Työnantajan pikaopas palkanlaskennan veroihin

Intro

Työntekijöiden palkkaaminen ensimmäistä kertaa tuo mukanaan lukuisia haasteita, jotka ulottuvat työhönotosta ja säännösten noudattamisesta palkanlaskentaan, joka on erityisen monimutkainen tehtävä. Palkkaverojen laskeminen ja ilmoittaminen yritykselle voi hämmentää jopa kokeneita yrittäjiä. Palkkaverojen tarkka hallinnointi on ratkaisevan tärkeää, sillä virheet voivat johtaa vakaviin taloudellisiin seuraamuksiin ja jopa rikosoikeudellisiin seuraamuksiin.

Tämän artikkelin loppuun mennessä tiedät, miten voit tehokkaasti hallita työntekijöidesi palkkaveroja ja varmistaa, että niitä noudatetaan.

Mitä ovat työnantajan palkkaverot?

Palkkaverot ovat maksuja, jotka työnantajat pidättävät työntekijöiden palkoista ja maksavat suoraan valtiolle. Näillä veroilla rahoitetaan erilaisia sosiaalivakuutusohjelmia, kuten Social Security ja Medicare. Vaikka sekä työntekijät että työnantajat maksavat palkkaveroja, työnantajan vastuulla on vähentää ja toimittaa nämä verot valtiolle.

Työnantajan palkkaverotyypit

Yhdysvalloissa työnantajat ovat vastuussa erilaisista palkkaveroista ja -vähennyksistä. Seuraavassa on yleiskatsaus palkkaveroon, josta sinun tulisi olla tietoinen:

Liittovaltion tulovero

Liittovaltion tulovero kannetaan palkoista ja voitoista, ja se maksetaan Yhdysvaltain hallitukselle. IRS:n mukaan vero koskee sekä ansiotuloja (palkat, palkkiot, juomarahat, palkkiot) että ansiottomia tuloja (korot, osingot). Sitä voidaan kantaa sekä yksityishenkilöiltä että yrityksiltä.

Yhdysvalloissa on käytössä progressiivinen liittovaltion tuloverojärjestelmä, mikä tarkoittaa, että veroaste nousee tulojen kasvaessa. Esimerkiksi alle 44 725 dollaria vuodessa ansaitseva työntekijä maksaa 12 prosentin veroa, kun taas yli 578 126 dollaria vuodessa ansaitsevan vero on 37 prosenttia. Alle 11 000 dollaria ansaitsevat työntekijät eivät maksa liittovaltion tuloveroa. Vaikka liittovaltion tuloveron ennakonpidätys ei teknisesti olekaan palkkaveroa, se on olennainen osa palkanlaskentaa.

Sosiaaliturva- ja lääkintäverot (FICA)

Työnantajien on maksettava työntekijöidensä sosiaaliturva- ja Medicare-veroja, jotka tunnetaan yhteisesti nimellä FICA-verot (Federal Insurance Contribution Act). FICA-veroasteet ovat 10-37 prosenttia, ja ne jaetaan tasan työnantajien ja työntekijöiden kesken.

• Sosiaaliturva: Tämä vero tukee vanhuus- ja perhevakuutusrahastoa (Old-Age and Survivors Insurance Trust Fund, OASI) ja työkyvyttömyysvakuutusrahastoa (Disability Insurance Trust Fund, DI), jotka tarjoavat etuuksia eläkeläisille, perhe-eläkkeensaajille ja työkyvyttömille henkilöille.
• Medicare: Maksut menevät sairaalavakuutusrahastoon (Hospital Insurance Trust Fund) ja täydentävän sairausvakuutuksen rahastoon (Supplementary Medical Insurance Trust Fund), jotka auttavat kattamaan sairauskuluja.

liittovaltion työttömyysvero (FUTA)

Federal Unemployment Tax Act (FUTA) on työnantajan maksama vero, jolla rahoitetaan työttömille työntekijöille maksettavia korvauksia. Muista veroista poiketen FUTA-veroa ei vähennetä työntekijöiden palkoista, vaan työnantajat maksavat sen suoraan.

Eläkeohjelmat

Työnantajat voivat myös tarjota eläkeohjelmia, joissa työntekijöiden palkasta vähennetään osa eläkerahastojen perustamiseksi eläkkeelle siirtymisen yhteydessä. Näiden vähennysten määrä vaihtelee yritysten ja yksityishenkilöiden välillä.

