7 Parhaat SaaS Spend Management -alustat vuonna 2023

Intro

Tiesitkö, että ohjelmistokulut ovat organisaation kolmanneksi suurimmat kulut työntekijöiden ja toimistovuokrien jälkeen?

Kyllä, SaaS-sovellukset ovat helpompia hankkia, toisin kuin perinteiset sovellukset. Kuka tahansa, jolla on käytössään yrityksen luottokortti, voi ostaa SaaS-sovelluksen ilman IT- tai taloushallinnon hyväksyntää.

Tämä hallitsematon rahankäyttö, jota kutsutaan teknisesti "varjo-IT:ksi", lisää ilmaisten ja hyväksymättömien sovellusten määrää SaaS-portfoliossasi. IT- ja taloushallinnon tiimeiltä piilossa olevat sovellukset voivat johtaa uusimatta jääneisiin uusintoihin ja pahimmassa tapauksessa myös tietomurtoihin.

Tässä kohtaa SaaS-kulujenhallinta-alustat tulevat kuvaan mukaan. Tässä blogikirjoituksessa tutustutaan seitsemään nykyisin saatavilla olevaan alustaan ja keskustellaan tällaisten ohjelmistojen käytön eduista.

Mikä on SaaS-kulujenhallintajärjestelmä?

SaaS-menojenhallinta-alusta on ohjelmistoratkaisu, joka on suunniteltu optimoimaan ja virtaviivaistamaan SaaS-sovellusten hankinta-, meno- ja kulujenhallintaprosesseja.

Se voidaan integroida talous-, SSO- ja HRIS-järjestelmiin, jolloin yritykset saavat kattavan näkyvyyden SaaS-menoihinsa ja varjotietotekniikkaan ja voivat valvoa kustannuksia tehokkaasti.

IT- ja HR-tiimit voivat käyttää SaaS-menojenhallinta-alustan tarjoamaa näkyvyyttä tunnistamaan varjo-IT:n ja poistamaan päällekkäiset sovellukset. Näissä työkaluissa on myös reaaliaikaisia muistutuksia ja työnkulkuja, jotka estävät automaattiset uusinnat ja auttavat tiimiäsi uusimaan SaaS-sopimuksen ajoissa.

SaaS-menojen kasvu, joka johtuu esimerkiksi uusimatta jääneistä uusimisista tai varjotietotekniikasta, vaikuttaa budjetointipäätöksiin ja tuloihin, jos sitä ei valvota. Tarkastellaan siis parhaita SaaS-menojen hallintatyökaluja, joiden avulla voit optimoida SaaS-menosi.

Top 7 SaaS-menojenhallinta-alustaa

CloudEagle

CloudEagle johtaa, sillä se on yksi tämän luettelon kattavimmista kulujenhallinta-alustoista. Sen laajat sovellusten hallinta-, kustannusoptimointi-, hankinta- ja toimittajahallintaominaisuudet sekä käyttäjäystävällinen käyttöliittymä ovat tehneet siitä pk-yritysten ja yritysten ensisijaisen alustan.

CloudEagle voi integroitua sisäisiin SSO-, talous- ja HRIS-järjestelmiin. Näin saat 100-prosenttisen näkyvyyden SaaS-pinoosi, voit seurata sovellusten käyttöä, tunnistaa alikäytetyt ja päällekkäiset sovellukset ja pitää varjotietotekniikan kurissa.

Alusta tarjoaa myös automatisoituja työnkulkuja , jotka tehostavat hankintaprosessia ja uusimisia ja säästävät tiimiltäsi arvokasta aikaa ja vaivaa. CloudEaglen avulla sopimusten ja laskujen hallinnoinnista tulee helppoa, sillä voit tallentaa ne yhteen paikkaan ja seurata niitä helposti.

