Teie 101 projektijuhtimise juhend

Intro

Mis on projektijuhtimine?

Projektijuhtimine, nagu nimigi ütleb, on seotud, noh, projektide juhtimisega. Projektijuhina oled sa algatuse elluviimise eestvedaja. Projektijuhtimine seisneb selles, et teie meeskonnal on olemas vahendid, mida nad vajavad, et püsida õigel teel ja viia projekt edukalt lõpule. Projektijuhtimise piirangud kuuluvad ulatuse, aja ja eelarve alla ning projektijuhina peate töötama välja plaani, mis aitab teie meeskonnal neid piiranguid arvestades edu saavutada.

Olenemata sellest, kas olete projektijuhtimise valdkonnas või mitte, enamik kutsealasid nõuab projektijuhtimise oskusi, mistõttu on see väärtuslik oskus igas tööstusharus. Selleks, et aidata teil edule jõuda, on siin meie ülevaade projektijuhtimise läbiviimisest.

Näpunäiteid suurepärase projektijuhtimise kohta

1. Määrake oma projekt

Oma projekti elluviimise plaani koostamisel peate kõigepealt määratlema, mis on teie projekt. Määrake kindlaks oma projekti eesmärk ja ulatus, määrates kindlaks, mida teie meeskond tahab saavutada ja mida mitte, et seada oma piirangud ja piirid.

Seejärel kaaluge oma eesmärke ja kasutage SMART (konkreetne, mõõdetav, saavutatav, asjakohane ja ajaliselt piiritletud) eesmärkide seadmise metoodikat. See aitab teil oma projekti eesmärke täpsemalt määratleda ning tagab, et jääte realistlikuks ja õigele teele. Siinkohal peaksite kindlaks tegema ka projekti peamised sidusrühmad, st rühmad või üksikisikud, kes on huvitatud teie projekti tulemustest. Kui projekt on hästi määratletud, saate koostada projektiharta, mis on ametlik dokument, milles on kokkuvõte projekti eesmärgist, eesmärgist ja prognoositud nõuetest.

2. Eesmärkide seadmine

Projekti eesmärkide seadmisel veenduge, et need on kooskõlas teie organisatsiooni ja teiste osakondade eesmärkidega, sealhulgas turunduse, õigusalase, kaubamärgi haldamise, PR- ja muude osakondade eesmärkidega. Hinnake oma ettevõtte motiive uuesti, et tagada projekti vastavus teie ettevõtte vajadustele. Eesmärkide seadmise etapis peate määratlema ka selle, kuidas kavatsete oma projekti edukust hinnata peamiste näitajate abil. Illustreerige oma edukriteeriumid, et aidata oma meeskonnal hinnata, kas projekt vastab teie eesmärkidele.

3. Töötage välja oma plaan

Selleks, et oma projekti õigel jalal alustada, peate koostama põhjaliku operatiivplaani. Teie plaan ei peaks sisaldama mitte ainult projekti ulatust, ajakava, ressursse ja riske, vaid ka erinevate ülesannete hierarhilist jaotust. See aitab muuta teie projekti juhitavaks ning aitab määrata vastutuse ja hinnata vajalikke ressursse. Ressursside hulka võivad kuuluda inim-, finants- ja materiaalsed ressursid ning nende varajane kindlaksmääramine aitab teil jaotada vajalikke ressursse asjakohaselt.

Teine kriitiline aspekt projektijuhtimise ja plaani koostamise juures on kommunikatsioon. Looge selged kommunikatsiooniplaanid, milles määratakse kindlaks, kuidas te edastate teavet oma meeskonnaliikmetele ja sidusrühmadele.

4. Loo ajakava

Koos plaaniga peate koostama projekti ajakava. Eeldatav projekti ajakava aitab teil ja teie meeskonnal tagada, et nad püsivad oma rollide ja kohustuste täitmisel graafikus, samuti on see sidusrühmadele abivahendiks.

