5 tehokasta sisäisen viestinnän työkalua, joilla voit parantaa yrityksesi työnkulkua

Intro

Startup-yrityksen pyörittäminen ilman vankkaa viestintäjärjestelmää osastojen ja tiimin jäsenten välillä voi olla kaoottista.

Se on kuin orkesteri ilman kapellimestaria. Jokainen soittaa instrumenttiaan, mutta ääni ei ole harmoninen.

Jotta projektit saadaan valmiiksi ajallaan, tarvitaan viestintäjärjestelmä, joka pitää kaikki synkronissa. Helpoin tapa tehdä tämä on käyttää sisäistä viestintävälinettä.

Useimmat sisäisen viestinnän työkalut pystyvät hoitamaan esimerkiksi tekstiviestit, videoneuvottelut ja projektiaikataulut.

Silti voi olla vaikeaa valita internetin eri vaihtoehtojen joukosta.

Siksi päätimme koota yhteen viisi mielestämme parasta sisäisen viestinnän välinettä, joita sinun ja tiimisi jäsenten tulisi harkita.

Pikaviestisovellus: Slack

Slack on yrityksille tarkoitettu viestisovellus, joka yhdistää ihmiset tarvitsemiinsa tietoihin.

"Kanaviksi" kutsutun organisoidun tilan avulla tiimisi pääsee käsiksi mihin tahansa tarvittavaan tietoon sijainnista, aikavyöhykkeestä ja sopivasta ajankohdasta riippumatta.

Näin ollen oikeiden päätösten tekeminen on helppoa meneillään olevan hankkeen kiinnittämiseksi.

Sen käyttöliittymä on helppokäyttöinen, mikä auttaa ensikertalaisia tutustumaan alustaan nopeasti.

Slack-käyttäjät voivat jakaa tiedostoja ja soittaa ääni- ja videopuheluita, mikä tekee siitä mahtavan sisäisen viestinnän välineen.

Sen avulla voit myös integroida ohjelmistoja ja omia sovelluksia suoraan Slackiin. Se auttaa sinua ja tiimiäsi säästämään aikaa ja siirtymään tehtävästä toiseen.

Hinnoittelu:

Ilmaispaketti, jossa on rajoitetut ominaisuudet

Business Plus Plan: 12,50 dollaria/kk

Enterprise Grid (ota yhteyttä myyntiin)

Tiimiviestintää tukevat ominaisuudet

• Kanavat: Slack auttaa sinua luomaan tilan, jossa voit viestiä tiimisi jäsenten kanssa yhdestä asiasta, jotta kaikki ovat samalla sivulla.

Plussaa: Voit luoda kanavia tietyille aiheille, tiimeille tai projekteille, jotta keskustelut pysyvät järjestyksessä ja helposti saatavilla. Kanavat voivat olla joko julkisia tai yksityisiä.

Miinukset: Slackissa on lukuisia tapoja ilmoittaa, kun sinulla on uusi viesti (uusia viestejä), mikä aiheuttaa sen, että näet, mitä tapahtuu.

• Suorat viestit: Tämä on pienempi keskustelu Slackissa, joka tapahtuu kanavien ulkopuolella.

Hyvät puolet: Joidenkin keskustelujen ei ole tarkoitus olla yleisiä. Voit liukua suoraan heidän DM:äänsä ja lähettää yksityisviestejä tiimin jäsenille kahdenkeskisiä keskusteluja varten.

Miinukset: Viestihistoria hautautuu.

• Tiedostojen jakaminen: Voit jakaa asiakirjoja, kuvia, videoita ja muita tiedostoja suoraan Slack-keskusteluissa.

Hyvät puolet: Sen avulla on helppo jakaa ja tehdä yhteistyötä reaaliajassa. Tämä on hienoa silloin, kun tarvitset välitöntä vastausta määräajasta.

Miinukset: Tiedostojen tallennustilaa on vähän, koska saat vain niin paljon tallennustilaa kuin maksat yrityksenä. Slack poistaa tiedostoja hitaasti ajan myötä.