CloudEaglen SaaS-asiantuntijat auttavat sinua löytämään oikean ohjelmiston ja neuvottelevat puolestasi oikean ohjelmiston ostamisesta oikeaan hintaan. Lisäksi CloudEagle on erinomainen uudistusten seurannassa. Se lähettää muistutukset Slackin ja sähköpostin kautta 90 päivää ennen uusimisajan päättymistä ja eskaloi ne eri sidosryhmille, kunnes sopimus on uusittu.

Ominaisuudet

• Sovellusten näkyvyys ja tarkat käyttötiedot
• Automatisoitu käyttäjien käyttöönotto ja käytöstä poisto
• Hankintojen ja uudistusten työnkulut
• Slack-ilmoitukset hankintoja ja uudistuksia varten
• Avustetut ostopalvelut
• Tekoälyllä toimiva myyjien suosittelumoottori
• Lisenssien ja sopimusten hallinta
• Mukautetut raportit.

Hinnoittelu

Aloituspaketin hinta on 1000 dollaria kuukaudessa.

Finly

Finly on kehittynyt pilvipohjainen taloushallintoratkaisu, joka on rakennettu seuraamaan ja hallitsemaan käyttäjien ja toimintojen aiheuttamia menoja ja kuluja organisaatiossa. Finlyn hieno puoli on se, että se pystyy seuraamaan ja käsittelemään kaikkia kuluja, olivatpa ne sitten paperisia kuitteja tai digitaalisia tallenteita.

Finly on varustettu optisella merkintunnistustekniikalla (OCR), jonka avulla työkalu poimii kuiteista olennaiset tiedot, kuten päivämäärän, myyjän tiedot ja käytetyn summan. Nämä tiedot käsitellään sen jälkeen kattavien kuluraporttien automaattiseksi luomiseksi.

Nämä raportit lähetetään sitten esimiehille tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi. Kun ne on hyväksytty, ne siirretään taloushallinnon tiimille korvausta varten, mikä varmistaa työntekijöiden kulujen oikea-aikaisen ja täsmällisen käsittelyn.

Jos SaaS-pinossasi on päällekkäisiä sovelluksia, jotka johtuvat varjo-IT:stä, Finly voi auttaa sinua löytämään sovelluksen ostajan analysoimalla kuitit tai laskut. Käyttämällä Finlyn kaltaisia taloushallintatyökaluja organisaatiot voivat parantaa varjohankintojen vastuullisuutta ja toteuttaa toimenpiteitä niiden toistumisen estämiseksi.

Ominaisuudet

• Automatisoidut työnkulut
• Toiminnan ja kulujen seuranta
• Korvausten hallinnointi
• Automatisoi sopimusmaksut
• Hallitse ostotilausten maksuja
• Talousarvion valvontajärjestelmä
• Yritysten luottokorttimaksujen hallinta

Hinnoittelu

Tarjolla on kolme hinnoittelutasoa: Pieni yritys, Nopeasti kasvava yritys ja Enterprise. Minkä tyyppinen yritys olet? Oletko nopeasti kasvava startup-yritys? Voit ottaa yhteyttä Finlyn tiimiin saadaksesi lisätietoja hinnoittelusta.

Ramppi

Toisin kuin muut tämän luettelon alustat, Ramp tarjoaa ainutlaatuisen ratkaisun, joka estää työntekijöitä ostamasta SaaS-sovelluksia ilman IT-yksikön hyväksyntää: Rampin yrityskortti.

Miten yrityskortti voi estää työntekijöitä tekemästä varjo-ostoksia?

Nämä kortit voidaan konfiguroida eri tavoin. Voit esimerkiksi määrittää kortille tietyn budjetin, joka estää tiimejä käyttämästä liikaa rahaa, ja voit myös rajoittaa näiden korttien kuluja, jotta kulut pysyvät optimaalisena.

Rampin käyntikorttien avulla SaaS-budjetoinnista tulee vaivatonta, sillä jokaiselle osastolle voidaan määrittää oma yrityskortti, jolla on ennalta määritetty budjetti, joka on räätälöity niiden tarpeisiin. Tämä lähestymistapa lisää vastuuvelvollisuutta ja estää varjostetut hankinnat.

