3 vinkkiä, joiden avulla ulkoistaminen on tehokkaampaa

Intro

Vaikka tietojen syöttäminen saattaa tuntua vähäpätöiseltä tehtävältä, organisaatiosi toiminnan tehokkuus riippuu siitä. Sen avulla voit ylläpitää organisaation toimintaa koskevia tietoja, joiden avulla voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä, suunnitella strategioita ja mahdollistaa liiketoiminnan kasvun.

Tietojen syöttämisellä on todella merkitystä yrityksen menestykselle, ja jokaisen organisaation on keskityttävä tarkkaan tietojen syöttämiseen. Se on kuitenkin työläs ja aikaa vievä tehtävä, eikä nykyisellä tiimilläsi välttämättä ole kaistanleveyttä sen hoitamiseen. Tällöin ulkoistetut tiedonhallintapalvelut voivat auttaa ottamaan taakan hartioiltasi. Mutta miten valita oikea vaihtoehto, kun vaihtoehtoja on niin paljon? Seuraavassa artikkelissa kerrotaan kolmesta strategiasta, joiden avulla tietojenkäsittelyn ulkoistaminen on tehokkaampaa.

Mitä ulkoistettuihin tietojen syöttöpalveluihin sisältyy?

Tietojen syöttämisen ulkoistaminen tarkoittaa kolmannen osapuolen palveluntarjoajan palkkaamista hoitamaan organisaatiosi tietojen syöttämistä. Nämä ammattilaiset ylläpitävät organisaatiosi toimintaa koskevia olennaisia tietoja ja tehostavat tiedonhallintaa.

Vaikka he eivät kuulu organisaatiosi sisäiseen tiimiin, he suorittavat kaikki tietojen syöttämiseen liittyvät tehtävät. Heidän palveluihinsa kuuluvat seuraavat:

• Organisaation tietojen syöttäminen tietokantaan, taulukkolaskentaohjelmiin tai CRM-järjestelmiin.
• Äänitiedostojen transkribointi tekstimuotoon.
• Laskujen, tilausten, lomakkeiden tai pyyntöjen käsittely.
• Eri asiakirjojen paperikopioiden muuntaminen pehmeiksi kopioiksi.

Kun haet apua ulkoistamisyritykseltä, se palkkaa organisaatiollesi tietojen syöttämisen asiantuntijaryhmän. Tiimi on erittäin kokenut ja varustettu välineillä, joilla voidaan käsitellä suuria tietomääriä.

Ulkoistamalla tietojen syöttötehtäväsi voit yhdistää eri puolilta maailmaa tulevia kykyjä hoitamaan joitakin organisaatiosi keskeisiä toimintoja, ja mikä parasta, sinun ei tarvitse tarjota heille mitään henkilöstöetuja.

Strategiat, joiden avulla tietojen syöttämisen ulkoistaminen on tehokkaampaa

Tietojen syöttämisen ulkoistamisesta on monia etuja. Mutta miten siitä voidaan tehdä tehokkaampaa? Selvitetään se alla olevassa osiossa:

1. Tutki heidän tietoturvansa

Tietoturva on jokaisen organisaation ehdoton edellytys. Jos ulkoistat tietojenkäsittelytehtäväsi, olet todennäköisesti huolissasi siitä, että kolmas osapuoli pääsee käsiksi yksityisiin ja arkaluonteisiin tietoihin ja käsittelee niitä. Jos et tiedustele palveluntarjoajan erityisiä tietoturvatarpeita, saatat vaarantaa arkaluonteiset tietosi ja tietojen luottamuksellisuuden.

Määritä organisaatiosi edellyttämä tietoturvataso ja keskustele siitä palveluntarjoajan kanssa. Analysoi myös niiden nykyiset tietoturva-asetukset. Jos aiot tarjota heille yrityksen sisäisiä työkaluja, varmista, että arvioit heidän tietohallintataitonsa arkaluonteisten tietojen ja tietojen käsittelyssä.

2. Toteuta selkeä sopimus

Kun teet palveluntarjoajasi kanssa avoimen sopimuksen, jossa määritellään tietosuojaa ja sääntöjen noudattamista koskevat säännöt, joita palveluntarjoajan on noudatettava, varmistat selkeän viestinnän organisaatiosi turvallisuusstandardeista.

Tietoturvariskien vähentämiseksi sinun on myös sisällytettävä sopimukseen tietosuojaa koskeva lauseke. Sopimuksen tulisi olla mahdollisimman kattava, ja siinä tulisi mainita menettelyt, joita heidän on noudatettava tietoturvan varmistamiseksi.

3. Laske ROI huolellisesti

Useimmat organisaatiot päättävät ulkoistaa tietojen syöttötoiminnot, koska ne haluavat vähentää toimintakustannuksiaan. Kun palkkaat ammattilaisten ryhmän, määrittele heidän tarjoamansa hyödyt. Hyötyihin kuuluu sekä rahallisia että ei-rahallisia etuja, jotka vaihtelevat lisääntyneestä asiakastyytyväisyydestä, parantuneesta kassavirrasta, tulojen vähenemisestä ja paljon muusta.

Vertaile hyötyjäsi investointeihisi määrittääksesi ROI:n. Jos ulkoistamisprosessi tuottaa tyydyttävän ROI:n, olet oikealla tiellä. Jos se ei kuitenkaan tuota, sinun on tehtävä lisätutkimuksia löytääksesi palvelun, joka tuottaa tyydyttävän tuoton.

Päätelmä

Tietojen syöttäminen on tärkeä tehtävä, jossa käsitellään organisaatiosi toimintaa koskevia arkaluonteisia tietoja ja järjestetään ne järjestelmällisesti. Se on kuitenkin myös työlästä ja aikaa vievää. Siksi ulkoistaminen on paras tapa, jonka yrityksesi voi valita.

Muista kuitenkin, että jos haluat hyödyntää tietojenkäsittelytehtävien ulkoistamista parhaalla mahdollisella tavalla, sinun on palkattava hyvämaineinen palveluntarjoaja, joka noudattaa organisaatiosi turvallisuusmääräyksiä.