• Integraatiot: Slack on mahdollistanut työntekijöiden tehokkaan työskentelyn muiden ohjelmistojen kanssa.

Plussaa: Slack voidaan yhdistää muihin sovelluksiin tai ohjelmistoihin (esim. Google Drive, Trello ja GitHub) tietojen keskittämiseksi ja prosessien automatisoimiseksi.

Miinukset: Koska Slackissa on niin paljon ominaisuuksia ja integraatioita, se voi olla uusille käyttäjille ylivoimainen. Kaikkiin ominaisuuksiin tottuminen ja niiden tehokkaan käytön opettelu voi viedä aikaa.

• Video- ja äänipuhelut: Slackin avulla voit käydä reaaliaikaisia keskusteluja tiimisi jäsenten kanssa video- ja äänipuheluiden avulla, jotta saat työt tehtyä.

Plussaa: Helppokäyttöinen.

Miinukset: Kun käyttäjä soittaa video- tai äänipuheluita Slackin sisällä, hän saattaa huomata, että puhelun vastaanottajan vastaukset ovat hitaita.

Intranet-alusta: SharePoint

Microsoft SharePoint tarjoaa helpon tavan tehdä yhteistyötä ja jakaa tietoa tiimisi kanssa.

SharePointia käyttää yli 190 miljoonaa ihmistä eri puolilla maailmaa, ja se muuttaa tapaa, jolla tiimisi pitää yhteyttä, kommunikoida ja tehdä yhteistyötä.

Microsoft SharePoint on verkkopohjainen yhteistyö- ja asiakirjahallinta-alusta, joka toimii eri sovellusten kanssa asiakirjojen tallentamiseksi ja tietojen välittämiseksi koko organisaatiossa.

SharePointin suuren joustavuuden ansiosta organisaatiot käyttävät sitä luodakseen intranetin (tai sisäisen Internet-järjestelmän), joka toimii kuten mikä tahansa muu verkkosivusto, joka on tarkoitettu jokaiselle projektille, tiimille, osastolle ja osastolle.

Alasivustoja voidaan luoda tietylle osastolle tai tiimille. Näiden keskitettyjen, suojattujen tilojen kautta käyttäjät voivat käyttää, jakaa ja muokata asiakirjoja.

Tiimityötä ja asiakirjojen jakamista tukevat ominaisuudet

• Tiedostojen ja sisällön ulkoinen jakaminen:

SharePoint mahdollistaa asiakirjojen ja kansioiden tallentamisen ulkoisille käyttäjille ja antaa heille valvotun käyttöoikeuden.

Plussaa: SharePoint säästää aikaa. Voit helposti käyttää jaettuja tiedostoja ja asiakirjoja.

Miinukset: Voit kohdata turvallisuusongelmia.

• Sisällönhallinta: SharePoint organisoi ja hallitsee sisältöä kirjastojen, luetteloiden, metatietojen, tietueiden hallinnan ja säilyttämiskäytäntöjen avulla.

Asiakirjat voivat myös käydä läpi hyväksymisprosessin laatu- ja vaatimustenmukaisuusstandardien ylläpitämiseksi.

Hyvät puolet: SharePointin avulla tiimisi voi tallentaa ja kerätä arvokkaita organisaatiotietoja ja asiakirjoja.

Miinukset: Vaikka SharePointin käyttöliittymä on helppokäyttöinen, se saattaa silti vaatia paljon koulutusta, jotta tiimisi voi käyttää sitä oikein.

• **Tiimipaikat: **SharePoint tarjoaa käyttäjäryhmille paikan, jossa ne voivat tarkastella ja tehdä yhteistyötä sisällön, tietojen ja uutisten parissa.

Plussaa:

• Tiimisi voi tehdä yhteistyötä sisällön ja tietojen parissa ja käsitellä asiakirjoja samanaikaisesti.

Miinukset:

• Sen käyttöönotto ja mukauttaminen voi olla vaikeaa muille kuin teknisille käyttäjille.
• Viestintäsivustot: Jaa ja välitä viestejä eri organisaatioiden välillä mukautettavien, dynaamisten alasivustojen avulla.

