Miten optimoida SaaS-menot vuonna 2023?

Intro

BetterCloudin äskettäinen tutkimus paljasti, että SaaS-sovellusten käyttö on kasvanut 18 prosenttia, ja käytössä on keskimäärin 130 sovellusta verrattuna 110 sovellukseen vuonna 2022.

Ohjelmistokulut ovat nousseet organisaation kolmanneksi suurimmaksi menoeräksi työntekijöiden ja toimistovuokrien jälkeen. Tämä osoittaa, että yritykset ottavat käyttöön SaaS-sovelluksia helppokäyttöisyyden ja mukautuvuuden vuoksi.

Flexeran raportissa todetaan kuitenkin, että noin 29 prosenttia SaaS-ohjelmistoihin käytetyistä varoista jää tiimin toimesta vajaakäyttöön, mikä johtaa huonoon kannattavuuteen.

Kun otetaan huomioon talouden laskusuhdanne vuonna 2023, nyt on aika keskittyä SaaS-menojen optimointiin ennen kuin on liian myöhäistä.

Tässä artikkelissa tarkastelemme, miten organisaatiot käyttävät liikaa rahaa SaaS-ohjelmistoihin ja miten ohjelmistokuluja voidaan optimoida ja sijoitetun pääoman tuottoa kasvattaa.

Mitä on SaaS-kulujen optimointi?

SaaS-menojen optimoinnilla tarkoitetaan organisaation IT- ja taloushallinnon tiimien yhteisiä toimia SaaS-ohjelmistokustannusten vähentämiseksi. Kyseessä on jatkuva prosessi, jossa keskitytään muun muassa sovellusten käyttöanalyysiin, lisenssien käyttöön, varjotietotekniikkaan ja uudistusten seurantaan, ja jonka perimmäisenä tavoitteena on saada kustakin sovelluksesta mahdollisimman suuri hyöty.

Mutta ennen kuin keskustellaan keinoista vähentää ohjelmistokuluja, on tunnistettava, missä kulut ovat liian suuret.

Viisi tapaa, joilla käytät liikaa rahaa SaaSiin

Varjo IT tai ostot

Sillä tarkoitetaan sitä, että työntekijät ostavat SaaS-sovelluksen yrityksen luottokortilla ilman IT- tai taloushallinnon hyväksyntää. Gartnerin tutkimuksen mukaan 30-40 prosenttia organisaation ohjelmistokuluista johtuu varjotietotekniikasta, joka johtuu uusimatta jääneistä uusimisista ja piilokustannuksista.

(Lähde)

Ostaminen yli tarpeen

Kaikilla organisaatioilla on taipumus ennustaa kasvuaan ja ostaa ylijäämälisenssejä yli tarpeidensa. Loppujen lopuksi suurin osa lisensseistä jää käyttämättä, mikä johtaa huonoon kannattavuushyötyyn ja tuhlaukseen.

Sovellusten ja menojen näkyvyyden puute

Tärkein syy siihen, miksi yritykset käyttävät liikaa rahaa SaaS-palveluihin, on se, että niillä ei ole täydellistä näkyvyyttä käyttämistään sovelluksista ja kunkin sovelluksen kustannuksista. Nyt on vuosi 2023, ja jotkut tiimit käyttävät yhä taulukkolaskentaa SaaS-sovellusten hallintaan.

Laiminlyödyt uusinnat

Menojen näkyvyyden ja taulukkolaskentaan perustuvan seurannan puute johtaa siihen, että uusinnat jäävät tekemättä, ja SaaS-toimittajat käyttävät tilaisuutta hyväkseen ja veloittavat sinulta enemmän. Varjo-IT-sovellukset johtavat usein automaattisiin uusimisiin, mikä lisää menoja.

Rahoitusryhmä ei pysty tunnistamaan tätä lisääntynyttä kulutusta, koska se ei tiedä sovelluksen olemassaolosta SaaS-pinossaan.

Hintavertailun puute

Saatat maksaa liikaa tilauksista, jos et tiedä, mitä vertaisesi maksavat vastaavista sovelluksista. Jos et tiedä viimeisimpiä hinnoittelun vertailuarvoja, SaaS-toimittajat hyödyntävät niitä ja veloittavat sinulta sovelluksista enemmän, mikä johtaa liiallisiin menoihin.

SaaS-menojen optimointi vuonna 2023

Nyt tiedät, miten organisaatiot käyttävät liikaa rahaa SaaSiin, mutta tiesitkö, että tarvitset vain yhden ratkaisun SaaS-menojen optimoimiseksi?

Kyllä, tarvitset vain SaaS-menojenhallinta-alustan, jotta voit leikata SaaS-sovellusten kustannuksia ja optimoida SaaS-portfoliosi.

