6 älykästä tapaa parantaa yrityksesi toiminnan tehokkuutta

Intro

Yrityksen pyörittäminen ei ole heikkohermoisille. Useimmat meistä ovat kokeneet hetkiä, jolloin asiat tuntuvat tarpeettoman kaoottisilta: sähköpostiviestejä, jotka eivät koskaan lopu, kokouksia, jotka olisi voitu pitää sähköpostitse, tai tehtäviä, jotka tuntuvat syövän aikaa tuottamatta juurikaan lisäarvoa.

Jos tämä kuulostaa tutulta, et ole yksin. Toiminnan tehottomuus on kuin laivan piilovuotoja - ne voivat aluksi vaikuttaa pieniltä, mutta ajan mittaan ne upottavat tuottavuutesi.

Hyvä uutinen on se, että näiden ongelmien korjaamiseen ei tarvita täydellistä liiketoiminnan uudistamista. Seuraavassa on kuusi strategiaa, joilla saat yrityksesi toimimaan kuin hyvin öljytty kone.

1. Tehosta työnkulkuasi automaation avulla

Tämä on epämiellyttävä totuus: useimmat yritykset tuhlaavat viikoittain tunteja tehtäviin, jotka voitaisiin helposti automatisoida. Ajattele raportteja, joita laadit joka perjantai, tai toistuvia sähköpostivastauksia, joita tiimisi lähettää. Entä jos ohjelmistot voisivat hoitaa ne puolestasi?

Tutustu Zapierinkaltaisiin työkaluihin - seyhdistää sovelluksesi ja automatisoi työnkulkuja ilman koodausta. Voit esimerkiksi luoda järjestelmän, jossa aina kun asiakas täyttää lomakkeen verkkosivustollasi, hänen tietonsa lisätään automaattisesti CRM:ään. Tämä säästää aikaa ja vähentää myös inhimillisten virheiden todennäköisyyttä.

2. Viestinnän pullonkaulojen korjaaminen

Olemme kaikki kokeneet sen: kokoukset, jotka venyvät ilman tarkoitusta, loputtomat Slack-ilmoitukset ja tärkeät päivitykset, jotka on haudattu sähköpostivuoren alle.

Avain tämän ongelman voittamiseen on selkeiden viestintäsääntöjen asettaminen. Käytetään Slackia WhatsAppin sijasta reaaliaikaiseen keskusteluun. Kaikki syvällisempää pohdintaa vaativat asiat voi laittaa sähköpostiin. Pidä kokoukset 15 minuutin mittaisina ja määrittele asialista. Jos joku tarvitsee enemmän aikaa, anna hänen sopia jatkotoimenpiteet.

Toinen peliä muuttava tekijä ovat Loomin kaltaiset asynkroniset viestintätyökalut, joiden avulla voit nauhoittaa videoviestejä sen sijaan, että suunnittelisit uuden kokouksen. Kun ihmisillä on aikaa sulatella tietoa omilla ehdoillaan, he tekevät parempia päätöksiä.

3. Anna tietojen ohjata päätöksiäsi

Tiedätkö sen vaiston, johon joskus luotat päätöstä tehdessäsi? Se on hyödyllistä, mutta se voi viedä sinut vain tiettyyn pisteeseen. Jos haluat parantaa tehokkuutta, valintojesi tueksi tarvitaan tietoja.

Aloita yksinkertaisesti. Jos et vielä käytä Google Data Studion tai Power BI:n kaltaista työkalua, on aika harkita sitä. Jopa pienten mittareiden, kuten asiakkaiden vastausaikojen tai verkkosivujen hyppyprosenttien, seuraaminen voi tarjota tietoa, jota et tiennyt tarvitsevasi.

4. Investoi tiimisi kasvuun

Vaihdetaanpa hetkeksi vaihteita. Oletko koskaan työskennellyt työpaikassa, jossa ei ole panostettu kehitykseesi? Eikö se tunnukin pysähtyneeltä? Sama pätee tiimiisi. Jos työntekijäsi eivät tunne saavansa tukea tai haasteita, toimintasi tehokkuus kärsii.

Täydennyskoulutuksen ei tarvitse olla kallista. Courseran ja Udemyn kaltaiset alustat tarjoavat kohtuuhintaisia kursseja kaikesta projektinhallinnasta koodaukseen.

Mieti tätä: mitä jos kannustaisit osastojen väliseen koulutukseen? Markkinointiasiantuntija, joka ymmärtää peruskoodausta, voisi kommunikoida paremmin kehitystiimin kanssa ja päinvastoin. Oppimiskulttuurin luominen kannattaa aina.

5. Lean-ajattelun omaksuminen

Termiä "lean" käytetään paljon, mutta pohjimmiltaan kyse on yhdestä asiasta: hukan vähentämisestä. Hävikki ei tarkoita vain fyysisiä resursseja, vaan myös hukkaan heitettyä aikaa ja vaivaa.

Yksi yksinkertainen harjoitus, jota voit kokeilla huomenna, on "jätetarkastus". Kokoa tiimisi ja kartoita prosessisi vaihe vaiheelta. Kysy heiltä: Missä asioissa asiat tuntuvat hitailta tai tarpeettomilta? Siirtyminen pilvipohjaiseen työkaluun ratkaisi ongelman välittömästi.

Lean-periaatteiden ei tarvitse olla ylivoimaisia. Aloita pienestä tunnistamalla yksi tehoton prosessi, paranna sitä ja siirry seuraavaan. Ajan mittaan nämä pienet muutokset johtavat suuriin parannuksiin.

6. Pysy kärjessä vaatimustenmukaisuuden ja riskienhallinnan suhteen

Moni ei ajattele tehokkuudesta keskustellessaan, että se on sääntöjen noudattaminen. Säännökset saattavat tuntua byrokratialta, mutta niiden huomiotta jättäminen voi johtaa kalliisiin sakkoihin, maineen vahingoittumiseen ja toiminnalliseen kaaokseen.

Esimerkiksi AML- ja KYC-vaatimustenmukaisuus (rahanpesun torjunta ja asiakkaan tunteminen) on olennaisen tärkeää rahoitus- ja teknologiateollisuudessa. Vaatimustenmukaisuuden tarkastusten automatisointi Fenergon kaltaisten alustojen avulla säästää aikaa ja varmistaa myös tarkkuuden. Se on kuin turvaverkko, jonka avulla voit keskittyä kasvuun huolehtimatta siitä, ettet joudu säännösten vastaisesti toimimaan.

Tutustu ajoissa toimialasi vaatimustenmukaisuusvaatimuksiin. Näiden prosessien automatisointi ei ole vain riskien välttämistä, vaan antaa tiimillesi mielenrauhaa työskennellä tehokkaammin.

Pakkaaminen

Toiminnallinen tehokkuus ei tarkoita kovempaa työskentelyä, vaan älykkäämpää työskentelyä. Keskittymällä automaatioon, parempaan viestintään, tietoon perustuviin päätöksiin, työntekijöiden kehittämiseen, kevyisiin käytäntöihin ja sääntöjen noudattamiseen voit rakentaa yrityksen, joka on paitsi tuottava myös joustava.

Muista, että nämä muutokset eivät tapahdu yhdessä yössä. Valitse yksi strategia, johon keskityt tässä kuussa, ja rakenna siitä eteenpäin. Tehokkuus on loppujen lopuksi matka, ei päämäärä.