Kattava opas sosiaalisen median vaatimustenmukaisuudesta vuonna 2023

Intro

Vuonna 2021 91,9 prosenttia yrityksistä odottaa markkinointihenkilöstön hyödyntävän sosiaalista mediaa. Yritysten on nykyään lähes mahdotonta selviytyä ilman sosiaalisen median läsnäoloa. Se on elintärkeä, välitön kaksisuuntaisen viestinnän muoto, joka mahdollistaa yhteydenpidon asiakkaisiin ja mahdollisiin asiakkaisiin ja voi nopeuttaa liiketoiminnan kasvua.

Sosiaalisen median käytön lisääntyminen on väistämättä johtanut tiukempiin sääntöihin ja määräyksiin. Siksi markkinoijien on tiedettävä, mitä he tekevät, ja tehtävä kovasti töitä välttääkseen riskejä, jotka voivat aiheuttaa heille ongelmia.

Sosiaalisen median vaatimustenmukaisuus tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että sosiaalisen median foorumia käytettäessä noudatetaan sääntöjä. Asiaan liittyy kuitenkin muutakin. On olemassa monimutkainen yhdistelmä alustan sääntöjä, alan määräyksiä ja paikallisia lakeja, joita on noudatettava.

Mitä riskejä liittyy säännösten noudattamatta jättämiseen?

Sosiaalisen median sääntöjen rikkominen voi merkitä yrityksille mainehaittaa, sakkoja tai henkilökohtaisia riskejä. Riskit voivat vaihdella toimialasta ja sijainnista riippuen, mutta yleisesti ottaen ne voidaan jakaa seuraaviin luokkiin:

Tietosuoja ja yksityisyys

On tärkeää, että olet tietoinen asiakkaidesi kotimaiden ja -alueiden tietosuoja- ja yksityisyydensuojalainsäädännöstä. Lainsäädännössä on monia yhteisiä päällekkäisyyksiä, kuten henkilötietojen turvallinen tallentaminen, ei-toivottujen viestien lähettämistä koskevat rajoitukset ja se, että asiakkaat saavat tietää, missä ja miten heidän tietojaan säilytetään ja käytetään.

Luottamuksellisuus

Markkinoijien on ymmärrettävä oman alansa luottamuksellisuutta koskevat säännökset. Koulutus-, rahoitus- tai terveydenhuoltoalalla työskentelevillä on tiukat säännöt. Säännellyillä toimialoilla olisi oltava tiukka sisäinen sosiaalisen median politiikka.

Markkinointisäännöt

Elintarvikkeita, huumeita, alkoholia ja tupakkaa koskevat lait voivat tarkoittaa, että markkinoijien on oltava varovaisia, kun he kirjoittavat näistä asioista. Lisäksi valeuutisten lisääntyessä myös vääriksi osoittautuneet väitteet voivat olla riski markkinoijille. Painonpudotuspillereihin, valevaikuttajien väärennettyihin mainoksiin ja COVID-19:ään liittyvä markkinointi sosiaalisessa mediassa voi päätyä tutkinnan kohteeksi.

Pääsy ja arkistointi

Jos työskentelet säännellyllä alalla, on tärkeää, että arkistoit kaiken viestinnän oikeudellisista syistä. Joissakin maissa valtion virkamiesten ja ministeriöiden tilejä ei voida estää edes ongelmallisimpien käyttäjien osalta, koska sen katsotaan rikkovan sananvapauslakeja.

Entä sinulle aiheutuvat riskit?

On myös tärkeää suojella itseään verkossa. Huijaajat ja roskapostittajat voivat nähdä myös puhelinnumerosi kaltaiset tiedot, jotka ovat julkisia asiakkaillesi. Varmista, että sinulla on käytössäsi suojaus, kuten mukautettava soittajan tunnistusjärjestelmä, jotta voit havaita tällaiset saapuvat puhelut.

Koska sosiaalisen median ja toimintakutsun välillä on yhteys, kutsut voidaan yhdistää takaisin sosiaaliseen mediaan, ja kaikki sosiaaliseen mediaan liittyvät riskit voidaan pian siirtää. Siksi puheluiden seuranta on tärkeää.

Onko parasta välttää sosiaalista mediaa kokonaan?

Ei lainkaan. Sosiaalinen media on loistava väline, jonka avulla ihmiset tulevat verkkosivuillesi. Jos teet töitä sosiaalisen median SEO-toimintojesi tehostamiseksi, voit todella ohjata liikennettä oikeaan suuntaan. Jos verkkosivustosi on myös hyvin optimoitu, se voi olla kaksisuuntainen suhde.

Tässä vaiheessa kannattaa harkita verkkosivuston tarkastustyökalua. On kuitenkin ratkaisevan tärkeää pysyä pelissä mukana ja tarkistaa ja valvoa sääntöjen noudattamista.

