää, jotka muuttavat kotoa käsin työskentelyä ja varmistavat, että sinusta tulee parempi työntekijä?

Tämä opas palvelee sinua hyvin, sillä se opettaa sinulle, miten:

• Luo tehokas kotitoimisto
• Kehitä tuottava päivittäinen rutiini
• Hyödynnä tuottavuushakkeja, jotka varmistavat, että pysyt raiteilla

Kotona työskentelyyn liittyy lukuisia etuja, mutta niitä on vaikea kokea, jos olet jatkuvasti stressaantunut tavoitteiden saavuttamisesta ja asioiden hoitamisesta ajoissa. Ota siis seuraavat vinkit käyttöön, jotta voit varmistaa, että kotoa käsin työskentelystä saadut kokemuksesi ovat täydelliset:

Henkilökohtaisen ja luovan toimistotilan perustaminen

Ensimmäinen vaihe etätyökokemuksen kannalta myönteisen työympäristön luomisessa on ainutlaatuisen toimistotilan perustaminen.

Työskentely keittiön aamiaisbaarista tai pöydästä käsin ei innosta sinua motivoitumaan.

Jos et ole vielä hankkinut työpöytää, sinun kannattaa harkita sen ostamista. Kun sinulla on työpöytä, saat tilat erotettua toisistaan, mikä on erittäin tärkeä käsite niille, jotka haluavat työskennellä kotoa käsin.

Tilojen erottaminen ei ole monimutkaista, vaan se on juuri sitä, miltä se kuulostaa: sinun on varattava tilat kodissasi ja sen ympäristössä tietyille toiminnoille ja vain kyseisille toiminnoille. Vaikka ei olekaan niin tärkeää, syötkö lounaasi sohvalla etkä pöydän ääressä, on äärimmäisen tärkeää pystyä luomaan kotiisi työtila, joka on erillään muusta kodista.

Psykologiaa, jonka taustalla on se, miksi tämä on niin tärkeää ja miten se varmistaa, että voit keskittyä työhösi paremmin, kutsutaan kontekstiriippuvaiseksi muistiksi.

Tämä termi keksittiin jo 1940-luvulla; käsite on peräisin tutkimuksesta, joka osoitti, että muistaminen on osittain riippuvainen asiayhteydestä. Muistaminen ei perustu niinkään yksilön sisäisiin kykyihin vaan pikemminkin ulkoiseen ympäristöön.

Se, mitä ihmisen ympärillä tapahtuu, kun hän yrittää parhaansa mukaan keskittyä työtehtävään, toimii hänen mielessään muistutuksena. Kun puhutaan muistamisesta, tällaiset esineet voivat toimia muistamisen katalysaattorina, mutta mitä tulee keskittymiskykyyn yleensä, nämä esineet voivat auttaa muistuttamaan aivoja pysymään kärryillä.

1. Sijainnin valitseminen

Valitse talostasi paikka, jossa on rauhaa ja yksityisyyttä sekä hyvä valaistus. Kun on kyse hyvästä valaistuksesta, on olemassa kaksi päätyyppiä, joita kannattaa harkita uuteen kotoa käsin tehtävään työhuoneeseen:

• Lämmin valaistus: Lämmin valaistus: Lämpimälle valaistukselle on ominaista punaiset ja oranssit pohjasävyt, jotka stimuloivat kehon rentoutumista.
• Kylmä valaistus. Kun valitset kylmän valaistuksen kotitoimistoon, pysyt valppaana ja olet erittäin tuottava.

Esimerkki lämpimästä valaistuksesta on avotakka tai tekotakka.

Kylmä valaistus taas on luonnollista päivänvaloa, joka paistaa ikkunoista ja auringosta.

Jos haluat lisätä tuottavuuttasi, kannattaa valita mieluiten kylmä valaistus. Lämmin valaistus saattaa aiheuttaa uneliaisuuden tunteen kotitoimiston työpöydällä. Paras paikka uudelle kotitoimistotilallesi on siis jokin paikka talossa, jossa on paljon luonnonvaloa ja runsaasti ikkunoita.

Mahdollisuuksien mukaan kannattaa valita paikka, jossa on ovi, esimerkiksi makuuhuone, jota sinulla ei tällä hetkellä ole. Kun sinulla on tällainen oma työtila, on helpompi erottautua kaikista talon asukkaista yksinkertaisesti sulkemalla ovi.

