Tehokas viestintä on avain yrityksesi menestykseen

Intro

Tiedän, että kuulemme tämän usein: "Viestintä on avainasemassa." Mutta onko se todella niin? Totta kai on! Viestintä on olennaisen tärkeää jokaisella elämämme osa-alueella. Olipa kyse sitten henkilökohtaisista tai ammatillisista suhteistasi, liiketoimintastrategioistasi tai jopa karkean tekstin pehmentämiseen käytetyistä emojeista - se on muuten sanatonta viestintää.

Kun jokin asia määritellään kahden tai useamman ihmisen väliseksi tiedonvaihdoksi, ajattelemme yleensä, että se koskee vain kirjallista ja suullista viestintää.

Viestintä on kuitenkin muutakin kuin pelkkää sanojen käyttöä. Siihen voi kuulua myös kehonkieli, kasvojen ilmeet ja äänensävy; jokainen näistä asioista lähettää viestin keskustelukumppanillesi.

Liiketoimintaympäristössä vietät paljon aikaa viestimällä. Olipa kyse sitten sisäisestä viestinnästä, tavoitteiden hahmottelusta, periaatteiden toistamisesta, keskusteluista ja seurannasta työtovereiden kanssa. Tai ulkoisesti, koordinoimalla muiden osapuolten kanssa, keskustelemalla asiakkaiden kanssa tai edistämällä tavaroitasi tai palveluitasi.

Mielestäni viestintä on onnistunutta silloin, kun viesti ymmärretään niin kuin se on tarkoitettu välitettäväksi. Ilman ymmärrystä viesti saatetaan ymmärtää väärin tai välittää väärin, mikä johtaa virheeseen tai turhautumiseen.

Kaikki yritykset tarvitsevat tehokasta organisaatioviestintää, koska ilman sitä ei voida suorittaa tehtäviä ja menettelyjä, jotka on saatava päätökseen, jotta yritys voi toimia. Tarkastellaan ensin tarkemmin, miksi tehokas viestintä on tärkeää.

Tehokkaan viestinnän merkitys

(Lähde)

Viestinnällä on merkittävä vaikutus organisaation tuottavuuteen, kulttuuriin ja innostukseen. Tehokkaiden viestintätaitojen kehittäminen esimiehenä tarjoaa yrityksellesi merkittäviä lyhyen ja pitkän aikavälin etuja. Hyvä viestijä voi innostaa tiiminsä työskentelemään ahkerammin, tuottamaan parempia tuloksia ja välttämään väärinkäsityksiä.

Kaikki nämä tekijät voivat vaikuttaa yrityksen menestykseen - ja myös sinun menestykseesi. Kun työntekijät ovat suoraan mukana työtehtävissä ja projekteissa, se auttaa luomaan tunnetta siitä, että he osallistuvat organisaation tulevaisuuteen. Se myös motivoi heitä työskentelemään kannattavuuden, asiakastyytyväisyyden ja brändin tunnettuuden parantamiseksi. Työntekijät, jotka ovat henkilökohtaisesti panostaneet yrityksen tavoitteisiin, ovat enemmän huolissaan muista näkökohdista. Jos brändillä on esimerkiksi myönteinen maine erinomaisena työpaikkana, tämä voi vaikuttaa kykyyn houkutella ja pitää huippulahjakkuuksia pitkällä aikavälillä.

Yksitoista syytä, miksi tehokas yritysviestintä on avain menestykseen.

(Lähde)

1. Rakentaa parempaa yrityskulttuuria

Asianmukainen yritysviestintästrategia on ratkaisevan tärkeää myönteisen tiimikulttuurin ja työympäristön rakentamisessa. Yrityksissä, jotka viestivät avoimesti ja läpinäkyvästi, työilmapiiri on paljon terveellisempi ja työntekijöiden motivaatio ja tyytyväisyys korkeampi.