Plussaa:

• Tehokas tapa lähettää viestejä ja tietoja organisaatioiden välillä.
• Mahdollistaa dynaamiset ja brändätyt alasivustot.
• Integrointi muihin Office 365 -sovelluksiin kattavaa viestintää varten.

Miinukset:

• Erilaisten alasivustojen luominen ja ylläpito voi vaatia jonkin verran teknistä asiantuntemusta.
• Mobiilisovellukset ovat käytettävissä, jotta tiimin jäsenet voivat tehdä yhteistyötä missä tahansa.

Plussaa:

• Varmistaa Android-, iOS- ja Windows-laitteita käyttävien tiimin jäsenten yhteistyön matkan päällä.
• Mobiilisovellukset tarjoavat pääsyn intranetiin, tiimisivustoihin ja sisältöön.

Miinukset:

• Mobiilisovellukset eivät välttämättä tarjoa samoja ominaisuuksia ja toimintoja kuin työpöytäversio.
• Automatisoi liiketoimintaprosesseja luomalla hälytyksiä ja työnkulkuja.

Plussaa:

• Tehostaa ja automatisoi työnkulkuja ja ilmoituksia.
• Auttaa parantamaan tuottavuutta ja johdonmukaisuutta liiketoimintaprosesseissa.
• Integrointi Power Automaten kanssa laajoja automaatiomahdollisuuksia varten.

Miinukset:

• Monimutkaisten työnkulkujen määrittäminen voi vaatia teknistä asiantuntemusta.
• Hakutoiminnot, jotka auttavat nostamaan esiin asiaankuuluvia henkilöitä ja tärkeää sisältöä.

Plussaa:

• Tehokkaat hakuominaisuudet, joiden avulla voit löytää asiaankuuluvia henkilöitä ja sisältöä.
• Auttaa löytämään nopeasti tärkeitä tietoja ja resursseja.
• Henkilökohtaiset hakutulokset käyttäjille.

Miinukset:

• Hakujen merkitystä voi joskus olla haastavaa hienosäätää erityistarpeiden mukaan.

Projektinhallintaohjelmisto: ClickUp

ClickUp on kaiken kattava projektinhallintatyökalu, joka tarjoaa tiimeille ratkaisuja kaikenlaisten töiden käsittelyyn, tehtävien yhteistoimintaan ja työnkulkujen yksinkertaistamiseen.

Tarjoamalla tiimisi jäsenille miellyttävän kokemuksen, jotta he työskentelevät tehokkaasti ja tuottavat hyviä tuloksia.

Sen joustavan hierarkiainfrastruktuurin avulla tiimisi voi järjestää projekteja, hallita tehtäviä ja osatehtäviä sekä seurata tavoitteita haluamallaan tavalla.

Integroimalla yli 1000 työvälinettä, kuten Slack, Google Drive, Figma ja Loom, voit nopeuttaa projektinhallintaprosessia ja tuoda tiimisi askeleen lähemmäksi tavoitettaan.

ClickUp on kattanut sinut eri hinnoilla, jotta voit nauttia kaikesta parhaasta ja nostaa tuottavuutta.

Hinnoittelu

Free Forever Plan (paras henkilökohtaiseen käyttöön)

Rajoittamaton paketti (paras pienille tiimeille) - -

7 dollaria/jäsen kuukaudessa.

Liiketoimintasuunnitelma (paras keskikokoisille tiimeille) - 12 dollaria/jäsen kuukaudessa.

**Enterprise Plan ** (paras monille suurille tiimeille) - Ota yhteyttä myyntiin.

Viestinnän sisällyttäminen projektinhallinnan työnkulkuihin

• Järjestä projektisi ClickUpissa luomalla tiloja ja kansioita. Tämä auttaa luomaan työympäristön.

Plussaa:

• Määrittelee selkeän ja organisoidun projektirakenteen.
• Työskentele eri projektien ja työtilojen välillä.