Löydä parhaat SEO-avainsanamahdollisuudet käyttämällä avainsanahakemistoamme!

2. Työtilan määrittäminen

Kun olet päättänyt uuden työtilasi sijainnin, seuraava vaihe on työpisteen perustaminen. Kuten aiemmin mainitsimme, työpöydän ostaminen on paras lähtökohta, mutta se on kuitenkin vain osa taistelusta.

Kotitoimiston suunnittelussa on otettava huomioon myös työpöytätilan suunnittelu. Sinun tulisi pyrkiä minimalistiseen elämäntyyliin ja -tuntumaan ja poistaa kaikki mahdolliset häiriötekijät. Sinun tulisi pyrkiä jäljittelemään ammattimaista toimistotilaa, mutta omilla henkilökohtaisilla yksityiskohdillasi ja tunnelmillasi.

Jos mahdollista, on myös hyvä pitää matkapuhelin toisessa huoneessa, jotta et joudu päivän mittaan keskeyttämään työtäsi katsellaksesi sitä.

Yksi usein unohdettu osa kotitoimiston luomista on viherkasvien merkitys. Tiesitkö, että ihminen on luontaisesti yhteydessä luontoon?

Sydneyn uuden teknillisen yliopiston vuonna 2010 tekemässä tutkimuksessa havaittiin joitakin todella mielenkiintoisia tietoja. Heidän tekemänsä tutkimuksen päätavoitteena oli selvittää, auttoiko viherkasvit toimistotiloissa työntekijöitä keskittymään paremmin ja ylläpitämään myönteisempiä tunteita. Joitakin löydettyjä tuloksia olivat mm:

• Vihamielisyyden ja vihan väheneminen 44 prosenttia
• masennuksen ja masennuksen väheneminen 58 %.
• 64 %:n vähennys negatiivisuuden kokonaismuutoksessa.

Mitä voimme oppia näistä luvuista? Voimme oppia, että kasveilla on myönteinen vaikutus energiatasoon ja mielenterveyteen.

Vaikka elävät kasvit ovat ihanteellisimpia niiden tarjoaman hapen ja muiden hyötyjen vuoksi, jopa muovi- tai kumikasvit voivat tehdä kodin työtilasta elävämmän näköisen, mikä puolestaan vaikuttaa myönteisesti tuottavuuteen.

Luo rutiini torjumalla tulta tulella

Ainoa ja tärkein osa menestyksekkään etätyöntekijän työtä on tehokas aikataulu.

Riippuen tyylistäsi ja yksilöllisestä maustasi voit työskennellä mukavasti keittiössäsi, kun taas toiset ihmiset eivät pysty työskentelemään tehokkaasti, ellei heillä ole omaa työtilaa. Ei ole väliä, mitkä ovat mieltymyksesi, mutta jos haluat muuttaa kotoa käsin työskentelyä, sinun on luotava tehokas rutiini.

Mieti, mitä päivittäisiä häiriötekijöitä sinulla on elämässäsi. Mitkä ovat suurimmat häiriötekijät ja mikä estää sinua tällä hetkellä pääsemästä eteenpäin työssäsi? Jos olet kuten useimmat etätyötä tekevät ihmiset, vastaus tähän kysymykseen on teknologia.

MIT Sloanin vuonna 2012 julkaisemassa raportissa todettiin, että yritykset menettävät vuosittain jopa 10 tuhatta dollaria työntekijää kohden digitaalisten häiriötekijöiden vuoksi. Tutkimuksessa kerrottiin myös, että yli 60 prosenttia työntekijöistä käyttää vähintään tunnin työpäivästään puhelimensa käyttöön.

Ihmisen aivoja ei ole suunniteltu käsittelemään niin monia syötteitä kuin mitä saamme päivittäin, joten melun ja häiriötekijöiden seulominen ja keskittymisen säilyttäminen voi olla todella vaikeaa. Työntekijöiden tuottavuuden osalta on turvallista sanoa, että teknologia on tullut jäädäkseen.

Käytä siis tätä tekniikkaa hyödyksesi.

Kuten aiemmin sanoimme, pidä puhelin mahdollisuuksien mukaan eri huoneessa. Jos tämä ei ole mahdollista, sammuta mahdollisimman monta ilmoitusta ja pidä puhelin mukanasi vain kiireellisiä viestejä tai puheluita varten.