Toisaalta organisaatiot, jotka laiminlyövät yritysviestinnän keinona parantaa työpaikkakulttuuria, kärsivät alhaisesta sitoutumisesta, alhaisesta työntekijätyytyväisyydestä, alhaisesta asiakastyytyväisyydestä ja korkeasta vaihtuvuudesta.

2. Parantaa tiedon jakamista

Yksi tärkeimmistä tavoitteista, joita yritykset pyrkivät saavuttamaan investoimalla sisäiseen viestintään, on parantaa tiedonjakokäytäntöjä. Maailmassa, jossa työntekijät kasvavat ja oppivat jatkuvasti uusia asioita, työnantajien on mahdollistettava tiedon helppo jakaminen organisaatiossaan. Ilman hyvin määriteltyä sisäisen yritysviestinnän strategiaa tiedon jakaminen ja organisaation osaaminen kärsivät.

3. Parantaa työntekijöiden osallistumista

Raganin työntekijöiden sitoutumistutkimuksen mukaan johtajien viestintä on tärkein sisäisen viestinnän näkökohta, joka korreloi tilastollisesti työntekijöiden sitoutumisen kanssa. Sisäisen viestinnän tiimeillä on tärkeä rooli johtajien avustamisessa, kouluttamisessa ja valistamisessa viestinnän arvosta.

4. Tehostaa osastojen välistä yhteistyötä

On erittäin vaikeaa ylläpitää tehokasta osastojen välistä viestintää yrityksissä ilman vahvaa viestintäsuunnitelmaa. Työntekijöiden on voitava olla vuorovaikutuksessa ja tehdä yhteistyötä vaivattomasti, jotta he olisivat tuottavampia. Esimerkiksi tutkimus- ja markkinointiosastojen on oltava samalla sivulla, ja liiketoimintatoimiston ja tietotekniikkaosaston on oltava synkronissa keskenään.

5. Parantaa asiakastyytyväisyyttä ja asiakaspysyvyyttä

Parempi yritysviestintä tarkoittaa myös parempaa asiakastyytyväisyyttä. Jos organisaatiossa on huono viestintä, asiakaspalvelussa ja -tyytyväisyydessä tapahtuu kaksi asiaa: Ensinnäkään asiakaskohtaamistehtävissä toimivat työntekijät eivät saa tarvitsemaansa tietoa. Toiseksi asiakkaat aistivat työntekijöiden heikon työmoraalin ja saavat negatiivisen kokemuksen.

Itse asiassa eräässä tutkimuksessa todettiin, että työntekijöiden asenteella on merkittävä vaikutus asiakastyytyväisyyteen, mikä puolestaan johtaa tulojen kasvuun.

6. Sähköpostin ylikuormituksen poistaminen

Yrityksissä käsitellään sähköpostitse yleensä kaikki nämä asiat, kuten edistymispäivitykset, tietopyynnöt, työtehtävät, työntekijöiden vuorovaikutus ja palaute, kokouskutsut, viestintä asiakkaiden ja toimittajien kanssa, asiakirjojen toimittaminen ja syntymäpäiväonnittelut.

Radicatin mukaan keskiverto yritystyöntekijä käyttää 25 prosenttia työpäivästään sähköpostiin liittyviin rutiineihin. Kuitenkin vain harvat niistä ovat välittömän apumme arvoisia. Monet saamistamme sähköposteista ovat meille täysin epäolennaisia. Sähköpostien ylikuormitusta on saatu vähennettyä sisäisessä yritysviestinnässä, jossa käytetään tehokkaita alustoja työntekijöiden sitouttamiseen ja yhteistyöhön.

7. Vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta

Yrityksissä, joissa työntekijät ovat sitoutuneempia ja tyytyväisempiä, vaihtuvuus on paljon vähäisempää. Houkutellakseen ja pitääkseen vuosituhatvuotiaat ja nuoremmat sukupolvet työpaikoilla työnantajien on varmistettava, että työntekijät saavat tietoa siitä, mikä on heidän työnsä kannalta tärkeää.