(Kuvakaappaus otettu osoitteesta ranktracker.com)

Mitä on tulossa vuonna 2023

Kuten sanottu, sosiaalinen media on edelleen erinomainen tapa houkutella asiakkaita ja potentiaalisia asiakkaita ja viestiä heidän kanssaan. Jotta voit suunnitella vaatimustenmukaisuusstrategiaasi etukäteen, on tärkeää tietää, mitä muutoksia sosiaalisessa mediassa on odotettavissa ensi vuonna.

1. Hyvästi keksit

Vuonna 2023 evästeen on määrä loppua. Vaikka monet käyttäjät pitävät tätä tervetulleena, mainonta ja sen jälkeinen toiminta herättää huolta. Tätä silmällä pitäen sinun kannattaa aloittaa todellisten asiakassuhteiden rakentaminen nyt sen sijaan, että luotat evästeisiin.

Rakenna myönteisiä suhteita ja sähköpostilistoja, jotta voit suunnitella etukäteen kaikki muutokset, joita tämä saattaa tarkoittaa säännösten ja määräysten noudattamisen kannalta.

2. Vuonna 2023 rehellisyyden ja rehellisyyden kysyntä kasvaa. Hallituksia painostetaan torjumaan virheitä, joten jos luotat väärennettyihin uutisiin tai valheellisiin suositteluihin, nyt on aika tehdä muutos.
3. Hajautetut sosiaalisen median alustat. Tämä voi olla haaste keskitetysti omistetuille sosiaalisen median sivustoille (tai sosiaalisen median suurille toimijoille). Perinteisesti sosiaalisen median yrityksen omistaja on määrittänyt tilanteen, mutta vuonna 2023 pienemmät, hajautetut sosiaalisen median alustat asettavat käyttäjän entistä vaikutusvaltaisempaan asemaan.

Tämä voi pakottaa vanhemmat, suuremmat yritykset ottamaan huomioon asiakkaiden toiveet ja tarpeet, ja se voi johtaa uusiin sääntöihin.

Miten ylläpitää sääntöjenmukaisuutta sosiaalisessa mediassa

(Vapaasti käytettävissä oleva kuva on peräisin Pexelsistä)

Suorita riskinarviointi

Vaikka riskinarviointi ei ehkäise kaikkia mahdollisia tapahtumia, se auttaa sinua ennakoimaan, mitä voi tapahtua, mitä riskejä yrityksellesi aiheutuu ja mitä voit tehdä niiden ehkäisemiseksi ja lieventämiseksi.

Ymmärrä toimialasi määräykset.

Suuremmilla säännellyillä toimialoilla on todennäköisesti sisäisiä compliance-asiantuntijoita, joiden pitäisi pystyä vastaamaan kaikkiin compliance-kysymyksiin, joten on tärkeää, että markkinointitiimit tekevät tiivistä yhteistyötä compliance-asiantuntijoiden kanssa.

Valvo, kuka voi käyttää sosiaalisen median tilejä

Sääntöjen noudattamisen kannalta on tärkeää valvoa, kuka voi käyttää yrityksen sosiaalisen median tilejä ja julkaista niihin viestejä. Tiimin jäsenet tarvitsevat oikeanlaista koulutusta sosiaaliseen mediaan pääsemiseksi, ja saattaa olla, että tiimin vanhempi johtaja tarkistaa kaiken median ennen julkaisemista varmistaakseen laadun, tarkkuuden ja tietenkin sääntöjenmukaisuuden. Salasanan antaminen useille tiimin jäsenille luo tarpeettoman riskin tahattomista tai ilkivaltaisista rikkomuksista.

Ohjelmistot, joiden avulla voit hallita kaikkea sosiaalista mediaa yhdessä paikassa, voivat auttaa tässä. Voit käyttää tikettien jakojärjestelmää, jotta kyselyt voidaan lähettää oikealle tiimin moderaattorille.

Seuraa tilejä

Alastasi riippuen tämä voi tarkoittaa, että vastaat kommentteihin ja suoriin viesteihin tietyn ajan kuluessa. Voi olla, että sinulla on velvollisuus ilmoittaa kommenteista sääntely- tai hallintoelimelle. Saatat jopa olla vastuussa muiden jättämistä kommenteista, jos ne ovat harhaanjohtavia. Esimerkiksi väärennetyn suosittelun hyväksyminen ja sen jättäminen sosiaalisen median sivullesi tietäen, että se johtaa yleisöä harhaan.

Pidä silmällä kopiosivustoja. Ne voivat olla seuraajiesi keräämiseksi perustettuja huijaussivustoja, fanisivustoja, joiden tarkoitus ei ole olla pahansuopia, tai sivustoja, joiden tarkoituksena on aiheuttaa vahinkoa. Jäljitelmäsivusto voi joka tapauksessa tahallaan tai tahattomasti rikkoa sääntöjen noudattamista ja vahingoittaa mainettasi.