Miinukset:

• Voi olla monimutkainen ensikertalaisille käyttäjille monien vaihtoehtojen vuoksi.
• Käytä kommenttiosiota viestintään, kun haluat keskustella yksityiskohdista, antaa päivityksiä ja esittää kysymyksiä. Voit myös mainita tiimin jäseniä kiinnittääksesi heidän huomionsa.

Plussaa:

• Kannustaa keskittyneisiin keskusteluihin erityistehtävien yhteydessä.
• Auttaa ohjaamaan viestinnän oikeille henkilöille.
• Kaikki viestintä liittyy kontekstisidonnaisesti työhön.

Miinukset:

• Voi käydä ylivoimaiseksi, jos sitä ei hallita hyvin, erityisesti suurissa hankkeissa.
• Mukauta tehtävänäkymääsi ClickUpissa projektin vaatimusten ja viestintätyylin mukaan. Voit valita listojen, taulujen tai kalentereiden väliltä sinulle parhaiten sopivan näkymän.

Plussaa:

• Valitse työnkulkuusi sopiva näkymä (luettelot, taulut, kalenterit).
• Visualisoi työ tavalla, joka on järkevin tiimisi kannalta.
• Suodattimet ja lajitteluvaihtoehdot tehtävänäkymien hienosäätöä varten.

Miinukset:

• Näkymien määrittämiseen ja konfigurointiin liittyvä oppimiskäyrä, erityisesti uusille käyttäjille.
• Jos ajanseuranta on tärkeää projektillesi, hyödynnä ClickUpin ajanseurantaominaisuutta. Näin voit kirjata työtunnit ja säilyttää avoimuuden projektiin käytetyn työpanoksen suhteen.

Plussaa:

• Seuraa ja raportoi työtunnit helposti, jotta voit parantaa projektinhallintaa.
• Integrointi ajanseurantasovelluksiin tai ClickUpin sisäänrakennettuun ajastimeen.
• näkemys siitä, miten aika jakautuu tehtävien ja projektien kesken.

Miinukset:

• Vaatii kurinalaisuutta seurata aikaa johdonmukaisesti, mikä voi joidenkin tiimin jäsenten mielestä olla hankalaa.
• Kehittyneet ajanseurantaominaisuudet saattavat olla rajalliset verrattuna erityisiin ajanseurantatyökaluihin.

Videoneuvottelutyökalu: Zoom

Zoom on yksi markkinoiden suosituimmista videoneuvotteluohjelmistoista, joka yhdistää ihmisiä, edistää yhteistyötä ja helpottaa tuottavuutta.

Zoom on pilvipohjainen videoneuvottelualusta, jonka avulla voit tavata työtovereita virtuaalisesti joko videon tai äänen avulla tai molempien avulla, kun henkilökohtaiset tapaamiset eivät ole mahdollisia.

Se on välttämätön työkalu pienille, keskisuurille ja suurille tiimeille, jotka haluavat pitää yhteyttä ja jatkaa päivittäisiä työnkulkujaan mahdollisimman vähäisin häiriöin.

Helppokäyttöisten ominaisuuksiensa ansiosta, joita ovat muun muassa kahdenkeskiset kokoukset, ryhmävideokonferenssit, näytön jakaminen ja tallennus, sinä ja tiimisi saatte kaiken irti tehokkaasta strategiatyöskentelystä ja päädytte toivottuun lopputulokseen jokaisessa perehdyttämisprojektissa.

Hinnoittelu

Basic Plan - Ilmainen suunnitelma, joka sisältää 100 osallistujan ryhmäkokoukset, joiden pituus on 40 minuuttia.

Pro Plan - 15,99 dollaria/ 11,99 puntaa kuukaudessa, jonka avulla voit luoda henkilökohtaisen kokoustunnuksen toistuvia Zoom-kokouksia varten ja tallentaa kokouksia 30 tuntia, 5 Gt pilvitallennustilaa.

Business Plan - 19,99 dollaria/ 15,99 puntaa kuukaudessa. Voit brändätä Zoom-kokouksesi turhilla URL-osoitteilla ja yrityksen tuotemerkillä, ja Zoom-kokoukset nauhoitetaan. Siinä on 30 tunnin aikarajat enintään 300 osallistujalle ja 5 Gt pilvitallennustilaa.

