UC Provisioningin automatisointi: Mitä sinun tulee tietää

Intro

Eri toimialoilla yritykset käyttävät eri ominaisuuksilla varustettuja UC-alustoja (Unified Communication). Näihin kuuluvat äänipuhelut, videoneuvottelut ja pikaviestit saumatonta yhteistyötä varten. Se auttaa myös lisäämään työvoiman tuottavuutta ja hoitamaan liiketoimintaa virtaviivaisen käyttöliittymän avulla.

Työntekijöille kokemus on vaivaton, koska heillä on käytössään oikeat välineet ja laitteet. Kaikki vain loksahtaa kohdalleen, mutta samaa ei voi sanoa UC-tiimistä. UC-tiimi vastaa työkalujen manuaalisesta käyttöönotosta ja valvonnasta.

Manuaalinen UC-provisiointi on kaikkea muuta kuin vaivatonta, ja IT-henkilöstö käyttää siihen lukemattomia tunteja. He myös poistavat ja valvovat vanhoja UC-työkaluja ja -palveluita joka kerta, kun työntekijä otetaan palvelukseen. He tekevät sen, kun työntekijä vaihtaa roolia, lähtee yrityksestä tai kun hänellä on tukiongelma.

Puhumattakaan siitä, että hybridi-työmallien käyttöönotto on lisännyt UC-tiimien kuormitusta. Siksi suuret yritykset ovat siirtyneet automaatioalustoihin, jotta ne voisivat tarjota etuja myös UC-tiimeilleen. Käydäänpä läpi, miten UC syntyi ja miten sen automatisointi antaa etuja kaikille osapuolille.

Mitä on Unified Communications (UC) Provisioning?

UC:n käyttöönotto ja seuranta on prosessi, jolla varmistetaan, että UC-työkalut toimivat optimaalisella kapasiteetilla. Niiden käytön seurannasta vastaa usein IT-henkilöstö tai UC-palveluntarjoajat. Niiden avulla varmistetaan, että UC-sovellukset ovat aina käytettävissä ja huippukunnossa. Kun otetaan huomioon, kuinka monet yritykset käyttivät sitä, voit kuvitella, kuinka kiireiseksi IT-henkilöstö muuttui hybridityöympäristöissä.

Käyttäjien käyttöönottoohjelmisto auttaa yrityksiä hallinnoimaan ja seuraamaan käyttäjätilejä UC-hallinnassa. Muiden ohjelmistojen kanssa käytettynä se sisältää identiteetinhallinta- ja pääsynvalvontajärjestelmiä. Ohjelmisto voi auttaa yrityksiä automatisoimaan käyttäjätilien auditointiprosessia.

Tämä prosessi auttaa IT-henkilöstöä säästämään aikaa ja vaivaa, mikä lisää tuottavuutta ja käytettävyyttä. Siksi sitä kutsutaankin automaattiseksi käyttäjien käyttöönotoksi, koska heidän ei tarvitse tarkistaa yksittäisiä tilejä manuaalisesti. IT-henkilöstölle annetaan tarkat tiedot siitä, mitä heidän on korjattava, joten heidän on autettava vain kiireellisissä asioissa.

Ohjelmisto auttaa yrityksiä myös parantamaan tietoturvaa ja auttamaan käyttäjiin liittyvien ongelmien ratkaisemisessa. Näin yritykset voivat saada arvokasta tietoa käyttäjien toiminnasta, mikä auttaa markkinointistrategioissa.

Mikä on Unified Communicationsin historia?

(Lähde: Pexels)

Ymmärtämällä sanan historiaa voit selvittää paremmin sen merkitystä ja etymologiaa. Jopa työkaluilla on alkuperänsä ja se, miten ne auttoivat tiettyä alaa menestymään. Sanotaan, että sanat syntyivät sattumanvaraisesti, joten miten termi "yhtenäistetty viestintä" syntyi?

1980-luvulla oli käytössä PBX-puhelinjärjestelmä (Private Branch Exchange), jota useimmat yritykset käyttivät. Paikalliset puhelinyhtiöt tarjosivat ja hallinnoivat niitä analogisilla linjoilla, jotka ohjasivat puhelut keskustoimistosta asiakkaalle.

1990-luvulle tultaessa sähköpostit yleistyivät, ja yritykset valitsivat IP-pohjaiset (Internet Protocol) verkot. Myös ääniteknologia kehittyi, ja sitä kutsutaan VoIP-puhelinjärjestelmiksi (Voice over IP). Niiden tiedetään siirtävän ääniliikennettä tietoverkkojen yli. Niiden suosio ja kustannustehokkuus johtivat perinteisten PBX-järjestelmien vähenemiseen.

IP-puhelintekniikan kehittyminen mahdollisti sen, että puhelimet toimivat samassa verkossa tietokoneiden kanssa, mikä avasi uusia mahdollisuuksia. Tietokoneiden ja puhelimien kehittynyt integrointi johti "Unified Messaging" -ideaan. Tähän kuuluvat virtaviivaistetut puheposti-, sähköposti- ja muut tekstipohjaiset viestijärjestelmät.