Kun otat lukitusnäytön ilmoitukset pois käytöstä, sinun on itse asiassa mentävä puhelimeesi tarkistamaan viestit. Kun puhelimesi syttyy joka toinen minuutti, sinulla ei ole samanlaista houkutusta tarkistaa viestejä.

Voit halutessasi mennä vielä pidemmälle. Monet etätyöntekijöitä työllistävät yritykset käyttävät viestintään Zoomia tai Slackia, mutta työmäärän seuraaminen jää silloin sinun harteillesi. Jos näin on, käytä ilmaisia projektinhallintatyökaluja tai työpöydän ajanseurantasovelluksia varmistaaksesi, että järjestät työpäiväsi tehokkaasti.

Kaksi vaihtoehtoa, joita kannattaa harkita, ovat seuraavat:

Google-kalenteri

Ensimmäinen askel, joka sinun on otettava kohti tehokkaan kotoa käsin työskentelyn rutiinin luomista, on kalenterisuunnittelu. Tunnet olosi paljon vähemmän paineistuneeksi ja organisoidummaksi, kun näet koko viikon tai viikot yhdellä silmäyksellä.

Yksinkertaisia ja tehokkaita kalentereita voi luoda Google-kalenterilla. Yksi lisäbonus Google-kalenterin käytössä on se, että voit muokata käyttöoikeuksia ja antaa kenelle tahansa pääsyn kalenteriisi. Tämä puolestaan tehostaa viikkosuunnittelua ja työntekijöiden yhteistyötä.

Trello

Jotta etätyöntekijästä tulisi tehokas, toinen osa tehokkaan rutiinin luomista on tehtävälistan laatiminen päivä päivältä. Kalenterissa on varattava paikkoja aikaa, jolloin et ole tavoitettavissa, ja tilaa kokousten varaamiselle. Tehtäväluettelo on kuitenkin loistava kaatopaikka, jonne voit kirjoittaa kaiken, mitä sinun tarvitsee tehdä.

Trellossa on Kanban-tauluja, ja sen käyttö on täysin ilmaista. Kanbanit ovat visuaalisia signaaleja, joissa luetellaan taulutyyliin kirjoittamasi tehtävät. Kun käytät Trelloa, näitä tauluja voi käyttää vapaapäivinä kokonaisia viikkoja, jolloin näet koko viikon tehtävälistasi yhdellä silmäyksellä.

Parasta Trellossa on se, että voit integroida sen Google-kalenteriisi, joten näet yhdellä silmäyksellä kaikki tapaamisesi ja tehtävälistasi.

Bonus: Notion

Jos etsit ohjelmistoa, jossa voi yhdistää Google-kalenterin, Trellon ja muistiinpanojen tekemisen, Notion on ehdoton valinta. Jos työsi on teknistä, voit myös luoda tietokantoja tehtäviä varten ja tallentaa koodinpätkiä ohjelmiston avulla. Vaikka sekä Google Calendar että Trello ovatkin loistavia, edistyneempään projektinhallintaan ja tehokkaampaan organisointiin kannattaa kokeilla Notionia.

Viimeisenä muistutuksena: kytke työaikana pois päältä kaikkien sellaisten sovellusten ilmoitukset, jotka eivät liity työhösi, ja varmista näin, että häiriötekijät jäävät mahdollisimman vähäisiksi.

Käytä Backlink Checker -palveluamme nähdäksesi, millaisia takalinkkejä kilpailijoilla on, ja sovita sitten heidän sisältöstrategiansa omien strategioitesi parantamiseksi.

Kuuluisa tuottavuus tekniikoita, jotka varmistavat, että pysyt keskittynyt

Sinulla voi olla upea työpöytä, jossa on useita näyttöjä, ja koko elämäsi on suunniteltu viimeistä yksityiskohtaa myöten, mutta jos et pysy keskittyneenä, tuhlaat kaiken järjestämiseen käyttämäsi ajan. Monet ihmiset tarvitsevat muitakin vaiheita kuin tehtävien ja työpöytätilojen järjestämistä.

Jos sinusta tuntuu, että kuulut tähän ryhmään, tässä on muutamia strategioita, joita voit kokeilla.

Pomodoro-tekniikka

Francesco Cirillo loi Pomodoro-tekniikan, jonka alkuperäisenä tarkoituksena oli parantaa tehokkuutta ja arvioida, kuinka kauan yksittäisen tehtävän suorittaminen kestää.