Käyntikorttien lisäksi Ramp on myös vankka kulujenhallinta- ja toimittajahallintajärjestelmä. Se yksinkertaistaa maksuprosesseja keräämällä ja todentamalla kuitit tarkasti ja varmistaa saumattoman käyttökokemuksen käyttäjille.

Ominaisuudet

• Myyjien ja kulujen hallinta
• Aseta liikekorttien käyttörajat
• Musta lista myyjistä estääksesi ei-toivotut ostot
• Estä myyjiä veloittamasta enemmän automaattisten uusimisten aikana.
• Kohdista tapahtumat oikealle myyjälle
• Ennalta määritellyt hyväksyntätyönkulut hankintoja varten
• Keskitä kaikki työntekijän ja SaaS-kulut, jotta niiden hallinta on helppoa.

Hinnoittelu

Ilmainen kokeiluversio on saatavilla. Sinun on otettava yhteyttä tiimiin saadaksesi lisätietoja hinnoittelusta.

Spendesk

Spendesk on intuitiivinen kulujenhallintaratkaisu, joka auttaa yrityksiä hallinnoimaan käyttäjä- ja sovelluskulujaan tehokkaasti. Se tarjoaa erilaisia dynaamisia ominaisuuksia, kuten kulujen automatisointia, virtuaalikortteja, laskujen täsmäytystä OCR:llä jne., jotka tehostavat kulujen hallintaa.

Sen avulla yritykset voivat automatisoida toistuvia kuluja, vähentää manuaalista työtä, säästää aikaa ja lisätä tiimin tuottavuutta. Tämä automaatio-ominaisuus virtaviivaistaa kulujenhallintaprosessia ja varmistaa johdonmukaisuuden.

Optisen merkintunnistuksen (OCR) avulla Spendesk voi automaattisesti verrata laskuja ja kulukorvausvaatimuksia. Tämä auttaa suhteuttamaan menot tarkasti asiaankuuluviin laskuihin ja yksinkertaistaa täsmäytysprosessia.

Rampin tavoin Spendesk tarjoaa myös kertakäyttöisiä virtuaalisia luottokortteja, joita voidaan käyttää organisaation sisäisiin turvallisiin verkko-ostoksiin. Näihin kortteihin voidaan määrittää käyttörajat ja ennalta määritetyt budjetit, jotta käyttäjät eivät tuhlaa liikaa rahaa tuotteisiin ja palveluihin.

Ominaisuudet

• Virtuaaliset kortit ja asiakkaiden maksukortit
• Talousarvion valvonta korteissa
• Seuraa rahoitus- ja kirjanpitotapahtumia reaaliaikaisesti
• Luo ennalta määritellyt käyttösäännöt
• Hallitse sovellusten tilauksia helposti
• Kulukorvaukset.

Hinnoittelu

Voit saada tiimiltä räätälöidyn tarjouksen, joka perustuu vaatimuksiisi.

Payhawk

Seuraavaksi parhaiden SaaS-menojenhallintaohjelmistojen listalla on Payhawk, joka yhdistää yrityskortit, usean yrityksen hallinnan, kulujenhallinnan ja maksuliikenteen yhdeksi alustaksi.

Tämä yhtenäinen ratkaisu parantaa kassavirran näkyvyyttä, optimoi menoja ja yksinkertaistaa konserninlaajuista suunnittelua, minkä ansiosta yritykset voivat käyttää tehokasta ja virtaviivaista lähestymistapaa talousprosessiensa hallinnointiin.

Yrityskorteissa on menojenhallintaominaisuuksia, kuten käyttörajat, käytännöt ja säännöt, joiden avulla voidaan määrittää budjetit ja valvoa yksilöllisiä ja tiimikohtaisia menoja. Voit seurata käyttöä reaaliajassa ja jäädyttää kortin ja muut maksutapahtumat, kun käyttäjät ovat mukana varjo-ostoksissa.