Toisaalta liiallinen määrä epäolennaista tietoa johtaa usein stressiin, sitoutumattomuuteen, turhautumiseen ja sen myötä työntekijän pysyvyyden heikkenemiseen.

8. Parempi viestintä etätyöntekijöille

Etätiimit ovat tulevaisuuden tapa. Tilastojen mukaan vuoteen 2028 mennessä 73 prosenttia kaikista yrityksistä palkkaa etätyöntekijöitä. Yhdysvaltojen kaltaisissa vauraissa maissa luku voi jopa ylittää 75 prosenttia.

Tämä edellyttää uutta lähestymistapaa viestintään, johtamiseen ja hallinnointiin. Etätiimit kohtaavat monenlaisia viestintäkysymyksiä, kuten aikavyöhykkeiden välisen koordinoinnin, informaatioesteiden sekä kieli- ja kulttuuriesteiden ylittämisen. Lisäksi etäisyys vaikeuttaa tiimin jäsenten tunnetta siitä, että he kuuluvat yhteen. Yrityksen sisäisen viestinnän parantaminen voi kuitenkin vaikuttaa merkittävästi siihen, miten etäryhmät tekevät yhteistyötä ja ovat vuorovaikutuksessa keskenään.

9. Viestintäesteiden poistaminen

Tietoesteet ovat yleisiä, kun epäolennaisia asioita on liikaa. Näin ollen työntekijän kannalta elintärkeät tiedot voivat mennä nopeasti hukkaan. Tehokas sisäinen yritysviestintä sekä sopivien viestintävälineiden käyttö ovat ratkaisevia tekijöitä tämän ongelman voittamisessa.

10. Lisääntyy työntekijöiden edunvalvonta

Kun työnantajat osaavat viestiä työntekijöidensä kanssa tehokkaasti, he onnistuvat paljon paremmin tekemään työntekijöistään brändin lähettiläitä. Brändilähettiläisyys ei ole niin vaikeaa kuin monet yritykset uskovat. Itse asiassa onnelliset työntekijät osallistuvat mielellään brändilähettiläskoulutusohjelmiin.

Brändilähettilästoiminta ja työntekijöiden kannatus voivat auttaa yrityksen toimintaa neljällä eri tavalla:

• Lisätä brändin tunnettuutta
• Parantaa työnantajabrändiä ja houkutella laadukkaita ehdokkaita
• Tehostaa markkinointia
• Myynnin lisääminen

Miten yritykset voivat kehittää tehokasta viestintäprosessia?

(Lähde)

1. Käytä oikeita viestintävälineitä

Työkalut, joita käytät tiimisi sisäiseen viestintään, voivat vaikuttaa paljon viestintäprosessin tehokkuuteen. Jos käytät työkaluja, jotka ovat hitaita, eivät ole kovin käyttäjäystävällisiä tai joiden käyttäminen vaatii työntekijöiltä paljon koulutusta, työntekijät voivat turhautua.

Tämä turhautuminen voi johtaa väärinkäytöksiin sekä tuottavuuden ja ajan menetykseen. Tämän seurauksena todelliset viestit voivat hämärtyä prosessissa. Varmista siis, että teet tutkimusta oikeista tiimiviestintävälineistä ja valitse sitten viisaasti.

Ota huomioon yrityksesi tarpeet. Pienten yritysten toimistopuhelinjärjestelmät voivat sopia täydellisesti yrityksellesi, mutta suuremmilla organisaatioilla voi olla erilaiset vaatimukset.

2. Tiedät mistä puhut

Viisaat puhuvat, koska heillä on jotain sanottavaa; tyhmät puhuvat, koska heidän on pakko sanoa jotain. - Platon

Puhutpa sitten asiakkaalle, työtoverille tai liikekumppanille ammatillisessa ominaisuudessa, puhut aina jonkun muun kuin itsesi puolesta. Voit esitellä organisaatiotasi, palvelua tai toimialaa.