2000-luvulla IP-puhelinten kysyntä johti perinteisten PBX-puhelinjärjestelmien muuttamiseen. Ne loivat piiripaketteja, joilla puhelinjärjestelmä voitiin liittää IP-verkkoon. Toiset valmistivat laitteita, joiden avulla yritysverkon puhepuhelut voitiin yhdistää useisiin toimipisteisiin. Jossain vaiheessa UC-ratkaisut kehittyivät reaaliaikaisten viestintäpalvelujen integroinnin myötä.

2010-luvulle tultaessa Microsoft julkaisi Lyncin, joka on merkittävä toimija yritysviestinnän alalla. Vaihtoehtoja oli monia, mutta Lync integroitui parhaiten useimpien yritysten käyttämään ympäristöön.

Pilviteknologiat kehittyivät ja uusi malli nimeltä Unified Communications as a Service (UCaaS) syntyi. UCaaS yleistyi ja UC-palvelujen tarjonta siirtyi pilvipalveluihin. Pilvipohjainen UCaaS vähentää perinteisten VoIP-järjestelmien käyttöönottoon liittyviä pääomamenoja.

Tässä vaiheessa UC-järjestelmistä on tullut automatisoituja, mikä tarkoittaa, että IT-henkilöstön ei tarvitse hallita kaikkea manuaalisesti. Järjestelmä voi huolehtia useimmista keskeisistä tehtävistä ja varmistaa, että kotoa käsin työskentelevät työntekijät saavat sujuvan kokemuksen. IT-henkilöstöä tarvitaan vain vianmääritykseen, jos järjestelmässä ilmenee ongelmia.

6 Automatisoidun yhdistetyn viestinnän edut

(Lähde: Pexels)

1. Automaatio on kustannustehokasta

Yritykset löytävät aina keinoja ja tarttuvat tilaisuuksiin vähentää kustannuksiaan. Yksi näistä aloista on UC-järjestelmien automatisointi. Automatisoimalla UC-järjestelmiensä käyttöönoton ja seurannan ne voivat säästää enemmän rahaa. Se poistaa inhimillisten virheiden mahdollisuuden ja manuaalisten prosessien tarpeen.

Aiemmin mainitsimme, kuinka tietotekniikkahenkilöstö on ollut ylikuormittunut UC-järjestelmien hallinnoinnissa työympäristöjen muuttumisen jälkeen. Yrityksen on maksettava IT-henkilöstölle palkkaa ja lisättävä heidän etujaan. Näin he saavat asianmukaisen korvauksen kaikesta siitä vaivasta, jota he hoitavat puolestasi. UC-provisioinnin automatisointi kuitenkin keventää heidän työtaakkaansa, mikä säästää kustannuksia.

2. Se parantaa yrityksen tehokkuutta ja tuottavuutta.

Automaatio on ollut viime aikoina kuuma aihe eri toimialoilla, ja siihen on liittynyt useita kysymyksiä. Korvaako automaatio työntekijät vai keventääkö se vain työtaakkaa? SEO:n alalla on olemassa avainsanojen etsimiseen ja SERP-tarkistuksiin tarkoitettuja ohjelmia, jotka auttavat heitä työssään. Ja kun he ovat tekemisissä backlinkkien kanssa, heillä on backlinkkitarkistimet ja -seurantalaitteet.

Yksi asia on varma: työkalut ja automaatio parantavat tehokkuutta ja tuottavuutta työpaikoilla. Pohjimmiltaan automaatio on houkuttelevaa, koska se auttaa yrityksiä parantamaan tulostaan.

Automatisoimalla prosesseja yritykset voivat vapauttaa arvokkaita resursseja, jotka voidaan kohdentaa muualle. Näin voitte keskittyä yrityksenne tuotteiden ja palveluiden parantamiseen. Koska henkilöstölläsi on enemmän aikaa, he voivat esimerkiksi tavata ja ehdottaa parannuksia. Ja voit sovittaa prosessin sen toteuttamiseen asti aikatauluihinne.

Automaatio on kuitenkin todistettu ratkaisu, joka voi auttaa yritystäsi säästämään ja kilpailemaan markkinoilla. Yritykset eri toimialoilla ovat tehneet niin, joten ei ole pahitteeksi kokeilla sitä myös.

3. Saat paremman näkyvyyden verkostossasi.

Perinteinen UC-valvonta antaa siiloutuneita näkymiä sovelluksiin, mutta nykyaikainen valvonta on erilaista. Sen alustojen avulla IT-henkilöstö saa kokonaisvaltaisen näkymän UC-ympäristöönsä. Näin heillä on parempi käsitys järjestelmiensä yleisestä kunnosta. Jos haluat tarkistaa yrityksesi SEO-terveyden, Ranktrackerilla on siihen sopiva työkalu.

Siitä lähtien he voivat perehtyä eri sovelluksiin, toimistopaikkoihin ja tiettyihin työntekijöihin. Sitten he voivat automatisoida raportoinnin ja tunnistaa trendejä näiden tietojen perusteella. Tämä ominaisuus on hyödyllinen kapasiteettisuunnittelussa ja ohjelmistolisensoinnin oikeassa mitoituksessa.