Võite koostada ajakava, kasutades PERT-diagramme või mõnda muud teie valitud ajakava koostamise vahendit. Selles etapis määratlege ülesannete sõltuvused ja kriitilised liikumisteed. Seejärel jagage need ülesanded meeskonnaliikmetele ja määrake tähtajad igaühe osakaalule vastutusest. Kuigi asjad ei lähe alati plaanipäraselt, pakub prognoositav ajakava plaani, mida saate projekti edenedes ajakohastada või muuta.

5. Viige oma projekt ellu

Kui nõuetekohane planeerimine on paigas, saate teie ja teie meeskond alustada oma projekti. Projektijuhina võite arvata, et võite istuda ja lõõgastuda, kuid see ei ole tõsi. Teie roll selles etapis on rakendada kava ja tagada, et teie meeskond täidab ülesanded vastavalt teie seatud standarditele.

Jälgige iga meeskonnaliikme edusamme ja projekti üldist tulemuslikkust. Jälgige aega, kulusid ja kvaliteeti ning veenduge, et tuvastate ja leevendate tekkivaid probleeme. Õnneks on turul hulgaliselt projektijuhtimisvahendeid, mis aitavad teil kursis püsida, alates Wrike'ist kuni Asana'ni ja muuni.

6. Suhtlemine ja aruandlus

Kuna teie ja teie meeskond liigub projekti käigus edasi, on teie kui projektijuhi ülesanne ka teavitada oma peamisi sidusrühmi projekti seisust, väljakutsetest ja saavutustest. Esitage selgeid eduaruandeid, kasutades oma plaanis kindlaks määratud peamisi tulemusnäitajaid. Lisaks tagage, et te hoiate avatud kommunikatsiooniliinid nii oma meeskonna kui ka väliste sidusrühmade vahel.

7. Projekti riskide ja muudatuste leevendamine

Isegi suurepäraselt koostatud plaani korral tekivad probleemid ja muudatused ning teie ülesanne on tagada, et neid hallatakse kogu projekti elutsükli jooksul. Kui teil tekib projekti käigus probleeme, rakendage vastavalt vajadusele riskide maandamise ja ettenägematute olukordade lahendamise plaane. Lisaks dokumenteerige ja jälgige kõiki tuvastatud riske, et saaksite neist projekti ajakohastustes teada anda.

Kui on vaja muudatusi, peaksite kehtestama ka muudatuste kontrolliprotsessi, mis aitab teil hinnata ja otsustada, kas muudatused on õigustatud. Sarnaselt projekti väljakutsete dokumenteerimisega tagage, et peate põhjalikku arvestust kõigi tehtud muudatuste kohta, hindate nende mõju ja kohandate oma plaani vastavalt sellele.

8. Õppige oma projektist ja tähistage oma edu

Kui projekt on valmis, on oluline koguda tagasisidet mitte ainult oma meeskonnalt, vaid ka sidusrühmadelt. Dokumenteerige õppetunnid, mida te kõik õppisite projekti käigus, ja tehke kindlaks, mis töötas ja mida oleks võinud parandada, et saaksite neid õppetunde rakendada tulevastes projektides. Lõpetuseks arhiveerige see teave edaspidiseks kasutamiseks.

Siis saate oma projekti edu tähistada. Ärge unustage tunnustada ja premeerida kõigi asjaosaliste rasket tööd, et aidata teil edendada positiivset kultuuri oma meeskonnas.

Edukas projektijuhtimine

Pidage meeles, et projektijuhtimine on dünaamiline protsess, mis nõuab, et jääksite paindlikuks ja kohanemisvõimeliseks, et tulla toime ootamatute probleemide ja muudatustega, mis võivad tekkida projekti elutsükli jooksul. Kui teil on põhjalik plaan, õige meeskond ja kohanemisvõime kogu projekti vältel, samuti läbimõeldud mõtlemine pärast projekti lõppu, on teil vahendid, mida vajate, et oma projektijuhi oskused kasvaksid ja aitaksid juhtida oma meeskonda ja ettevõtet eduteele.