Miten varmistetaan yritysten vaatimustenmukaisuus vuonna 2024: Työkalut auttavat sinua pysymään kärjessä

Intro

Myönnettäköön, että yritystoimintaa koskevien säännösten noudattaminen voi tuntua vaikealta. Muuttuvien verosääntöjen, tietosuojalakien ja alakohtaisten ohjeiden välillä on helppo hukkua.

Asia on kuitenkin näin: vaatimustenmukaisuuden säilyttäminen ei ole vain ruksimista yrityksesi kuvitteellisella tarkistuslistalla. Kyse on myös yrityksesi suojelemisesta sakkoilta, asiakkaiden luottamuksen säilyttämisestä ja toiminnan sujuvuudesta.

Nykyään yrityksillä ei ole varaa luottaa manuaalisiin prosesseihin. Compliance-työkalut ovat tie eteenpäin. Kun monet asiat ovat nykyään tekoälypohjaisia, yritysten ei pitäisi jäädä jälkeen.

Sinun on varmistettava, että yrityksesi noudattaa pelin sääntöjä. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä vaatimustenmukaisuus tarkoittaa, miksi se on tärkeää, mitä riskejä sen huomiotta jättäminen aiheuttaa ja mitkä työkalut voivat auttaa sinua pysymään ajan tasalla.

Mitä on Business Compliance?

Ajattele, että liiketoiminnan vaatimustenmukaisuus on suojakaide, joka pitää toimintasi turvallisena ja laillisena. Kyse on liiketoimintaasi koskevien sääntöjen ja määräysten noudattamisesta - olipa kyse sitten työlainsäädännöstä, tietosuojavaatimuksista tai taloudellisista raportointivelvoitteista. Hankalinta on sääntöjen noudattaminen, sillä ne eivät ole kiveen hakattuja.

Vaatimusten noudattaminen tarkoittaa, että pysyt tietoinen näistä muutoksista ja varmistat, että yrityksesi on aina selvillä. Tavoitteenasi on välttää sakot, säilyttää asiakkaidesi luottamus ja harjoittaa liiketoimintaa, joka toimii laillisesti ja asianmukaisesti.

Miksi yrityksesi tarvitsee automatisoituja vaatimustenmukaisuustyökaluja?

Vaatimusten noudattaminen ilman oikeita välineitä on kuin yrittäisi juosta maratonin loppuun sandaaleissa. Maratonin voi juosta loppuun, mutta älä odota pääseväsi sijoitukseen. Hankit itsellesi todennäköisesti myös tarpeetonta kipua matkan varrella.

Miksi haluaisit sellaista kipua? Jotta pääsisit eteenpäin, tarvitset automatisoituja vaatimustenmukaisuustyökaluja. Nämä työkalut vievät paljon päänvaivaa säännösten hallinnasta. Seuraavassa kerrotaan, miksi ne ovat välttämättömiä:

Säännösten monimutkaisuus

Säädökset muuttuvat nopeasti. Vain viime vuonna yli puolet yrityksistä ilmoitti, että niillä on vaikeuksia pysyä kehittyvien sääntöjen perässä - erityisesti yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) kaltaisten tietosuojalakien kanssa. Automatisoidut työkalut päivittyvät reaaliaikaisesti, joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että tärkeitä muutoksia jää huomaamatta.

Osastojen välinen integraatio

Vaatimustenmukaisuus ei ole vain yhden osaston vastuulla. Henkilöstöhallinto, taloushallinto, tietotekniikka - kaikki ovat mukana. Automatisoidut järjestelmät varmistavat, että kaikki liiketoimintasi osat ovat synkronissa. Tämä auttaa sinua täyttämään vaatimukset kautta linjan ilman vaivaa.

Reaaliaikainen seuranta

Eikö olisi mukavaa saada varoitus, kun jokin on menossa pieleen? Automaattiset vaatimustenmukaisuustyökalut tekevät juuri niin. Ne antavat reaaliaikaisia hälytyksiä, jos olet lähellä rikkoa sääntöä, jotta voit korjata asian ennen kuin siitä tulee ongelma.

Kilpailuetu

Asiakkaat kiinnittävät entistä enemmän huomiota siihen, mitkä yritykset noudattavat sääntöjä. NielsenIQ:n vuonna 2022 tekemän raportin mukaan yli 80 prosenttia kuluttajista työskentelee mieluummin sellaisten yritysten kanssa, jotka kertovat avoimesti prosesseistaan. Automatisoidut työkalut auttavat sinua rakentamaan tätä luottamusta - ja luottamus näkyy uskollisuutena ja pitkän aikavälin menestyksenä.

Sääntöjen noudattamatta jättämisen riskit: sakot, maineen vahingoittuminen ja toiminnan häiriöt.