Payhawk-korttien paras puoli on se, että sinun ei tarvitse hallita yksittäisiä kortteja. Tilin automatisointiominaisuuden avulla voit seurata ja hallita kortteja irtotavarana. Voit asettaa budjetti- ja käyttösäännöt ja soveltaa niitä koko osastoon yhdellä napsautuksella.

Ominaisuudet

• Ennakoiva budjetin ja menojen valvonta
• Massakorttien hallinta
• Luo kortteja jaetuilla, ennalta määritellyillä budjeteilla.
• Kulujen hallinta
• Hyväksyntätyönkulut ovat käytettävissä
• Payhawk-mobiilisovellus on saatavilla

Hinnoittelu

• Premium-kortit - 199 €/vko
• All-in-one-kulutus - 299 €/vko
• Enterprise - Mukautettu tarjous vaatimusten mukaan

Expensify

Expensify on pilvipohjainen liiketoiminnan kulujenhallintajärjestelmä, joka hoitaa kulujen ja tapahtumien hallinnan reaaliaikaisen tietojenkäsittelyn avulla.

Se tarjoaa useita ominaisuuksia, joilla voidaan tehostaa kulujen seurantaa, analysoida käyttäjien kulutustottumuksia, hallita toimittajasuhteita, luoda vankka budjettisuunnitelma, hallita kuitteja ja hallita korvausprosesseja.

Expensify tarjoaa myös yritysluottokortteja, jotka auttavat taloushallinnon tiimejä valvomaan ja hallinnoimaan kulujaan tehokkaasti. Voit asettaa kullekin kortille älykkäitä rajoja menojen valvomiseksi. Kun raja saavutetaan, kortti kytkeytyy pois päältä, kunnes edelliset kulut on hyväksytty.

Voit luoda älykkäitä, kattavia kuluraportteja kokoamalla yksilöllisiä ja ryhmäkuluja mukautettavalla muotoilulla. Voit jakaa näitä raportteja kollegoiden, esimiesten tai kirjanpito-osastojen kanssa yhteistyötä varten ja älykkäiden päätösten helpottamiseksi.

Ominaisuudet

• Vaatimustenmukaisuuden valvontaan tarkoitettu huijareiden havaitsemisjärjestelmä
• Kulujen ja laskujen hallinta
• Keskitetyt matkajärjestelyt ja henkilökohtaiset maksut
• Kehittyneet automatisoidut työnkulut ja integraatiot
• Ensisijainen tuki
• Kuitin skannaussovellus.

Hinnoittelu

• Saatavilla on ilmainen versio, jossa on rajoitetut ominaisuudet
• Collect-paketin hinta on 5 dollaria/käyttäjä/kuukausi Expensify-kortilla.
• Valvontasuunnitelman hinta on 9 dollaria/käyttäjä/kuukausi Expensify-kortilla.

Spendflo

Spendflo on kokonaisvaltainen SaaS-hallinta- ja kulujenhallinta-alusta, jossa on monia ominaisuuksia koko SaaS-elinkaaren hallintaan sovellusten hallinnasta hankintoihin ja kulujenhallintaan.

Nopeuta SaaS-ostoprosessia automatisoimalla hyväksymisprosessit. Käytä vähemmän manuaalisia työtunteja ja anna tiimisi keskittyä strategisempiin tehtäviin SaaS-menojen hallinnoimiseksi.

Spendflo voi integroitua saumattomasti sisäisiin SSO- ja talousjärjestelmiin kulutustietojen seuraamiseksi. Saat 360 asteen näkymän siitä, kuinka paljon tiimisi käyttää rahaa kuhunkin sovellukseen. Vertaile suunniteltuja menoja todellisiin menoihin ja laske, missä olet käyttänyt liian vähän ja missä liikaa. Tämä auttaa sinua suunnittelemaan budjettisi tehokkaasti.