Tekniikka on itse asiassa melko yksinkertainen:

• Sammuta häiriötekijät ja kaikki ilmoitukset
• Aseta itsellesi ajastin kahdellakymmenelläviidelle minuutille.
• Työskentele johdonmukaisesti, kunnes ajastin soi tai summeri soi.
• Pidä viiden minuutin tauko
• Toista vaiheet vielä 3 istunnon ajan

Kun olet suorittanut 4 Pomodoro-tekniikan istuntoa, on aika pitää hieman pidempi tauko.

Tämän tekniikan tekee hienoksi se, että sen avulla voit keskittyä intensiivisesti lyhyempiä aikoja. On mahdollista saada melkoinen määrä työtä valmiiksi kahdessakymmenessäviidessä minuutissa, ja viiden minuutin tauko varmistaa, että aivosi kestävät väsymystä.

Kaiken kaikkiaan voit määrittää taukojesi pituuden ja työskentelyaikasi. Jos 25 minuuttia on mielestäsi liian pitkä aika, voit aloittaa 20 minuutista tai jopa 15 minuutista. Kun olet tottunut asioihin, voit lisätä kunkin työjakson kestoa, jolloin varmistat, että keskityt entistä enemmän ja olet motivoituneempi, kun näet, kuinka paljon työtä sait tehtyä neljässä istunnossa.

Jotta tämä tekniikka toimisi vielä paremmin, vältä älypuhelimen käyttämistä ajastimena ja käytä sen sijaan Pomodoro Ajastinta. Kun et käytä älypuhelintasi, vastustat kiusausta avata puhelimesi lukitusta nähdäksesi, kuinka paljon aikaa sinulla on jäljellä.

Zenistä valmiiksi

Leo Babauta esitteli Zen to Done -ideansa, jonka tarkoituksena oli virtaviivaistaa suunnitteluprosessia, jota ihmiset käyttävät joka viikko. Tämä strategia noudattaa kymmentä yksinkertaista periaatetta:

• Tallenna ideat asiakirjaan tai muistikirjaan
• Tee nopeasti päätöksiä postilaatikkosi suhteen.
• Aseta tärkeimmät tehtävät joka päivä
• Ilman häiriötekijöitä käsittelee tehtävät yksi kerrallaan, tämä tekniikka on sellainen, jonka voit yhdistää Pomodoro-tekniikkaan.
• Varmista, että teet tehtävälistoja päivittäin.
• Varmista, että kaikki on järjestetty
• Varmista, että tarkistat tehtävät ja tavoitteet viikoittain.
• Tallenna vain olennaisimmat tehtävät ja tavoitteet.
• Luo tehokkaita rutiineja
• Varmista, että olet intohimoinen työtäsi kohtaan.

Zen to Done -ohjelmassa keskitytään tunnistamaan sinulle päivittäin tärkeimmät tehtävät ja yksinkertaistamaan niitä, jotta mielesi pysyy keskittyneenä eikä se sotkeudu.

Kotona työskentely elämäntapavalintana

Ongelmat, joita kohtaat työskennellessäsi kotoa käsin, johtuvat eduista. Sinulla ei ole pomoa, joka katselee fyysisesti olkapääsi yli, ja tämä puolestaan tarkoittaa, että on houkuttelevaa pitää pidempi lounastauko tai keskeyttää työ tekemällä verkko-ostoksia.

Tästä huolimatta se, että voit tehdä työtäsi kotoa käsin, ei tarkoita, että työsi ei olisi tärkeää. Saadaksesi oman ainutlaatuisen kokemuksesi, käytä edellä mainittuja strategioita pysyäksesi keskittyneenä. Luo energisoiva toimistopiiri, jossa voit keskittyä, luoda tehokkaan rutiinin ja pysyä kärryillä käyttämällä tuottavuushakkejamme ja -tekniikoitamme.

Kun työskentelet kotoa käsin, sinun on pidettävä itsesi vastuullisena, mutta tekemällä niin voit kokea etätyöhön liittyvät edut ja vapauden.

Kirjoittajasta

Georgi Todorov on ThriveMyWayn perustaja, joka on verkkoyrittäjille, bloggaajille, SEO-asiantuntijoille ja freelancereille tarkoitettu paikka, jossa he voivat menestyä omalla tavallaan. Tutustu hänen LinkedIniinsä: Georgi Todorov ja Twitter: @GeorgiTodorovBG -profiili.