Vaatimusten noudattamatta jättäminen ei ole vain riskialtista, vaan myös kallista. Vaatimusten noudattamatta jättäminen voi iskeä joka puolelta, ja seuraukset vaihtelevat taloudellisista seuraamuksista asiakkaiden luottamuksen vahingoittumiseen.

GlobalScapen ja Ponemon-instituutin vuonna 2017 tekemässä tutkimuksessa True Cost of Compliance with Data Protection Regulations (Tietosuojasäännösten noudattamisen todelliset kustannukset) todettiin, että noudattamatta jättämisen keskimääräiset vuosikustannukset yrityksille olivat 14,8 miljoonaa dollaria. Tämä on 45 prosenttia enemmän kuin vuonna 2011 ja huomattavasti kalliimpaa kuin vaatimustenmukaisuuden keskimääräinen kustannus, joka oli 5,5 miljoonaa dollaria.

Tämä skenaario osoittaa, kuinka kustannustehokasta yritysten sääntöjen noudattaminen voi olla. Se auttaa sinua välttämään nämä kolme suurinta riskiä:

Sakot ja oikeudelliset ongelmat

Sakot ja oikeudelliset ongelmat eivät ole pelkkiä ranteeseen lyömisiä. Ne ovat vakavia asioita, jotka voivat maksaa sinulle miljoonia. Otetaan esimerkiksi GDPR (yleinen tietosuoja-asetus) Euroopassa. Jos teet virheen, GDPR-sakot voivat olla jopa 20 miljoonaa euroa tai 4 prosenttia maailmanlaajuisista tuloistasi, riippuen siitä, kumpi on suurempi.

Mainevahingot

Nykymaailmassa brändisi on kaikki kaikessa. Yksikin sääntöjen noudattamista koskeva ongelma voi vaarantaa yrityksesi maineen.

Muista, että asiakkaat arvostavat yksityisyyttään nykyään enemmän kuin koskaan ennen. He haluavat tietää, että heidän tietonsa ovat turvassa sinun luonasi. Jos sana leviää, että olet ollut liian välinpitämätön heidän henkilötietojensa suojaamisessa, he saattavat alkaa tehdä näyteikkunaostoksia kilpailijoillesi.

Operatiiviset päänsäryt

Kun vaatimustenvastaisuudesta huomautetaan, se voi pysäyttää toiminnan. Olet esimerkiksi valmis lanseeraamaan uuden tuotteesi. Markkinointitiimi on innoissaan, ja kaikki ovat valmiita aloittamaan. Vaatimustenmukaisuusongelmat nostavat kuitenkin yhtäkkiä ruman päänsä. Yhtäkkiä kaikki pysähtyy. Se olisi melkoinen pettymys sinulle, työntekijöillesi ja asiakkaillesi.

Mitkä ovat yritysten vaatimustenmukaisuuden keskeiset osa-alueet?

Vaatimustenmukaisuus ei ole yksioikoinen ratkaisu. Se kattaa useita aloja toimialasta riippuen. Seuraavassa on lueteltu keskeiset alat, joilla yritysten on pysyttävä ajan tasalla:

Tietosuoja

Tietosuojasäännöt, kuten GDPR (yleinen tietosuoja-asetus) ja Kalifornian kuluttajansuojalaki (CCPA), edellyttävät, että yritykset käsittelevät asiakastietoja vastuullisesti. Tähän sisältyy seuraavien vaiheiden toteuttaminen:

1. Hanki asiakkailta suostumus tietojen keräämiseen.
2. Suojaa kerätyt tiedot salauksella.
3. Ilmoita asiakkaille tietoturvaloukkauksesta.

Ympäristösäännökset

Jos yritykselläsi on ympäristövaikutuksia (ja useimmilla on), sinun on noudatettava määräyksiä, jotka koskevat esimerkiksi hiilidioksidipäästöjä, jätehuoltoa ja ympäristöystävällisiä käytäntöjä. Kestävä kehitys ei ole vain hyväksi planeetalle, vaan siitä on tulossa sääntelyn pakollinen vaatimus.

PwC:n vuonna 2024 tekemän Voice of the Consumer -tutkimuksen mukaan 9,7 prosenttia kuluttajista maksaa korkeampia hintoja kestävistä tuotteista ja hyödykkeistä. Tämä vastaa viime vuoden tutkimusta, jonka mukaan 9,8 prosenttia kuluttajista on valmis maksamaan korkeampia hintoja kestävyydestä.

Taloudellinen raportointi ja tilintarkastus

Kirjanpidon pitäminen järjestyksessä ei ole vain fiksua, vaan sitä vaaditaan laissa. Hallitukset odottavat tarkkaa taloudellista raportointia, ja monien yritysten on valmistauduttava tilintarkastuksiin. Taloushallinnon noudattamisen automatisointi voi säästää viime hetken tehtäviltä ja ongelmilta.