Sinun on aina oltava tietoinen siitä, kenen puolesta puhut ja miksi kommunikoit. Mieti seuraavia asioita ennen puhumista:

1. Kenen puolesta minä puhun?
2. Miksi minä puhun?

3. Vältä ihmisten loukkaamista

Älä loukkaa muita samalla tavalla, joka saa sinut menettämään malttisi. Kun olet hyvä viestijä liike-elämässä, pidä mielessäsi, että tavoitteesi on sovittaa yleisösi tavoitteisiisi. Ihmiset haluavat paljon harvemmin kuunnella, tehdä yhteistyötä tai tehdä yhteistyötä kanssasi, jos et kunnioita heitä millään tavalla.

Lisäksi toisen loukkaaminen antaa hänelle uuden puolustuksen, joka häneltä aiemmin puuttui. Asenteesi on nyt päähuomion kohteena, ja viesti, jonka yrität aidosti välittää, jää taka-alalle.

4. Kuuntele tarkasti ja tarkkaavaisesti

Keskustellessasi et oikeastaan kuuntele, vaan kiinnität huomiosi siihen, mitä aiot sanoa seuraavaksi, etkä siihen, mitä toinen henkilö sanoo. Voit tulkita väärin tai jättää huomiotta hänen viestinsä keskeisiä osia, mikä voi johtaa hedelmättömiin päätöksiin. Koko huomiosi antaminen on ensimmäinen askel tehokkaaseen viestintään.

5. Säilytä positiivinen kehon kieli

Kyky hallita kehonkieltä on ehdottoman tärkeää viestinnässä. Voit harjoitella suorassa seisomista visualisoimalla viivan, joka kulkee rinnastasi kattoon tai taivaalle ja vetää sinua varovasti korkeammalle. Ole varovainen, ettet mene liian pitkälle. Haluat vaikuttaa mahdollisimman luonnollisen näköiseltä.

6. Pidä silmällä vaikeita tunteita

Joskus vaikeat olosuhteet aiheuttavat paljon voimakkaita tunteita. Meidän on kyettävä tunnistamaan ja hallitsemaan omia tunteitamme, jos haluamme parantaa viestintää. Meidän on myös kyettävä reagoimaan asianmukaisesti toisten raivon tai tyytymättömyyden osoituksiin.

Vaikka keskustelemme muiden kanssa päivittäin, joillekin ihmisille ei ole opetettu tai annettu mahdollisuutta harjoitella asianmukaisia viestintätekniikoita.

Aloita parempi viestintä jo tänään

Viestintätaidot ovat joka vuosi työnantajien kysytyimpien taitojen listan kärjessä. Tämä johtuu siitä, että viestintä pitää ammatilliset ja henkilökohtaiset suhteet sujuvina. Sen avulla osoitamme välittämistä, käynnistämme muutoksia ja saamme asioita aikaan. Tämä on riittävä syy parantaa ja kehittää näitä tärkeitä taitoja. Onneksi me kaikki voimme oppia kommunikoimaan paremmin.

Kun ymmärrät lisää viestintätyyleistä, saat itsesi kuuluviin riippumatta siitä, kenelle puhut. Se on olennainen osa muiden johtamista ja auttaa heitä ymmärtämään näkökantasi.

Muista, että useimmilla ihmisillä on erilaisia viestintätyylejä, ja ne voivat joustaa mielialan ja tilanteen mukaan. Viestijänä - ja johtajana - sinun tehtäväsi on varmistaa, että kaikki ymmärtävät sinua, riippumatta siitä, kenen kanssa olet tekemisissä. Olipa tyylisi mikä tahansa, jos kehität tiimillesi sopivan tavan viestiä, olet matkalla kohti yrityksesi menestystä.