Asiakastietojen suojaaminen GDPR:n mukaisessa markkinoinnissa: Parhaat käytännöt

Intro

Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) astui voimaan useita vuosia sitten, ja kun aikaa kului, useilla toimialoilla heräsi kysymys: miten GDPR on vaikuttanut markkinointiin? Vastaus on, että GDPR vaikutti markkinointitapoihin merkittävästi. Kaikkien erikokoisten ja lähes kaikilla toimialoilla toimivien organisaatioiden, jotka työskentelevät EU:n ja Ison-Britannian kanssa, tulisi noudattaa tätä asetusta välttääkseen oikeudellisia ongelmia. GDPR on siis lähtökohtaisesti alueellinen mutta tosiasiassa maailmanlaajuinen.

Tässä postauksessa selitämme, mitä GDPR tarkoittaa markkinoijille, ja tarjoamme parhaita käytäntöjä, joita organisaatio voi ottaa käyttöön markkinoinnissa suojatakseen asiakastietoja GDPR:n mukaisesti tehokkaammin. Näiden käytäntöjen avulla voit vähentää mahdollisuutta kärsiä oikeudellisista ongelmista, maineen heikkenemisestä ja vakavista sakoista.

Mitä GDPR tarkoittaa markkinoijille?

Euroopan komissio otti käyttöön yleisen tietosuoja-asetuksen, joka tuli voimaan vuonna 2018 ja jonka tavoitteena on parantaa EU:n asukkaiden tietosuojaa. GDPR:ssä määritellään tällä alalla tapoja ja keinoja, joilla käyttäjätietoja voidaan suojella varkauksilta, väärinkäytöltä ja myynniltä asianmukaisten tahojen toimesta. GDPR:ssä määritellään kaksi tahoa, joiden lain mukaiset vastuut ovat erilaiset: rekisterinpitäjät (tahot, jotka pitävät hallussaan ja tallentavat arkaluonteisia tietoja) ja henkilötietojen käsittelijät (tahot, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjien hyväksi).

Tietosuoja-asetuksen keskeiset periaatteet, jotka muodostavat koko lain pääpainon, ovat seuraavat:

• Laillisuus, avoimuus ja oikeudenmukaisuus
• Käyttötarkoituksen rajoittaminen
• Tietojen minimointi
• Tarkkuus
• Varastointirajoitus
• Turvallisuus
• Vastuullisuus

Markkinoijille GDPR tarkoittaa, että heidän on kehitettävä rehellinen ja avoin lähestymistapa asiakastietoihin. Tarkemmin sanottuna arkaluonteisia tietoja, jotka voivat olla arvokkaita tai joista henkilö voidaan tunnistaa, on käsiteltävä kunnioittavasti. Organisaatio voi kerätä tällaisia tietoja vasta saatuaan selkeän suostumuksen tietojen omistajalta (asiakkaalta), ottaa yksinomaan vaaditut tiedot ja varmistaa tietojen oikeellisuuden. Erillinen ratkaiseva yksityiskohta on organisaation velvollisuus käyttää tarvittavia keinoja asiakastietojen luotettavaan suojaamiseen.

Parhaat käytännöt asiakastietojen suojaamiseksi GDPR-markkinoinnissa

Miten yritykset suojaavat asiakastietoja GDPR:n mukaisesti? Erityisesti markkinoijille on olemassa hyväksi havaittuja ratkaisuja ja käytäntöjä, joiden avulla voidaan varmistaa arkaluonteisten tietojen suojaaminen sekä yleisen tietosuoja-asetuksen noudattaminen. Tarkista ja sovella alla olevia suosituksia, jotta voit tehostaa organisaatiosi tietosuojaa yleisesti ja suojata asiakastietoja luotettavammin erityisesti.

Kerää vain tarvittavat tiedot ja hanki asiakkaiden suostumus.

Kerättyjen tietojen määrän vähentäminen on yksi tehokkaimmista tavoista, joilla organisaatio voi pienentää tietojen häviämisen ja tietoturvaloukkausten riskejä. Hakkerit pyrkivät iskemään tietokantoihin mahdollisimman paljon tietoja, koska suurempi määrä ja laajempi tietuetyyppi, joihin he pääsevät käsiksi, voi suoraan kasvattaa heidän voittojaan. Kun organisaatio ei tallenna suuria määriä asiakastietoja, verkkorikolliset saattavat päättää olla kohdistamatta hyökkäyksiä näihin tietokantoihin.

Markkinoijana voit kerätä ja sinun pitäisi kerätä vain nykyisiä markkinointitarkoituksia varten tarvittavat tiedot. Tarkista tiedonkeruun työnkulut ja mallit ja analysoi datakäytäntöjä tarkistaaksesi, käytetäänkö keräämiäsi tietueita todella. Jos jotkin tiedot eivät ole käytössä tai niillä ei ole merkittävää vaikutusta asiakkaidesi kokemukseen, harkitse kieltäytymistä kyseisen tyyppisten tietojen keräämisestä ja poista jo käytössäsi olevat tietueet.