Business Plus - Hinta 25,00 dollaria kuukaudessa, kun vähintään 10 käyttäjää. 30 tunnin kokoukset, 10 Gt pilvitallennustilaa ja enintään 300 osallistujaa.

_ Lähde: Zoom_

Enterprise Plan - Tämä taso on tarkoitettu yrityksille, joilla on yli 1 000 työntekijää, ja sinun on otettava yhteyttä myyntiosastoon hinnan määrittämiseksi.

Parhaat käytännöt tuottavien virtuaalikokousten pitämiseen

• Aseta asialista: Jaa etukäteen selkeä esityslista, jossa hahmotellaan kokouksen tavoitteet ja käsiteltävät aiheet. Tämä auttaa osallistujia tulemaan valmistautuneina.
• Aikatauluta viisaasti: Pidä kokouksen kesto mahdollisimman lyhyenä ja varmista samalla, että kaikki keskeiset asiat käsitellään.
• Testitekniikka: Varmista, että Zoom-tilisi ja laitteesi toimivat oikein ennen kokousta. Testaa kamera, mikrofoni ja internet-yhteys.
• Osallistujien sitouttaminen: Kannusta aktiiviseen osallistumiseen esittämällä kysymyksiä, käyttämällä kyselyitä tai antamalla osallistujien jakaa ruutunsa tai poistaa tarvittaessa mykistyksen.
• Mykistä, kun et puhu: Pidä mikrofoni mykistettynä, kun et puhu, jotta taustamelu ja häiriötekijät jäävät mahdollisimman vähäisiksi.
• Tallennus: Nauhoita kokous niille, jotka eivät pääse osallistumaan, ja jaa nauhoitus myöhemmin viitteeksi.
• Taustaa: Valitse ammattimainen tai neutraali tausta, jotta ulkonäkö pysyy kiiltävänä.

Collaboration Suites: Notion

Notion on muuttanut tiimien työskentelytapoja monipuolisella, käyttäjäystävällisellä ja mukautettavalla yhteistyösovelluksellaan, joka antaa tiimeille mahdollisuuden olla tuottavampia, organisoidumpia ja luovempia.

Se on enemmän kuin pelkkä työkalu.

Notion on monitahoinen työkalu, jota voidaan käyttää eri tarkoituksiin: muistiinpanojen tekemiseen, tehtävien hallintaan, tiedonhallintaan ja tietokannan hallintaan. Tämä on yksi ominaisuus, joka tekee siitä erottuvan - Monipuolisuus.

Vedä ja pudota -käyttöliittymän avulla Notion tarjoaa käyttäjille malleja, joiden avulla he voivat mukauttaa työtilansa tarpeidensa mukaiseksi ja päästä nopeasti alkuun.

Yhtenä tehokkaimmista yhteistyöalustoista käyttäjät voivat jakaa tehtäviä, asettaa määräaikoja, seurata käynnissä olevien projektien edistymistä tai jopa johtaa koko yritystä juuri haluamallaan tavalla.

Sen tehokkaan hakutoiminnon avulla käyttäjät, joilla on suuria tietomääriä, voivat hakea tietyn muistiinpanon, tehtävän tai tietokantamerkinnän ja löytää sen sekunneissa.

Tässä on 5 tapaa, joilla voit käyttää Notionia työssäsi:

• Seuraa tavoitteita
• Luo suunnittelujärjestelmiä
• Automaatio API:n avulla
• Seuraa ja hallitse sisältöä
• Monimutkaisten hankkeiden hallinta

Hinnoittelu

Ilmainen suunnitelma: Paras yksilölle, joka haluaa organisoida elämänsä ja työnsä jokaisen nurkan.

Hinta: Hinta: Ilmainen

Plus Plan: Plan: Paras pienille ryhmille, jotka haluavat työkalun suunnitteluun ja organisointiin.

Hinta: 8 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa/ laskutetaan vuosittain (10 dollaria käyttäjää kohti/ laskutetaan kuukausittain).

