Miten optimoida SaaS-sovellussalkkusi?

Intro

Organisaatiot tukeutuvat voimakkaasti SaaS-sovelluksiin virtaviivaistaakseen toimintojaan, lisätäkseen tuottavuuttaan ja parantaakseen asiakaskokemustaan nykypäivän kilpailluilla markkinoilla. Näiden sovellusten hallinta jätetään kuitenkin usein huomiotta.

SaaS-sovellusten yleistyminen on nyt nähtävissä yrityksissä. Productivin tutkimuksen mukaan yrityksissä käytettävien SaaS-sovellusten keskimääräisen määrän odotetaan nousevan 371:een vuonna 2023.

Lähde

Kysymys kuuluu kuitenkin, kuinka hyvin näitä sovelluksia voidaan hallita?

Organisaation käyttämien SaaS-sovellusten määrällä ei ole väliä; tärkeää on se, miten nämä sovellukset vaikuttavat organisaation turvallisuuteen, tuloihin ja kasvuun, jos niitä ei hallita asianmukaisesti.

Miten siis voit tehokkaasti hallita ja optimoida SaaS-sovellussalkkuasi liiketoiminnan menestyksen parantamiseksi? Tässä blogissa opastetaan sinua optimoinnin toteuttamisessa, ja aloitetaan hallitsemattomien SaaS-sovellusten haitallisista vaikutuksista liiketoimintaasi.

Hallitsemattomat SaaS-sovellukset: Mitä se tekee yrityksellesi?

Hallitsemattomat SaaS-sovellukset voivat aiheuttaa tietoturva- ja rahoitusongelmia, jotka haittaavat yrityksesi tulosta ja kasvua. Hallitsematon SaaS syntyy, kun yrityksillä ei ole yhdenmukaista lähestymistapaa tai alustaa SaaS-sovellustensa hallintaan.

Se tapahtuu, kun sisäinen tiimi tai yksittäinen käyttäjä ostaa ja käyttää sovelluksia ilman IT- tai taloushallinnon valvontaa.

Usein näitä hallitsemattomia sovelluksia seurataan virhealttiiden taulukkolaskentaohjelmien avulla. Tämä manuaalinen lähestymistapa SaaS-hallintaan ei ole tehokas eikä tuottava. Se johtaa monimutkaisiin ongelmiin, kuten lisääntyneisiin menoihin, vaatimustenvastaisuuteen ja SaaS:n leviämiseen.

Manuaalinen SaaS-sovellusten hallinta riitti, kun kyseessä oli alle 50 sovellusta, mutta se ei sovellu organisaatioille, joissa on yli 200 sovellusta.

Manuaalisella hallinnalla menetät:

• Kattava näkymä koko SaaS-portfoliosta
• Ilmoitukset hyväksymättömistä hakemusostoista
• Osastokohtaiset SaaS-menot
• Käyttömallien analysointi
• Tehokas käyttäjien käyttöönotto ja käytöstä poisto

Hallitsemattoman SaaSin riskien ymmärtäminen

1. Varjo-IT:stä johtuvat kasvaneet menot

Yrityksen luottokorteilla ostettuja luvattomia SaaS-sovelluksia ei voida seurata tehokkaasti. Tämä johtaa ylikuluihin ja liian vähän käytettyihin lisensseihin, mikä vaikuttaa yrityksen tulokseen. \

2. Duplikaattisovellusten ja vajaakäyttöisten sovellusten nousu

Huono SaaS-hallinta ja keskitetyn näkyvyyden puute lisäävät päällekkäisiä, ilmaisia ja turhia sovelluksia, mikä johtaa huonoon kannattavuuteen ja turvallisuusongelmiin. \

3. Tietoturva- ja vaatimustenmukaisuusriskit

Hallitsemattomat sovellukset johtavat tietoturvaloukkauksiin ja arkaluontoisten tietojen menetykseen. Jos sovellus ei ole säännösten mukainen, se vaikuttaa myös liiketoimintaasi. \

4. Automaattiset uusinnat

Koska rahoitus- tai IT-tiimit eivät seuraa hallinnoimatonta SaaS:ää, sopimukset saattavat uusittua automaattisesti, mikä johtaa menojen kasvuun. \

5. Tehokkuuteen ja tuottavuuteen liittyvät ongelmat

Hallitsemattomat sovellukset luovat siiloja viestintään, johtavat huonoon yhteistyöhön ja haittaavat tiimien tuottavuutta, mikä lopulta vaikuttaa liiketoimintaan.