Yrityksesi on esimerkiksi havainnut, että se voi vähentää toimistojensa tietoliikennelinjojen määrää. Tämä johtuu siitä, että useampi työntekijä on päättänyt työskennellä kotoa käsin, mutta se tarkoittaa, että sinun on lisättävä lisensointia. Sinun on myös lisättävä ulkoisten yhteyksien kapasiteettia tässä kokoonpanossa.

4. Automaatio voi auttaa sinua skaalautumaan

Kyky skaalautua on elintärkeää kasvun kannalta yritysmaailmassa. Automaatio on yksi tehokkaimmista tavoista tehdä se. Kuten aiemmin mainittiin, prosessien automatisointi auttaa yrityksiä vapauttamaan resursseja. Ja se antaa niille mahdollisuuden kohdentaa nämä resurssit muualle, mikä antaa tilaa parannuksille.

Käyttöönottoautomaatio auttaa yrityksiä myös tasoittamaan liiketoimintaan parhaiten soveltuvia prosesseja. Se voi vaihdella yksinkertaisista tehtävistä monimutkaisiin prosesseihin, kuten tietojen syöttöön ja markkinointiin. Sillä tuskin on väliä, mistä liiketoiminta-alueesta on kyse, sillä lähes mitä tahansa voidaan nykyään automatisoida. Ja se tarkoittaa, että on enemmän tapoja auttaa saavuttamaan tavoitteesi.

5. Automaatio vähentää riskejä ja minimoi virheitä

Perinteisessä käyttöönotossa IT-henkilöstö tekee suurella todennäköisyydellä manuaalisia konfigurointivirheitä. He saattavat myös vahingossa valita väärät asetukset, kun monimutkaisissa alustoissa on monia vaiheita.

UC-tiimit voivat kuitenkin yksinkertaistaa tätä kokemusta ja luoda standardoituja käytäntöjä automatisoimalla UC:n. Nämä käytännöt auttavat ehkäisemään inhimillisiä virheitä ja edistävät johdonmukaisuutta eri työntekijärooleissa. Ne varmistavat myös, että laitteisiin on asennettu oikeat sovellukset ja työkalut.

Riskien vähentäminen on tärkeää julkisella sektorilla ja muilla tiukasti säännellyillä toimialoilla. Esimerkiksi rahoituspalveluiden ja terveydenhuollon on täytettävä tiukat vaatimustenmukaisuusvaatimukset. Vääränlaisen pääsyn tarjoaminen työntekijälle tai entiselle työntekijälle näillä aloilla voi olla katastrofaalista.

6. Automaatio parantaa työntekijäkokemusta

Hybridityön yleistyminen tarkoittaa, että yhä useammat työntekijät työskentelevät toimiston ulkopuolella, mikä edellyttää UC-työkaluja. Muuten etäyhteistyö ei ole saumatonta ja työntekijät saavat huonolaatuisen kokemuksen. Lisääntyneen näkyvyyden ja automatisoidun raportoinnin avulla IT-henkilöstö voi kuitenkin valvoa näitä työkaluja.

He voivat valvoa laitteistoa ja hypervisoreita varmistaakseen, että ääni- ja videopuheluiden laatu on tasainen. Näin estetään häiriöt digitaalisen työntekijän tehtävissä ja kokemuksessa. Mutta jos jokin menee pieleen, nykyaikaiset UC-seuranta-alustat helpottavat tiimin vianmääritystä.

IT-henkilöstö voi esimerkiksi tehdä synteettisen liikennetestin simuloidakseen työntekijöiden toimintaa. Näin he voivat määrittää ongelman lähteen, olipa kyse kaistanleveydestä tai viiveestä. On monia muita ongelmia, joita he voivat tunnistaa annettujen esimerkkien lisäksi.

Päätelmä

Ajatus yhtenäisestä viestintäjärjestelmästä juontaa juurensa jo kauan sitten, ja se on kehittynyt siihen, mitä se nyt on. Teknologian kehitys tekee työkaluista yhä parempia ja työntekijöiden elämästä helpompaa. Ennen kuin hybridityötiloista tuli normi, IT-henkilöstöllä ei ollut ongelmia pitää UC-säännöksiä manuaalisena. Mutta nyt on äärimmäisen stressaavaa hallita kaikkea manuaalisesti, joten automaatio on alkanut.

Automatisoidusta käyttäjien käyttöönotosta ja käyttöönottoohjelmistoista on monia etuja. Se on esimerkiksi kustannustehokasta ja lisää tehokkuutta ja tuottavuutta työssä. Saat myös paremman käsityksen verkostasi, mikä auttaa vähentämään virheriskiä. Ja kaikki tämä auttaa parantamaan digitaalista työntekijäkokemusta, jotta heidän työnsä sujuu sujuvasti. Samalla automaatio auttaa yrityksesi kasvua skaalautumaan, jolloin varmistat, että pysyt kilpailussa mukana.