Tuotekehityssuunnitelmista tiedottaminen sidosryhmille tehokkaasti

Intro

Tuotetiekartta on korkean tason visuaalinen yhteenveto tuotteen visiosta ja suunnasta ajan mittaan. Se on tärkeä väline, jolla tiimit ja sidosryhmät voidaan sovittaa yhteen strategisten tavoitteiden suhteen. Etenemissuunnitelmat ovat kuitenkin tehokkaita vain, jos niistä viestitään hyvin. Seuraavassa on muutamia vinkkejä, joiden avulla tuotetiekarttoja voidaan jakaa sidosryhmien kanssa tavalla, joka asettaa realistiset odotukset ja saa heidät osallistumaan.

Aseta konteksti johdannolla

Älä hyppää heti tuotteen etenemissuunnitelman yksityiskohtiin. Kerro ensin alustavasti asiayhteys selittämällä:

• Mikä tuotteen etenemissuunnitelma on ja miksi se luodaan?
• Etenemissuunnitelman kattama ajanjakso
• Miten etenemissuunnitelmaa pitäisi (ja ei pitäisi) tulkita?

Muistuta sidosryhmiä siitä, että etenemissuunnitelma on elävä asiakirja, joka kehittyy saatujen kokemusten perusteella, ei jäykkä sitoumus. Tämän asiayhteyden asettaminen etukäteen auttaa sidosryhmiä ymmärtämään etenemissuunnitelman tarkoituksen ja rajoitukset.

Rakenna etenemissuunnitelma teemojen avulla

https://pixabay.com/photos/interior-design-tables-chairs-2591368/

Järjestä etenemissuunnitelma pikemminkin strategisten teemojen tai yrityksen tavoitteiden kuin yksittäisten ominaisuuksien ympärille. Ryhmittele esimerkiksi aloitteet, jotka liittyvät esimerkiksi "Käyttäjien käyttöönoton parantaminen" tai "Sitoutumisen lisääminen".

Teemakohtainen ryhmittely auttaa sidosryhmiä ymmärtämään, miksi tietyt ominaisuudet ovat perusteltuja ja miten ne liittyvät korkean tason tavoitteisiin. Se mahdollistaa myös joustavuuden, koska yksittäiset ratkaisut voivat muuttua.

Sisällytä välitavoitteet

Tunnista etenemissuunnitelmasi tärkeät virstanpylväät, kuten tuotteiden lanseeraukset tai valmiuksien parannukset. Näiden virstanpylväiden näkeminen antaa tuntumaa aikatauluun ja korostaa, mitä toimitetaan milloin.

Vastusta kuitenkin kiusausta tehdä etenemissuunnitelmasta liian välitavoitteita tai päivämääriä painottava. Oikean tasapainon löytäminen välitavoitteiden välillä on avainasemassa, kun halutaan asettaa odotuksia konkreettisten tulosten suhteen sitoutumatta kuitenkaan liikaa.

Luottamustasojen ilmoittaminen

Ilmoita luottamuksen taso, joka sinulla on tiettyjen etenemissuunnitelman kohteiden suhteen 3:lla eri tasolla:

• Korkea luottamus - Aloitteet on suunniteltu yksityiskohtaisesti ja ne toimitetaan erittäin todennäköisesti kuvatulla tavalla.
• Keskimääräinen luottamus - Suunnitelmallinen, mutta oppimisen ja kokeilujen varassa.
• Vähäinen luottamus - Tärkeät strategiset alat ovat tällä hetkellä tutkimusvaiheessa.

Kun kerrotaan avoimesti, mikä on enemmän tai vähemmän varmaa, sidosryhmät saavat käsityksen siitä, miten etenemissuunnitelma voi kehittyä. Se myös vähentää sitoutumista aiempien vaiheiden kohteisiin.

Pyydä palautetta

Viestinnän ei pitäisi olla vain yksisuuntaista. Anna sidosryhmille mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä ja antaa palautetta etenemissuunnitelmasta.

Panosten kerääminen voi paljastaa sokeita kohtia ajattelussasi ja mahdollisuuksia parantaa linjausta. Ole vain selkeä ja avoin siitä, mitkä etenemissuunnitelman osat ovat avoimia keskusteltaviksi.

Suunnittele säännölliset päivitykset

Älä kerro etenemissuunnitelmaa vain kerran ja sano sitä valmiiksi. Suunnittele seurantakäynnit, joissa tarkastellaan muutoksia, edistymistä ja saavutettuja tuloksia. Tällainen suljettu viestintä lisää sidosryhmien luottamusta ajan mittaan.

Sidosryhmien päivittäminen neljännesvuosittain tai puolivuosittain etenemissuunnitelman muutoksista antaa näkyvyyttä ilman tiedon ylikuormitusta.

Kohdista tiimi

Hanki sisäisten sidosryhmien hyväksyntä ennen ulkoista toimintaa. Varmista, että omat tuote-, suunnittelu- ja johtoryhmät ovat linjassa etenemissuunnitelman ja strategian kanssa.

Yhtenäinen viesti osoittaa sidosryhmille, että etenemissuunnitelma on harkittu suunnitelma eikä vain hypoteettinen harjoitus. Ja se varmistaa johdonmukaisuuden, kun viestintää laajennetaan.

Harkitun suunnittelun ja viestinnän avulla tuotekatsaukset voivat olla arvokkaita sidosryhmien valistamisessa. Määrittele asiayhteys oikein, rakenna kartta strategian ympärille, pyydä palautetta ja raportoi edistymisestä, jotta sidosryhmät voivat mukautua mahdollisimman hyvin.