Analysoi kunkin sovelluksen käyttötiedot, tunnista vajaakäytössä olevat lisenssit ja mitoita ne oikein, jotta voit lisätä SaaS-säästöjäsi, mikä vaikuttaa merkittävästi tulokseen.

Ominaisuudet

• Hakemusten ja sopimusten hallinta yhdestä paikasta
• Kulutusanalytiikka ja tarkka käytön seuranta
• Automatisoidut hyväksyntätyönkulut ja avustettu ostaminen
• Myyjän riskinarviointi
• Tuntemustutkimuksen tekeminen
• Hallitse salkkua, kuluja ja turvallisuutta yhdeltä alustalta.

Hinnoittelu

Aloituspaketin hinta on 2 500 dollaria kuukaudessa (laskutetaan vuosittain), ja hinta nousee vuosittaisen kulutuksen mukaan.

Kulujenhallintaohjelmiston käytön edut

SaaS-menojenhallinta-alustan käyttöönotto voi tuoda yrityksellesi monia etuja. Seuraavassa on joitakin keskeisiä etuja:

Kustannusten optimointi

Kulujenhallinta-alusta auttaa sinua saamaan näkyvyyttä SaaS-menoihin SSO- ja taloushallinnon integraatioiden avulla, minkä ansiosta voit tunnistaa tarpeettomat lisenssit ja poistaa tarpeettomat palvelut, mikä johtaa merkittäviin kustannussäästöihin.

Näkyvyys ja keskitetty seuranta

Kulujenhallinta-alustan avulla saat lintuperspektiivistä näkymän koko SaaS-pinostasi ja voit koota kaikki SaaS-sovelluksesi yhteen paikkaan, mikä mahdollistaa helpon seurannan, valvonnan ja hallinnan. Täydellinen näkyvyys estää varjotietotekniikan, päällekkäisyyksien ja turhien sovellusten syntymisen ja varmistaa yrityksen käytäntöjen noudattamisen.

Virtaviivaistetut työnkulut

Kulujenhallintaohjelmisto voi automatisoida toistuvia tehtäviä, kuten laskujen käsittelyä, kulujen seurantaa ja hyväksyntätyönkulkuja, mikä vähentää manuaalista työtä ja lisää tuottavuutta.

Käytön seuranta

Kulujenhallintaohjelmiston integrointiominaisuuksien ansiosta voit seurata sovellusten käyttöä reaaliajassa. Tunnista käyttämättömät ja vajaakäytössä olevat sovellukset ja tee tarvittavat optimoinnit menojen hallitsemiseksi.

Sopimuksen ja uusimisen hallinta

Nämä alustat tarjoavat kattavat omaisuudenhallintaominaisuudet, joiden avulla voit seurata sopimusehtoja, automatisoida uusimisia ja neuvotella parempia sopimuksia toimittajien kanssa avustettujen ostajien avulla.

Päätelmä

Siinä seitsemän parasta SaaS-kulujenhallinta-alustaa, joita kannattaa etsiä vuonna 2023. Ohjelmistomenoista on tullut hallitsematon taakka taloushallinnon tiimeille, koska koko SaaS-portfolion hallintaan ei ole kehittynyttä järjestelmää.

Voit käyttää CloudEaglen ja Spendflon kaltaisia alustoja parempaan SaaS-hallintaan ja kulujenhallintaprosesseihin. Saat täydellisen näkyvyyden siitä, mitä tiimisi käyttävät ja mihin ne käyttävät, ja voit tehdä tarvittavat optimointipäätökset SaaS-säästöjen lisäämiseksi.

Rampin ja Expensifyn kaltaiset alustat tarjoavat yritysten virtuaalisia luottokortteja, joiden avulla voit valvoa tiimisi kulutustottumuksia ja pitää menot hyvin budjetin rajoissa.

Mikä on sinun valintasi?