Näin se tapahtuu:

Täydellinen SaaS-näkyvyys

SaaS-menojenhallinta-alustoilla on laaja integraatiokirjasto, jonka avulla ne voidaan yhdistää organisaation SSO-, talous- ja HRIS-järjestelmiin. Näiden integraatioiden ansiosta alusta tarjoaa 100-prosenttisen näkyvyyden SaaS-sovelluksiin, toimittajiin ja kunkin käyttäjän, osaston ja kustannuspaikan kuluttamiseen.

Kun IT-tiimit saavat keskitetyn näkyvyyden SaaS-portfolioon, sovellusten hallinnointi ja varjo-IT-sovellusten ja päällekkäisten sovellusten tunnistaminen helpottuu. Kaikki pinossa olevat luvattomat sovellukset voidaan poistaa, mikä lisää säästöjä.

Taloushallinnon tiimit voivat myös nähdä, kuinka paljon kukin osasto käyttää SaaS-sovelluksiin. He voivat käyttää kulutustietoja, verrata niitä käyttötietoihin ja tehdä oikeita kustannusoptimointipäätöksiä.

Ammattilaisvinkki: Käytä SaaS-hallinta-alustaa, joka kattaa koko SaaSin elinkaaren hankinnoista ja neuvotteluista käyttöönottoon, hallintaan ja uusimiseen.

Analysoi sovelluksen käyttötietoja

SaaS-hallinta-alustat voivat integroitua suoraan SaaS-sovelluksiin API:iden kautta ja tarjota tarkkaa tietoa käytöstä. Taloushallinnon tiimit voivat analysoida näitä käyttötietoja ja tunnistaa vajaakäytössä olevat sovellukset ja laskea ROI:n kulujen perusteella.

Käyttöä koskevat tiedot osoittavat tiimin vaatimukset, miten he käyttävät sovellusta ja kuinka monta lisenssiä käytetään. Voit valjastaa käyttämättömät lisenssit ja jakaa ne uudelleen niitä tarvitseville käyttäjille, tai voit oikein mitoittaa lisenssien määrän uusimisneuvottelujen aikana ja optimoida SaaS-menot.

Käyttötietojen analysointi ja lisenssien oikeanlainen mitoitus auttavat sinua saamaan sovelluksesta maksimaalisen hyödyn ja lisäämään ROI:ta.

Sovellusten tai toimittajien yhdistäminen

Sovellusten tai toimittajien konsolidoinnista on tullut talousjohtajien ja yritysten hankintapäälliköiden ensisijainen taktiikka SaaS-menojen vähentämiseksi. Sovelluskonsolidointi on prosessi, jossa tunnistetaan tarpeettomat tai paljon rahaa kuluttavat sovellukset, jotka palvelevat samankaltaisia tarkoituksia, ja yhdistetään ne yhdeksi ratkaisuksi.

Kuvitellaanpa skenaario, jossa myyntitiimisi käyttää Salesloftia myynnin mahdollistamiseen, markkinointitiimi käyttää Mailchimpiä sähköpostimarkkinointiin ja asiakastiimi käyttää Hubspotia CRM-tarkoituksiin.

Toimittajien yhdistämisellä tarkoitetaan Salesloftin ja Mailchimpin toimintojen yhdistämistä Hubspotiin, joka tarjoaa kattavat myynnin mahdollistamisen, sähköpostimarkkinoinnin ja CRM-ominaisuudet.

(Lähde)

Konsolidoimalla nämä työkalut organisaatiosi voi virtaviivaistaa toimintoja, yksinkertaistaa SaaS-hallintaa ja lisätä SaaS-säästöjä.

Ammattilaisvinkki: Varmista, ettet konsolidoi pitkäaikaisten, luotettavien toimittajiesi sovelluksia.

Automatisoi sopimusten uusiminen

Hankkiudu eroon laskentataulukoista. Ne eivät lähetä ennakoivia hälytyksiä tulevista uusimisista. Tarvitset automatisoidun uudistusten hallintajärjestelmän, jotta pysyt uudistusten edellä. Onneksi SaaS-hallintajärjestelmä voi auttaa sinua automatisoimaan sopimusten uusimiset.

Automaattiset uusinnat voivat olla harmillisia. Uusimisen hallintajärjestelmä luo uusimiskalenterin sopimuksen päivämäärän perusteella ja käynnistää työnkulut 90 päivää ennen määräaikaa, mikä auttaa sinua estämään automaattiset uusimiset.

CloudEaglen kaltaiset SaaS-hallinta-alustat voivat integroitua Slackiin ja lähettää automaattisia uusintailmoituksia 90 päivää ennen uusimispäivää. Näin sinulla on runsaasti aikaa analysoida sovellusten käyttöä ja laatia neuvottelustrategia lisenssien oikean koon määrittämiseksi ja käyttömenojen optimoimiseksi.