Lisäksi GDPR:n mukaan sinun on kerrottava asiakkaillesi keräämistäsi tiedoista ja saatava heiltä nimenomainen lupa tietojen keräämiseen. Toisaalta on tarjottava mahdollisuus kieltäytyä tietojen antamisesta milloin tahansa. GDPR:n mukaan arkaluonteisten tietojen kerääminen ilman asiakkaan lupaa voi johtaa oikeudellisiin sakkoihin.

Audit-postituslistat

Mitä suurempi määrä tietoja organisaatiosi varastossa on, sitä suurempi on tietomurron riski. Näin ollen postituslistojen säännölliset tarkastukset ovat sähköpostimarkkinoinnin GDPR-käytäntö, joka sinun tulisi integroida. Sähköpostitarjouksista, uutiskirjeistä ja muista markkinointimateriaaleista luopuvien asiakkaiden tiedot olisi poistettava tietokannasta. Lisäksi sinun on ehkä lajiteltava asiakkaiden osoitteet sähköpostitilausluokkien mukaan, jotta voit välttää lähettämästä heille markkinointimateriaalia, jota he eivät halua vastaanottaa.

Harkitse sähköpostimarkkinointilistan puhdistusprosessin automatisointia, jotta voit noudattaa GDPR:ää markkinoinnissa, säästää aikaa ja parantaa käyttäjäkokemusta yksilöllisemmillä sähköposteilla.

Tiedonhallintaryhmän kokoaminen

Nykyaikaiset, jopa pienemmätkin organisaatiot keräävät, tallentavat ja käsittelevät teratavuja dataa markkinointia ja muita tarkoituksia varten. Kun mukana on tiedonhallintatiimi, voit luokitella tietueet, priorisoida niiden käytön ja valvoa niitä tietosuojaa koskevien lakisääteisten vaatimusten mukaisesti. Pätevät tiedonhallinta-asiantuntijat voivat auttaa sinua varmistamaan korkeamman asiakastietoturvan tason ja myös säästämään kustannuksia ja aikaa tallennus-, haku- ja suojaustyönkuluissa.

Tarkista tapa, jolla keräät henkilötietoja

Tämä sisältää ainakin tiedonkeruun työnkulun ja polun, jonka tiedot kulkevat ennen tallentamista tallennustilaan. Harkitse laskeutumissivun lomakkeen tarkistamista, jonka avulla pyydät asiakkaita antamaan tarvittavat tiedot. GDPR:ssä halutaan myös, että organisaatiot lisäävät verkkosivujen kävijöille ponnahdusikkunoita, joissa ilmoitetaan tietojen keräämisestä, ja että heiltä pyydetään nimenomainen suostumus, jonka avulla voit kerätä henkilötietoja.

Seuraava tärkeä vaihe on valvoa muita arkaluonteisten tietojen lähteitä (jos organisaatiollasi on niitä tietojen kerääjinä tai käsittelijöinä sopimusvaatimusten mukaisesti). Lopuksi sinun on ymmärrettävä, mitkä kolmannet osapuolet voivat käyttää kyseisiä tietoja matkan varrella. Muista, että tietosuoja-asetus edellyttää arkaluonteisia asiakastietoja käsittelevien eri tahojen välille laadittuja laillisia sopimuksia, ja harkitse sellaisten kolmansien osapuolten sulkemista pois tietojen toimitusketjuistasi, joilla ei ole sopimusvastuuta.

Rajoita ja valvo tietojen käyttöä

Aivan kuten ulkopuolisten alihankkijoiden kohdalla, myös organisaation sisäisten asiakastietojen suojaamisessa on kyse pääsynvalvonnasta. Analysoi, mitä tietoja ja käyttöoikeuksia mitkä osastot ja tiimin jäsenet tarvitsevat tehtäviensä suorittamiseen. Tarjoa sitten kyseisille osastoille ja tiimin jäsenille vain niiden tarvitsemat tietojen käyttöoikeustasot ja -oikeudet. Noudata pienimmän etuoikeuden periaatetta (PoLP) ja integroi roolipohjaiset käyttöoikeuksien valvontaratkaisut (RBAC), jotta voit hallita tehokkaasti ja nopeasti tiimien tietojen käyttöoikeuksia.

Kouluta henkilöstösi

Yleinen tietosuoja-asetus on jälleen kerran monimutkainen säädös, joka on pakollinen kaikille organisaatioille, jotka keräävät EU:n asukkaiden henkilötietoja. Tämän lain mukaiset oikeudelliset seuraamukset ja sakot ovat vakavia, ja jopa henkilökunnan jäsenen pienikin virhe voi käynnistää oikeusprosessin. Näin ollen työntekijöiden ja johtajien olisi tunnettava GDPR-lain vaatimukset ja vivahteet inhimillisten virheiden todennäköisyyden vähentämiseksi. Harkitse vaatimustenmukaisuuskoulutuksen järjestämistä jokaiselle uudelle tulokkaalle ja ota käyttöön ajankohtaisia testejä esimerkiksi kerran vuodessa, jotta työntekijöiden GDPR-pätevyys säilyy paitsi markkinointitiimissäsi myös muilla osastoilla.