Nyt kun tunnet hallitsemattoman SaaSin vaikutukset ja riskit, puhutaan yksinkertaisista tavoista hallita ja hyödyntää SaaS-sovelluksia tehokkaasti.

Lähde

5 tapaa optimoida SaaS-sovellusportfoliosi

SaaS:n nopea käyttöönotto on lisännyt hallinnollisia vaikeuksia ja rajoitteita. Näiden ongelmien ratkaisemiseksi tässä on viisi tapaa, joiden avulla yritykset voivat optimoida SaaS-sovellussalkkunsa ja saada kaiken hyödyn irti SaaS-sovelluksistaan:

Täydellinen näkyvyys sovellukseen

"MADXin tutkimuksen mukaan sovellusten näkyvyyden puute SaaS-organisaatioissa johtaa SaaS-sovelluslisenssien vajaakäyttöön tai käyttämättömyyteen. Lähes 1/3 SaaS-sovelluksista voi mennä hukkaan; tämä voi tarkoittaa satoja, tuhansia tai jopa miljoonia dollareita yrityksen koosta riippuen."

Organisaatioiden on saatava kattava näkyvyys sovelluspinoonsa, jotta ne voivat hallita SaaS-sovelluksia tehokkaasti. Tämä näkyvyys auttaa IT- ja taloushallinnon tiimejä määrittämään, mitä sovelluksia käytetään, kuka niitä käyttää ja mihin niitä käytetään.

Yritykset, joilla on tällainen näkyvyys, voivat välttää sovellusten päällekkäisyyden, ohjelmistojen luvattoman käytön ja resurssien huonon kohdentamisen kielteiset vaikutukset.

Päätöksentekijät pystyvät optimoimaan sovelluspinonsa ja poistamaan tarpeettomuudet konsolidoinnin ja sovellusten järkeistämisen avulla. Tämän seurauksena SaaS-pino optimoidaan, mikä lisää liiketoiminnan tuottavuutta ja toiminnan tehokkuutta.

Varjo-IT:n estäminen

Gartnerin raportin mukaan 41 prosenttia työntekijöistä hankki, muutti tai loi teknologiaa IT:n näkyvyyden ulkopuolella vuonna 2022, ja Gartner odottaa, että luku nousee 75 prosenttiin vuoteen 2027 mennessä.

SaaS-sovellusten hankkimista ja käyttämistä IT-osaston tietämättä kutsutaan varjo-IT:ksi. Varjo-IT:n kautta hankitut sovellukset voivat vaarantaa tietoturvan, vaikeuttaa vaatimustenmukaisuutta ja johtaa pirstaleisiin työnkulkuihin.

100-prosenttinen näkyvyys on helpoin ratkaisu varjotietotekniikan torjuntaan. Yritykset voivat estää hyväksymättömien tai hyväksymättömien sovellusten pääsyn SaaS-salkkuunsa valvomalla niitä ennakoivasti ja keskittämällä hankintaprosessinsa.

CloudEaglen kaltaiset työkalut voivat lähettää välittömiä hälytyksiä, kun ne havaitsevat luvattomien sovellusten pääsevän järjestelmääsi, mikä tarjoaa ennakoivan lähestymistavan SaaS-hallintaan.

Analysoi sovelluksen käyttö

Flexera totesi, että noin 33 prosenttia SaaS-ohjelmistoihin käytetyistä varoista jää tiimin toimesta vajaakäyttöön, mikä johtaa huonoon kannattavuuteen.

Analysoimalla, miten SaaS-sovelluksia käytetään organisaatiossa, saadaan merkittävää tietoa optimoinnista. Mittaamalla käyttäjien toimintaa ja sitoutumista päättäjät voivat määrittää, mitkä sovellukset tuottavat eniten arvoa ja mitkä ovat vajaakäytössä.

Tämän tietoon perustuvan menetelmän avulla IT- ja taloushallintotiimit voivat tehdä tietoon perustuvia lisenssien jakopäätöksiä, joiden avulla resurssit voidaan jakaa tehokkaammin uudelleen.