Valtion tulovero

Osavaltioiden tuloverosäännökset, verokannat ja -luokat vaihtelevat suuresti eri osavaltioissa. Joissakin osavaltioissa on kiinteä verokanta, kun taas toisissa käytetään progressiivista järjestelmää. Muutamissa osavaltioissa, kuten Floridassa ja Texasissa, ei peritä osavaltion tuloveroa. Työnantajien on pidätettävä asianmukainen osavaltion tulovero työntekijöiden palkoista ja toimitettava se osavaltion veroviranomaiselle.

Valtion työttömyysvero (SUTA)

SUTA tunnetaan myös nimellä osavaltion työttömyysvakuutus (State Unemployment Insurance , SUI) tai uudelleentyöllistämisvero, ja sillä rahoitetaan työttömyysetuuksia työttömiksi joutuneille työntekijöille. Useimmissa osavaltioissa vain työnantajat maksavat SUTA-maksuja. Veroasteet ja veronalaiset palkkaperusteet vaihtelevat osavaltioittain. Esimerkiksi Floridassa veroa sovelletaan kunkin työntekijän vuosipalkan ensimmäiseen 7 000 dollariin.

Paikalliset verot

Työnantajien olisi myös tarkistettava, onko kaupunkien tai kuntien vaatimia paikallisia palkkaveroja. Sekä työnantajat että työntekijät voivat osallistua näihin veroihin, joilla rahoitetaan paikallisia palveluja ja infrastruktuuria. Esimerkiksi Philadelphia perii palkkaveron sekä kaupungissa työskenteleviltä asukkailta että muualla asuvilta. Työnantajien on pidätettävä tämä vero palkoista ja tilitettävä se kaupungille. Näiden verojen määrät ja käyttö vaihtelevat paikkakunnittain, ja niillä tuetaan usein kaupungin palveluja, kuten julkista turvallisuutta ja puistojen ylläpitoa.

Mitä eroa on palkka- ja tuloveroilla?

Vaikka sekä palkkaverot että palkansaajien tulovero liittyvät työsuhteeseen, ne ovat luonteeltaan erilaisia.

• Palkkaverot: Ne lasketaan prosenttiosuutena työntekijän palkasta, ja työnantaja vastaa tätä määrää. Ne koostuvat pääasiassa sosiaaliturva- ja Medicare-veroista.
• Työntekijöiden tulovero: Tämä progressiivinen vero on yksinomaan työntekijän vastuulla. Veroprosentti nousee sitä mukaa, kun veronalaiset tulot kasvavat. Työnantajat pidättävät tämän veron työntekijän W-4-lomakkeen perusteella työntekijän palkasta ja tilittävät sen valtiolle.

Miten lasken työnantajan palkkaverot?

Palkanlaskennassa aloittelijoille lasketaan yhteen kaikki yksittäiset verot, jotka muodostavat verot. Seuraa näitä ohjeita:

1. Määritä bruttotulot: Määritä työntekijän kokonaistulot ennen vähennyksiä, mukaan lukien säännöllinen tunti- tai palkkapalkka, ylityöt, bonukset, palkkiot ja juomarahat.

2. Laske sosiaaliturvamaksu: Kerro bruttotulot työnantajan osuudella sosiaaliturvaverosta, joka on 6,2 %.

3. Laske Medicare-vero: Kerro työntekijän bruttopalkka työnantajan osuudella Medicare-verokannasta eli 1,45 prosentilla.

4. Laske liittovaltion työttömyysvero (FUTA): Kerro kunkin työntekijän vuosipalkan ensimmäiset 7 000 dollaria 6 prosentin FUTA-verokannalla. Joissakin tapauksissa voit saada jopa 5,4 prosentin hyvityksen, joka voi alentaa FUTA-veroprosentin jopa 0,6 prosenttiin.

5. Laske osavaltion työttömyysvero (SUTA): Tämä laskelma vaihtelee osavaltioittain. Yleensä kerrotaan osa työntekijän palkasta osavaltiosi SUTA-verokannalla.

6. Työnantajan palkkaverot yhteensä: Lisää kaikki lasketut verot työnantajan palkkaverojen kokonaismäärän määrittämiseksi.

Milloin palkkaverot erääntyvät?