Toimialakohtaiset määräykset

Tietyillä toimialoilla on noudatettava lisäsääntöjä. Esimerkiksi terveydenhuoltopalvelujen tarjoajien on noudatettava HIPAA-lakia (Health Insurance Portability and Accountability Act ) potilastietojen suojaamiseksi. Samoin rahoituslaitosten on täytettävä rahanpesun vastaiset vaatimukset petosten estämiseksi.

Miten HR-ohjelmisto voi tehostaa lainsäädännön noudattamista

Jos luulet, että sääntöjen noudattaminen on vain rahoitus- tai lakiasioita, mieti uudelleen. Myös henkilöstöhallinnolla on suuri rooli. Onneksi HR-ohjelmistot voivat helpottaa vaatimustenmukaisuuden hallintaa huomattavasti.

Dokumentoinnin ja raportoinnin automatisointi

HR-työkalut voivat luoda automaattisesti raportteja ja pitää tietosi ajan tasalla, joten olet aina valmistautunut auditointeihin ja tarkastuksiin.

Työlainsäädännön noudattaminen helposti

HR-työkalut auttavat sinua noudattamaan työlainsäädäntöä aina työtuntien seurannasta samapalkkaisuuden takaamiseen. Sisäänrakennetuilla tarkistuksilla varustettujen järjestelmien avulla on helppo havaita mahdolliset rikkomukset ennen kuin niistä tulee ongelma.

Compliance-työkalut tilinpäätösraportointia varten

Taloushallinnon vaatimustenmukaisuus on yksi alue, jolla automaatio todella loistaa. Katsotaanpa, miten taloushallinnon työkalut voivat pitää sinut oikealla tiellä:

Pysy ajan tasalla verolain muutoksista

Verolait voivat muuttua nopeasti, erityisesti Kalifornian kaltaisissa osavaltioissa, joissa säännöksiä päivitetään usein. Kalifornialaisille yrityksille suunnitellut palkanlaskentajärjestelmät, kuten EarnPayroll, auttavat sinua pysymään ajan tasalla tarjoamalla automaattisesti päivityksiä uusista verosäännöksistä. Näin varmistat, että ilmoituksesi ovat aina tarkkoja ja noudatat Kalifornialle ominaisia uusimpia lakisääteisiä vaatimuksia.

Virheiden havaitseminen ennen kuin niistä tulee ongelmia

Virheitä sattuu, mutta niiden ei tarvitse johtaa sakkoihin. Automatisoidut rahoitustyökalut käyttävät algoritmeja virheiden havaitsemiseen. Nämä algoritmit voivat havaita asioita, jotka ihmissilmä saattaa jättää huomaamatta. Voit korjata virheet välittömästi ennen raportin lähettämistä.

Tilintarkastusvalmis tallennus pilvipalvelussa

Taloudellisten asiakirjojen tallentaminen pilvipalveluun pitää kaiken järjestyksessä ja saatavilla tilintarkastuksia varten. Pilvitallennus ei ainoastaan takaa sääntöjen noudattamista, vaan myös suojaa tietojasi huippuluokan tietoturvalla. Voit käyttää asiakirjojasi milloin ja missä tahansa turvallisesti.

Työkalut tietosuojaa ja tietoturvan noudattamista varten

Tietomurtojen lisääntyessä yrityksillä ei ole varaa pihistellä tietoturvan suhteen. Seuraavassa on muutamia välttämättömiä työkaluja tietosuojavaatimusten noudattamista varten:

Kyberturvallisuuden työkalut vaatimustenmukaisuuden ylläpitämiseksi

Tietolakien noudattaminen tarkoittaa muutakin kuin tietojen lukitsemista - se edellyttää jatkuvaa valvontaa. Kyberturvallisuustyökalut auttavat sinua havaitsemaan reaaliaikaiset uhat ja pysymään kyberriskien edellä. Voit estää mahdolliset identiteettivarkaudet ja muut kyberhyökkäyksistä johtuvat ongelmat.

Käytettävissä on työkaluja, jotka auttavat sinua noudattamaan FCRA-lain (Fair Credit Reporting Act ) vaatimuksia, kun hallinnoit asiakkaiden luottotietoja. FCRA:n noudattaminen on ratkaisevan tärkeää oikeiden luottotietojen laillisen raportoinnin kannalta.

Vaatimusten noudattaminen ei ehkä ole kaikkein jännittävin osa yrityksen johtamista, mutta se on ehdottomasti yksi tärkeimmistä. Hyvä uutinen on se, että sinun ei tarvitse hoitaa sitä yksin. Automatisoidut työkalut voivat helpottaa vaatimustenmukaisuuden noudattamista.

Kun käytössäsi on oikeat työkalut, voit välttää kalliit virheet. Voit keskittyä luottamuksen rakentamiseen asiakkaidesi kanssa ja kasvattaa liiketoimintaasi. Nykyään vaatimustenmukaisena pysyminen ei ole vain ongelmien välttämistä. Kyse on myös pitkän aikavälin menestyksen varmistamisesta.