Liiketoimintasuunnitelma: Notionia käyttäville yrityksille, jotka käyttävät Notionia useiden tiimien ja työkalujen yhdistämiseen.

Hinta: 15 dollaria/käyttäjä/kuukausi laskutetaan vuosittain ( 18 dollaria laskutetaan kuukausittain).

_ Lähde: Notion_

**Yritys: **Pitkälle kehitetyt kontrollit ja tuki koko organisaation pyörittämiseen.

**Hinta: **Ota yhteyttä myyntitiimiin

**Ominaisuudet, jotka tukevat tiimityöskentelyä **

• Reaaliaikainen yhteistyö: Useat tiimin jäsenet voivat työskennellä saman asiakirjan tai sivun parissa samaan aikaan, mikä helpottaa reaaliaikaista yhteistyötä.

Plussaa:

• Useat käyttäjät voivat työskennellä asiakirjan parissa samanaikaisesti.
• Helppo viestintä asiakirjojen sisällä.
• Seuraa muutoksia ja palaa edellisiin versioihin.

Miinukset:

• Vaatii internet-yhteyden reaaliaikaista yhteistyötä varten.
• Rajoitettu käyttäjille, joilla on Notion-tili.
• Jaettu työtila: Näin voit helposti organisoida ja käyttää tietoja yhteisesti työstetyillä sivuilla.

Plussaa:

• Voit luoda tarpeisiisi räätälöityjä yhteisiä työtiloja.
• Kaikki joukkueeseen liittyvät tiedot ovat yhdessä paikassa.
• Määritä käyttöoikeudet, jotta voit valvoa, kuka voi tarkastella ja muokata sisältöä.

Miinukset:

• Asetusten ja räätälöinnin oppimisen vaikeus.
• Vapaa suunnitelma rajoittaa työtilan kokoa.
• Tietokanta ja mallit: Voit luoda mukautetun tietokannan ja muokata työtilaa malleilla, jotta voit hallita projekteja, tehtäviä ja muita tietoja yhteistyössä.

Plussaa:

• Järjestä ja suodata tietoja helposti.
• Laaja valikoima malleja eri käyttötarkoituksiin.
• Luo malleja erityistarpeiden mukaan.

Miinukset:

• Tietokannan alkuasetukset voivat olla aikaa vieviä.
• Mallit eivät välttämättä kata hyvin kapea-alaisia vaatimuksia
• Tehtävien hallinta: Notionin tehtävien- ja projektinhallintaominaisuuksien avulla tiimit voivat seurata edistymistä ja jakaa tehtäviä tiimin jäsenille.

Plussaa:

• Visualisoi tehtäviä ja projekteja taulujen avulla.
• Yksinkertainen tehtävien hallinta valintaruutujen avulla.
• Seuraa määräaikoja.

Miinukset:

• Jotkut käyttäjät suosivat erityisiä tehtävienhallintatyökaluja, joissa on kehittyneempiä ominaisuuksia.
• Tehtävien hallinta voi olla vähemmän intuitiivista niille, joille Notion on uusi.
• Integrointi työkalujen kanssa: Slack, Google Drive ja muut työkalut, jotka tehostavat työnkulkuja.

Plussaa:

• Tukee erilaisia integraatioita kolmannen osapuolen sovellusten ja Zapierin kautta.
• API-yhteys mukautettuja integraatioita varten.
• Verkkoleikkurilaajennus nopeaan sisällön kaappaamiseen.

Miinukset:

• Rajalliset sisäänrakennetut integraatiot verrattuna erikoistuneisiin työkaluihin.
• Jotkin integraatiot saattavat vaatia maksullisen suunnitelman tai kolmannen osapuolen palveluja.

Sisäisen viestintävälineen valinnassa huomioon otettavat tekijät

Nyt kun tunnet nämä työkalut, on erittäin tärkeää valita, mitä työkalua käytät.

Parhaan työkalun valitseminen yrityksellesi riippuu suuresti tavoitteistasi ja siitä, minkä kokoisia ihmisiä haluat tavoittaa.