Tässä ovat eri palkkaverolomakkeiden jättämisen eräpäivät:

1. Lomake 940: Tätä lomaketta käytetään vuotuisen liittovaltion työttömyysverolain (Federal Unemployment Tax Act, FUTA) mukaisen veron ilmoittamiseen, ja sen on oltava perillä seuraavan vuoden tammikuun 31. päivään mennessä.
2. Lomake 941: Tällä lomakkeella ilmoitetaan työntekijän palkasta pidätetyt tuloverot, sosiaaliturvamaksut ja Medicare-verot sekä työnantajan osuus sosiaaliturva- ja Medicare-veroista. Eräpäivät ovat:

• 30. huhtikuuta ensimmäisen vuosineljänneksen osalta (1. tammikuuta-31. maaliskuuta).
• heinäkuun 31. päivä toisen vuosineljänneksen osalta (1. huhtikuuta-30. kesäkuuta).
• lokakuun 31. päivä kolmannen vuosineljänneksen osalta (1. heinäkuuta - 30. syyskuuta).
• 31. tammikuuta neljännen vuosineljänneksen osalta (1. lokakuuta-31. joulukuuta).

3. Lomake 944: Työnantajat, jotka ovat velkaa enintään 1 000 dollaria palkkaveroja vuodelta, on maksettava tämä lomake seuraavan vuoden tammikuun 31. päivänä.
4. Täytä lomake W-3: Tämä lomake lähetetään sosiaaliturvalaitokselle (Social Security Administration, SSA) yhdessä kaikkien vuoden aikana annettujen W-2-lomakkeiden kopion A kanssa. Siinä ilmoitetaan kaikkien työntekijöiden kokonaisansiot, sosiaaliturva- ja Medicare-palkat sekä ennakonpidätykset. Lomake on toimitettava seuraavan vuoden tammikuun 31. päivään mennessä.

Mitkä ovat seuraamukset palkanmaksun laiminlyönnistä?

Palkkaverovelvoitteiden laiminlyönti voi johtaa IRS:n määräämiin huomattaviin seuraamuksiin:

• Talletuksen laiminlyönti: Jos palkkaveroja ei talleteta ajoissa, seuraamukset vaihtelevat 2 prosentista 15 prosenttiin maksamattomasta verosta riippuen myöhästyneiden päivien määrästä.
• Tiedoksiannon laiminlyönti: Palkkaverolomakkeiden myöhästymisseuraamukset vaihtelevat yleensä 5 prosentista 25 prosenttiin maksamattomasta verosta jokaiselta myöhästyneeltä kuukaudelta tai kuukauden osalta.
• Sijoitusrahaston takaisinperintärangaistus: Jos pidätät työntekijöiltä palkkaveroja, mutta et toimita niitä veroviranomaisille, voit joutua maksamattomien palkkaverojen koko summan suuruiseen sakkoon, mikä käytännössä kaksinkertaistaa velan.
• Rangaistus työntekijöiden virheellisestä luokittelusta: Työntekijöiden luokittelemisesta väärin itsenäisiksi urakoitsijoiksi voidaan määrätä seuraamuksia, mukaan lukien 1,5 prosenttia palkasta, 40 prosenttia työntekijältä pidättämättä jääneistä FICA-veroista sekä 100 prosenttia työnantajan osuudesta FICA-veroista, jotka olisi pitänyt maksaa.

Miten voin jättää palkkaveroni sähköisesti?

IRS tarjoaa kaksi vaihtoehtoa palkkaverolomakkeiden sähköiseen toimittamiseen:

1. Lähetä lomakkeet itse: Voit jättää lomakkeet suoraan IRS:n sähköisen arkistointijärjestelmän kautta.

2. Käytä valtuutettua IRS:n e-file-palveluntarjoajaa: Voit etsiä veroalan ammattilaisen IRS:n valtuutetun sähköisen arkistointipalvelun hakupalvelun kautta, joka lähettää palkkaverolomakkeet puolestasi.

Päätelmä

Palkkaverotuksen ymmärtäminen on tärkeä tehtävä, joka vaatii huolellista paneutumista yksityiskohtiin. Prosessi voi tuntua pelottavalta, varsinkin uusista työnantajista, aina kunkin palkkaverolajin laskemisesta siihen liittyvien ilmoitusten jättämisen määräaikojen noudattamiseen.

Muista pysyä ajan tasalla liittovaltion, osavaltioiden ja paikallisista verolaeista, äläkä koskaan epäröi konsultoida veroalan ammattilaisia varmistaaksesi sääntöjen noudattamisen ja tarkkuuden. Ymmärtämällä palkkaverovelvoitteet ja noudattamalla parhaita käytäntöjä voit tehostaa palkanlaskentaa ja vähentää tahattomien taloudellisten seurausten riskiä.