Muista, että uusimisneuvotteluissa voit neuvotella toimittajan kanssa käyttämättömien lisenssien poistamisesta, käytön perusteella alennetuista hinnoittelusuunnitelmista ja toimittajien yhdistämisestä, joten sinun on oltava neuvotteluissa ässä.

Ammattilaisvinkki: Jos aiot neuvotella sopimuksen uudelleen, aloita neuvottelut ajoissa tai ilmoita myyjille valintasi ennen irtisanomisajan päättymistä.

Ässä neuvotteluissa hintavertailukohtien avulla

Toimittajaneuvotteluilla on merkittävä rooli SaaS-menojen optimointiprosessin onnistumisessa. Taitavat neuvottelut voivat johtaa suurempiin SaaS-kustannussäästöihin, kun taas riittämättömät neuvottelut voivat tahattomasti lisätä menoja.

Uusintaneuvottelujen avulla voit mitoittaa lisenssit oikeaan kokoon, poistaa tarpeettomia sovelluksia laajuuden perusteella ja neuvotella toimittajan kanssa uudelleen alennuksesta tai edullisemmasta hinnoitteluajasta.

Ennen kuin aloitat neuvottelut SaaS-toimittajien kanssa, analysoi hinnoittelun vertailuarvoja, jotta näet, mitä vertaisesi maksavat samankaltaisesta sovelluksesta. Käytä vertailuarvoja vipuvoimana neuvotellessasi edullisesta hinnoittelusta, alennuksista tai lisäominaisuuksista.

Joissakin tapauksissa hankintatiimisi saattaa olla täynnä strategisia tehtäviä, eikä sillä ole aikaa neuvotella toimittajien kanssa. Ei hätää; voit ulkoistaa neuvottelut SaaS-ostojen asiantuntijoille .

Nämä avustetut ostajat toimivat laajennettuna hankintatiiminäsi. He analysoivat vaatimuksiasi ja sovellusten käyttöä, tekevät markkinatutkimusta, tunnistavat viimeisimmät hintavertailukohteet ja neuvottelevat puolestasi toimittajien kanssa varmistaakseen parhaat hinnoitteluehdot ja alennukset.

Ammattilaisvinkki: SaaS-myyjät ovat nokkelia; vältä neuvotteluihin lähtemistä valmistautumattomana, sillä saatat helposti joutua maksamaan enemmän kuin on tarpeen. Valmistele selkeä neuvottelustrategia ja jatka sitten.

Bonus

SaaS-budjetointi

Keskustelimme viidestä tavasta optimoida SaaS-menot. Voimme taata nämä taktiikat, koska talousjohtajat, hankintapäälliköt ja operatiiviset johtajat ympäri maailmaa käyttävät niitä.

Paras käytäntö on kuitenkin pitää SaaS-pino ja menot optimoituina sen sijaan, että yrität viime hetkellä vähentää menoja sen jälkeen, kun menetät menojen hallinnan.

Ammattilaisvinkki: Keskity mieluummin toiminnalliseen huippuosaamiseen kuin jatkuvaan parantamiseen.

Toiminnallisen huippuosaamisen saavuttamiseksi sinun on korostettava SaaS-budjetointia. Hanki täydellinen näkyvyys, analysoi käyttö, ymmärrä vaatimukset ja kohdista budjetti sen mukaisesti tarvitseville sovelluksille ja tiimeille.

• Aseta budjettirajat kullekin osastolle.
• Suorittaa säännöllisiä talousarviotarkastuksia
• Valjastaa ja kohdentaa budjetit uudelleen aina tarvittaessa.

Tarvitset kuitenkin SaaS-hallinta-alustan käytön ja kulutuksen analysointiin sekä budjettien jakamiseen, joten älä unohda oikean alustan valintaa.

Ammattilaisvinkki: Tuo kaikki sidosryhmät yhteen ymmärtämään vaatimukset ennen budjetin jakamista, jotta vältät tehottomuuden.

Päätelmä

Kun otetaan huomioon talouden laskusuhdanne vuonna 2023, on korkea aika, että organisaatiot keskittyvät optimoimaan SaaS-menojaan sen sijaan, että ne ostaisivat ylijäämäsovelluksia tai -lisenssejä ennustamalla potentiaalista kasvua.

Kun tiedät, missä kulut ovat liian suuret, SaaS-kustannusten optimointiprosessi helpottuu. Annoimme tässä artikkelissa käyttökelpoisia vinkkejä, joita talous- ja IT-tiimit voivat käyttää saadakseen SaaS-menot täysin hallintaan.

Muista, että SaaS-menojen optimointi ei koskaan lopu; se on syklinen prosessi, ja oikean SaaS-hallinta-alustan, kuten CloudEaglen, avulla voit saavuttaa toiminnallisen huippuosaamisen ja kasvattaa tulosta.