Sovelluksen käytön analysointi auttaa sinua tunnistamaan, auttaako sovellus todella käyttäjiä suorittamaan vaaditun tehtävän. Jos näin ei ole, hankkiudu siitä eroon ja etsi uusi sovellus, jota tiimisi pitää hyödyllisenä.

Lisäksi se tarjoaa mahdollisuuksia työntekijöiden koulutukseen tai parannettuihin prosesseihin, jotta jo olemassa olevien sovellusten potentiaali voidaan maksimoida.

Käyttämättömien lisenssien tai sovellusten poistaminen

Lisenssien vajaakäyttö on yrityksille suuri ongelma, joka johtaa turhiin kustannuksiin. Yritykset voivat neuvotella myyjien kanssa sovellusten näkyvyyden ja käyttötutkimustietojen avulla.

Kun yritykset tuntevat todelliset käyttötavat, ne voivat neuvotella lisenssiehdoista, joilla varmistetaan, että lisenssien määrä vastaa todellista kysyntää. Osta lisenssejä vain kysynnän mukaan; yliostot johtavat hukkaan heitettyihin investointeihin ja huonoon kannattavuuteen.

Toinen nokkela tapa optimoida pinoa on yhdistää kaksi tai useampia sovelluksia yhdeksi. Jos esimerkiksi markkinointitiimisi käyttää OptinMonsteria ponnahdusikkunoihin ja myyntitiimisi käyttää Mailchimpiä sähköposteihin, voit yhdistää nämä toiminnot HubSpotiin, joka voi hoitaa molemmat tehtävät.

Kahden eri sovelluksen sijasta voit käyttää vain yhtä sovellusta, mikä helpottaa ohjelmistokulujen seurantaa ja vähentämistä.

Tämä menettely vähentää hukkaa ja edistää kustannustehokkaampaa ja strategisempaa lähestymistapaa ohjelmistojen ostamiseen.

Käytä SaaS-hallintaympäristöä

Tarvitset vankan SaaS-hallintaohjelmiston , jossa on asianmukaiset ominaisuudet kaikkien edellä mainittujen strategioiden toteuttamiseksi. Nämä alustat tarjoavat 100-prosenttisen näkyvyyden ja keskitetyn hallinnan sovellusten hallintaan, mikä helpottaa sopimusten hallinnan, lisenssien jakelun ja uusimisen seurannan kaltaisia prosesseja.

SaaS-hallinta-alustat voidaan integroida sisäisiin SSO-, HRIS- ja talousjärjestelmiin. Näiden integraatioiden ansiosta alusta näkee koko SaaS-pakettisi ja järjestää sen sekä menosi yhteen paikkaan.

Miksi luottaa taulukkolaskentataulukoihin sovellusten seurannassa, kun käytössäsi on kehittyneitä työkaluja, joilla voit havaita tietotekniikan varjostuksen heti, kun se tapahtuu? Nämä työkalut voivat myös auttaa SaaS-sovellusten optimoinnissa ilman paljon manuaalista työtä.

Se ei ainoastaan tarjoa näkyvyyttä, vaan myös mahdollisuuksia kustannusten optimointiin paljastamalla päällekkäiset ja tarpeettomat sovellukset. Voit analysoida käyttöä, poistaa sen ja optimoida salkkuasi.

Päätelmä

SaaS-sovellusportfolion optimointi on tärkeää organisaatioille, jotka käyttävät monenlaisia SaaS-sovelluksia, sillä se voi kasvattaa ohjelmistomenot huimasti.

SaaS-sovellussalkun tehokashallinta on ratkaisevan tärkeää kasvun lisäämiseksi, riskien vähentämiseksi ja toiminnan erinomaisuuden varmistamiseksi. Riittävän hallinnan laiminlyönti voi johtaa resurssien tuhlaamiseen, tietoturvaongelmiin, menojen kasvuun ja hajanaisiin työnkulkuihin.

Tässä artikkelissa käsiteltiin viittä yksinkertaista tapaa optimoida sovellussalkku: sovellusten näkyvyydestä varjotietotekniikan estämiseen, kulutuksen seurantaan, lisensoinnin optimointiin ja SaaS-hallinta-alustan valintaan. Nämä ovat hyväksi havaittuja lähestymistapoja, joita organisaatiot käyttävät salkkunsa optimointiin.

Hyvin optimoitu SaaS-sovellussalkku edistää yrityksen kasvua, innovointia ja pitkän aikavälin menestystä.