Kun tiimisi kasvaa, myös tarve löytää laadukkaita viestintä- ja dokumentointityökaluja helpottaa ja parantaa tiimin vuorovaikutusta on keskeinen markkinajohtaja käynnissä olevien hankkeiden helpottamiseksi.

Miten siis valitset yrityksellesi oikean työkalun?

Liiketoiminnan tarpeet ja tavoitteet

Viestintävälinettä valittaessa on ensisijaisesti tarkoitus ratkaista ongelma, mutta joissakin yrityksissä se voi vaihdella.

Jotkut saattavat tarvita työkalun ensisijaisesti reaaliaikaiseen chattiin, joka helpottaa viestintää, kun taas toiset saattavat tarvita kehittyneitä ominaisuuksia, kuten projektinhallintaa, asiakirjojen jakamista tai videoneuvotteluja.

Olipa kyse mistä tahansa, liiketoimintasi tarpeiden ymmärtäminen vastaa myös tavoitettasi hankkia nämä työkalut joko tuottavuuden lisäämiseksi, viestinnän helpottamiseksi tai työnkulun parantamiseksi.

Käyttäjäystävällisyys

Monimutkainen käyttöliittymä vaikeuttaa käyttöönottoa ja kumoaa ajatuksen siitä, että se on ongelmanratkaisija.

Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä on keskeinen tekijä viestintätyökalua valittaessa, koska hyvin suunniteltu käyttöliittymä vähentää tiimisi tai työntekijöidesi oppimiskäyrää.

Helppokäyttöisestä työkalusta tulee todennäköisesti kiinteä osa organisaation päivittäistä toimintaa.

Integrointivalmiudet

Viestintätyökalun pitäisi pystyä yhdistämään muihin organisaatiossasi käyttämiisi työkaluihin ja järjestelmiin, kuten projektinhallinta-, CRM- tai sähköpostialustoihin.

Tämä yhteys luo saumattomia työnkulkuja, mikä vähentää manuaalisten tietojen ja tietojen syöttämisen tarvetta ja parantaa yleistä tehokkuutta.

Sisäisen viestintätyökalun valinnan ansiosta organisaatiosi voi hyödyntää olemassa olevia ohjelmistoinvestointeja ja luoda digitaalisen ympäristön, joka tukee liiketoimintasi erityistarpeita ja -tavoitteita.

Kustannukset

Työkalun kustannusten ja sen kyvyn tasapainottaminen organisaatiosi menestyksen kannalta tekee siitä kustannustehokkaan valinnan.

Kustannustehokkaan valinnan tekeminen käytettävän viestintävälineen suhteen varmistaa, että organisaatiosi voi kohdentaa resurssinsa viisaasti ja optimoida sijoitetun pääoman tuoton.

Hankintakustannusten lisäksi sisäisen viestinnän työkalua valittaessa on tärkeää ottaa huomioon myös tilausmaksut, ylläpitokustannukset ja räätälöintikustannukset.

Näin voit sovittaa organisaatiosi budjetin yhteen niin, että työkalu ei rasita taloudellisia resursseja.

Päätelmä

Organisaation sisäisessä viestinnässä on yhtä tärkeää, miten viesti välitetään, kuin mitä viestiä lähetetään.

Sisäisen viestinnän työkalujen käyttö yrityksessäsi varmistaa, että tiimisi osallistuu aktiivisesti työn tai projektin tekemiseen.

Viidellä käsitellyllä työkalulla - Slack, Microsoft SharePoint, ClickUp, Motion ja Zoom - on kullakin omat ominaisuutensa organisaatiosi tarpeisiin.

Olipa kyse sitten tehtävien hallinnasta, projektiyhteistyöstä, asiakirjojen jakamisesta tai chat-viesteistä, jokaiseen liiketoiminnan tarpeeseen löytyy sopiva työkalu.

Ilmaiset kokeilujaksot ja demoversiot ovat täydellinen tapa selvittää, sopivatko nämä työkalut juuri sinulle.

Joten riippumatta siitä, mitä hyötyä, ominaisuuksia tai budjettia sinulla on yrityksesi kannalta parhaan työkalun valinnassa, yrityksesi tarpeet on otettava huomioon.