Saavuta ihana kokouskulttuuri tiimisi mukaan.

Intro

Keskimääräinen työntekijä viettää 6 tuntia kokouksissa. Johtajat viettävät keskimäärin yli 23 tuntia viikossa kokouksissa, ja tutkimusten mukaan määrä on kasvussa. Kokoukset ovat toiminto, joka vie työpaikalla niin paljon aikaa ja energiaa. Niitä ei juurikaan pohdita kulttuurin näkökulmasta, eikä tähän ongelmaan panosteta riittävästi. Kokoukset ovat yksi yrityskulttuurin kriittisimmistä, mutta silti huomiotta jätetyistä osa-alueista.

Syitä tähän huomion puutteeseen on monia. Ei selkeää prosessia niiden tehostamiseksi. Tiedon jakaminen tapahtuu joskus viime hetkellä ja epävirallisesti. Kokousten tutkimus on laajaa ja monipuolista, mutta koska kokoukset ovat luonteeltaan hyvin erilaisia, niistä saadaan yleensä vain vähän käyttökelpoisia kokemuksia.

Olemme Hybrydissä viettäneet viime vuoden omistautuen kaikenlaisten organisaatioiden kokousten parantamiseen. Olemme oppineet satojen kokeilujen ja testien avulla, miten kokoukset sujuvat. Alla on muutamia keskeisiä havaintojamme.

Kokoukset järjestetään siten, että kulttuuri on etusijalla.

Kulttuuri on yrityksen sielu, se on joukko uskomuksia ja käyttäytymismalleja, jotka ohjaavat ihmisiä siinä, miten he toimivat ja ovat vuorovaikutuksessa. Kun otat uusia jäseniä palvelukseen, kokoukset ovat tapa, jolla tiimi toimii vuorovaikutuksessa. Kokoukset antavat uusille tiimikavereillesi parhaat vihjeet kulttuuristasi. He huomaavat sen todella kokouksissa. Ne ovat ikkuna organisaatioonne.

Miten kokoukset voivat vahvistaa kulttuuria?

• Tietävätkö kokoukseen kutsutut ihmiset, mistä kokouksessa on kyse?
• Tietävätkö he, mihin tulokseen kokouksella pyritään?
• Jakaako kokouksen johtaja tietoa ajoissa?
• Tuntuvatko osallistujat mukavalta jakaa ajatuksiaan?
• Ovatko kokouksen tulokset ja päätökset niiden henkilöiden saatavilla, jotka eivät osallistuneet kokoukseen?
• Ovatko ne vain valitun ihmisryhmän saatavilla?

Kokoukset vahvistavat kulttuuria, jota haluat rakentaa.

Jotkin kokouskäytännöt vievät sinut pois halutusta kulttuurista, kun taas toiset kokouskäytännöt vahvistavat myönteistä kulttuuria. Asiakkaat tulivat luoksemme, koska he haluavat parantaa sekä tuloksia että kulttuuria. Yritykset ottivat usein käyttöön uusia kokousprosesseja, ylimmän johdon kanssa jäsenneltyjä kokouksia ja kokousten yleiset puitteet. Ongelmana on saada tiimi mukaan näihin prosesseihin.

Avain parempiin tuloksiin on se, että tiimin jäsenten on helppo omaksua kehys. Sen on oltava selkeä ja helppokäyttöinen, ja sen on oltava käytettävissä silloin, kun sitä tarvitaan.

Seuraavassa on joitakin parhaita käytäntöjä, joiden avulla sinusta tulee kokousten sankari:

• Aseta tavoite ja varmista, että se on konkreettinen ja toteuttamiskelpoinen.
• Aseta esityslista, jotta kokouksissa ei jää mitään huomaamatta.
• Esityslistat varmistavat myös, että tiimisi on samalla sivulla kokouksen alkaessa.
• Esivalmistelut, kun on olemassa tietämyspuutteita, jotka on kurottava umpeen kokouksen alkuun mennessä.
• Muistiinpanot, pienetkin muistutukset auttavat lisäämään tiedon jakamista koko yrityksessä.
• Muistiinpanojen osoittaminen toimille auttaa vastuuvelvollisuutta kokousten välillä ja varmistaa projektin onnistumisen.

Muutaman ensimmäisen kokouksen jälkeen, joissa tätä järjestelmää käytetään, huomaat huomattavan muutoksen sekä tuloksissa että työntekijöiden sitoutumisessa. Tavoitteiden saavuttaminen ja vastuullisuus auttavat mitä tahansa yritystä ja sen kulttuuria.

Miten kulttuurisi pitäisi vaikuttaa kokouksiisi?

Kulttuurisi tulisi ohjata sitä, miten kokousprosesseja toteutetaan ja miten kokouksia johdetaan. Uudessa hybridityön maailmassa tiimit työskentelevät usein sekamalleissa. On tärkeämpää kuin koskaan pitää kulttuuria tarkasti silmällä. Tiimienne kokoukset tarjoavat lukuisia mahdollisuuksia ilmaista yrityksen arvoja ja tavoitteita.

Kaikkien ajankäytön kunnioittaminen, selkeä viestintä ja helppo tiedonsiirto ovat vain muutamia tapoja, joilla voit tukea kulttuuria kokousten avulla. Selkeät tavoitteet, esityslistat ja esivalmistelut ovat vain muutamia tärkeitä välineitä, jotka voivat auttaa sinua matkallasi.