Tarkista tieto- ja tietoturvalähestymistapoja

Kyberturvallisuusuhat kehittyvät koko ajan, sillä verkkorikolliset keksivät uusia tapoja tunkeutua suojattuihin järjestelmiin ja päästä käsiksi arkaluonteisiin tietoihin. Olivatpa turvatoimenpiteesi mitkä tahansa, markkinoijana sinun pitäisi aina pyrkiä parantamaan markkinointitietojen suojausta. Jotta se onnistuisi tehokkaasti, sinun on otettava käyttöön tietoturvan tarkistustyönkulut, joiden avulla pysyt ajan tasalla uusimmista tietoverkkosuojatrendeistä.

Harkitse säännöllisten täysimittaisten tunkeutumistestien toteuttamista siten, että tietoturva-ammattilainen yrittää läpäistä organisaation suojauksen. Näin voit löytää haavoittuvuuksia tietoturvatasoissasi ja ottaa sitten käyttöön korjauksia ennen kuin hakkerit voivat käyttää niitä todellisen murron toteuttamiseen. Nykyaikaisten infrastruktuurien monimutkaisuus ja verkkohyökkäystyökalujen kehittyminen tekevät voittamattoman suoja-alueen luomisesta lähes mahdotonta.

Lisäksi sinun tulisi tarkistaa tallentamasi tiedot. Jos sinulla on tietoja, joita et käytä markkinointitarkoituksiin (ja joita et tule käyttämään tulevaisuudessa), harkitse niiden poistamista. Näin vähennät organisaatiosi mahdollisia haavoittuvuuksia ja pienennät myös mahdollisuuksia arkaluonteisten tietojen vuotamiseen onnistuneen tietomurron jälkeenkin.

Suorita säännöllisiä varmuuskopioita

Mikä on yksi suurimmista riskeistä, joita organisaatioille aiheutuu asiakastietojen tallentamisesta? Tavallisesti sanottaisiin, että se on tietovarkaus tai -vuoto. Yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetään kuitenkin rangaistuksista toisesta tietoturvaloukkauksen yleisestä seurauksesta: tietojen menettämisestä. Sen lisäksi arkaluonteisten tietojen, kuten asiakaskannan, menettäminen esimerkiksi onnistuneen lunnasohjelmahyökkäyksen jälkeen voi aiheuttaa merkittäviä vaikeuksia organisaation toiminnalle ja kannattavuudelle tulevaisuudessa.

Riippumatta organisaatiosi infrastruktuuriin sovellettavista turvatoimista hyökkääjät ovat aina askeleen edellä mitä tahansa puolustusta. Tämä tarkoittaa, että suojauksesi epäonnistuu ennemmin tai myöhemmin ja vaarantaa tietosi.

Varmuuskopio, joka on erillinen, eri tallennustilaan tallennettu, palautettavissa oleva tietokopio, on ainoa vaihtoehto.

luotettava tapa pitää tarvittavat tiedot hallinnassa suurten tietojenmenetyskatastrofien jälkeen. Harkitse NAKIVO Backup & Replicationin käyttöä, jos käytät Microsoftin tuotteita tiedonvaihdon ja -hallinnan järjestämiseen organisaatiossasi. Olipa IT-infrastruktuuri mikä tahansa, pyrkikää automatisoimaan arkaluonteisten tietojen varmuuskopiointi ja varmistamaan nopea palautus, jotta voitte täyttää GDPR:n vaatimustenmukaisuusvaatimukset milloin tahansa.

Päätelmä

Yleinen tietosuoja-asetus on pakollinen EU:n asukkaiden henkilötietoja kerääville organisaatioille. GDPR:n noudattamisen varmistamiseksi ja asiakastietojen suojan parantamiseksi markkinointitoiminnassa sinun tulisi:

• Minimoi tiedonkeruu: kerää ja tallenna vain se, mitä tarvitset;
• Suorita säännöllisesti postitusauditointeja;
• Kokoa tiedonhallintaryhmä optimoimaan arkaluonteisten tietojen kerääminen, käyttö ja suojaaminen;
• Tiedä, miten ja mistä saat tietosi;
• Rajoita tietojen käyttöä RBAC-mallin avulla ja noudata vähiten etuoikeuksia koskevaa periaatetta;
• Varmista, että työntekijät tuntevat GDPR:n vaatimukset ja noudattavat niitä;
• Päivitä säännöllisesti tietosuojaa koskevia lähestymistapoja;
• Integroi varmuuskopioinnin työnkulut organisaatiosi IT-ympäristöön.