Varmista, että freelance- tai ulkopuoliset toimistot, kuten myyjät, eivät esitä liioiteltuja tai vääriä väitteitä sosiaalisen median tileilläsi. Ulkopuolisille toimistoille on tiedotettava kaikista määräyksistä, joita alasi on noudatettava.

Arkistoi kaikki

Sinun on arkistoitava kaikki sosiaalisen median viestintä, jos toimit säännellyllä alalla. Voit ostaa erikoisohjelmiston, kuten automaattisen sosiaalisen median vaatimustenmukaisuuden tarkistusohjelman, joka tekee tämän puolestasi.

Pidä henkilöstön koulutus säännöllisenä ja ajan tasalla

Jotta käyttäjät pysyisivät sitoutuneina, sosiaalisen median ominaisuuksia päivitetään koko ajan, ja näin ollen myös säännöksiä päivitetään. Se, mikä oli hyväksyttävää viime vuonna, ei välttämättä ole enää sitä, joten on tärkeää pysyä ajan tasalla kaikista muutoksista.

Suurin vuonna 2023 odotettavissa oleva muutos on tekoälyn kasvu. Automaattinen tekstitys ja loukkaavien kommenttien suodattaminen on jo otettu käyttöön, ja tässä kohtaa sinun on oltava varovainen. Automaattinen tekstitys ei aina osu oikeaan, joten muista tarkistaa teksti kahdesti ennen julkaisemista.

ajantasaiset sosiaalisen median toimintaperiaatteet

Viitepisteen tulisi olla suunniteltu niin, että se on merkityksellinen toimialallesi ja sisältää kaikki säädökset. Ne vaihtelevat toimialoittain, mutta niiden tulisi sisältää seuraavat osatekijät:

• Sosiaalisen median politiikka. Tämä sisältää ohjeet, säännöt ja määräykset ja tiedottaa käyttäjille, miten toimia sääntöjen mukaisesti.
• Hyväksyttävää käyttöä koskeva politiikka. Siinä kerrotaan käyttäjille ja faneille, miten kanssasi voi toimia hyväksyttävällä tavalla.
• Tietosuojakäytäntö. Siinä kerrotaan käyttäjille, miten heidän tietojaan säilytetään, kerätään ja käytetään.
• Vaikuttajien noudattamista koskeva politiikka (tarvittaessa). Vaikuttajat eivät välttämättä ole yhtä tietoisia sääntöjen noudattamisesta kuin sinä, varsinkaan toimialaan liittyvistä sääntöjen noudattamisesta. Vaatimustenmukaisuussäännökset otetaan käyttöön vuonna 2023, ja sinun on pysyttävä ajan tasalla. Ole varovainen, jos luotat kolmannen osapuolen tietosuojatyökaluihin, sillä ne eivät välttämättä ole tarpeeksi ajantasaisia alueellasi.

Täydellinen avoimuus

Kerro käyttäjille, milloin kolmansille osapuolille maksetaan tai maksetaan korvausta tuotteesi tai palvelusi mainostamisesta. Samoin työntekijöiden, jotka julkaisevat yrityksen viestejä yksityisillä tileillään, tulisi ilmoittaa, keitä he ovat.

Hieno asiakaspalvelutiimi

Jos olet onnekas, että sinulla on suuri seuraajamäärä sosiaalisessa mediassa, sinua tulvivat todennäköisesti kyselyt, valitukset ja viestit apua tarvitsevilta ihmisiltä. On tärkeää, että takanasi on hyvä tiimi, joka hoitaa viestintäpuolen kohteliaasti ja ammattimaisesti.

Toisaalta olet tehnyt voitavasi, mutta et voi ennustaa kaikkia sosiaalisen median sääntöjen noudattamista koskevia rikkomuksia. Jos ongelmia ilmenee, on tärkeää, että asiakaspalvelutiimilläsi on hyvät valmiudet käsitellä tehokkaasti kaikki sääntelyn rikkomukset.

Hyvä asiakaspalvelutiimi voi olla yrityksen sisällä, mutta asiakaspalvelutiimin ulkoistaminen voi olla kustannustehokkaampi tapa ja vähentää sääntöjen noudattamiseen liittyvää riskiä.

Lopulliset ajatukset

Sosiaalisen median sääntöjen noudattaminen on jatkuva prosessi. Ei riitä, että se tehdään ja unohdetaan. Sinun on seurattava sääntöihin, asetuksiin, lakeihin ja ohjelmistojen ominaisuuksiin tehtyjä muutoksia, jotta pysyt sääntöjen mukaisena. Koska vuoden 2023 odotetaan tuovan suuria muutoksia sosiaaliseen mediaan, se voi merkitä säännönmukaisuussääntöjen mullistusta.

Jos haluat pysyä kärjessä, suunnittele etukäteen. Varo muutoksia ja ole valmis toteuttamaan muutoksia käytäntöihisi ja toimintatapoihisi.